Persoonlijke organisatie

Transcriptie

1 Persoonlijke organisatie

2 René Descartes

3 Anderen bereiken Interactie: Streefdoel Ik bereik altro ego Ik doe Ik wil Ik denk Anderen willen

4 Algemene omkadering link met klantentevredenheid roep naar deadlines en beloftes PO of no-time management? slechte PO last voor anderen dure grondstof tijd (privé & prof) leven vs geleefd worden belang van team-afspraken goede PO méér doen? meer van het ene is minder van het andere?

5

6 Hefboom 1 Minder dan 2 minuten en niet internet-gerelateerd: DOE METEEN!

7 Hefboom 2 TIMING

8 T I M I N G Takenlijst Ik? Meer meteen beslissen Initiatief bij mij Neen zeggen Groeperen

9 Hefboom 3 VVV

10 V Verzamel V Vergelijk V Voer uit

11 VERZAMEL: Alles wat opduikt Minimum aan plaatsen om te verzamelen Uit het zicht Grote spullen: vervang door nota Gebruik je brein om te denken over dingen, niet om aan dingen te denken

12 VERGELIJK: Op regelmatige tijdstippen TIMING Orden Plan in Nooit terug naar inbox Focus op actie (concreet, haalbaar) Hou het simpel Creëer ooit wel eens Het is ok om te beslissen om niet te beslissen, als je maar de beslissing neemt niet te beslissen

13 VOER UIT: Zo veel mogelijk alleen deze taak Zo veel mogelijk andere stoorders uit Voer uit tot het gaatje Schrap indien klaar Beloon op het eind van de taak

14 VOER UIT - de 6 perspectieven: ft: mijn levensdoel ft: rol in job / thuis ft: 3-5 jaren projecten ft: doelstellingen 12 maanden ft: geplande acties 0 ft: waan van de dag

15

16 Hefboom 4 Inboxitis

17 INBOX MANAGEMENT Johan Moeys February 21, 2016 Nieuw Bericht Behandel? NEE JA 2'? JA NEE DELEGEER NEE IK? JA DAT? NEE Herdefinitie JA CONTR? NEE JA PLAN IN NEE NU? JA JA WACHT BOX DOE KARTONNEN DOOS JA OPSLAAN? NEE VUILBAK

18 Notes & Tasks Quick Steps Assigning tasks & Adding tasks to calendar Setting message options Shortcut keys Creating keyboard Shortcuts Creating auto text Creating auto text

19 Hefboom 5 Zoek je eigen iso-moment

20 Hefboom 6 Matheüs effect

21 Hefboom 7 Cerile Northcote PARKINSON

22 Cerile Northcote PARKINSON Iedere activiteit strekt zich uit in functie van de beschikbare tijd.

23 Cerile Northcote PARKINSON Deadlines voor jezelf Gezonde tijdsdruk doet presteren Blokkeer tijd in je agenda Delegeer concreet Minimaliseer duur van uitvoering van een taak Start vroeger dan aangekondigd Leiding over het gesprek Bedank voor het respecteren van deadlines Tijdsinschattingen voor gesprekken

24 Hefboom 8 Vilfredo Pareto

25 Vilfredo Pareto 80% van de output is het resultaat van 20% van de input

26 Vilfredo Pareto Bepaal je kernresultaatgebieden: 100% Denk actief na over tijdreductie Gebruik je startenergie nuttig Meeste tijd, energie & aandacht voor mensen en activiteiten die het snelst, makkelijst en meest kans bieden op succes Nooit te lang ononderbroken aan zelfde taak Zoek actief naar efficiëntere werkmethodes Cliffwatchers

27 Hefboom 9 Ike Eisenhower

28 A B opleiding & vorming - (vak)literatuur - strategie - plannen - lange termijn - benchmarking - reflectie - coaching - gezondheid - verbeteringsprocessen - kwaliteit - prospectie - preventie - investering in jezelf - nadenken - evalueren - in vraag stellen huidige werking Important core business - klanten - klachten - hoofdtaken uit je jobdescription - crisissituaties - reden van bestaan - beloftes - rendement - geld - deadlines - hierarchie - toegevoegde waarde - kostbewaking - facturatie - winst - uitvoering van strategie - naleven reglementen - normen - D permanente veiligheid junkmail - internet - vitten op details - roddels - perfectionisme - schijnaanwezigheden - privételefoons - recepties - sms routine administratie - onverwachte storingen - wachttijden - rework - terugkomende fouten -calamiteiten - fouten rechtzetten - bevestigen - knip- en plakwerk - overbodige details - overcontrole - brandjes blussen - incompetentie van anderen - foute interpretaties - ad hoc reacties anderen C Urgent

29 A B Important D C Urgent

30 A Concentratie Afschermen Competentie B Plannen Visueel maken Oplijsten Important D Vermijden Less is more Discipline Groeperen Delegeren Reorganiseren Reduceren Automatiseren C Urgent

31 Hefboom 10 Vergaderen

32 13 Golden Rules 1. Moeten we wel vergaderen? 2. Wie moet er deelnemen? 3. Denk na over het startuur & BEGIN OP TIJD 4. Nooit een meeting zonder agenda: item owner deelnemers (timing) BIO 5. Wissel van meeting-voorzitter 6. Luister naar elkaar 7. Mobiel? 8. Maak het OK om weg te gaan 9. Projectieve sprekers 10. Niets te zeggen: ZWIJG! 11. Beëindig de meeting op de vooropgestelde tijd (of vroeger!) 12. Buiten de meeting: WIJ hebben besloten 13. Kort en snel rapporteren

33 B I O Beslissing Informatie Overleg

34 15 Gouden Regels TM 1. Moet ik dat nu doen? 2. Dagelijkse vaste routine 3. Gebruik 1 takenlijst - ALLE taken hierop 4. Tijdslimiet voor elke job 5. Belangrijke zaken NIET uitstellen 6. Niet-belangrijke zaken: DROP / DELEGATE 7. Scherm jezelf af 8. Agenda + Timing 9. In => Out (-2 ) 10. Vergadertechnieken 11. Plan strategisch denken over uw tijdsgebruik 12. Doe de zaken goed GENOEG 13. Denk, dan doe 14. Eating the elephant 15. Zeg NEEN!

35 Veel geluk & veel plezier! www. abt. be johan. abt. be