Life is all about finding the balance between too much and too little.

Transcriptie

1

2 Life is all about finding the balance between too much and too little.

3 Programma 1. Minder 2. op orde

4 Doelen voor vandaag Na afloop van de training je: 1. Weet je je je minderen 2. Kun je je organiseren

5 Werkwijze

6 Jouw hand-out:

7 7 Annemiek Tigchelaar

8 Wat wil je leren?

9 1) Minder

10 Meetlat

11 Ach, even één tje

12 Wat is het probleem? a) Ik ontvang meer dan gewenst b) Het verwerken van alle mail kost te veel tijd c) Ik word te vaak onderbroken in mijn werk d) Alle bovenstaande

13 A) Oplossingen: te veel

14

15 Oplossingen: te veel Zelf doen: Verstuur zelf minder berichten Werk pro-actief Onnodige berichten stoppen Verstuur duidelijke s Samen doen: Duidelijkheid in wie wat moet weten Alternatieven zoeken

16 B) Oplossingen: minder tijd

17 Oplossingen: minder tijd Begin de dag niet met Plan tijd in Lees alleen als je tijd hebt Verwerk wanneer het jóu uitkomt, niet wanneer het de afzender uitkomt!

18 C) Minder onderbrekingen

19 Alles door elkaar

20 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

21 rood geel zwart blauw rood groen geel paars groen paars zwart rood geel zwart paars groen

22 Veel onderbrekingen geven: onrust concentratieverlies tijd tekort

23 Minder onderbrekingen Stop met rennen Creëer rust: piepjes uit Maak afspraken over: hoe communiceren we hoe snel is reactie nodig

24 Opdracht Bedenk in jouw groepje (5 a 10) oplossingen voor: Minder ontvangen Minder versturen Minder onderbrekingen Presenteer jullie oplossingen

25 Opdracht Opstellen Gouden regels Welke afspraken maak je samen over ?

26 2) op orde

27 eens Warming-up Quiz oneens

28 eens Ik heb grip op mijn oneens

29 eens Er staan minder dan 15 s in mijn inbox oneens

30 eens Ik heb minimaal éénmaal per week mijn inbox leeg oneens

31 eens Mijn inbox is eigenlijk mijn takenlijst oneens

32 eens Ik heb Outlook de hele dag aan oneens

33 eens Ik ervaar stress bij het ontvangen van nieuwe oneens

34 eens Ik word geregeld onderbroken in mijn werk door nieuwe oneens

35 eens Ik ontvang meer dan 50 berichten per dag oneens

36 eens Als ik een nieuw bericht lees handel ik het ook direct af oneens

37 eens Ik reserveer dagelijks tijd voor het afhandelen van mijn mail oneens

38 eens afhandelen kost mij meer dan een uur per dag oneens

39

40 INBOX TAKENLIJST

41 organiseren 1) Afdanken 2) Archief 3) Actie

42 1. Afdanken

43 Weg! Wat moet er bewaard worden? Door wie? Hoe? Waar? En hoe lang?

44 2. Archiveer Archiveren is de kunst van het vinden

45 Archiveer Bewaar s in mappen Maak een logische indeling Houd het aantal mappen beperkt Bewaar soort bij soort Word geen archivaris

46 Gebruik Regels

47 Regels maken

48 3. Actie

49 Taken ordenen

50 Onderscheid taken 2 minuten klus: grote klus (15 a 30 min): grotere klus of afspraak: direct doen takenlijst agenda

51 Taak of Agenda

52 Takenlijst tips 1. één systeem 2. concreet 3. sorteer (wasmand) 4. herinner jezelf

53 Categorieën

54 Stel Beeld optimaal in Gebruik Categorieën Plan Blokken in (terugkeerpatroon) Reserveer tijd voor Agenda tips

55 Beslis! 1) Afdanken 2) Archief 3) Actie openen = 1x lezen = beslissen = afhandelen

56 Opdracht Bedenk oplossingen voor: Het ordenen van je Overzicht aanbrengen in je taken en hoe ga je je op orde brengen én houden?

57

58 1 Wat is het beste moment van de dag om je inbox te openen? a) Meteen als je je computer opstart, en dan de hele dag open laten b) Meteen als je je computer opstart, maar na scannen van de inhoud op spoedzaken, weer sluiten c) Twee keer per dag; een keer in de ochtend en een keer in de middag, en daarna weer sluiten

59 2 Wat zou je prioriteit moeten zijn bij het opruimen van je mailbox? a) De s met bijlages die veel ruimte innemen (meer dan 5Mb) b) Dat hangt helemaal af van de ruimte die de IT-afdeling je geeft; als die ongelimiteerd is, gewoon niet opruimen, zonde van je tijd c) De s met informatie die niet meer actueel is

60 3 Welke situatie is zeker NIET geschikt om per af te handelen? a) Een situatie met een sterke emotionele lading, zoals een ziekte, ontslag, overlijden b) Een vraag om informatie die dezelfde week nog moet worden aangeleverd, voor een urgente klus c) Alles waarbij je met meer dan twee personen in gesprek bent over een complex onderwerp

61 4 Welke mappenstructuur zou je in elk geval moeten aanhouden in je mailbox? a) Je hebt helemaal geen mappen nodig, de zoekfunctie doet dat werk voor je b) In elk geval minimaal één map voor elke taak die je doet en project waaraan je meedoet c) In elk geval mappen die werken met je wizard-regels (bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven)

62 Help elkaar verder! Plan met een medecursist een afspraak in over ongeveer 4 weken om de lesstof van vandaag samen nog een keer door te lopen

63 Aan de slag!

64 Afsluiting