Interactieve demonstratie Outlook december 2016

Transcriptie

1 1 Doelstelling: Praktische tips meegeven en demonstreren in gebruik van Outlook 2013 tem Het einddoel is productiviteit verhogen door efficiënter gebruik van de functies in Outlook. Opgelet: alle schermafdrukken zijn gemaakt in Outlook 2016, maar de functies zijn aanwezig op dezelfde plaats in ) Inleiding 5 a. Voorstellingsrondje b. Office helpcentrum support.office.com: opzoeken functies van oudere versies 2) Mappen, Schermopbouw & sharepointkoppeling 15 a. Gebruik van het lintmenu b. Basis gebruik van de diverse vensters 3) Filtering van s 5 a. Het gebruiken van regels bij filtering van s b. Labels c. Onbelangrijke vs ongewenste mail d. uit ongewenste halen en als gewenst markeren 4) Het gebruik van bijlagen 5 a. Attachment b. Invoegen versus attachment: gebruik van html- 5) Gedragsregels rond gebruik -10 a. Aan, cc en bcc gebruik b. Gebruik van speciale tekens:!, ;), c. Vermelden van bijlagen in de tekst (als veiligheidsmaatregel) d. Sms-taal en taal in een brief e. Wat zijn BIN-normen? 6) Adresboek gebruiken - 5 7) Gebruik van kernwoorden & omgaan met threads 5 a. Zoeken via kernwoorden b. Beheren van een thread 8) Out of office 5 a. Aanzetten en uitzetten b. Interne externe out of office 9) Lay-out - 5 a. Het onderwerp titel b. De inhoud: doorlopende tekst, alinea gebruik, opsommingstekens,. c. Html of plain tekst 10) Checklist: efficiënt werken 10

2 2 1) Inleiding 5-10 a. Voorstellingsrondje: Wat is je grootste uitdaging met Outlook & ? b. Outlook in Office helpcentrum support.office.com De mogelijkheden van Office helpcentrum als online tool bij zoeken naar oplossingen over Outlook Office help kan je ook nog gebruiken voor functies in 2010 of Typ bij je zoekopdrachten steeds de versie erbij. Bv. Marges instellen word ) Mappen, Schermopbouw & sharepointkoppeling 15 a. Gebruik van het lintmenu b. Basis gebruik van de diverse vensters i. Mappen / / leesvenster ii. Leesvenster en voorbeeld van bericht iii. Tip: Geen voorbeeld bericht in combinatie met leesvenster onderaan

3 3 3) Filtering van s 5 a. Het gebruiken van regels bij filtering van s (onder start>regels>regel maken) i. CC regel invoeren (voorbeeld in screenshots) ii. Nieuwsbrieven regel invoeren

4 4 c. Labels i. Het gebruik van categorieën ii. Vlaggetjes d. Onbelangrijke vs ongewenste mail e. uit ongewenste halen en als gewenst markeren Weet je waar deze terecht komen?

5 5 4) Het gebruik van bijlagen 5 a. Attachment b. Invoegen versus attachment: gebruik van html- c. Vermelden van bijlagen in de tekst (als veiligheidsmaatregel) Invoegen van een afbeelding in de kan mooi ogen, maar wordt vaak aanzien als spam en/of wordt automatisch gewist door virusscanners. 5) Gedragsregels rond gebruik -10 a. Aan, cc en bcc gebruik Carbon copy (afgekort: cc of CC), letterlijk carbonkopie, is een Engelse term die gebruikt wordt in het verkeer. Het betekent dat iemand een kopie van een bericht krijgt. Een variant hierop is de blind carbon copy (bcc of BCC), waarbij de geadresseerden elkaars adres niet zien. De naam komt van het carbonpapier waarmee dergelijke kopieën in het verleden werden vervaardigd.bron: Wikipedia Wat is het verschil tussen een beantwoord en beantwoord allen? Vanaf hoeveel personen ga je gebruik maken van BCC? Wanneer is BCC altijd aangewezen?

6 6 b. Gebruik van speciale tekens:!, ;), Wat is de impact van het gebruik van een!? KOMT DIT BERICHT SCHREEUWEND OVER? c. Sms-taal en afkortingen in een brief Ken je de betekenis van deze afkortingen en symbolen? Gebruik je zelf afkortingen of symbolen in ? FW RE ASAP FYI : ) ; ) stavaza Grt d. Wat zijn BIN-normen? i. Brieven en s (taaltelefoon) taaltelefoon.be ii. Opmaak van een zakelijke brief / Voor de opmaak van brieven zijn in België verschillende normen van het Bureau voor Normalisatie ( van toepassing. De belangrijkste daarvan is Indelen en typen van documenten (NBN Z , 2002, 3e uitgave). Naar die norm wordt meestal kortweg verwezen met de BIN-norm of de BIN-normen. De richtlijnen die daarin zijn opgenomen, zijn niet verplicht, maar veel organisaties gebruiken ze als voorbeeld van goede praktijk. De bovenstaande adviesteksten zijn in overeenstemming met de richtlijnen van de BIN-norm. In bedrijven en organisaties wordt de opmaak van brieven en s meestal in de huisstijl vastgelegd. In dat geval moeten uiteraard de huisstijlafspraken gevolgd worden. De bovenstaande adviesteksten dienen in de eerste plaats als houvast voor wie persoonlijk zakelijke brieven en s schrijft. (bron: taaltelefoon.be/brieven-en- s) iii. Titulatuur in België - taaltelefoon.be/titulatuur

7 7 6) Adresboek gebruiken - 5 Wordt er een centraal adresboek gebruikt? Het bijhouden van adressen en de nodige persoonsgegevens zijn de ruggegraad van vele organisaties en bedrijven. Goede afspraken zijn nodig, maar vaak zal hier je IT-medewerker de nodige aanpassingen moeten doen opdat er een centraal beheer mogelijk is. 7) Gebruik van kernwoorden & omgaan met threads 5 a. Zoeken via kernwoorden b. Beheren van een thread 8) Vergaderfunctie gebruiken 5 9) Samenvatting nieuwigheden Outlook a. FUNCTIE onbelangrijke De functie Onbelangrijke leert hoe u uw berichten prioriteit geeft en vervolgens worden berichten met een lage prioriteit in een aparte map geplaatst (terwijl u nog steeds een dagelijkse samenvatting ontvangt zodat u niets mist). (bron support.office.com) b. Help: Vertel wat u wilt doen

8 8 10) Out of office 5 a. Aanzetten en uitzetten b. Interne externe out of office 11) Lay-out - 5 a. Het onderwerp titel b. De inhoud: doorlopende tekst, alinea gebruik, opsommingstekens,. c. Html of plain tekst Samen bekijken we een aantal voorbeelden. Wat kan beter? Wat had jij anders gedaan? 12) Checklist: efficiënt werken 10 Waar staan je s en bijlagen? Bewaar geen gegevens lokaal maar in Sharepoint en in mappenstructuur die reeds aanwezig is. Consequent alles doorsturen naar Sharepoint en lokale inbox zo kort mogelijk gebruiken. Hoeveel s kan je lezen op je scherm? Maak je schermindeling zo op dat er steeds een 5 tot 10 s zichtbaar zijn in een oogopslag. Gebruik hiervoor de functies in het lint: voorbeeld van bericht + leesvenster Hoeveel maal lees/beantwoord je s per dag? Werk met tijdsblokken voor het lezen/beantwoorden. Zo vermijd je ad hoc antwoorden en kan je je andere taken uitvoeren. Plan het lezen/beantwoorden in als een tijdgegebonden en afgebakende taak binnen je dagindeling. Hoeveel s max in je mailbox? Minder dan..?

9 9 Gebruik je regels om s te filteren? Zorg dat niet dringende s uit de INBOX onmiddellijk verdwijnen via regels. Hou er wel rekening mee dat je deze s wel nog moet lezen en plan dit volgens een vast schema in. Handle every mail only once? Ja, voor junk-spam . Nee, voor s die nog lopende zaken hebben. Het probleem bij deze gedachte ligt hem in de vraagstelling van de afzender. Vele afzenders combineren diverse vragen in 1 . Niet alle vragen kunnen onmiddelijk in een beantwoord . Is je een onderdeel van een communicatiestrategie? Bewaak de afspraken die er zijn in je organisatie, dienst of bedrijf. Je kan niet alles regelen via een . Wat communiceer je via , telefoon, sms, overleg,? Pak je de bron wel aan? Bij overdaad.. Van naar vergadering: Geen heen/weer s Verstuur zelf zo weinig s Opletten met teveel cc gebruik Ben je speedy beantwoorder? Antwoord nooit meteen op een Een vraag lost zichzelf soms op. Is deze en bijhorende vraag wel voor jouw bestemd? Nee, fw en! Gebruik je een elevator pitch als onderwerp? Ken je de vuistregels om spam of valse s te herkennen? Ken je de afzender? Nee => OPEN GEEN BIJLAGEN Ken je de afzender maar verwacht je geen bijlage => OPEN BIJLAGE NIET Is de in een andere taal dan verwacht? => WIS Beschrijft de afzender de bijlage(n)? Nee => WIS Schrijftaal op is best: kort & duidelijk