Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Jongerenwelzijn zoekt een expert subsidiëring

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Jongerenwelzijn zoekt een expert subsidiëring Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT De afdeling Voorzieningenbeleid van het agentschap Jongerenwelzijn staat in voor de erkenning, subsidiëring en inhoudelijke aansturing van de private organisaties en projecten in de jeugdhulpverlening en bestaat uit 3 teams: Team erkenningen Een erkenning als voorziening van de bijzondere jeugdbijstand geeft automatisch recht op subsidiëring. Het team erkenning handelt de erkenningsdossiers administratief af en volgt de erkenning van de voorzieningen inhoudelijk op, in nauw overleg met andere actoren, waaronder Zorginspectie. Naast erkende voorzieningen subsidieert het Fonds Jongerenwelzijn ook projecten, met name bijzondere initiatieven die innovatie in de sector introduceren. De projectwerking is heel divers en legde de basis voor onder meer time-outprojecten, herstelgerichte projecten, projecten van intensieve contextbegeleiding, onthemingsprojecten enz. Het team erkenning verzorgt de goedkeuring, opvolging en subsidiëring van deze projecten.

2 Ook pleegzorg sinds 1 januari 2014 de volledige bevoegdheid van Jongerenwelzijn - valt onder het team erkenningen. Pleegzorg wordt georganiseerd door vijf vergunde diensten die zowel voor meerderjarigen met een handicap als minderjarigen werken. Team subsidiëring Het team subsidiëring stelt de subsidiëring van de erkende voorzieningen en de diensten voor pleegzorg vast. De voorzieningen ontvangen een forfaitaire subsidie per module waarvoor ze erkend zijn. De subsidies ten behoeve van de cliënten zakgeld, onkostenvergoeding voor pleegouders, verblijfssubsidie voor jongeren die zelfstandig wonen onder begeleiding worden ook door het team subsidiëring vastgesteld. Ook psychiatrische klinieken of internaten kunnen gesubsidieerd worden indien ze minderjarigen opnemen op verwijzing van een jeugdrechter. Het team subsidiëring handelt ook deze dossiers af. Team staf De staf van de afdeling Voorzieningenbeleid bestaat uit de administratieve en praktische ondersteuning enerzijds, en anderzijds uit een aantal inhoudelijke verantwoordelijkheden die overkoepelend een impact hebben op alle voorzieningen en diensten, zoals informatisering en registratie en het kwaliteitsbeleid van het private aanbod. BinC is het registratiesysteem voor de private voorzieningen die erkend of vergund zijn en gesubsidieerd worden door Jongerenwelzijn. Met BinC krijgen Jongerenwelzijn en de private voorzieningen inzicht in inhoudelijke aspecten van de zorg (doelgroep, trajecten en samenwerking, einde van de hulpverlening) en kunnen de zorgaanbieders de administratieve verplichtingen en rapporteringen nakomen die uit de erkenning voortvloeien. De functie situeert zich binnen het team subsidiëring. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE De expert subsidiëring rapporteert aan het afdelingshoofd Voorzieningenbeleid en stuurt het team van 3 verificateurs aan. Zijn taken bestaan concreet uit: pagina 2 van 11

3 1. Het analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen i.v.m. erkenningen, belastingen, subsidies, vergunningen, maatregelen, e.d. met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. 2. Het aansturen van een team in functie van een correcte en uniforme afhandeling van de in punt 1 vermelde opdrachten. 3. Functioneren als ICT-aanspreekpunt van de afdeling Voorzieningenbeleid. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Vervollediging dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, Voorstel van beslissing - Controle van volledigheid van ontvangen subsidiedossiers op volledigheid - Desgevallend inwinnen van inlichtingen bij de betrokken voorzieningen en consulenten van de ondersteuningscentra jeugdzorg en sociale diensten bij de jeugdrechtbank - Controle van de ontvangen subsidiedossiers met andere bronbestanden (Domino-DAC) en registratiesystemen - Als ICT-aanspreekpunt verwerken van vragen en dossiers van de collega s van de afdeling betreffende ICT - Onderzoeken of de subsidie conform de vigerende regelgeving toegestaan kan worden - Berekenen van de rechtmatige subsidie op basis van de regelgeving - Controleren en desgevallend verrekenen van vragen tot regularisatie - Behandelen van vragen van het team Kinderbijslag van Jongerenwelzijn over de verblijfssituatie van kinderen en jongeren en over de beslissing van de instanties die leiden tot plaatsing van deze jongeren in ziekenhuizen en internaten. Deze informatie aftoetsen met ingevoerde gegevens in andere bronbestanden (Domino-DAC en BinC) - Op basis van de gemaakte analyses de rechtmatige subsidie berekenen pagina 3 van 11

4 Voorstel van beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - De rechtmatige subsidie invoeren in een aan Orafin gekoppelde webtoepassing - Bij complexe dossiers (eigen of van de verificateurs) een voorstel van beslissing voorbereiden en voorleggen aan zijn afdelingshoofd - Samen met de verificateurs een beslissing over complexe dossiers voorbereiden - Telefonisch en per mail inwinnen van bijkomende informatie bij de betrokken voorzieningen - Telefonisch en per mail inwinnen van informatie bij de consulenten van de ondersteuningscentra jeugdzorg en sociale diensten bij de jeugdrechtbank - Als eerste contactpersoon face-to-face and per mail vragen van het team Kinderbijslag van Jongerenwelzijn beantwoorden. - Indien nodig in overleg gaan, overleg organiseren met het team Kinderbijslag van Jongerenwelzijn over de verblijfssituatie van kinderen en jongeren en over de beslissing van de instanties die leiden tot plaatsing van deze jongeren in de erkende organisaties. - Voorbereiden van rondzendbrieven en richtlijnen bij vernieuwing (nieuwe regelgeving of gewijzigde processen) en actualisering (bv. indexering), zowel voor de interne medewerkers als externe klanten - Opmaken en opsturen van CBAW-attesten voor bewijs van inkomsten van jongeren - Up-to-date houden van de kennis van de subsidieregelgeving - Up-to-date houden van de kennis van de gebruikte applicaties en hardware - De werking van het team documenteren (procesbeschrijving, richtlijnen, bijhouden princiepsdossiers) - pagina 4 van 11

5 Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Optimalisatie van de werking/beleid Vanuit expertise -en rekening houdend met trends- een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van wetgeving, richtlijnen, procedures en normen met als doel voldoende input te geven voor het beleid. Interpersoonlijke relaties ( hiërarchische aansturing) Lobbyen, beïnvloeden en/of het creëren van cultuur -en gedragsverandering door in te spelen op emoties, gedrag, context en weerstand met als doel het beoogde resultaat te bekomen. - Opvolgen van de dossiers in de hoedanigheid van ICT-aanspreekpunt van Voorzieningenbeleid - Opvolgen van de subsidiedossiers van internaten en ziekenhuizen van indiening tot uitbetaling - Opvolgen van registratie CBAW-dossiers en eventuele uitzonderingen - Uitwerken van richtlijnen, procedures en processen m.o.o. een efficiënte en uniforme dossierbehandeling - Permanent aandacht hebben voor mogelijkheden tot verbetering in de manier van werken - Opvolgen van nieuwe releases van Domino en deze uitgebreid testen - Samenwerken met het team Erkenningen van de afdeling Voorzieningenbeleid en het inbrengen van het perspectief van het team Subsidiëring met het oog op een coherent beleid tussen de verschillende teams van de afdeling. - Deelname aan het maandelijks stafoverleg - Samenwerken met het team Kinderbijslag van Jongerenwelzijn, met het oog op het voeren een efficiënt beleid overheen de verschillende afdelingen van Jongerenwelzijn - Deelname aan het maandelijks IT-overleg Organisatie- en samenwerkingsvorm Als hiërarchisch leidinggevende, coördineren, aansturen en coachen van een team met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. - Coördineren en aansturen van drie verificateurs bij de uitvoering van hun taken - Een coachende rol opnemen t.a.v. de verificateurs vanuit een krachtgerichte en oplossingsgerichte benadering pagina 5 van 11

6 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het agentschap Jongerenwelzijn in de graad van medewerker of technicus van de rang C1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de diensten van het agentschap Jongerenwelzijn én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus van de rang C1. Je beschikt op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot het behandelen van subsidiëringsdossiers in een overheidsadministratie 2) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Nancy Toussaint, nancy.toussaint@wvg.vlaanderen.be. 3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Goede kennis van de subsidieregelgeving van Jongerenwelzijn, in het bijzonder van de met erkenning gelijkgestelde voorzieningen - Goede kennis van de courante ICT-applicaties en hardware (HB pluspuntportaal, Bobtool, toepassing gebruikersbeheer, webapplicatie Orafin, CMDB2) - Goede kennis van de door Jongerenwelzijn gebruikte registratiesystemen (Domino-DAC, BINC, O365) - Goede kennis van organisatie van het agentschap Jongerenwelzijn - Goede schriftelijke en mondeling communicatievaardigheden 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 6 van 11

7 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1. Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal. pagina 7 van 11

8 Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 7/01/2019 (periode onder voorbehoud) FASE 1: COMPETENTIESCREENING Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1) Samenwerken (niveau 1) Analyseren (niveau 1) Oordeelsvorming (niveau 1) Klantgerichtheid (niveau 1) Zorgvuldigheid (niveau 2) Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de kandidaten die positief zijn beoordeeld, worden uitgenodigd op het functiegericht eindgesprek. De selectiefase vindt plaats bij een extern selectiekantoor in de week van 7/01/2019 en de week van 14/01/2019 (periode onder voorbehoud). pagina 8 van 11

9 6.3. EINDSELECTIE: FUNCTIEGERICHT EINDGESPREK MET CASUS Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel in de week van 21/01/2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld ben je geslaagd of niet geslaagd voor de functie van expert subsidiëring. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op vrijdag 21 december pagina 9 van 11

10 Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: afdeling HR en Organisatie, t.a.v Nancy Toussaint, Koning Albert-II laan 35 b30, 1030 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 21 december 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij 7 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: David Debrouwere Afdelingshoofd voorzieningenbeleid tel 02/ Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Nancy Toussaint selectieverantwoordelijke tel 02/ Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind januari pagina 10 van 11

11 Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van de functietitel. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op een concrete vacature. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als expert subsidiëring. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11