1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// //////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Toerisme Vlaanderen legt een werfreserve aan voor Associatie Support Executive Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// //////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij een echte netwerker? Ben je sterk in overtuigen en kan jij je goed inleven in de stakeholders? Heb jij ervaring met het werken met partners en het ondersteunen van events? Dan ben jij de kandidaat die wij zoeken! Als associatie support executive ondersteun jij jouw team van experten en sta je in voor het coördineren van verscheidende events. Hierbij sta je ook in rechtsreeks contact met je netwerk in binnen- en buitenland en tracht ook hen te ondersteunen. 2 FUNCTIECONTEXT Toerisme Vlaanderen wil tegen 2020 samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen en Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren. Deze missie bevat de vier pijlers waarop de werking van Toerisme Vlaanderen rust: Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. Vlaanderen als toeristische bestemming actief promoten om meer bezoekers aan te trekken.

2 De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren. Toerisme Vlaanderen heeft vier waarden die het DNA van onze organisatie bepalen: Sterke Partner: vertrekken vanuit je eigen sterkte, menselijke interactie, creëren van toegevoegde waarde, samenwerken, denken en handelen vanuit partnerschappen en belanghebbenden. Open: we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen, brede horizont, internationale dimensie, we stellen onze expertise ten dienste van de maatschappij. Betrokken: maatschappij iets teruggeven, identificeren met de organisatie, passie, goesting en fierheid. Durf: verantwoordelijkheid opnemen, creativiteit, ondernemerschap, schwung, ruimte voor initiatief, dynamiek, daadkracht en doortastend. Van alle medewerkers van Toerisme Vlaanderen verwachten we dat zij de bovenstaande waarden uitdragen in hun competenties en attitude. Dit houdt in dat zij, naast een passie voor toerisme en marketing, in staat zijn zich flexibel op te stellen en innovatief te werk gaan. Ze zijn klantgericht en streven naar co-creatie met hun belanghebbenden, gaande van collega s over partners tot de uiteindelijke eindgebruiker. Dienst MICE (Meeting, Incentives, Conferencing, Exhibitions) Dienst MICE is verantwoordelijk voor de promotie en ontwikkeling van Vlaanderen en Brussel als een echte congresbestemming. Het is het eerste aanspreekpunt voor meeting planners die internationale congressen en meetings willen organiseren in Vlaanderen of Brussel. Dat is meteen ook de focus van deze dienst. Het lucratieve zakentoerisme wint wereldwijd aan belang. Het is dan ook de taak van het team en missie om de troeven voor het MICE-toerisme in Vlaanderen en Brussel te versterken met het oog op het binnenhalen van meer internationale associatiecongressen. Naast de toeristische troeven wordt er ook vertrokken vanuit de economische groeisectoren voor Vlaanderen. Er wordt ingezet op een kwalitatieve congresinfrastructuur in verschillende capaciteitscategorieën. Hierbij ligt de focus op het unieke karakter van het aanbod en op het om- of uitbouwen van erfgoedlocaties tot state-of-the-art special venues en het creëren van bijhorende ervaringen. Belangrijke productlijnen zoals gastronomie, kunsten en erfgoed, worden verder ontwikkeld met het oog op extra beleving voor de congressist en verder in de verf gezet Samen met de partners, de lokale congresbureaus enerzijds en de private sector anderzijds, wordt Vlaanderen en Brussel getild tot de meest dynamische regio voor business events in Europa, met een gevarieerd aanbod aan onvergetelijke ervaringen voor congres- en meetingdeelnemers. Het team geeft professioneel advies aan meeting planners van associaties, begeleidt stakeholders in Vlaanderen en Brussel en draagt zo bij tot de professionalisering van de meetingindustrie.

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE De associatie support executive bouwt mee aan de doelstelling om van Vlaanderen een internationale topcongresbestemming te maken en richt zich hierbij tot de doelgroep van associatieplanners om meer internationale congressen binnen de economische groeisectoren en toeristische troeven van Vlaanderen binnen te halen. De associatie support executive is een bruggenbouwer binnen en buiten de organisatie en helpt de interactie tussen de verschillende congrespartners in Vlaanderen te intensifiëren met het oog op een vlotte dienstverlening. Hij/zij ondersteunt het MICE-team bij de organisatie van associatie-events en past hierbij een kwaliteitsvolle beleving en de positionering van Vlaanderen toe. Hij/zij doet dit in nauwe samenwerking met betrokken collega s binnen Toerisme Vlaanderen, het global mice-team (internationaal netwerk) en stemt maximaal af met belanghebbenden zoals de lokale congresbureaus, de heritage venues of professionele congresorganisatoren. Tegelijk zet hij/zij zich in om naast een inhoudelijke toets ook de logistieke voorbereiding van activiteiten zoals MICE-Summits, Meet in Flanders Academies, Associatie-netwerk events vlot te laten verlopen. Hij/zij kruipt hierbij in de rol van projectverantwoordelijke en assisteert on-site. De associatie support executive streeft in de uitwerking naar een logische samenhang, efficiëntiewinsten en zet de professionalisering van de dienstverlening voorop. De associatie support executive kan met kennis van zaken een internationale meeting planner gericht adviseren en brengt de planners in contact met de juiste partners. Hij/zij detecteert associatiepotentieel via gedreven betrokkenheid in het internationaal netwerk van de meetingindustrie. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Dienstverlening uitbouwen en optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, uitbouwen en bijsturen van de dienstverlening rond associatiewerking om de klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Stelt richtlijnen op over de organisatie van associatie-events en verfijnt deze. Bewaakt richtlijnen voor elke activiteit aan de hand van uitgewerkte flow (communicatie, logistiek, afspraak met partners, ). - Bouwt een netwerk van associaties (verder) en mogelijke partners verder uit. - Doet voorstellen en bespreekt de MICE-dienstverlening intern & extern.. - Analyseert de opvolging van MICE-activiteiten door de buitenlandkantoren of onze vertegenwoordigers en doet suggesties ter verbetering en volgt deze op. Zorgt er ook voor dat communicatie rond de activiteiten bij collega s ter opvolging komen. - Bouwt actieplan MICE mee uit met focus op associaties teneinde de MICE-doelstellingen te halen. - Neemt de rol van key-user van sharepoint op en optimaliseert logische structuur in de bestanden, de flow,

4 - Optimaliseert de CRM-werking voor het team, faciliteert de CRM-connectie met de steden en belanghebbenden zoals FIT en doet aanbevelingen ter verbetering als key user aan de business owner - Doet aanbevelingen m.b.t. uitbouw teamsite en creëert synergie met EventFlanders Informatie en advies Verstrekken van informatie, formuleren van een advies en/of opstellen van een begeleidingsplan om de klant een passend antwoord of voorstel te bieden op zijn/haar situatie. - Dispatcht reactieve corporate-aanvragen naar de juiste partners. - Adviseert klanten met kennis van het MICE-potentieel in Vlaanderen. - Werkt suggesties uit met input van de steden. - Bezorgt steden gerichte input voor het opstellen van bid books - Contacteert potentiële klanten. - Draagt de focus van de MICE-troeven en het MICE-plan mee uit in de salesactiviteiten. Begeleiding en opvolging Samen met de betrokkenen het advies of het begeleidingsplan uitvoeren en/of opvolgen om de vooropgezette doelstellingen zo goed mogelijk te realiseren. - Ondersteunt het MICE-team bij de organisatie van associatie-events (binnen- en buitenland) en legt linken met betrokken diensten binnen het global MICE-team, stemt af intern met de collega s van de Relations Office (indien marketingacties), en het tripsteam (bij inspiration trips), en staat in voor optimale afstemming met de betrokken steden. - Bewaakt de vooropgestelde targets en geeft deze tijdig mee aan de betrokken collega s. Interpreteert evaluaties van events en zorgt voor de communicatie hiervan naar betrokken collega s of externe stakeholders - Treedt op als liaison in het global MICE-team wat betreft de toepassing van de communicatie richtlijnen op associatie-activiteiten en events. - Volgt samen met de collega s van de Relations Offce de uitwerking van de partnerdeals op (specifiek rond economische groeisectoren en toeristische troeven), zoekt samen naar synergie voor toepassing sponsordeals, bv. ook in kader van IMEX (met Flanders DC, Living Tomorrow, ). - Zorgt ervoor dat alle partnerafspraken met globale vakverenigingen zoals ICCA, UIA, ESA, worden nagekomen en houdt de samenwerking levendig. Deelt relevante informatie m.b.t. events, opportuniteiten vanuit die verenigingen onder het global MICE-team. - Geeft dossiers in via CRM en volgt klantenvragen op na bv. sales calls. - Monitort de congresbarometer en zorgt ervoor dat die uitgedragen wordt bij alle partners - Stemt af met congresbureaus of andere partners in Vlaanderen. - Volgt klanten op na educ tours (begeleiden indien nodig). - Begeleidt waar relevant sales acties m.b.t. associatiewerking via global MICE-team en volgt op. - Zorgt voor programma-opmaak & logistieke uitwerking van de educ tours in samenwerking met trips teams, de steden en buitenlandcollega s. - Doet de nodige voorbereiding m.b.t. facturatieflow, opmaak van inkooporders (in afstemming met de admin) Projectdeelname

5 Leiden of deelnemen aan (deel)projecten om bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Fungeert als verantwoordelijke projectmanager voor de uitwerking van het Vlaamse Meestersdiner ikv congres, optimaliseert de formule en activeert alle betrokken collega s, externen en mogelijke sponsors/partners. Leidt en/of neemt deel aan projecten of acties. Zorgt voor een perfecte inhoudelijke en logistieke voorbereiding (vooral bij eigen events in kader van Meet in Flanders Academy, MICE-summit, Team Flanders overleg, Associatie-lunches, PCO-kennismaking, ) en kruipt hierbij in de rol van projectverantwoordelijke & assisteert onsite. Rapportering Registreren en analyseren van gegevens om enerzijds officieel verslag uit te brengen en anderzijds input te geven aan het beleid. Vult historiek en gegevens van de klant aan in CRM & actualiseert de MICE-contacten Rapporteert over klantenaanvragen, via CRM en PowerBI Stemt af met global MICE-team over evaluatie van sales activiteiten en speelt data door naar communicatieverantwoordelijke Volgt MICE-acties consequent op bij klant en partner m.b.t. te behalen KPI s. Kennis m.b.t. het vakgebied en uitbouw van de MICE Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Volgt trends en ontwikkelingen in de meetingindustrie in Vlaanderen en daarbuiten op. Deelt kennis en toetst af met binnen- en buitenlandse partners. Werkt zich in in de associatiewerking via netwerkplatforms. Bekendmaking van dienstverlening en prospectie Bekendheid creëren rond de dienstverlening om mogelijke klanten en / of partners te informeren en / of aan te trekken. Maakt partners bewust van MICE acties door schriftelijke en mondelinge communicatie (bv: publicaties, seminaries, beurzen...). en stemt hierbij af met betrokken diensten Netwerkt en draagt het imago uit. Spoort blinde vlekken in het aanbod op (bv ikv Flanders Heritage Venues) en signaleert aan diensthoofd. Sensibiliseert. Maakt bekend en profileert de MICE diensten. Realiseren van teamdoelstellingen Engageert zich om de vooropgestelde teamdoelstellingen mee te realiseren.

6 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Toerisme Vlaanderen in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de Toerisme Vlaanderen én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus 2) Je beschikt op datum van uiterste sollicitatiedatum over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot internationale partnerwerking rond het ondersteunen van events. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (alexander.hameeuw@vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Affiniteit met de meetingindustrie - Kennis over marketing en toerisme - Ervaring met samenwerken met verschillende partners en stakeholders - Goede kennis van Nederlands, Engels en Frans - Goede kennis van MS Office (MS Word, MS Excel en MS Powerpoint) - Flexibel en bereid om regelmatig buitenlandse reizen & deelname aan avondactiviteiten te doen in het kader van MICE-acties Pluspunten Beschikken over een netwerk in de meetingindustrie in Vlaanderen en internationaal is een pluspunt 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31).

7 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Overtuigen: Je kan instemming verkrijgen voor een mening, visie of aanpak (niveau 2) Inleving: Je bent alert voor gevoelens en behoeften van anderen en reageert hierop adequaat (niveau 2) Netwerken: Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties, allianties en coalities en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen (niveau 3) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Resultaatgericht: Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 7 van 11

8 5 AANBOD Je komt terecht in een werfreserve, wanneer je wordt aangeworven uit de werfreserve zal je bevorderd worden in de graad van hoofdmedeweker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. Je eerste 9 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 11/02/ EXTERNE POTENTIEELINSCHATTING De kandidaten die voldoen aan 6.1 nodigen we uit om deel te nemen aan een externe potentieelinschatting bij een extern kantoor. De externe potentieelinschatting bestaat uit: Een competentiegericht interview Persoonlijkheidsvragenlijkst Een rollenspel Een analyse- en presentatieoefening Een redeneerproef Deze fase gaat door in de week van XXX en is eliminerend. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 11

9 6.3. EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties indien ze nog niet eerder werden bevraagd Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 04/03/2019 of 05/03/2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie en kom je terecht in de werfreserve zonder rangschikking. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 08/02/2019. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 9 van 11

10 Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 08/02/2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Evelyne Bardyn Senior Meeting Manager Evelyne.bardyn@toerismevlaanderen.be Tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Alexander Hameeuw Selectieverantwoordelijke Alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be Tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin maart //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 11

11 Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van associate support executive bij Toerisme Vlaanderen, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als associate support executive. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 11 van 11