Handleiding DocZend Versie 1.2 januarie 2014 2014 Copyright KPN Lokale Overheid Alle rechten voorbehouden. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van KPN Lokale overheid mag niets uit dit document worden gereproduceerd, verspreid of toegankelijk gemaakt door middel van druk, (foto)kopie, database of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking.
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Introductie 3 Hoofdstuk 2. Start 4 Hoofdstuk 3. Toepassing 5 Hoofdstuk 4. Groepsaccounts 15 Hoofdstuk 5. Meer informatie 20 KPN Lokale Overheid 2 van 20
Hoofdstuk 1. Introductie DocZend is een webapplicatie specifiek bedoeld om bestanden (tot 1 Gigabyte) op een veilige en betrouwbare wijze te verzenden via het besloten gemeenschappelijke overheidsnetwerk van KPN Lokale Overheid of via het openbare Internet. Elk type bestand of document kan via deze dienst worden verzonden. Denk aan bestanden zoals Word, Excel, PowerPoint, ASCII of PDF. Vervolgens wordt een e-mailbericht verzonden naar de beoogde ontvanger(s) van het bestand. Ondanks dat via deze dienst zeer grote bestanden kunnen worden verzonden hoeft er geen extra software bij de gebruiker te worden geïnstalleerd 1. Het veiligheidsniveau van DocZend is bijzonder hoog. Ze ondersteunt een breed scala aan beveiligingsmaatregelen, waaronder de certificaten van willekeurige Certification Service Providers (CSP's) van PKIoverheid, Klasse X en VeriSign. 1 Alleen bij gebruik van het specifieke PKI inlog mechanisme wordt er eenmalig een kleine Java-component geïnstalleerd. Hiervoor dient u over voldoende gebruikersrechten op uw PC te beschikken. KPN Lokale Overheid 3 van 20
Hoofdstuk 2. Start Start uw webbrowser en ga naar https://doczend.kpnlokaleoverheid.nl Deze dienst is via het Gemnet-netwerk en het openbare Internet beschikbaar. De volgende paragraaf neemt u stap voor stap mee door deze online applicatie. KPN Lokale Overheid 4 van 20
Hoofdstuk 3. Toepassing Inloggen Kies de methode waarvoor u uw accountgegevens heeft gekregen 2. Overzicht van alle bestanden Kies in de linkernavigatie voor DocZend en u ziet het overzichtsscherm met al uw bestanden (initieel is dit leeg). Onderaan staat hoeveel schijfruimte uw account heeft. 2 Inloggen met certificaat wordt geadviseerd (en soms wettelijk voorgeschreven) als er bestanden met een hogere vertrouwelijkheidclassificatie worden verzonden. U dient over een persoonlijk PKI certificaat te beschikken. Neem contact op met uw lokale PKI contactpersoon of kijk op kpnlokaleoverheid.nl. KPN Lokale Overheid 5 van 20
Nieuw document toevoegen Druk op de link Selecteer het gewenste bestand met de Kies bestand knop en druk op Document opladen'. NB: Let erop dat een bestand een extensie heeft. Als een bestand zonder extensie opgeladen wordt krijgt men deze foutmelding. KPN Lokale Overheid 6 van 20
Bestanden uploaden Er verschijnt een statusbalk van het upload proces. KPN Lokale Overheid 7 van 20
Verzenden U bent weer terug in het overzicht scherm, druk op het icoon Verzenden achter het gewenste bestand. U komt in het volgende scherm: E-mail adres verzender: hier staat het verzend-emailadres E-mail adressen ontvanger: vul hier het e-mailadres van de beoogde ontvanger in. U kunt hier meerdere adressen invoeren gescheiden met een ; teken (elke ontvanger krijgt een afzonderlijke e-mail) Onderwerp: dit is de onderwerpregel zoals de ontvanger deze zal zien deze kunt u naar wens aanpassen Inhoud mail: vrije tekst Beschikbaar tot: dit is een veiligheidsmaatregel alleen vóór deze datum kan het bestand worden opgehaald door de ontvanger KPN Lokale Overheid 8 van 20
Uitsluitend vanuit Gemnet netwerk te downloaden: dit is een veiligheidsmaatregel als deze aangevinkt is, kan uitstuitend binnen de besloten Gemnet- netwerk omgeving het betreffende bestand worden gedownload. U dient er wel zeker van te zijn dat de ontvanger toegang heeft tot de besloten Gemnetnetwerk infrastructuur. Daarnaast dient de ontvanger zijn webbrowser en proxy instellingen correct te hebben geconfigureerd. Beveiliging: dit is een veiligheidsmaatregel wachtwoord / generiek certificaat / persoonlijk certificaat Via wachtwoord: u dient de ontvangende partij van het wachtwoord te voorzien (per separate email/sms/telefoon). Via certificaat: maak een keuze voor het type certificaat waar de ontvanger over dient te beschikken (dat is de root ). Persoonlijk certificaat: is aanscherping op bovenstaande, hiermee wordt alleen het persoonlijk certificaat van de ontvanger geaccepteerd (het certificaat dient exact overeen te komen met het ontvangende e-mailadres). Specifiek certificaat is bedoeld voor ervaren gebruikers: indien u beschikt over een certificaat van de geadresseerde, dan kunt u hier aangeven dat dit certificaat gebruikt moet worden om het bestand op te halen. Zodra u op de Document verzenden knop heeft gedrukt, krijgt de beoogde ontvanger een e-mailbericht met een download link en uitleg hoe uw bestand is te downloaden. Voorbeeld van een e-mail die de ontvanger krijgt: KPN Lokale Overheid 9 van 20
Document details Ga naar overzichtsscherm en klik op de naam van het document. Hier kunt u zien of en wanneer uw document door een specifieke ontvanger is opgehaald; in de kolom Downloads ziet u het tijdstip waarop het bestand is opgehaald en in de kolom Email adres ziet u door wie het is opgehaald. In de kolom Beveiliging ziet u hoe het bestand beveiligd is: Geen = geen authenticatie vereist Wachtwoord = beveiligd met wachtwoord Certificaat (root)= beveiligd met certificaat Certificaat (specifiek) = beveiligd met specifiek certificaat KPN Lokale Overheid 10 van 20
Verwijderen Ga naar het overzichtsscherm Druk op icoon Verwijderen achter het gewenste bestand. Het volgende pop-up scherm dient te verschijnen: Zodra u OK aanklikt wordt het betreffende bestand permanent verwijderd en kan om veiligheidsreden nimmer worden hersteld. Ook de reeds eerder verzonden verwijzingen naar dit bestand worden direct onbruikbaar. KPN Lokale Overheid 11 van 20
Ontvangen Kies in het menu links onder Account voor Upload instellingen. Het volgende scherm verschijnt: Vink Uploads naar uw account toestaan? aan en vul uw e-mail adres in. Klik vervolgens op Upload instellingen aanpassen. De link die zichtbaar is in het veld De URL die u kunt delen kunt u zelf kopiëren en plakken in een e-mail, of u kunt op Link Verzenden klikken. Het volgende scherm verschijnt: KPN Lokale Overheid 12 van 20
Type het e-mail adres van de ontvanger in en eventueel een begeleidende boodschap. Klik vervolgens op Link mailen ; de ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met de uploadlink: Als de ontvanger op de hyperlink klikt, verschijnt het volgende scherm: Via Kies bestand kan de betreffende gebruiker het aan te bieden bestand kiezen en verzenden. KPN Lokale Overheid 13 van 20
Het bestand wordt vervolgens naar uw gebruiksruimte opgeladen en verschijnt daar in uw overzichtsscherm. Bestanden die zijn opgeladen door derden zijn herkenbaar aan een icoontje: KPN Lokale Overheid 14 van 20
Hoofdstuk 4. Groepsaccounts Naast individuele accounts biedt DocZend de mogelijkheid van groepsaccounts. De beheerder van het groepsaccount heeft een aantal extra functies en kan onbeperkt gebruikers opvoeren binnen een groepsaccount. De eerder in de handleiding beschreven functies herhalen we niet in dit deel. Accountinstellingen KPN Lokale Overheid 15 van 20
Standaard blijven de bestanden in de gebruiksruimte onbeperkt bewaard. Optioneel kan de beheerder bij de accountgegevens instellen dat documenten na het vermelde aantal dagen automatisch verwijderd worden. Dit geldt dan voor alle gebruikers in het groepsaccount. Geef het aantal dagen in en druk op Wijzigen. Gebruikers toevoegen aan de groep Kies voor de menuoptie Beheer. U begint met een lege lijst, om een gebruiker toe te voegen klikt u op de knop Toevoegen KPN Lokale Overheid 16 van 20
Informeer de gebruiker over de aanmaak van zijn account en het gekozen initiële wachtwoord van minimaal 8 tekens. De gebruiker kan dit wachtwoord vervolgens zelf wijzigen. KPN Lokale Overheid 17 van 20
Wachtwoord van een gebruiker resetten: als een gebruiker het toegangswachtwoord vergeten is, kunt u als beheerder eenvoudig het wachtwoord resetten. De gebruiker ontvangt vervolgens een e-mail met het nieuwe wachtwoord. Dit wachtwoord kan de gebruiker daarna eenvoudig zelf wijzigen. Gebruiker verwijderen: zoek de gebruiker op in de lijst en klik op Verwijderen. U wordt eerst gewaarschuwd dat bij het verwijderen van de gebruiker ook al diens bestanden verwijderd worden. KPN Lokale Overheid 18 van 20
In de DocZend gebruiksruimte ziet u weergegeven hoe groot de totale gebruiksruimte van het groepsaccount is en hoeveel hier nog van beschikbaar is. KPN Lokale Overheid 19 van 20
Hoofdstuk 5. Meer informatie Heeft u na het lezen van deze handleiding vragen of suggesties neem dan contact op met KPN Lokale Overheid via info.lokaleoverheid@kpn.com of (070) 343 69 00. U kunt deze dienst bestellen via: kpnlokaleoverheid.nl. KPN Lokale Overheid 20 van 20