Handleiding Het pstellen van een diacnaal beleidsplan
Versie 1.0 Generale diacnale cmmissie Datum: augustus 2015 Generale diacnale cmmissie Vendelier 51-D 3905 PC VEENENDAAL Telefn (0318) 505541 Website: www.hersteldhervrmdekerk.nl/diacnaat Email diacnaat@hersteldhervrmdekerk.nl
1. Intrductie In de maatschappij zijn tal van ntwikkelingen gaande die vragen m een (her)bezinning p de rl en taken van de diacnie. Denk bijvrbeeld aan de participatiesamenleving, waarbij de verheid zich terugtrekt en steeds meer zrgtaken aan burgers zelf verlaat. Vr een diacnie kan dit vragen prepen als: He sluiten we aan bij de veranderingen in de maatschappij? Op welke manier kan een diacnie dienstbaar zijn aan zwel gemeenteleden als mensen buiten de kerk? He geven we nze diacnale taak vrm in de 21 ste eeuw? Wanneer het gaat m visie en beleidsntwikkeling is een handig en k nmisbaar hulpmiddel een diacnaal beleidsplan. In een dergelijke beleidsplan wrden p hfdlijnen de delen vr een bepaalde tijdsperide beschreven, bijvrbeeld vr vijf jaar. Hierbij kan er nderscheid gemaakt wrden tussen krte termijn delen en lange termijn delen. De generale diacnale cmmissie krijgt regelmatig vragen als He stel ik een diacnaal beleidsplan p? Zijn er k vrbeelden? In dit dcument wrdt ingegaan p het nut van een diacnaal beleidsplan. Ok wrden er een aantal richtlijnen en aandachtspunten genemd vr het pstellen van een diacnaal beleidsplan.
2. Beleidsvrming dr de diacnie In dit hfdstuk wrdt ingegaan p het belang van beleidsvrming dr de diacnie. 2.1 Wat is een beleidsplan? Een beleidsplan is een hulpmiddel m na te denken ver het del en de praktijk van het diacnale werk in een gemeente. Gezamenlijk wrdt er nagedacht ver de diacnale pdracht en de manier waarp het diacnale werk vrmgegeven wrdt. Hierbij wrden cncreet een aantal vrnemens, delen en afspraken vastgelegd. 2.2 Waarm beleidsvrming Een vraag die kan pkmen is wat waarm een diacnie zich zu meten bezighuden met visie en beleid. Het pstellen van een diacnaal beleidsplan kst tijd en de tijd die er is, is meestal al beperkt. Een ander bezwaar wat aangedragen kan wrden is k beleid is z zakelijk. Maar is dat k z? Het drdacht bezig zijn met het diacnale werk, laat k juist zien dat een diacnie haar verantwrdelijkheid en diacnale taak serieus neemt. Hiernder wrden een aantal vrdelen genemd van het pstellen van een beleidsplan: Een beleidsplan maakt inzichtelijk waar een diacnie vr staat en welke delen zij nastreeft. Dat geeft duidelijkheid en rust. Het zwart p wit pschrijven van het beleid zrgt vr fcus en verdieping. Zie hierbven. Het p schrift stellen van de (vrgenmen) activiteiten geeft een diacnie de mgelijkheid m samen met de gehele kerkenraad p een structurele wijze na te denken ver de werkwijze van de diacnie. Een beleidsplan helpt m het functineren van de diacnie te evalueren. Een beleidsplan zrgt vr cntinuïteit: de wijze van werken en delen zijn gefrmuleerd, waardr nieuwe diakenen gemakkelijker kunnen wrden ingewerkt. 2.3 Verschil beleidsplan en handbek Een handbek waarin de diacnie haar taken mschrijft (bij veel diacnieën k wel taakmschrijving diacnie f activiteitenverzicht genemd), is een aanrader. Het zrgt ervr dat niet keer p keer pnieuw het wiel met wrden uitgevnden bij allerlei praktische zaken. Maar dit is wat anders dan een diacnaal plan. Diacnie zijn is meer dan een vrtzetting van wat altijd al gedaan werd. Bij een beleidsplan ligt de nadruk p vruitkijken, visie en plannen ntwikkelen. Dit zijn elementen die in een handbek niet aan de rde kmen. Een handbek kan als bijlage tegevegd wrden bij het diacnaal beleidsplan. 2.4 Bijbelse pdracht Steeds meer wrdt k de behefte geveld m diacnaal beleid te frmuleren. Dr middel van een diacnaal beleidsplan kan verzichtelijk in kaart wrden gebracht wat de diacnie det. Het gaat hierbij m de vraag he mensen en middelen ingezet wrden m een Bijbelse pdracht uit te veren.
2.5 Bezinning en gebed Uit de eerste hfdstukken van het bek Handelingen wrdt duidelijkheid wat de Bijbel verstaat nder een diacnale gemeente. De gemeente in Jeruzalem is een van hart en een van ziel. Bij diacnaat gaat het m g hebben vr en hulp bieden aan diegenen die geen helper hebben. Dr de diacnale arbeid mag Christus gediend wrden. Hij zegt: Vr zveel gij dit één van deze mijn minste breders gedaan hebt, z hebt gij dat Mij gedaan (Matth. 25:40). Bij alle activiteiten is bezinning en gebed m de hulp en leiding van de Heilige Geest daarm steeds weer ndig.
3. Het pstellen van een beleidsplan In dit hfdstuk wrden een aantal stappen genemd die een diacnie kan drlpen m tt een ged beleidsplan te kmen. 3.1 Visie p diacnaat Een allereerste stap is m als diacnie na te bezinnen p het diacnaat. Wat verstaan we precies nder diacnaat? Wat is de visie p diaken zijn? En, het meest belangrijk: Wat zegt de Bijbel erver? De belangrijke elementen kunnen samengevat wrden in het diacnaal beleidsplan. 3.2 Peride beleidsplan Stel gezamenlijk de peride vast waarp het beleidsplan betrekking heeft. Denk k na ver evaluatie en eventuele aanpassing van het beleidsplan gedurende de beleidsperide. 3.3 Veranderingen in de mgeving Wanneer er nagedacht wrdt ver beleid, is het van belang m k te kijken welke veranderingen en trends zichtbaar zijn in de maatschappij (denk hierbij bijvrbeeld aan vergrijzing, participatiesamenleving et cetera). Daarnaast is het k van belang m te inventariseren welke initiatieven er ndernmen wrden dr bijvrbeeld de burgerlijke gemeente en welke platfrms er aanwezig zijn. Het beleid van de diacnie kan hierp afgestemd wrden. Zie hiernder een aantal vragen: Wat is beleid van de burgerlijke gemeente wanneer het gaat m WMO/uderzrg/ndersteuning/burgerparticipatie et cetera? Welke (diacnale) platfrms zijn er? Participeert de diacnie in deze platfrms? Z niet, is het vrnemen m hierbij aan te sluiten? Welke initiatieven (bijvrbeeld via platfrms/burgerlijke gemeente f andere kerkelijke gemeenten) zijn gepland vr de kmende beleidsperide? 3.4 Wat is de huidige stand van zaken? Bij het vaststellen van beleid vr een nieuwe peride, is het belangrijk m stil te staan bij wat er al gedaan wrdt. Op welke terreinen is de diacnie nu actief en p welke terreinen niet? Hiernder wrden een aantal vragen genemd die een diacnie zichzelf kan stellen: Welke activiteiten wrden er nu gerganiseerd? Waarm wrden deze activiteiten gerganiseerd? Kmt elk diacnaal aandachtsveld (gemeente, eredienst, samenleving, wereld) aan de rde? Over welke gaven beschikken de diacnie, de gemeente, afznderlijke gemeenteleden? Waar zijn we ged in en wat gaat minder? Op welke manier willen we de bestaande activiteiten vrtzetten? Zijn er ideeën vr nieuw activiteiten? Of uitbreiding/aanpassing van bestaande activeiten? 3.5 Zijn er blinde vlekken? Als diacnie kunt u nagaan f er diacnale aandachtsvelden f activiteiten zijn, waar weinig f geen aandacht aan wrdt besteed. Met andere wrden, waar liggen ng 'witte vlekken', waaraan eigenlijk tch aandacht geschnken zu meten/kunnen wrden, maar waarvan u niet precies weet he deze aan te pakken? Een mgelijkheid m hier achter kmen is dr te praten met sleutelfiguren. Bijvrbeeld een predikant, uderling f een andere persn f instantie die zich
bezighudt met mensen in prbleemsituaties. Na deze inventarisatie kunt u deze gegevens 'in kaart brengen', dit geeft een duidelijk verzicht, maar k inzicht in eventuele 'witte vlekken'. 3.6 Wat wil de diacnie de kmende jaren bereiken en waarm? Nadat vraag 3.3-3.5 zijn besprken, kan gesprken wrden ver de tekmst. Wat staat de kmende beleidsperide centraal? En wat wil een diacnie bereiken? Een mgelijkheid is m een vragenrndje te den en daarbij alle deelnemers naar wensen en ideeën te vragen. Daar kan bijvrbeeld uitkmen: We willen als diacnie elke twee jaar een diacnaal huisbezek bij de gemeenteleden afleggen m z de gemeenteleden met hun gaven en nden beter te leren kennen en hen te te rusten vr hun diacnale taak. Of: We willen graag jngeren actief inzetten bij het diacnale werk. Daarm rganiseren we 2x per jaar een actiedag samen met Stichting Present. 3.7 Keuzes maken, pririteiten stellen Als diacnie is het belangrijk m keuzes te maken. De capaciteit ntbreekt m alle witte vlekken te vullen. Daarbij is het belangrijk m vragen te stellen als: Welke nd is het grtst? Wat kmt het meest p ns af? En: is datgene wat we nu den vanuit nze reping wel nze primaire verantwrdelijkheid? Kunnen we dingen verbeteren? Meten we alle dingen die we den eigenlijk wel blijven den, f kunnen we ze uitbesteden? Denk als diacnie k na ver pririteiten p krte en langere termijn: Activiteiten p krte termijn: bijvrbeeld vr het kmende jaar Aandacht vr zaken p langere termijn Opstellen van een financiële paragraaf: financiële beleidsvrnemens kunnen hier aan de rde kmen. En bijvrbeeld k criteria ten beheve van financiële ndersteuningen, verhuding pastraat en diacnaat, aantal cllecten, mgaan met bezit, bestedingspercentages (bijvrbeeld x prcent vr buitenlands diacnaat) et cetera. 3.8 Het pstellen van een beleidsplan Nadat er duidelijkheid is ver pririteiten en activiteiten kan dit infrmatie pgeschreven wrden in een beleidsplan. Bespreek met elkaar het beleidsplan en stel het vast. 3.9 Evaluatie en plan van aanpak Als er een beleidsplan gemaak is, is het gevaar aanwezig en vr de hand liggend, dat het geschrevene in de kast verdwijnt en er niet meer naar m gezien wrdt. Met een beleidsplan alleen kan in de praktijk niet gewerkt wrden. Daarm is het van belang m vr bijvrbeeld nieuwe initiatieven en uitbreiding f aanpassing van bestaande activiteiten een plan van aanpak p te stellen waarin cncrete acties en activiteiten beschreven wrden. Ok is het ndig m met regelmaat het beleidsplan te evalueren en waar ndig bij te stellen. Plan hiervr als diacnie vaste mmenten in. Tussentijds: He verlpt de uitvering? Liggen we p schema? Kan iedereen zijn taak aan? En aan het einde: Hebben we bereikt wat we wilden bereiken? Hebben we het, nu we terugkijken, ged gedaan? Wat zuden we een vlgende keer beter anders kunnen den en waarm?
4. Aandachtspunten en aanbevelingen In dit hfdstuk wrden er cncrete aanbevelingen gedaan. Ok wrden er praktische tips gegeven. 1. Een beleidsplan schrijven is niet hetzelfde als in kaart brengen van bestaande activiteiten! Bij het pstellen van een beleidsplan gaat het er juist m, m te kijken waar witte vlekken zijn en welke activiteiten de diacnie de kmende jaren wil uitbreiden f wijzigen. 2. Stel pririteiten vast en maak keuzes De mgelijkheden en middelen van een diacnie en van een gemeente zijn beperkt. Het is niet mgelijk m alles te den. Maak daarm keuzes! 3. Wees SMART Wees SMART bij het pstellen van delen. Specifiek - Is de delstelling eenduidig? Meetbaar - Onder welke (meetbare/bserveerbare) vrwaarden f vrm is het del bereikt? Acceptabel - Is deze acceptabel vr de delgrep? Realistisch - Is het del haalbaar? Tijdsgebnden - Wanneer (in de tijd) met het del bereikt zijn? 4. Kijk naar de samenstelling en mgelijkheden van de kerkelijk gemeente Kies vr iets wat past bij de samenstelling van een gemeente. Is de gemeente jng? Dan kan bijvrbeeld de jeugdvereniging gevraagd wrden m een bezek te brengen aan udere gemeenteleden. 5. Werk waar mgelijk samen met andere rganisaties Er zijn al veel andere rganisaties actief, zwel in christelijke kring, als daarbuiten. Denk hierbij bijvrbeeld aan Stichting, Present, SchuldhulpMaatje, Stichting Ontmeting et cetera. Onderzek daarm mgelijkheden m samen te werken en neem als diacnie niet iets p wat dr andere rganisaties al gedaan wrdt. Attendeer gemeenteleden p activiteiten van deze rganisaties. 6. Infrmeer gemeenteleden ver diacnale activiteiten Veel gemeenteleden weten weinig af van wat de diacnie det. Denk daarm na ver mgelijkheden m gemeenteleden te infrmeren ver het diacnale werk. Bijvrbeeld tijdens een gemeenteavnd.
5. Vrbeeld pzet diacnaal beleidsplan In dit hfdstuk wrdt een vrbeeldpzet vr een diacnaal beleidsplan weergeven. Dit is slechts een richtlijn en kan naar bevind van zaken aangepast en gewijzigd wrden. Van belang is m duidelijk de uitgangspunten en kaders p papier te zetten. Diacnaal beleidsplan Diacnie HHG te XXX Peride 20xx-20xx 1. Intrductie 2. Bijbelse visie p diacnaat Beschrijf hier wat de Bijbel zegt ver diacnaat. Wat zegt de Bijbel ver diacnaat? Verantwrdelijkheden van diacnie en gemeenteleden 3. Ontwikkelingen en trends Breng ntwikkelingen (zwel binnen de kerkelijk gemeenten als daarbuiten) in kaart. Denk na ver initiatieven waar de diacnie mgelijk bij kan aanhaken. Ontwikkelingen en trends (natinaal/reginaal/burgerlijke en kerkelijke gemeente) Initiatieven van de burgerlijke verheid/andere kerkelijke gemeenten 4. Diacnale taken Beschrijf hier p hfdlijnen de vrgenmen activeiten vr zwel gemeenteleden en niet gemeenteleden als de naaste ver weg. De precieze invulling hiervan kan uitgewerkt wrden in een Plan van Aanpak. Gemeente Plaatselijk/reginaal (k vr niet gemeenteleden) Wereldwijd 5. Delstellingen en pririteiten Beschrijf hier cncreet een aantal delstellingen die afgeleid zijn van de beleidsvrnemens. Zie hiernder een aantal vrbeelden (fictief): # Type diacnale activiteiten # Samenwerkingverbanden met andere rganisaties # Actiedagen JV - stichting Present # Vaststellen bestedingspercentages, bijvrbeeld x % werelddiacnaat, x % binnenlands diacnaat # Et cetera
6. Organisatie en pzet van de diacnie Beschrijf hier de pzet en taakverdeling binnen de diacnie. Beschrijf k de taakverdeling tussen diacnie/kerkenraad en diacnie/gemeenteleden. Opzet en taakverdeling diacnie Samenwerking classis/externe rganisaties/platfrms Verantwrding aan kerkenraad/gemeente 7. Uitgangspunten financieel beleid Geeft een aantal algemene uitgangspunten weer met betrekking tt het financiële beleid (bijvrbeeld reserves/giften et cetera). 8. Begrting 9. Bijlagen Veg relevante bijlagen te. Zie hiernder een aantal vrbeelden. Overzicht samenwerkingsverbanden Handbek/ takenverzicht Vrijwilligersbeleid/vereenkmst Et cetera