Ntulen ALV 2014 Sterrenwacht Snnenbrgh Utrecht 12 April 2014 Aanwezig: Peter Perdijk (vrzitter), Rianne Plantenga (penningmeester), Len Ostrum (HB-lid), Rafael Mstert (ntulist), Lucas van Duin (HB-lid), Alke van der Klet (HB-lid), Jasper Pthven (HB-lid), Swaen Lievestr, Marcel Vnk, Fns van Huissteden, Cyran Chatziantniu, Jb Eijdems, Richard Westerbeek, Ldewijk André de la Prte, Paul Perdijk, Han Crijsen, Paul Dekkers, Jelle Verstraten, Hilde-Ltte Buius, Nra Migdad. Later: Juliëtte Verberk (vanaf Financien), Zeb Németh. Opening: 12:45 Vaststelling agenda Geen wijzigingen van de agenda Mededelingen 1. Mededelingen vanuit het HB a. Rianne, Len en Zeb huden tezicht p Snnenbrgh. Zij zullen af en te afwezig zijn van de vergadering. 2. Mededelingen vanuit de ALV a. Het is een mie dag. Ingekmen stukken 1. Kascmmissie, Verslag en Gedicht kascmmissie Zie Verslag Kasc bekjaar 2013. 2. Verslag RvC Ntulen ALV der JWG 2013 1. Het HB vraagt f de ntulen zijn drgelezen en f er ng cmmentaar is p de ntulen. a. Zie appendix A vr de ntulen van ALV 2013 b. Er zijn geen p- f aanmerkingen p de ntulen ALV 2013 2. Ged f afkeuring van de ntulen met inwerken van de bvengenemde punten. De ntulen van ALV 2013 zijn met de pmerkingen van de ALV unaniem gedgekeurd. 1
Jaarverslag 2013 1. Visie en reflectie van het HB a. De kepel wrdt pgeheven. Wij huren mmenteel een kamer bij de kepel. Het landelijk bureau met m deze reden verhuizen. b. Snnenbrgh denkt met ns mee. We hebben het kantr mgen verplaatsen naar een andere ruimte van Snnenbrgh. c. Het gaat slecht met Bert van Sprang, de prichter van de JWG. d. We hebben een C8 van kring Minnaert gekregen. e. Minidcumentaire ver de JWG i. Paul Dekkers: Dit meten we meer aandacht geven. Het bestaan hiervan is niet heel bekend. f. Samenwerking UNAWE,.a. met de UV, k film gemaakt. g. Anna Latur wint Hug van Werdenprijs. Prijs van de KNVWS 2. Op- en aanmerkingen jaarverslag a. Nummeren! Dit zrgt vr veel verzicht. b. OK spel je znder een a. 3. Ged f afkeuring van het jaarverslag 2013 met inwerken van de bvengenemde punten. Het jaarverslag 2013 is met de pmerkingen dr de ALV unaniem gedgekeurd. Financiën bekjaar 2013 1. Financieel Verslag 2013 Het verslag is in de bijlage te vinden. Onderstaand zijn pmerkingen van de ALV p het jaarverslag te vinden. De titel met gewijzigd wrden van Financieel jaarverslag 2014 naar: Financieel jaarverslag 2013. Hilde-Ltte: Waarm zijn er geen KvK ksten? Len: Lidmaatschap van de KvK is tegenwrdig gratis. Richard Westerbeek: Wat hudt de pst Administratie-in in? Meestal gaat administratie uit. Penningmeester: Dit zijn de betes vr het te laat betalen van de cntributie. Jb Eijdems: Waarm is er verlies begrt. Penningmeester: Cntributies bleven p hetzelfde niveau en we verwachtten dat de uitgaven zuden stijgen. In deze begrting staat UV5 k inbegrt, terwijl er bij de ALV afgesprken was deze alleen te drukken wanneer er geneg geld vr was. Marcel Vnk: De Ouderenkamp 2012 uitgaven zijn niet pgeteld bij de ttaal uitgaven. Penningmeester: We passen direct het Excel bestand aan. Marcel Vnk: Paragraaf Passiva, tweede zin: De reserveringen zijn verhgd niet verhgt. Waarm is de hgte van de penningmeesterrekening veel minder in 2013 dan 2012? De rekening van de penningmeester is p 1 januari 2013 met een ander startkapitaal begnnen. Dit is de betaalrekening dus de hgte p de rekening schmmelt ngal. 2
Debiteuren, kampen-ud is geld van PaKa 2013 en WiKa 2013 dat ng met kmen. De StUV debiteuren zijn niet verrekend. Dit willen we ng wel gaan den. 1 januari 2014 is er ng een incass. Hilde-Ltte: Wat hudt kruispsten en tussenrekening JKa in en waarm staan ze p 0?. Len: Dat zijn hulppsten vr de bekhuding, die uiteindelijk p 0 uit meten kmen. Als er geld binnenkmt vr een kamp dan reserveren we dat vr het kamp en zetten we dat p de tussenrekening. Jelle: Wat zijn die StUV debiteuren precies. Penningmeester: 1000 eur van de UV special, de helft van de nieuwe pc en de helft van het bekhudprgramma. Deze debiteuren heeft StUV al, maar we hebben ze ngmaals verhandigt aan de nieuwe penningmeester van StUV. Crediteuren: 2 UV facturen van ngeveer 2800 eur. Len: De pst Declaraties bestaat niet alleen uit mensen die hun declaraties ng niet uitbetaald hebben gekregen, maar k uit kampen die ng geld krijgen van de JWG. Er staan naar twee kanten ng psten pen naar OK. Hilde-Ltte: weet penningmeester van OK dat? Penningmeester: Ja. Vr de rest bestaat het uit ngeveer 300-400 vr de afdelingen, 400 vr kaderweekend. Met OK en wat andere, lsse declaraties, kmt de pst uit p z n 2000. Han Crijns: Wat is de gemiddelde tijd ttdat declaraties uitbetaald wrden? De meeste declaraties die bij HB binnenkmen zijn van het HB, die wrden ngeveer eens per maand uitbetaald. Afdelingen kunnen aan het begin van het jaar een vrscht aanvragen. Aan de hand van het resultaat kan het dan zijn dat zij geld krijgen van de Landelijke JWG Het kst sms veel tijd m de verantwrding van afdelingen te ntvangen. Vr de kampen kan het langer duren. Hilde-Ltte: maar kampen declareren tch niks. Penningmeester: Als het ged is, hebben de kampen bij aanvang van kamp al het deelnemersgeld. De kampleiding declareert wel vaak bij het kamp. Dit kan vaak pas uitgekeerd wrden als het kampverslag helemaal nagekeken en gedgekeurd is, wat vr een zmerkamp bijvrbeeld vaak pas in nvember gebeurt. Hilde-Ltte: Maar je kunt als kamppenningmeester geld uitdelen vrdat het financiële verslag van je kamp wrdt gedgekeurd. Maar dan met je vaak crrecties den van een paar eur, dus het is vaak wenselijker m te wachten. Bij een hge declaratie kan vaak wel een vrscht nder vrbehud gegeven wrden. 3
2. Verslag kascmmissie. 3. Gedichtje Kascmmissie a. Peter Perdijk leest het verslag en het gedicht vr. b. De penningmeester wrdt dr de ALV gedechargeerd. 4. Gedkeuring financieel verslag 2013 a. De ALV keurt het Financieel verslag 2013 unaniem ged. 5. Dechargeren van de Kascmmissie 2013 a. De ALV bedankt de kascmmissie vr zijn beschikbaarheid en dechargeert de kascmmissie. De vergadering wrdt m 13:55 kwartier geschrst vr een krte pauze. 4
STUV Stichting de Kepel stpt. StUV neemt de prductie en verkp van Sterren & Planeten ver. StUV met nu k de btw bijhuden. De nieuwe penningmeester is Fns van Huissteden, Annika Secretaris, Klaas Huijbrechts vrzitter. Jasper Pthven werd vreger dr de Kepel betaald. Ok dit wrdt nu dr StUV gedaan. Er is veel werk m alles bij te huden. Het wrdt dr een kleine grep hardwerkende mensen gedaan. De RvC adviseert aan StUV. Dit advies kan in het verslag van de RvC gevnden wrden. Peter heeft een teveging p dit advies: De verkp van papieren prducten daalt de afgelpen jaren. Dit is k de algemene trend, dus het valt te verwachten. Juliëtte Verberk: We kunnen ng niet veel zinnigs zeggen ver de verkp zlang de beken ng niet geslten zijn. Laat het gissen naar redenen dus achterwege. Het HB neemt de adviezen ver en draagt deze uit naar StUV bestuur. De RvC wrdt bedankt namens de ALV en het HB. Bestuursmutaties 1. Aftreden: a) Peter Perdijk, als vrzitter b) Alke van der Klet, als algemeen bestuurslid 2. Vrgesteld wrdt: a. Cyran Chatziantniu, als Secretaris Unaniem aangenmen dr de ALV b. Zeb Németh, Afdelingscördinatr (Algemeen Lid) Unaniem aangenmen dr de ALV 3. Wijzigingen a. Rafael Mstert, als vrzitter. Rafael vertelt dat hij zich meer met de JWG bezig wil huden. Hij vindt dat hij dr zijn ervaringen als secretaris ged in staat is m nu de vrzitter te zijn. Unaniem aangenmen dr de ALV b. Rianne Plantenga, Vrijwilligerscördinatr / Cntactpersn Dit is een nieuwe functie. Ldewijk: Wrdt Rianne dan k vertruwenspersn. Rianne: Nee, dat zit niet inbegrepen in deze functie. Unaniem aangenmen dr de ALV 5
c. Lucas van Duin, Penningmeester Lucas vertelt ver zijn ervaringen als penningmeester bij kampen. Er wrdt pgemerkt dat de penningmeester van het HB niet k een penningmeester bij kampen mag zijn. De kampgrep zal hier naar kijken. Unaniem aangenmen dr de ALV. Beleid en bestuur Dit wil het hfdbestuur: Stabiel aantal leden (meer dan 500), Laagdrempelig maken vr rganiseren van activiteiten Meer activiteiten vr leden van 13-18 jaar JWG versterken als merk, de vereniging meer uitdragen Meer kader He wil het bestuur dit gaan den Stabiel aantal leden: De verschillende kampen zrgen vr nieuwe leden, ze huden mmenteel de leden k ged vast. De afdelingen die activiteiten rganiseren zrgen vaak vr veel leden. Het hfdbestuur hpt dat de afdeling Eindhven pgericht kan wrden in 2014. Er is een Prmcm ndig die met de geschreven pers aan de slag gaat. Deze PubliCm zal dr Guinevere geleid wrden. Er is een prefuniversum die besteld kan wrden. Ok is er een nieuwe uitgever vr de UV. Laagdrempelig maken activiteiten: Er is een standaardtarief en een basispakket vr beginnerscursussen pgesteld van 23 per deelnemer. De UV gaat 4 maal per jaar uitgeven met dikkere nummers, in plaats van de huidige 5 maal per jaar. De Prmcm is er m hulp te leveren bij prmties van activiteiten. Rianne is cntactpersn vr nieuwe kaderleden die hulp ndig hebben bij de dr hen pgezette activiteiten. Meer activiteiten vr 13-18: Er wrden UV invuwdagen gerganiseerd. Dit meten gezellige gelegenheden wrden. Versterken drlinkcultuur van de Facebk grep. Hiermee wrdt bedeld dat activiteiten p de publieke Facebk pagina gepubliceerd wrden. Er met een helder, tegankelijk materiaalbeheer kmen. Dit is nuttig vr leden die bijvrbeeld eens een telescp willen lenen vr een activiteit. Ok wil het hb activiteiten gaan rganiseren vr actieve kaderleden. Er wrdt gevraagd he dit financieel geregeld met wrden. Rianne antwrdt dat de JWG bijdragen zal leveren f eventueel de activiteit vlledig zal spnsren, afhankelijk van de ksten. JWG versterken als merk: De nieuwsbrief wrdt maandelijks dr Jasper pgesteld en verstuurd. 6
De webshp is bijna klaar. De Prmcm wil meer beeldmateriaal van de activiteiten. Juliëtte merkt p dat p de huidige webshp de JWG en StUV dr elkaar heen staan en vraagt f dit bij de nieuwe webshp beter geregeld is. Lucas zegt dat hier aan gewerkt wrdt. Meer kader: Bij activiteiten vr de jngere leden willen we kader gaan werven bij extra-astrnmische activiteiten. Bijvrbeeld uders die helpen met knutsels. Het rganiseren van activiteiten die alleen bedeld zijn vr kaderleden. Hilde-Ltte vraagt f het niet afschrikt m alleen het kader uit te ndigen. Rafael: Er blijft Kaderweekend m nieuw kader te intrduceren en vervlgens kunnen leden aangesprken wrden p dit srt activiteiten. Het HB wil dit als vlgt gaan realiseren: De beleidsvrnemens wrden een vast agendapunt bij hb vergaderingen Een tweede beleidsweekend wrdt na de ALV gerganiseerd. Er wrden gast HB ers uitgendigd bij de vergaderingen m hiermee te helpen. Er kmen twee nieuwe psten in het HB. Dit zijn de vrijwilligerscördinatr en de vrzitter van de Prmcm. Peter: Kmt er p papier wat er bij dit beleidsweekend gedaan wrdt? Rafael: Ja. Dit zal gentuleerd wrden. Paul: In welke richting zal de vereniging veranderen? Wellicht is het ged m meer naar visie te kijken bij dit beleidsweekend. Rafael: Visie gaat k nderdeel uitmaken van het beleidsweekend, ja. Financiën bekjaar 2013 1. Begrting 2014 a. Zie Appendix F vr de begrting van 2013 b. Zie Appendix D vr een telichting van de begrting dr de penningmeester. 2. Vragen betreffende de begrting: Juliëtte vraagt f de advertenties UV inkmsten pst van 50 niet erg laag is. Rafael: Het is niet gelukt m meer advertenties binnen te krijgen. Er wrdt gevraagd waarm er in 2013 minder geld vr de werkplek was uitgegeven. Len: Er werd geen btw p geheven dr de Kepel. Marcel: Wanneer er wel btw p werkplek wrdt geheven, dan kan deze wellicht via StUV geregeld wrden, daar die een btw administratie hebben. Rianne: Een wijziging aan het verslag is dat Arnhem heeft gezegd een activiteit te willen gaan rganiseren. Ik wil van afdeling algemeen 150 verwijderen en dit naar afdeling Arnhem verplaatsen. Deze wijziging is drgeverd. 7
Juliëtte: Er was altijd een reservering vr envelppen. Ten de UV s niet meer ingevuwd werden, werd deze weggehaald. Met deze er niet pnieuw kmen? Lucas: Deze is er ng wel. De envelppen vr 2014 zijn al gekcht, dus staat de reservering er niet. Er wrd gevraagd naar eventuele verliezen van Buitenlandkamp. Lucas: Deze zijn waarschijnlijk erg laag, daar de hfdkstenpst het verver is, waar ged p in te krten is. Peter: Wil het HB telescpen gaan kpen? Lucas: Inderdaad. Er is hier ng geen plan vr, daarm staat het bij reserveringen. Alke: Is er een plan m een waarneembrchure in te stellen? Len: Deze is ng in ntwikkeling. Hij zal in Oktber af zijn. De verdeling van inkmsten vr StUV en JWG is ng niet bekend, daarm staat dit ng niet in de begrting. Er wrdt gevraagd f er een bedrag vrijgesteld kan wrden wat enig verlies van buitenlandkamp kan dekken. Dit wrdt niet in de begrting vastgelegd, maar de intentie wrdt meegegeven aan de kampgrep m een bedrag van ngeveer 500 hiervr vrij te stellen. Han: Kan er een bedrag ingesteld wrden vr het geval de nieuwe drukker niet ged is, m naar een andere drukker te vervallen. Hier wrdt tegengestemd. 3. Gedkeuring begrting 2014 Met de aanpassing van de begrting met de bvengenemde crrectie is de begrting vr 2014 unaniem aangenmen dr de ALV. 4. Instellen van de kascmmissie 2014 Vrgestelde leden van de kascmmissie 2014: Petra van der Meijs, Frank Wijgerse en Jrdan Vgd. Als reserveleden: Han Crijns en Patrick Keller. Unaniem aangenmen dr de ALV. Vaststelling cntributie 2015 1. Het HB adviseert de cntributie ver 2015 ngewijzigd te laten. Dit geeft de vlgende prijzen: a. Lidmaatschap 29 eur b. Familielid 14 eur c. Halfjaar lidmaatschap 19 eur Hierbij kmt een nieuwe pst. Lidmaatschap vr beginnerscursussen van 19, na cursus. 2. Waarm? We gaan hem niet verhgen, want we maken nu winst en hebben veel minder ksten, daar de ksten van de UV verminderd zijn. In verleg met de Kascmmissie wrdt de ptie van lichtelijk jaarlijks verhgen niet aangeraden tegenver een cnstant huding met na een tijd een ruime verhging van de cntributie. 3. Vragen/pmerkingen betreffende de vaststelling van de cntributie: Er is nduidelijkheid ver de nieuwe plannen m leden krting te geven p kampen. Er zal begrtingsgewijs niets veranderen. Alleen wrdt het anders genemd. 8
De nieuwe beginnerscursus prijs is eenmalig. Alle peenvlgende jaren huden dezelfde ksten. 4. Stemming vaststelling cntributie 2015 zals vrgesteld dr het HB. Vrstel aangenmen dr de ALV met aanpassingen Raad van Cmmissarissen De Raad van Cmmissarissen (RvC) is een rgaan welke een cntrlerende functie heeft p de financiën en het beleid van Stichting Universum (StUV). StUV heeft zijn eigen statuten en staat financieel ls van de JWG. De RvC is ingesteld m vanuit de JWG cntrle uit te efenen p de activiteiten van Stichting Universum. De RvC bestaat uit drie leden die geruleerd m het jaar aftreden. Op dit mment bestaat de RvC uit Frank Wijgerse, Juliëtte Verberk en Iv Graat. Cmmissie van Berep De Cmmissie van Berep heeft als taak het bemiddelen in vrkmende cnflicten tussen leden, afdelingen en het hfdbestuur. De Cmmissie bestaat uit 3 leden en 3 reserve leden die geruleerd m het jaar aftreden. De reserve leden zijn ter vervanging wanneer een van de leden direct f indirect betrkken is bij het cnflict en dus geen bjectief besluit kan maken. De CvB bestaat p dit mment uit Petra van der Meijs, Rgier van het Schip en Emma Versteegh, de reserve leden zijn Marcel Vnk, Jst Hartman en Hilde Ltte Buius. 1. Cmmissie van Berep a. De termijnen van Emma Versteeg en Hilde Ltte Buius lpen af. 2. Vrgesteld wrdt Hilde Ltte Buius als Lid vr de peride 2014-2016. 3. Vrgesteld wrdt Emma Versteeg als plaatsvervangend lid vr de peride 2014-2016 De ALV heeft de bvengenemde vrstellen van aanstelling unaniem aangenmen. W.v.t.t.k. Buitenlandkamp: Cyran zegt dat de rganisatie redelijk lpt. Er is al veel geregeld. De begrting is alleen ng niet gedgekeurd dr de kampgrep. Ok is er mmenteel ng een vrij laag aantal deelnemers. De verwachting is echter dat het kamp ng wel dr kan gaan. Er wrdt gevraagd f het bedrag in termijnen betaald kan wrden. Dit zu mgelijk meten zijn, maar dit is meer een kwestie vr de penningmeester. Han stelt vr m in de begrting iets p te nemen zdat het kamp k met verlies dr kan gaan. Hier wrdt unaniem vr ingestemd. Vertruwenspersn: Er zijn it mensen gepperd vr deze psitie. Er is echter ng niemand ingesteld. Dit wrdt bij de vlgende HB vergadering behandeld. Rndvraag 9
Jb: Waarm is het vr smmige kampen mgelijk m znder handtekening aan te melden. Dit ligt aan de delgrep. Hilde-Ltte gaat zich hier mee bezig huden. Ldewijk refereert naar een punt van vrig jaar. Er is inmiddels een handleiding vr subsidie van StUV p de StUV website. Dit is er ng niet vr activiteiten. Juliëtte vraagt naar een beleid vr he de jwg reageert p (ud) kaderleden die kinderen krijgen. Hier is ng niets vr, maar het kan geregeld wrden. Een pzet hiervr kan naar de secretaris gestuurd wrden. Afsluiting: 16:17. 10