januari - februari 2016 Opmaken plaatsingslijst: - Verder pmaken van plaatsingslijst stadsarchief Izegem - Overleg Heemkundig kring Ten Mandere mtrent de dr hen pgemaakte mschrijvingen van het histrisch archief - Oude nummering van de rekken in het archiefdept Mrslede verwijderen en nakijken van de plaatsingslijst - Verder plijsten van de ls p de rekken liggende dcumenten en dssiers in gemeentearchief Ledegem - Verder plijsten van de dssiers in het gemeentearchief Hglede die geklasseerd zijn vlgens NDC-cde - Aanvullen van de plaatsingslijst OCMW Izegem (bepaalde zaken werden in het archief geplaatst znder de prcedure van archiefverdracht te vlgen) - Gemeentearchief Mrslede (ter vrbereiding van de plaatsing van de nieuwe archiefrekken): Het archief dat in de ude archiefkasten pgebrgen lag, werd verpakt in zuurvrije archiefdzen en p archiefrekken geplaatst. Dit werd uiteraard k in de plaatsingslijst aangepast Tekennen van bewaartermijnen aan de dcumenten en dssiers die uit de ude archiefkasten werden gehaald en in zuurvrije archiefdzen werden verpakt. Starten met verpakken van dssiers en dcumenten uit grte dzen in zuurvrije archiefdzen en aanpassen in plaatsingslijst - Plaatsbezek aan archief OCMW Zwevezele (25/01): stand van zaken bekijken en aanpak bepalen - OCMW Hglede: verpakken van de permanent en tijdelijk te bewaren lsliggende dcumenten en dssiers in zuurvrije archiefdzen en dit aanpassen in de plaatsingslijst - Plaatsbezek archief cultuurdienst en biblitheek Mrslede + starten met plijsten (21/02) 1
Selectie en vernietiging: - Plaatsbezek aan het archief van de sprtdienst Izegem (19/01): afgesprken dat IGA in maart f april een plaatsing- en selectielijst pmaakt. - Plaatsbezek archief De Leest Izegem en geven van advies mtrent bewaartermijnen en verdere aanpak (27/02) - Stadsarchief Izegem: Archiefdzen die vr vernietiging in aanmerking kmen, werden met een rde stickerbl gemarkeerd. Afspreken met technische dienst Izegem ver aanpak selectie en vernietiging archief. Ophalen van te vernietigen archief dr technische dienst en effectieve vernietiging (01/02). Er werd 4.160 kg papier vernietigd. - Archief revalidatiecentrum Ten Bs (OCMW Izegem): Opmaken van plaatsingslijst Opmaken van selectielijst, terugkppelen aan secretaris, verwerken van feedback Lsse stukken en dssiers die permanent f ng tijdelijk te bewaren zijn werden verpakt in zuurvrije archiefdzen. Gedkeuring vr vernietiging aanvragen aan Rijksarchief Vrbereiden van verhuis: check aanpak bij technische dienst, alles werd p paletten gestapeld zdat de technische dienst deze naar het OCMW kan verhuizen (7 paletten in ttaal). Wat permanent en tijdelijk te bewaren is, werd bij elkaar p paletten gestapeld; wat vr vernietiging in aanmerking kmt, werd p paletten samen gezet Technische dienst verhuist het archief van Ten Bs naar het OCMW Izegem. IGA plaatst de permanent en tijdelijk te bewaren dcumenten en dssiers in de archiefruimte en neemt deze p in de plaatsingslijst. 2
- Gemeentearchief Hglede: Dubbelcheck van de pgemaakte selectielijsten Via secretarissen selectielijsten terugkppelen naar persneel en verwerken van ntvangen feedback persneel. Gedkeuring vr vernietiging aanvragen aan Rijksarchief Effectieve selectie van de te vernietigen dcumenten Ophalen van het te vernietigen archief dr technische dienst (13/02, e.v.) - OCMW-archief Izegem: Dubbelcheck van de pgemaakte selectielijst Via secretarissen selectielijst terugkppelen naar persneel Gedkeuring vr vernietiging aanvragen aan Rijksarchief Overleg mtrent bewaartermijnen verheidspdrachten en verdere aanpak (24/02) - Gemeentearchief Wielsbeke: Met betrkken dienst bekijken van plaatsing dcumenten en dssiers in het milieuarchief Technische dienst haalt het te vernietigen archief p in de lds (16/02) Archiefverdracht - Infmment algemene afspraken archiefverdrachten: Gemeente Hglede (09/01) OCMW Ledegem (10/01) Stad Izegem (16/01 en 19/01) OCMW Hglede (26/01) - Geven van advies aan verschillende diensten ver aanpak archiefverdracht, bewaartermijnen en manier van klasseren dssiers:.a. persneelsdienst Izegem, Vrije Tijd Hglede, Sciale Dienst OCMW Ledegem, Sciale Dienst OCMW Mrslede, Sciale Dienst OCMW Hglede, 3
- Overleg sciale dienst OCMW Izegem mtrent verdracht en plaatsing van hun dssiers in archiefruimte (15/02) - Effectieve archiefverdrachten: Financiële dienst Ledegem Dienst Cmmunicatie Ledegem Dienst Ruimtelijke Ordening Izegem Dienst Openbare Werken Izegem Wnzrg OCMW Mrslede Secretariaat Ledegem Dienst Patrimnium Ledegem Dienst Vrije Tijd Hglede Jeugddienst Ledegem Dienst Bevlking Izegem Financiële dienst Wielsbeke Burgerzaken Wielsbeke Secretariaat Wielsbeke Dienst Beleidsndersteuning Wielsbeke - Opname van archief brandweer Ledegem in het gemeentearchief (ng nader te beschrijven en te verpakken in zuurvrije archiefdzen) - Tijdelijk in bewaarneming van het archief van de PWA-dienst Ledegem Digitaal archief - Overleg met gemeentesecretaris Ledegem ver aanpak nieuwe digitale mappenstructuur (10/01) + verleg IT-dienst ver aanpak (25/01), verwerken van feedback MAT en secretaris OCMW Ledegem - Vrstel en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur telichten p MAT Ledegem (10/02), verwerken van feedback MAT - Dem beeldbank Zeticn/Mediahaven dr Luc Vervaecke (06/02): als mgelijke plssing vr het aanwezige audivisueel digitaal materiaal - Bespreking cncrete aanpak implementatie nieuwe digitale mappenstructuur in stad Izegem (08/02) - Overleg met gemeentesecretaris, IT en Vrije Tijd Hglede ver aanpak digitale mappenstructuur (15/02) 4
- Overleg IT-verantwrdelijke Mrslede (20/02) Digitalisering van archief - Wingene liet reeds alle tekstaffiches WOI digitaliseren. Om deze via Prbat beschikbaar te stellen, is het ndzakelijk de mschrijvingen van deze affiches te herwerken. Dit werd nder het persneel van de archiefdienst verdeeld, zdat dit tegen eind 2017 klaar is m geïmprteerd te wrden. - Digitalisering van ftcllectie uit stadsarchief Izegem: phalen van reeds ingescande ft s en afgeven van ng in te scannen ft s bij Tatsevet (ft s Herfstmuziekfestival 1992 t/m 1996). - Gemeentearchief Ledegem: bekijken ntvangen fferte Vanden Brele vr digitalisering aktes burgerlijke stand / uitwerken van enkele mgelijke scenari s vlgens beschikbare budget - Nakijken van pgemaakte vereenkmst tussen stad Izegem en Rijksarchief mtrent digitalisering van parchieregisters Kachtem en Izegem + zrgen dat vereenkmst ndertekend aan Rijksarchief wrdt terug bezrgd Vragen, pzekingen en raadplegingen archief - Op vraag van heemkring vr een publicatie ver Ledegem tijdens WOI nakijken f er affiches/aanplakbrieven WOI in het archief aanwezig zijn. Mgelijke interessant materiaal werd ter raadpleging klaargezet. (plaatsbezek 28/02) - Vragen mtrent genealgie Calamiteit archief Ledegem - In nvember 2016 kwam er pnieuw wat water binnen in de archiefruimte. Dankzij de aanwezige ntvchtiger werd de relatieve vchtigheid nder cntrle gehuden. Het water werd regelmatig dr de technische dienst weggepmpt. - 12/01 en 27/01 vnden er nieuwe injectiewerken plaats. - Aan de hand van een datalgger wrdt de situatie nauwgezet pgevlgd. Studiedagen, stuurgrep, teamverleg, e.a. - Per bestuur werd een stand van zaken pgemaakt en een verzicht van de plannen vr 2017. Dit dcument werd aan de secretarissen bezrgd met de vraag dit p de agenda van het cllege f de OCMW-raad te agenderen. - Schrijven van artikel ver werking IGA vr tijdschrift META + verwerken feedback van redactieraad + selecteren van bijpassende ft s - Teamverleg IGA (10/01, 24/01, 07/02, 22/02) - Intern verleg archiefdienst Wingene (12/01, 25/01) - Vrbereiden en vrzitten Archiefwerkgrep gemeente Wingene (09/02) 5
- In de mate van het mgelijke bijwnen van het GIO BIE - Vrbereiden en bijwnen van Intervisiegrep Midwest archief (20/02) - Vrbereiden en vrzitten stuurgrep IGA (22/02) - Nieuwjaarsdrink gemeente en OCMW Ledegem (05/01) + Nieuwjaarsdrink gemeente en OCMW Wielsbeke (06/01) - Vrbereiden Cultuursirée en Cultuursirée zelf (19/01) - Krt persmment ver verwezenlijkingen in stadsarchief Izegem en 1 jaar werking IGA (16/01) - Bedankings- / nieuwjaarsdrink Ten Mandere (16/01) - Overleg Staden: geven van advies ver aanpak digitale mappenstructuur, aanpak verhuis/verdracht diensten (30/01) - Op uitndiging van stadsarchief Reselare: plaatsbezek restauratiefirma Vanwaarde en ntzuringsfirma in Nederland (25/01) - Vrbereiden en vrzitten van bijeenkmst Archiefwerkgrep Wingene (09/02): krte herpfrissing van algemene afspraken en aanpak archiefverdrachten + maken van algemene afspraken ver raadplegen en ntlenen van dssiers uit archief - Wingene: pmaak van actieplan 2017 en dit bezrgen aan secretaris - Verspreiden inf grepsaankp prvincie van archiefverpakkingsmateriaal, bundelen en drgeven aan het Prvinciaal Archief van alle bestellingen vr Midwest - Opmaak van een samenvattend jaarverslag IGA vr pname in het jaarverslag Midwest - Kennismaking met dcumentbeheersysteem en klasseermethde van firma Ariës (08/02) - Bespreking vrstel Bruynzeel vr inrichting ng nieuw te buwen archiefdept Wielsbeke (13/02) - Overleg archiefdienst Ostrzebeke ver.a. hun manier m Prbat te gebruiken (16/02) - Overleg met RADAR ver agendapunt mgevingslket p stuurgrep (17/02) 6
- Telichting van stand van zaken en plannen 2017 aan CBS Wielsbeke (20/03) - Bijwnen intakegesprek infrmatieveiligheid Izegem (23/02) - Vrbereiden nta i.v.m. RM-tl, beeldbank en e-dept vr Cluster Cultuur Midwest - Opvlgen van de cmmunicatie ver IGA via BIE-kanalen: aanleveren suggesties vr blgberichten p de Facebkpagina BIE, schrijven en plaatsen van blg p webpagina van IGA. 7