maart - april 2017 Opmaken plaatsingslijst:

Transcriptie

1 maart - april 2017 Opmaken plaatsingslijst: - Stadsarchief Izegem: o Oplijsten van archief Sportdienst Izegem o Verder oplijsten van archief op blauwe rekken in Stadsarchief Izegem o Archiefoverdracht van dienst Secretariaat Izegem verplaatsen en opnemen in plaatsingslijst - OCMW-archief Izegem: o In detail omschrijven van de aankoopdossiers zodat samen met personeel kan bekeken worden welke dossiers bewaard moeten blijven en welke voor vernietiging in aanmerking komen o Reeks sociale dossiers 2015 ordenen en in de rekken plaatsen, aanpassen in plaatsingslijst - Gemeentearchief Moorslede: o Vrijwilliger Dirk Vandenberghe maakte een omschrijving op van de aanwezig losliggende kaarten - Gemeentearchief Hooglede: o Verpakken van dossiers geklasseerd volgens NDC-code in zuurvrije archiefdozen - OCMW-archief Hooglede: o Verder verpakken van losliggende documenten en dossiers o Aansluitend plaatsen van archief - Gemeentearchief Wielsbeke: o Verder verpakken van losliggende documenten in archief Gemeentehuis - OCMW-archief Wielsbeke: o Nakijken van plaatsingslijst na selectie - OCMW-archief Zwevezele: o Maken van de nodige voorbereidingen (nummeren rekken en archiefdozen) zodat bij een volgend plaatsbezoek kan gestart worden met de opmaak van een plaatsingslijst - Na selectie verpakken van permanent en tijdelijk te bewaren losliggende dossier bij buitendiensten Wielsbeke en Moorslede (nog verder op te volgen) - Aanzet van mogelijk archievenoverzicht Probat 1

2 Selectie en vernietiging: - Stadsarchief Izegem: o Plaatsbezoek aan voormalig Borstelmuseum in Izegem voor geven advies rond aanpak verhuis archief en bewaartermijnen (24/04) o Toekennen bewaartermijnen aan losliggend archief op blauwe rekken o Nakijken bewaartermijnen deel 2 o Toekennen bewaartermijnen aan archief sportdienst - OCMW Izegem: o Selectie van documenten die voor vernietiging in aanmerking komen o Er werd kg papier vernietigd - Gemeentearchief Moorslede: o Toekennen en dubbelchecken van bewaartermijnen buitendiensten en terugkoppelen aan betrokken diensten - Hooglede: o Toekennen en dubbelchecken van bewaartermijnen toegekend aan archief secretariaat, uitvoeren selectie te vernietigen archief - OCMW Hooglede: o Samen met Sociale dienst schonen van (sociale) dossiers o Schonen van aanwervingsdossiers - Ledegem: o Toekennen van bewaartermijnen gemeentearchief Ledegem en deze dubbelchecken o Overleg met gemeentesecretaris over aanpak selectie en vernietiging in gemeentearchief o Bezorgen selectielijst aan betrokken diensten van losliggend archief + verwerken van feedback personeel op bewaartermijnen van losliggend archief - Wielsbeke: o Toekennen en dubbelchecken van bewaartermijnen archief buitendiensten en deze terugkoppelen aan betrokken diensten, uitvoeren van de selectie bij de sportdienst Archiefoverdracht - OCMW Izegem: o Langs gaan bij Sociaal Huis t Antwoord voor duiding bij aanpak archiefoverdrachten (23/03) o Opname van archief dat via verschillende overdrachten in de tussenruimte werd geplaatst in het archiefdepot 2

3 o Plaatsing van archief Revalidatiecentrum Ten Bos in archiefdepot - Gemeentearchief Moorslede: Overleg met Milieudienst over aanpak klassering en bewaring milieuvergunningen (30/03) - Gemeentearchief Wingene: Data prikken om bij verschillende gemeentediensten langs te gaan om de aanpak van archiefoverdrachten toe te lichten - Gemeente Ledegem: Plaatsing van archief brandweer in gemeentearchief en opname in plaatsingslijst - Effectieve archiefoverdrachten: o Sociale Dienst OCMW Izegem o Financiën Stad Izegem o Financiën Gemeente Hooglede o Ruimtelijke Ordening Gemeente Wielsbeke o Personeelsdienst Gemeente Wielsbeke o Dienstenhuis OCMW Hooglede o Sociale Dienst OCMW Hooglede o Burgerzaken Gemeente Moorslede o Financiën OCMW Izegem o Financiën Gemeente Wielsbeke o Dienst Ouderenhuisvesting OCMW Wielsbeke o Secretaris OCMW Wielsbeke o Secretaris OCMW Ledegem o Personeelsdienst Gemeente en OCMW Ledegem o Secretariaat Gemeente Ledegem Schenkingen - Gemeente Hooglede kreeg via schenking documenten (vnl. toneelstukken) van de Toneelkring Kunst en Vreugd: deze werden door IGA in het archief opgenomen en geïnventariseerd. Ook zorgde IGA dat er een overeenkomst werd opgemaakt tussen de schenker en de gemeente. - Verpakken in zuurvrije dozen en opnemen in plaatsingslijst van reeks partituren die aan het gemeentearchief Hooglede in bewaargeving werden gegeven - IGA werd gecontacteerd i.v.m. een mogelijke schenking voor het stadsarchief Izegem. Omdat het over zeer fragmentarische documenten ging, deze niet meteen relevant waren voor Izegem en ook geen aanvulling waren op een bestaande reeks die reeds in het archief wordt bewaard, werden deze niet in het stadsarchief opgenomen. De aanbieder werd dan ook doorverwezen naar de Heemkundige Kring Ten Mandere. Digitaal archief - Izegem: o eerste algemeen infomoment over opzet, doelstelling en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur voor cluster Vrije Tijd (20/03) 3

4 o Opstart nieuwe digitale mappenstructuur Museum en dienst Toerisme (22/03) o Opstart nieuwe digitale mappenstructuur VES (23/03) o Opstart nieuwe digitale mappenstructuur Jeugddienst (24/03) o Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bibliotheek (03/04) o Overleg directeur Art IZ over aanpak en opstart nieuwe digitale mappenstructuur (20/04) - Ledegem: o Overleg rechtenbeheer, verwerken feedback Sociale Zaken en aanmaak aanpassingen nieuwe mappenstructuur (06/03) o Overleg diensthoofd Vrije Tijd omtrent opmaak en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur (06/03) o Algemeen infomoment over opzet, doelstelling en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur voor gemeentepersoneel (25/04) - Hooglede: o Verdeling werk en bepalen aanpak voor schonen digitale map publiek (17/03) o Toelichting op het MAT omtrent aanpak nieuwe digitale mappenstructuur (10/04) - OCMW Wielsbeke: o Opmaak nieuwe digitale mappenstructuur - Moorslede: o Check huidige digitale mappenstructuur - Verzamelen van info over de manier waarop de verschillende besturen hun digitale bouwaanvragen bewaren in hun mappenstructuur en met welke softwareleverancier ze werken. Dit als voorbereiding op de mogelijke oprichting van verschillende werkgroepen WLOA omtrent de digitale bouwaanvragen. Digitalisering van archief - Gemeentearchief Ledegem: overleg met o.a. Vanden Broele over mogelijke aanpak digitalisering aktes burgerlijke stand (16/03) - Stadsarchief Izegem: o laten ondertekenen en terug bezorgen van overeenkomst met Rijksarchief Kortrijk voor digitalisering van parochieregisters Kachtem en Izegem o de externe schijf waarop Tatsevoet de gedigitaliseerde foto s opslaat in afwachting dat deze op de server van stad Izegem worden geplaatst, is stuk. Heel wat werk is verloren gegaan. Vanaf nu worden de gescande foto s met IGA gedeeld via One Drive. 4

5 Vragen, opzoekingen en raadplegingen archief - Vragen omtrent genealogie (meestal door te verwijzen naar dienst Burgerlijke Stand) - Vragen van verschillende diensten die zochten naar specifieke dossiers of documenten (IGA kon op basis van de plaatsingslijsten zo goed als altijd de diensten de juiste plek aanwijzen) Compactusrekken gemeentearchief Moorslede - Ter voorbereiding van de plaatsing van de nieuwe compactusrekken, wordt het archief (her)verpakt in zuurvrije dozen en verplaatst zodat de ruimte vrij komt en de nodige werken van start kunnen gaan - Opvragen en vergelijken van verschillende offertes voor aankoop roetsponzen + vragen aan secretariaat om nodige materiaal (roetsponzen, microvezeldoekjes) te bestellen. Dit om o.a. bevolkingsregisters droog te reinigen Studiedagen, stuurgroep, teamoverleg, e.a. - Teamoverleg IGA (10/03, 21/03, 04/04) - Intern overleg archiefdienst Wingene (06/04, 19/04, 21/04) - In de mate van het mogelijke bijwonen van het GIO BIE - Voorbereiden en bijwonen van Intervisiegroep Midwest archief (24/04): demo RecordsManagement-tool door Karel van de Mieroop (VHiC) - Overleg met Frauke De Wilde, Intergemeentelijke Archivaris Land van Dendermonde (01/03): duiding over aanpak digital trash day IGA en delen van ervaringen - Bijwonen infosessie omtrent modernisering en digitalisering burgerlijke stand, Algemeen Rijksarchief Brussel (06/03) - Overleg met Koen Demarsin en Annelies Noppe van Erfgoedcel Pajottenland en Zennevallei (07/03): briefen over totstandkoming, werking en aanpak IGA als mogelijke inspiratie voor een eventuele intergemeentelijke samenwerking rond archiefwerking in Pajottenland en Zennevallei - Toelichting op Cluster Cultuur Midwest (08/03): RM-tool, beeldbank, E-depot - Plaatsbezoek aan repetitielokaal muziekharmonie Wingene (09/03): geven van advies rond bewaring en digitalisering partituren - Opvolgen groepsaankoop archiefverpakkingsmateriaal via provincie - Projectvereniging BIE en IGA worden uitgenodigd door gemeente Staden (14/03) - Geven van advies omtrent schimmelproblematiek in archief Oudenburg (15/03) 5

6 - Bundelen en bezorgen van foto s van enkele topstukken uit enkele gemeentearchieven uit werkingsgebied IGA voor opname in META Bijwonen Algemene Ledenvergadering VVBAD, Leuven (17/03) - Bijwonen bijeenkomst Werkgroep Lokale Overheidsarchieven VVBAD, Leuven (17/03) - Vorming digitaal archiefbeheer, VONK (13/03 en 20/03) - Bijwonen WAP-dag, thema Materiële zorg en eerstelijnshulp, Heuvelland (20/03) - Aanleveren nodige info over IGA voor Cultuurtrofee Roeselare (14/03) - Overleg Willy Vallaey, archivaris Roeselare, omtrent eventuele toelichting Atlantis op Intervisiegroep (22/03) - Vorming Een collectieplan? Ook voor kleinere organisatie!, FARO, Brussel (18/04) - Toelichting op College van Burgemeester en Schepenen van Moorslede over de stand van zaken en de verdere plannen van IGA in het gemeente- en OCMW-archief Moorslede (28/03) - Geven van feedback op bevraging Midwest die polst naar interesse regionaal depot en deze bevraging beantwoorden voor de IGA-besturen - Aanleveren van samenvatting jaarverslag IGA voor opname in jaarverslag Midwest - Overleg met Stoomvrienden en Piet Van Coillie over raadpleegbaarheid bedrijfsarchief in Rijksarchief Beveren (25/04) - Kennismaking met DEVENTit, Herre Jan Veenema (26/04) - Kennismaking met Catena Company (27/04) - Opvolgen van de communicatie over IGA via BIE-kanalen: aanleveren suggesties voor blogberichten op de Facebookpagina BIE, schrijven en plaatsen van blog op webpagina van IGA. 6