Vacature administratief medewerker projectvereniging BIE

Transcriptie

1 Vacature administratief medewerker projectvereniging BIE De projectvereniging BIE, een intergemeentelijk samenwerkingsverband tussen 7 gemeenten, met name Roeselare, Staden, Moorslede, Ingelmunster, Lichtervelde, Hooglede en Izegem gaat over tot de aanwerving en invulling van de volgende functie : ADMINISTRATIEF MEDEWERKER (NIVEAU C1 100%) Indiensttreding vanaf 1 januari 2018 Projectvereniging BIE heeft in de afgelopen jaren verschillende deelwerkingen uitgebouwd met elk hun specialisatie: naast een samenwerking van bibliotheken BROERE (2006) herbergt het intergemeentelijk samenwerkingsverband ook erfgoedcel TERF (2008), de intergemeentelijke onroerend erfgoeddienst RADAR (2010) en UiTinMidwest, een samenwerking op het vlak van cultuur (2014). Sinds 2015 neemt BIE ook de coördinatie op zich van de intergemeentelijke archiefdienst (IGA) die opereert binnen de Associatie Midwest. Voor meer info over de huidige werking: zie Functie- en competentieprofiel Omschrijving van de werking Administratief medewerker: Administratieve en logistieke ondersteuning van de verschillende deelwerkingen (briefwisseling, kopiewerk, telefonisch onthaal, beheer adressenbestand en verwerking tot lijsten en etiketten, opvolgen vakbibliotheek en uitleendienst, voorraadbeheer, opvolgen catering en onthaal tijdens evenementen, ) Administratieve ondersteuning op het vlak van beleid, personeel en financiën (administratieve procedures rond subsidies opvolgen, personeelsadministratie, boekhouding, financiële overzichten bijhouden, uitsturen en opvolgen offertes, ) Eerste aanspreekpunt en helpdesk voor vrijwilligers (opvolging praktische taken, algemene wetgeving vrijwilligerswerking, organisatie ontmoetingsmomenten vrijwilligers, ) Ondersteuning van de communicatie (beheer en back-office website en erfgoeddatabank,

2 UiTdatabank, voorbereiding mailings, ) Resultaatsgebieden 1. Instaan voor administratieve en logistieke taken om de algemene werking en specifieke projecten te ondersteunen Assisteren bij ontmoetings- en lanceermomenten: o Versturen van uitnodigingen en aanwezigheidslijsten bijhouden o Offerte catering uitsturen & verder opvolgen o Onthaal tijdens ontmoetings- en lanceermomenten o Helpdesk (& verkooppunt) o Logistieke ondersteuning bieden (klaarzetten zaken, contacteren organistoren ) Allerhande bestellingen plaatsen, contacten met leveranciers verzorgen Ondersteuning bij het gebruik van ICT-materiaal zoals pc s, printer Ondersteuning website: o Zaken toevoegen/wijzigen in overleg o Up-to-date houden van de website (vooral bij contactgegevens) o Google Analytics: doorgeven van bezoekersgegevens o Bijhouden van het adressenbestand 2. Coördineren van administratieve procedures inzake beleid, financiën en personeel Coördineren van de administratieve procedures zoals jaarverslag, actieplan, begroting Ondersteunen bij het opmaken van de begroting Bijhouden van de boekhouding Betalingen opvolgen en uitvoeren, boekingen registreren, facturatie... Kas en financieel dagboek bijhouden Overleggen en contacten onderhouden met de externe boekhouder Contacten beheren met het sociaal secretariaat inzake personeelsadministratie Maandelijks doorgeven van de prestaties van het personeel en andere noodzakelijke informatie 3. Interne werking en communicatie Deelnemen aan interne overlegmomenten Collega s op de hoogte brengen van voor hen relevante informatie, vormingen Bijhouden van de persoonlijke administratie in functie van een efficiënte interne werking (agendabeheer, dienstverplaatsingen, tijdsregistratie, vormings- en verlofaanvragen, ) Rapporteren aan de coördinator en collega's in verband met de eigen taken of projecten Formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven Opvolgen van relevante ontwikkelingen en bijscholen waar nodig 4. Onthalen van klanten en ondersteunen bij de communicatie van BIE Verwelkomen en doorverwijzen van bezoekers aan het onthaal (ook telefonisch en per mail) Verzorgen van de correspondentie

3 Verkoop en administratie van BIE-producten Eerste aanspreekpunt en helpdesk voor vrijwilligers Beheren van de uitleendienst Vakbibliotheek en archief bijhouden Persmap bijhouden Gedragscompetenties 1. Inzet Werkt met enthousiasme en gedrevenheid Stelt zich positief op Staat open voor vragen en taken die op zich afkomen Gaat ervoor om de taken uit te voeren Durft verantwoordelijkheid te nemen 2. Flexibiliteit Verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen bereiken Kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om Werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af Toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen 3. Klantgerichtheid Leeft zich in de situatie van klanten in Stelt zich dienstverlenend op voor iedereen Speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen Neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten Streeft naar klanttevredenheid 4. Loyaal zijn Voelt zich verbonden met de belangen van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin Vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten Toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie 5. Samenwerken Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen Leeft afspraken met leidinggevende en collega s na Blijft meedenken en bijdragen tot een teamopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang Helpt anderen Stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang

4 Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep Zoekt mee naar oplossingen bij conflicten Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid 6. Zelfstandig werken Kan met de nodige instructies aan de slag Is stipt in het nakomen van afspraken Kan werken zonder externe controle Stuurt bij indien er fouten optreden Werkt taken volledig en tijdig af 7. Initiatief Komt uit eigen beweging tot actie Onderneemt iets om de voortgang te versnellen Doet spontaan voorstellen om het werk te verbeteren Start zelf een nieuwe taak op als het werk klaar is of vraagt naar een nieuwe opdracht 8. Nauwgezetheid Komt gemaakte afspraken na Controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig Besteedt aandacht aan details en procedurele vereisten Gaat op zoek naar de juiste informatie, de juiste procedures en regelgeving Geeft deze informatie op een correcte en nauwgezette wijze door Toelatings-en aanwervingsvoorwaarden Om toegang te hebben tot een functie bij projectvereniging BIE, moeten de kandidaten : 1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: 1. Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2. Slagen voor de selectieprocedure; 3. In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs Een opleiding die aansluit bij de functie (secretariaat/boekhouden) strekt tot aanbeveling Wij bieden Werk in een boeiende sector binnen een dynamische projectvereniging.

5 Een afwisselende job met reële verantwoordelijkheden en de kans om je bekwaamheden verder te ontwikkelen. Een dynamische werksfeer met veel contacten met andere instellingen, verenigingen en partners. Een wervingsreserve van 2 jaar. Plaats van tewerkstelling is Roeselare. Een voltijds contract van onbepaalde duur. De bruto-aanvangswedde stemt overeen met de weddenschaal C1, aangevuld met maaltijdcheques en een hospitalisatieverzekering. Interesse? Heb je interesse voor deze vacature, bezorg dan uiterlijk op 30 november 2017 je kandidatuur met: sollicitatiebrief, waarin u uw kandidatuur motiveert, uitgebreide cv, waaruit blijkt dat je voldoet aan de voorwaarden, een kopie van uw diploma( s). Mail je kandidatuur door naar Nele Provoost, coördinator BIE: nele@bienet.be Meer info is eveneens te verkrijgen bij bovenstaande persoon. Selectieprocedure Een preselectie gebeurt op basis van de motivatiebrief en het cv. Maximum 20 kandidaten worden uitgenodigd voor de verdere selectieprocedure. Deze procedure bestaat uit een schriftelijke proef begin december. Kandidaten die minstens 60% halen op de schriftelijke proef worden in de tweede helft van december uitgenodigd voor een mondelinge proef.