mei - juni 2017 Opmaken plaatsingslijst: Verder plijsten van archief p blauwe rekken Overleg met dienst ver mgelijke aanpak schnen, mschrijven en herverpakken buwdssiers van vr de fusie Bespreking met Ten Mandere ver de stand van zaken, werking, mgelijke pdrachten (15/05) Verplaatsen van archiefverdracht bevlking naar verige archief van dienst bevlking Oplijsten van archief Jeugddienst Verder werken aan het gedetailleerder mschrijven van de verheidspdrachten/aankpdssiers aanwezig in het archiefdept Nakijken f archiefvrmer in de plaatsingslijst veral crrect en vlledig werd ingevuld - OCMW Izegem: Opsplitsen van plaatsingslijst per archiefvrmer (OCMW/COO Izegem en deelgemeenten) Dubbelcheck f pgemaakte mschrijvingen en dateringen van aankpdssiers crrect en vlledig is Starten met het schnen van de aanwervingsdssiers aanwezig in het archief Oplijsten van archief aanwezig in WZC De Plataan - Mrslede - Cmpactusrekken Opvlgen van de vrderingen plaatsing nieuwe cmpactusrekken en f de pgemaakte planning haalbaar blijft 1
Nummeren van archiefrekken in vrbereiding van in gebruik name Drg reinigen van bevlkingsregisters en plaatsen in cmpactusrekken Drgreinigen van telfiches landbuw en verpakken in zuurvrije archiefdzen Starten met stfvrij maken van archiefdzen, mschrijving van inhud nakijken en plaatsen in cmpactusrekken (buwdssiers, landbuwtellingen, tezicht p kerkfabrieken) Oplijsten en bezrgen van ng enkele ndige aanpassingen in het archiefdept (verlichting, znnewering, schnen) - OCMW Mrslede Nakijken f archiefvrmer in de plaatsingslijst veral crrect en vlledig werd ingevuld Plaatsingslijst nakijken en ntbrekende inf aanvullen (redactinele vrm, dsnummer, beschrijving p dssierniveau) COO-archief bijeen plaatsen en aanpassen in plaatsingslijst Data persneelsdssiers aanvullen - Hglede: Verpakken van dssiers geklasseerd vlgens NDC-cde in zuurvrije archiefdzen Overleg met dienst ver mgelijke aanpak schnen, mschrijven en herverpakken buwdssiers van vr de fusie Bezig met gedetailleerd mschrijven en nakijken aan de hand van register f alle buwdssiers in het archief terug te vinden zijn + verpakken in zuurvrije archiefdzen Verpakken van permanent te bewaren archief uit ringmappen in zuurvrije archiefdzen - OCMW Hglede: 2
Verplaatsen en plijsten van archiefdzen die aanvankelijk ver het hfd werden gezien, bevatten vnl. dssiers LOI en vreemdelingendssiers Herverpakken van permanent te bewaren en lsliggende dcumenten Bekijken mgelijke aanpak vr gebruik van etiketten p archiefdzen permanent te bewaren archief - Wielsbeke: Verpakken van lsliggende dcumenten en dssiers in zuurvrije archiefdzen en aanpassen in plaatsingslijst Overleg met dienst ver mgelijke aanpak schnen, mschrijven en herverpakken buwdssiers van vr de fusie + aanpak BPA s Buwdssiers van vr de fusie verplaatst naar vrijgekmen rek m ze daar per (deel)gemeente chrnlgisch te rangschikken + bezig met gedetailleerder mschrijven en nakijken aan de hand van register f alle dssiers in het archief terug te vinden zijn + verpakken in zuurvrije archiefdzen Bezig met gedetailleerder mschrijven van BPA s - OCMW-archief Wielsbeke: Bezig met plijsten sciale dssiers in plaatsingslijst Selectie en vernietiging: Nakijken bewaartermijnen deel 2 Nakijken in de rekken f alles wat bij de eerste grte selectie mcht vernietigd wrden k effectief uit de rekken werd gehaald Tekennen van bewaartermijnen archief Jeugddienst + dubbelcheck Tekennen van bewaartermijnen archief p blauwe rekken - OCMW Izegem: Tekennen van bewaartermijnen aan pgelijste archief WZC De Plataan + dubbelcheck + terugkppeling van bewaartermijnen aan directie WZC + aanvragen gedkeuring bij Rijksarchief Bezig met schnen van aanwervingsdssiers - Hglede: Gemaakte selectie van secretariaatsarchief laten gedkeuren dr Rijksarchief en het cllege Technische dienst tnen welk archiefmateriaal er mag weggeverd wrden (24/05) - OCMW Hglede: Schnen van aanwervingsdssiers 3
- Ledegem: Vernietiging van reeds afgeznderde dubbels Verwerken van feedback persneel p bewaartermijnen Selectie en verpakken van lsliggende archiefdcumenten liggend p de eerste twee rijen rekken Vrbereiden van selectielijst vr terugkppeling naar diensten - OCMW Ledegem: Technische dienst bezrgt cntainer vr het phalen van reeds geselecteerde archief + IGA wijst technische dienst het te vernietigen archief aan - Wielsbeke: Uitveren van selectie bij jeugd- en cultuurdienst - Mrslede: Aanpak selectie en vernietiging telichten bij dienst Terisme (12/05) Archiefverdracht - Persneel van De Leest brengt een bezek aan het archiefdept Izegem (15/05) - Wingene: Overleg met jeugd- en cultuurdienst mtrent aanpak archiefverdrachten (04/05) Overleg met biblitheek mtrent aanpak archiefverdrachten (01/06) Overleg met Sprtdienst mtrent aanpak archiefverdrachten (29/06) Overleg met diensthfd Bevlking en Welzijn ivm aanpak archiefverdrachten in Sciaal Huis (29/06) - Effectieve archiefverdrachten: Financiële dienst Ledegem Sciale dienst OCMW Wielsbeke Persneelsdienst Hglede 4
Stedenbuw Wielsbeke Persneelsdienst Hglede Vrije Tijd Hglede Biblitheek Hglede Dienstenhuis OCMW Izegem Sciale Dienst, secretariaat en Patrimnium OCMW Mrslede Digitaal archief - RM-tl Telichting p MAT gemeente Wingene ver mgelijkheden RM-tl en telichting mgelijke aanpak vr implementatie (14/06) Opvlgen interesse bij besturen vr aankp RM-tl Opstart nieuwe digitale mappenstructuur De Leest (04/05) Opvlgen digitale mappenstructuur in biblitheek Opvlgen digitale mappenstructuur Jeugddienst Opvlgen digitale mappenstructuur Museum en dienst Terisme Opvlgen digitale mappenstructuur VES Opvlgen digitale mappenstructuur Sprtdienst Opvlgen digitale mappenstructuur De Leest Opvlgen digitale mappenstructuur Artiz Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij Secretariaat en secretaris (28/06) - Ledegem: Opstart nieuwe digitale mappenstructuur dienst Vrije Tijd (02/05, 15/05) Overleg met diensthfd Stedenbuw mtrent aanpak nieuwe digitale mappenstructuur (16/05) Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij dienst Ruimtelijke Ordening (22/06) - OCMW Ledegem: Algemeen infmment ver pzet, delstelling en aanpak nieuwe digitale mappenstructuur vr OCMW-persneel (02/05) Overleg stavingsdcumenten en ndige aanpassingen in mappenstructuur (22/06) - Hglede: Overleg met IT ver aanpak + klaarzetten nieuwe digitale mappenstructuur vr interne ndersteuning en Vrije Tijd (19/05) Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij financiële dienst, persneelsdienst en Vrije Tijd (06/06) Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij secretariaat, Omgeving en Sprtdienst (08/07) Opstart nieuwe digitale mappenstructuur bij Burgerzaken (30/06) Overleg ver aanpak Beeldbank (08/07) - Wingene: Opmaak van vrstel nieuwe digitale mappenstructuur vr archiefdienst - Ocmw Mrslede: Overleg ver in gebruikname nieuwe mappenstructuur (29/06) 5
Digitalisering van archief Klaarzetten van parchieregisters Izegem en Kachtem vr phaling Rijksarchief (02/06) Het Rijkarchief brengt de gedigitaliseerde parchieregisters van Izegem en Kachtem terug naar het stadsarchief Izegem. De gescande ft s van het Herfstmuziekfestival p de One Drive dwnladen en p de server van Izegem plaatsen. Vragen, pzekingen en raadplegingen archief - Vragen mtrent genealgie (meestal dr te verwijzen naar dienst Burgerlijke Stand). - IGA krijgt vanuit de dienst Burgerlijke Stand regelmatig vragen naar advies mtrent al dan niet raadpleegbaarheid van registers burgerlijke stand en bevlkingsbeken. - Vragen van verschillende diensten die zchten naar specifieke dssiers f dcumenten (IGA kn p basis van de plaatsingslijsten z ged als altijd de diensten de juiste plek aanwijzen) - Brun Lambert (Bierkasteel Van Hnsebruck) wenst ftarchief Maurice Terryn in te kijken - Heemkring Mrslede plant een activiteit p Open Mnumentendag rnd vlas en wenst hiervr de individuele telkaarten landbuw (jaren 1940) in te kijken. Hiervr diende IGA deze eerst stfvrij te maken en te verpakken in zuurvrije archiefdzen zdat deze raadpleegbaar zuden zijn - Naar aanleiding van een publicatie ver Ledegem tijdens WO I herhaaldelijk raadplegingen in gemeentearchief Ledegem (ntulen, briefwisseling) Landbek Sint-Baafs-Vijve 1763, gemeentearchief Wielsbeke - Overleg met Martijn Vandenbrucke mtrent het histrisch kader van dit landbek (19/05) - Advies inwinnen bij cllega-archivarissen ver mgelijke restaurateurs en he/waar mgelijkheid tt digitaliseren van bek - Aanzet van dssier mtrent aanpak restauratie en digitalisatie landbek - Opvragen van vrijblijvende ffertes bij enkele restaurateurs Studiedagen, stuurgrep, teamverleg, e.a. - Teamverleg IGA (02/05, 16/05, 30/05, 13/06, 27/06) - Intern verleg archiefdienst Wingene (18/05, 14/06, 29/06) - In de mate van het mgelijke bijwnen van het GIO BIE 6
- Opvlgen levering en phaling dr de besturen van de grepsaankp archiefverpakkingsmateriaal via prvincie - FAAD-studievrmiddag: nieuwe wetgeving vr digitale tijden, uitdagingen vr archieven (VUB, 03/05) - Infrmatievergadering selectielijst gemeentearchief (Rijksarchief Brugge, 08/05) - Brainstrm mgelijke Prbat-campagne (16/05) - Vrijwilligersuitstap Prjectvereniging BIE (17/05): k de vrijwilligers die IGA bijstaan knden aansluiten bij deze uitstap - Infsessie mtrent integratie stad en OCMW Izegem (22/05) - Overleg met secretaris OCMW Hglede ver verdere aanpak en mgelijke pririteiten in het archief (24/05) - Overleg met secretaris OCMW Izegem ver verdere aanpak en mgelijke pririteiten in het archief (30/05) - Interview met Elise Dewilde, prjectmedewerker Tapis Plein, in kader van veldnderzek archieven en immaterieel cultureel erfged (24/05) - Planningsgesprekken (07/06) - Presentatie Archiefpunt, Liberaal Archief Gent (08/06) - Kennismakend gesprek met nieuwe gemeentesecretaris Wingene (14/06) - Denk- en inspiratiedag, naar een versterkt reginaal erfgedweefsel, FARO Brussel (15/06) - Infrmatieveiligheid vr lkale besturen, VONK Brugge (16/06) - Overleg met secretaris OCMW Wielsbeke ver verdere aanpak en mgelijke pririteiten in het archief (21/06) - Plaatsbezek aan André Demedtshuis, Wingene (19/06) - Vrming GDPR, Lebn Reselare (29/06) - Stuurgrep IGA (28/06) - Kennismaking met firma Rich (30/06) - Opvlgen van de cmmunicatie ver IGA via BIE-kanalen: aanleveren suggesties vr blgberichten p de Facebkpagina BIE, schrijven en plaatsen van blg p webpagina van IGA. 7