Conceptnota. Raamovereenkomst voor een planningstool CD000639

Transcriptie

1 c nceptnta Cnceptnta Raamvereenkmst vr een planningstl CD Versie 7.0 CD000639_cnceptnta.dcx Pagina 1 van 6

2 c nceptnta Inhudspgave 1 Delstelling cnceptnta De pdracht Digiplis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, mtivering, prcedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Mtivatie van de prcedure Prcedure die zal gevlgd wrden... Fut! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3 Omschrijving van de pdracht Deelnemers Delstelling van hfdklanten Beschrijving van de pdracht Duurtijd van de pdracht Achtergrndinfrmatie Huidige situatie Tekmstige situatie Functinele vereisten Gevraagde kppelingen Technische vereisten... 6 Versie 7.0 CD000639_cnceptnta.dcx Pagina 2 van 6

3 c nceptnta 1 Delstelling cnceptnta Via deze cnceptnta wil Digiplis aan de kandidaten vldende infrmatie ver de pdracht meegeven zdat zij kunnen inschatten f zij zich vr deze pdracht wensen in te schrijven en meer cncreet f zij zich in de eerste fase van deze pdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze cnceptnta is luter indicatief en kan het pdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezrgd wrden zal de definitieve bepalingen mtrent deze pdracht bevatten. 1.1 De pdracht Het betreft het vrzien van een raamvereenkmst vr een planningstl vr Digiplis en zijn leden, meer specifiek vr de leden van grep Gent en grep Antwerpen (Stad, OCMW, Plitie, ). Met een planningstl bedelen we een tl m medewerkers in te plannen en dit meestal p basis van uurrsters. Medewerkers zijn tegekend aan een bepaalde entiteit (departement, dienst, subdienst, ). Per entiteit dient er een dienstverlening vrzien te wrden p één f meerdere lcaties (lketten, zalen,.). De tl dient rekening te huden met minimum en maximum bezetting van deze entiteiten, met cmpetenties en functies van medewerkers, de beschikbaarheden van medewerkers (uurrsters, verlven en ziektes, ), met sciale wetgevingen (RPR, feestdagenwetgeving, ca, ) en dient een maximale ndersteuning aan te bieden naar regels die uit deze wetgeving vrtvleien (bvb. maximale week- en shift prestaties). De tl dient inzetbaar te zijn in een z grt mgelijk aantal dmeinen (wnzrgcentra, musea, biblitheken, kinderpvang, lketdiensten,.), en dient standaard cncepten als een centraal planbrd en een emplyee self service (ESS) te vrzien. 1.2 Digiplis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken vr wat betreft hun telematica-beheften sinds 1 ktber 2003 samen in de pdrachthudende vereniging Digiplis. Digiplis levert diensten p het gebied van infrmatie- en cmmunicatietechnlgie. Dit hudt niet enkel hard- en sftware in, maar k geïntegreerde ttaalplssingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken z veel mgelijk geautmatiseerd wrden. Digiplis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lkale plitie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, mtivering, prcedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digiplis (pdrachthudende vereniging) Generaal Armstrngweg Antwerpen Tel. (09) Fax. (09) Prjectleider vr dit bestek: Van Laer Geert Tel: +32 (0) geert.vanlaer@digiplis.be 1 Vr de vrwaarden waarnder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankndiging p Versie 7.0 CD000639_cnceptnta.dcx Pagina 3 van 6

4 c nceptnta 2.2 Wijze van gunnen De pdracht is een pdracht vr diensten in de klassieke sectr waarvr de Belgische nderhandelingsprcedure met bekendmaking wrdt gehanteerd ten beheve van het pdrachtgevend bestuur Digiplis. 2.3 Mtivatie van de prcedure De aanbestedende dienst pteert vr het tewijzen van een pdracht van diensten vr de nderhandelingsprcedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni De aanbestedende verheid is immers van mening dat de gunning van nderhavige pdracht niet mgelijk is dr aanbesteding nch dr fferteaanvraag mdat de technische specificaties van de pdracht p vrhand niet met vldende nauwkeurigheid kunnen wrden bepaald 2.4 Prcedure die zal gevlgd wrden De prcedure van berdeling van de inschrijvers zal verlpen in 2 nderhandelingsrndes, zals hiernder beschreven. Rnde 1 Selectiefase Via deze cnceptnta wil Digiplis aan de kandidaten vldende infrmatie ver de pdracht meegeven zdat zij kunnen inschatten f zij zich vr deze pdracht wensen in te schrijven en meer cncreet f zij zich in de eerste fase van deze pdracht willen kandidaat stellen. Eurpese nderhandelingsprcedure met bekendmaking Streefdatum Verzending Publicatieblad EU (EU) 22/9/2014 Verzending Bulletin der Aanbesteding (BE) 22/9/2014 Openbare zittingsdag kandidaatstelling 22/10/2014 Opvragen ntbrekende stukken 29/10/2014 Berdeling kandidaten 31/10/2014 Verzending brief aan niet-geselecteerden ifv berepsmgelijkheden 12/11/2014 Rnde 2 Bestekfase De geselecteerde kandidaten ntvangen het bestek incl. een uitgebreide beheftelijst (functineel en technisch), en dienen een fferte in. Verzending bestek aan geselecteerden 13/12/2014 Zittingsdag ntvangen ffertes 19/01/2015 Onderhandelingen (technisch, SLA's en prjectaanpak) 21/01-27/02 Prijsnderhandelingen 21/01-27/02 Opstellen gunningsverslag 27/02/2015 Verzending aan niet-geselecteerden ifv berepsmgelijkheden 27/03/2015 Verzending aan geselecteerden 27/03/2015 Start implementatie 11/04/2015 De aanbestedende verheid behudt zich het recht vr m, in het licht van de cncrete nden van het nderhandelingsprces, het verlp van deze nderhandelingen te wijzigen. Versie 7.0 CD000639_cnceptnta.dcx Pagina 4 van 6

5 c nceptnta 3 Omschrijving van de pdracht 3.1 Deelnemers Het raamvereenkmst is vrzien vr alle leden van grep Gent en grep Antwerpen. De bedeling is m gedurende de duurtijd van het raamvereenkmst implementaties te realiseren bij meerdere klanten. Mmenteel vrzien we vr 2015 een implementatie bij OCMW Gent Ouderenzrg (inplannen van 690 medewerkers). Andere ptentiële implementaties: Musea Gent, Dienst Kinderpvang Gent, 3.2 Delstelling van hfdklanten Implementatie van de planningstl cnfrm hun behefte in de lp van de duurtijd van de pdracht. 3.3 Beschrijving van de pdracht Vrzien van een raamvereenkmst vr een planningstl, zals beschreven in de pdracht. 3.4 Duurtijd van de pdracht Het betreft hier een raamvereenkmst met een duurtijd van 5 jaar. 4 Achtergrndinfrmatie 4.1 Huidige situatie Bij een aantal leden van grep Gent wrdt de resurce planning ng handmatig uitgeverd, veelal p basis van excel bestanden. Dit wensen we te autmatiseren, mdat dit vandaag te cmplex wrdt, te tijdrvend, en er vaak k een te grte afhankelijkheid ntstaat van de planner. 4.2 Tekmstige situatie Een geautmatiseerde planning bij meerdere leden. 5 Functinele vereisten Deze wrden later in detail beschreven in het bestek. 6 Gevraagde kppelingen Tijdsregistratie Vr tijdsregistratie wrdt bij veel van nze klanten nu gebruik gemaakt van de tepassing Xtremis van GET. Via mifare badges wrden vandaag prikkingen (bij start en einde van shift, bij (lunch)pauze) alsk functietetsen zals bvb. fietsvergedingen, dienstreis) geregistreerd via prikklkken (Eagle en DT1000). Deze gegevens wrden beheerd via de tl Xtremis. Deze gegevens zullen uit Xtremis p regelmatige basis (bvb. m de 15') geëxprteerd wrden in txt. files, en dienen ingeladen te wrden in de planningstl. Een kppeling zal vrzien wrden via het persneels- f identificatienummer. Na de imprt uit Versie 7.0 CD000639_cnceptnta.dcx Pagina 5 van 6

6 c nceptnta Xtremis dient de planningstl geactualiseerd te wrden. Bij smmige klanten wrden k de aanvragen vr aan- en afwezigheden geregistreerd in Xtremis. Daar dienen gevalideerde aanvragen geëxprteerd te kunnen wrden naar de planningstl. E-Hrm Er dienen meerdere gegevens geëxprteerd en geïmprteerd te kunnen wrden naar de harde e-hrm tl. Van e-hrm -> planningstl: Persnsgegevens Cntractgegevens Ziekte cde(s) Van planningstl -> e-hrm: Aan- en afwezigheden Standaard te presteren uren Maaltijdcheques Aantal kilmeters AD Integratie Idealiter wrdt binnen de planningstl AD integratie vrzien vr single sign n. 7 Technische vereisten De database en applicatie servers zullen gedeplyd en beheerd wrden in de Digiplis mgeving. Als database dient SQL Server gebruikt te wrden. Mmenteel gebruiken wij versie 2008R2 De tepassing dient vldende schaalbaar te zijn m +700 werknemers te beheren en in te plannen en m tientallen planners simultaan met de tl te laten werken. De tepassing dient integraal in het Nederlands beschikbaar te zijn De ESS dient web enabled te zijn De tepassing dient inzetbaar te zijn in tal van sectren (wnzrgcentra, musea, lketdiensten,.) Deze lijst is niet-limitatief. In het bestek zal deze aangevuld wrden met andere technische vereisten. Versie 7.0 CD000639_cnceptnta.dcx Pagina 6 van 6