Blz. 71 FUWA-PO Sessie Functie-informatie Functienaam Organisatie KPOA Onderdeel Scholen Salarisschaal 11 Indelingsniveau Vb FUWASYS-advies 11 - Vb Werkterrein Bedrijfsvoering -> Facilitaire Zaken Bedrijfsvoering -> P&O Bedrijfsvoering -> PR & Communicatie Activiteiten Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren Coördinatie van activiteiten en processen Kenmerkscores 44443 44334 43 43 Somscore 51 Uitvoerder beheerder Datum 27-10-2008 FUWASYS-versie 2006.1.51 Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort e.o., een stichting van scholen voor primair onderwijs. De stichting kent een College van Bestuur (CvB) met een Raad van Toezicht en een stafbureau bestaande uit beleidsmedewerkers personeel, beleidsmedewerkers onderwijs en opleidingen, een managementcontroller en administratieve ondersteuning. De leiding van de individuele school berust, onder leiding van een integraal schoolleider, bij een managementteam. Het management van de school wordt ondersteund door één of meer onderwijsondersteunende functionarissen. De schoolbusiness manager (SBM) kan gezien worden als de rechterhand van de schooldirecteur. Er is een stringente taakverdeling tussen de schoolleider en de SBM. De schoolleider richt zich op de onderwijskundige processen en de SBM op de beheersmatige processen in de school. De SBM zorgt ervoor dat de beheersmatige processen binnen de organisatie goed georganiseerd worden en dat er een hoge mate van efficiëntie en effectiviteit binnen de processen wordt nagestreefd. De SBM doet dit onder de verantwoordelijkheid en aansturing van de schoolleider, maar beschikt over gedelegeerde verantwoordelijkheden op de navolgende functionele gebieden: HRM, financiën, administratie, gebouw en materiaal, marketing, ICT, e.d. Desgewenst en desgevraagd is de SBM belast met het geven van leiding aan uitvoerende medewerkers op de genoemde functionele gebieden / werkvelden. Nadrukkelijk behoort ook tot de taakopdracht het (strategisch) adviseren van de schoolleiding en/of het College van Bestuur met betrekking tot de ontwikkeling en inrichting van het algemene beleid op de genoemde functionele gebieden / werkvelden, het eventueel ontwikkelen van breed binnen de organisatie KPOA inzetbare instrumenten, regelingen, protocollen, enz., alsmede het evalueren van de uitvoering van het vastgestelde beleid voor de genoemde functionele gebieden / werkvelden. Het competentieprofiel maakt onlosmakelijk deel uit van deze functiebeschrijving.
Blz. 72 Resultaatgebieden 1. Is belast met het(strategisch) adviseren van de schoolleiding en/of het College van Bestuur met betrekking tot de ontwikkeling en inrichting van het meer algemene beleid op de genoemde functionele gebieden / werkvelden, het eventueel ontwikkelen van breed binnen de hele organisatie KPOA inzetbare instrumenten, regelingen, protocollen, enz., alsmede het expliciet evalueren van de uitvoering van het vastgestelde beleid voor de genoemde functionele gebieden / werkvelden. 2. Adviseert de schoolleiding op het gebied van (aanpak en uitvoering van)hrm, financiën, administratie, gebouw en materiaal, marketing, ICT, e.d. door: het opzetten van regels, protocollen, regelingen, procedures en werkafspraken met betrekking tot de genoemde functionele gebieden / werkvelden; het toezien op een adequate planning en control cyclus voor de HRM / administratieve en financiële processen; het desgewenst en desgevraagd (mede) ontwikkelen van plannen met betrekking tot nieuwbouw, verbouw en uitbreiding van gebouwen en de (technische) inrichting ervan; het beoordelen van door de gebruikers ingediende vernieuwings- of vervangingsaanvragen op technische haalbaarheid, doelmatigheid en wenselijkheid, alsmede op de budgettaire gevolgen ervan en het in dat kader onderhandelen met aannemers en onderhoudsbedrijven en het doen van voorstellen aan de schoolleiding; het (laten) opzetten van een adequate ICT-structuur binnen de school/scholen; het zorgdragen voor een op maat gesneden marketingstrategie ten behoeve van de school/scholen. 3. Coördineert en verricht werkzaamheden op het gebied van HRM, financiën, administratie, gebouw en materiaal, marketing, ICT, e.d. door: het houden van toezicht op de voortgang en kwaliteit van lopende onderhouds- en huisvestingsprojecten; het voeren van overleg en het maken van afspraken met leveranciers, fabrikanten, bedrijven en gebruikers van de gebouwen en terreinen over geleverde of gewenste goederen of diensten; het, binnen de door de schoolleiding gestelde kaders en budgetten, inkopen van materialen (school- en kantoorbehoeften, computers, werkplekinrichtingen en schoonmaakartikelen) en diensten (servicecontracten, schoonmaakcontracten, etc.); het opstellen van een jaarlijks onderhoudsplan, afgeleid van het meerjarenonderhoudsplan (MOP) en het, na goedkeuring door de schoolleiding, zorgdragen voor de uitvoering ervan; het zorgdragen voor de uitvoering van Arbo-taken en de beveiliging en bewaking van de school en het in dat kader onderhouden van contacten met de Arbo-dienst, politie en brandweer; het houden van toezicht op de administratieve organisatie; het belast zijn met het (laten) voeren van een juiste financiële administratie; het (mede) belast zijn met de voorbereiding van de jaarlijkse (ontwerp)begroting, de meerjarenbegroting, de begrotingswijzigingen, de jaarrekening en tussentijdse (financiële) rapportages; het bewaken van de afgesproken protocollen en procedures in het belang van de medewerkers met betrekking tot HRM en personeelsbeleid in het algemeen; het coördineren van de aanschaf, invoering, onderhoud, en het technische beheer van (computer)systemen, netwerken en applicaties alsmede het (laten) zorgdragen voor een adequate gebruikersondersteuning op de school/scholen; het (laten) uitvoeren van de vastgestelde marketingplannen. 4. Geeft desgewenst en desgevraagd leiding aan uitvoerende medewerkersop de genoemde functionele gebieden / werkvelden door: het verdelen van de werkzaamheden over de medewerkers; het toezien op een goede uitvoering van de werkzaamheden; het opstellen van draaiboeken voor de functionele gebieden / werkvelden; het beheren van terzake toegekende budgetten; het uitvoeren van de personeelszorg (o.a. functioneringsgesprekken).
Blz. 73 Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - de SBM is verantwoording schuldig aan de schoolleiding (evt. het CvB) voor wat betreft bruikbaarheid van de resultaten op het gebied van (aanpak en uitvoering van)hrm, financiën, administratie, gebouw en materiaal, marketing, ICT,voor de kwaliteit van de adviezen en voor het geven van leiding aan de uitvoerende medewerkers; - de SBM werkt binnen het kader van samenhangende richtlijnen, (HRM / ICT / enz.) procedures, het meerjarenonderhoudsplan en het meerjareninvesteringsplan vastgesteld door de schoolleiding / het College van Bestuur, relevante wet- en regelgeving en veiligheids- en inspectierichtlijnen en technische en budgettaire aspecten van belang bij het beoordelen van vernieuwings- of vervangingsaanvragen van gebruikers; - de SBM neemt beslissingen over de inhoud van de adviezen, over de planning en uitvoering van de werkzaamheden alsmede over de inkoop van materialen en diensten. Kennis en vaardigheden - brede kennis van de strategische positie van de KPOA op de genoemde functionele gebieden / werkvelden binnen de context van het relevante onderwijsveld en inzicht in sociale, financieel-economische, technische, juridische of politiek-bestuurlijke aangelegenheden in een bredere context dan alleen de eigen werkvelden; - algemeen theoretisch en praktisch gerichte kennis op het gebied van (aanpak en uitvoering van) HRM, financiën, administratie, gebouw en materiaal, marketing, ICT, e.d.; - kennis van het opstellen van ICT-plannen; - kennis van beleidsontwikkelingen op het gebied van HRM en personeel, inclusief wet- en regelgeving en het bijbehorende instrumentarium; - kennis van de financiële wet- en regelgeving en het begrotingsproces, alsmede van de administratieve organisatie van KPOA; - kennis van ontwikkelingen op het gebied van huisvesting en inrichting, beheer en onderhoud van schoolgebouwen; - kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van huisvesting en inrichting, beheer en onderhoud van schoolgebouwen; - kennis van de Arbo-, milieu- en veiligheidswetgeving; - vaardigheid in het beoordelen van de financiële- en technische consequenties van (onderhouds-)projecten en van vernieuwings- of vervangingsaanvragen; - vaardigheid in het onderhandelen met aannemers, leveranciers, bedrijven en fabrikanten; - vaardigheid in het schrijven van adviesnotities, -nota's en het mondeling geven van (strategische) adviezen; - leidinggevende vaardigheden (coachen, functioneringsgesprekken, aansturen, e.d.). Contacten - met interne gebruikers over gebruikerswensen op het gebied van (aanpak en uitvoering van)hrm, financiën, administratie, gebouw en materiaal, marketing, ICT, e.d.,om deze af te kunnen zetten tegen de mogelijkheden, randvoorwaarden en het organisatiebelang; - met medewerkers van de KPOA (scholen en stafbureau) om informatie uit te wisselen en om af te stemmen; - met leveranciers, fabrikanten, aannemers, enz., over prijzen, leveringsvoorwaarden en kwaliteit en tijdigheid van te leveren goederen en diensten om afspraken te maken en eventuele knelpunten te bespreken; - met de onderwijsinspectie, de arbeidsinspectie, de milieu-inspectie en de Arbo-coördinator/-dienst over de te verrichten werkzaamheden / te treffen maatregelen in het kader van geldende wet- en regelgeving om tot afstemming te komen; - met relevante instanties (brandweer, politie en gemeente) over de beveiliging en bewaking van de gebouwen om afspraken te maken en informatie uit te wisselen.
Blz. 74 Competenties 1. Interpersoonlijke competenties: * sociaal vaardig; * stressbestendig; * analytisch; * flexibel; * teamspeler; * planmatig. 2. Competenties op het gebied van samenwerken: * het vermogen om een team te managen en aan te sturen; * het vermogen om beslissingen te nemen en verantwoordelijkheid te dragen; * het vermogen om in te leven en te communiceren. 3. Organisatorische competentie: * het vermogen om te organiseren. Verantwoording Motivering Op basis van het activiteitenprofiel werden als mogelijke hoofdgroepen II tot en met VI aangegeven. Het FUWASYS inschalingsadvies salarisschaal 11 - Vb is tot stand gekomen op basis van onderstaande overwegingen. De kenmerken waarop gescoord is, zijn genummerd van 1 tot en met 14 en de bijbehorende score uit het scoreprofiel staat tussen haakjes vermeld. Werkzaamheden 1. Minder gangbare of nieuwe zaken en problemen waarbij na analyse, oplossingen in samenhang en geïntegreerd worden ontwikkeld. (4) 2. Realiseren van de taakstelling van een beleidseenheid dan wel het verrichten van beleidsontwikkelende werkzaamheden of het ontwikkelen van onderwijsprogramma's. (4) 3. Beïnvloeding van de werkzaamheden buiten de eigen werkeenheid (extern gericht) én het effect is tot op middellange termijn (langer dan een jaar) merkbaar en vast te stellen. (4) 4. Inspelen op nog niet eerder voorgekomen situaties, waarbij zelf alternatieve benaderingen moeten worden gezocht. (4) 5. Inspelen op onverwachte omstandigheden of verschuivingen in het (onderwijs)beleid. (3) Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden 6. Vrijheid om - na analyse - benaderingen of alternatieven af te stemmen op gewijzigde of zich wijzigende omstandigheden. (4) 7. Beslissingen vormen een besluitvormingsproces dat tot stand komt na interpretatie van een verwevenheid van niet duidelijk omlijnde keuzefactoren. (4) 8. Voorspelbaar én op korte termijn (korter dan een jaar) vast te stellen. (3) 9. Met elkaar samenhangende richtlijnen, procedures, wet- en regelgeving en/of specifiek geformuleerde beleidslijnen/programma's zijn aanwezig als basis voor de uitvoering van het werk. (3) 10. Beoordeling van adviezen, plannen of nieuwe producten op bruikbaarheid of op afstemming op andere beleids-/onderwijsterreinen. (4) Kennis en Vaardigheid 11. Brede of gespecialiseerde theoretische kennis van het vakgebied, waarbij inzicht in sociale, financieeleconomische, technische, juridische of politiek-bestuurlijke of onderwijskundig aangelegenheden in bredere context dan alleen het eigen werkterrein wordt vereist. (4) 12. Leidinggevende, improviserende, communicatieve, organiserende of adviesvaardigheden, dan wel didactische, pedagogische, stimulerende, motiverende en sociale vaardigheden en invoelingsvermogen ten aanzien van leerlingen. (3)
Blz. 75 Contacten 13. Belangentegenstellingen. (4) 14. Verkrijgen van afstemming over de wijze van toepassing van regelgeving, de uitvoering van beleid, onderwijsprogrammering of de werkwijzen bij te leveren diensten. (3) Conclusie Het FUWASYS-Advies 11 - Vb is overgenomen. De functie wordt dus op dit niveau gewaardeerd.