Hoofd financiën en leerlingenadministratie

Transcriptie

1 Hoofd financiën en leerlingenadministratie Elde College, standplaats locatie Schijndel Het Hoofd financiën en leerlingenadministratie coördineert en verricht werkzaamheden binnen de financiële en de leerlingenadministratie en geeft leiding aan de medewerkers van de afdeling financiën en leerlingenadministratie. Het Elde College is een katholieke, brede scholengemeenschap voor (t)vwo, vwo, havo, vmbo en praktijkonderwijs. Een brede scholengemeenschap die groot is in het klein zijn: het onderwijs is kleinschalig ingericht rondom opleidingen en leerjaren in een geborgen en veilig leer- en werkklimaat. Het Elde College telt ongeveer 2100 leerlingen en 250 medewerkers. De school heeft twee onderwijssectoren met ieder een eigen sectordirecteur: De ene sector omvat tweetalig vwo, vwo en havo. De andere sector omvat vmbo en praktijkonderwijs. De locatie in Sint-Michielsgestel valt onder de sector vmbo. Daarnaast is er een sector Bedrijfsvoering waaronder de afdelingen Facilitaire zaken, ICT, Financiën en leerlingenadministratie, P&O, communicatie en kwaliteitszorg en het secretariaat zijn ondergebracht. Ben jij proactief, collegiaal en bevlogen en heb je zin om te werken op een school met een duidelijke visie op onderwijs, dan zijn wij op zoek naar jou! Vacature: Per: z.s.m. Dienstverband: 0,8-1,0 WTF (32-40 uur, werktijdfactor en werkdagen zijn in overleg te bepalen) Periode: De benoeming is in principe voor één jaar, met uitzicht op voortzetting van het dienstverband bij goed functioneren. Korte functieomschrijving Het Elde College kent een degelijke goed functionerende financiële en leerlingenadministratie die we stap voor stap nog verder door willen ontwikkelen. Als hoofd financiën en leerlingenadministratie ben je verantwoordelijk voor de hele cyclus van begroting tot jaarrekening (en interim controles) en de juistheid van de bekostiging en bijbehorende leerlingenadministratie. In de rol van meewerkend voorman draag je zorg voor een correcte, transparante, efficiënte en consequente boekhouding en administratie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de verslaglegging en het opstellen van de stuuren managementinformatie. Je monitort de personele bezetting de toegestane formatie niet overschrijdt. Je brengt samenhang aan tussen de diverse activiteiten en processen. De organisatie kan een beroep doen op je expertise op het gebied van financiële verslaglegging, business control, Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC), financiële administratie en risicomanagement. Een uitgebreide functieomschrijving tref je onderaan deze tekst. Functie-eisen: Je bent een analytisch sterk en ambitieuze financial met een proactieve houding. Je bent kritisch en gericht op verbetering. Je hebt een afgeronde HBO/WO opleiding in een financiële of bedrijfseconomische richting. Je hebt actuele werkervaring in een financiële (en bij voorkeur leidinggevende) functie. Het hebben van onderwijservaring is niet noodzakelijk.

2 Je bent vaardig in het opstellen van adviezen en rapportages en het coördineren van werkzaamheden. Je hebt bij voorkeur kennis en ervaring met het softwarepakket Afas. Arbeidsvoorwaarden: Salarisschaal 11 (cao-vo). Het betreft een tijdelijk dienstverband voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Voor meer informatie: - Kun je van 10 juli tot 14 augustus 2019 het beste mailen naar Michelle Arets, directeur Bedrijfsvoering, bereikbaar via het mailadres m.arets@eldecollege.nl. In verband met de zomervakantie en sluiting van de school kan het enige dagen duren voor je een reactie ontvangt. In deze periode zijn we telefonisch niet bereikbaar. - Kun je na 14 augustus telefonisch contact opnemen met Michelle Arets, directeur Bedrijfsvoering, via het algemene telefoonnummer Solliciteren: Uitsluitend per aan P&O: vacatures@eldecollege.nl. Je kunt reageren t/m 18 augustus. In week 34 hoor je of je uitgenodigd wordt voor een gesprek.

3 Hoofd financiën en leerlingenadministratie 1. Functie-informatie Functienaam Werkterrein Activiteiten Hoofd financiën en leerlingenadministratie Bedrijfsvoering Financieel Economische Zaken Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren Coördinatie van activiteiten en processen Salarisschaal Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de sector Bedrijfsvoering en specifiek de afdeling financiën en leerlingenadministratie van het Elde College. De afdeling financiën en leerlingenadministratie ondersteunt bij de voorbereiding en (administratieve) uitvoering van beleid op het gebied van financiën en leerlingenadministratie. Het hoofd financiën en leerlingenadministratie ontwikkelt beleid voor de financiële en de leerlingenadministratie, coördineert en verricht werkzaamheden binnen de financiële en de leerlingenadministratie en geeft leiding aan de medewerkers van de afdeling financiën en leerlingenadministratie. 3. Werkzaamheden 1. Ontwikkelt beleid voor de financiële en de leerlingenadministratie door: - het volgen en tijdig analyseren van relevante in- en externe ontwikkelingen op het gebied van (relevante wet- en regelgeving ten aanzien van) de financiële en de leerlingenadministratie en het adviseren van de directeur Bedrijfsvoering over de noodzaak van te nemen maatregelen; - het vertalen van beleidsuitgangspunten van het College van Bestuur naar beleid voor de - het ontwikkelen en implementeren van beleid voor de financiële en de leerlingenadministratie; - het ontwikkelen en opstellen van de interne allocatie van financiële middelen (budgettering), het opstellen van scenario s en het berekenen van de financiële consequenties van beleidswijzigingen (kostprijscalculaties); - het coördineren en ondersteunen bij het opstellen van de (meerjaren)begroting als financiële vertaling van de (meerjaren)plannen (waaronder ook de liquiditeitsbegroting en de investeringsbegroting); - het vertalen van nieuw of gewijzigd beleid in procedures en richtlijnen ten aanzien van de

4 - het adviseren over risico s en beheersmaatregelen en over het optimaliseren van de wijze waarop de afdeling financiën en leerlingenadministratie is ingericht; - het evalueren van het gevoerde beleid binnen de financiële en de leerlingenadministratie en het coördineren en ondersteunen bij het opstellen van de integrale managementrapportages. 2. Coördineert en verricht werkzaamheden binnen de financiële en de leerlingenadministratie door: - het vastleggen van opzet, bestaan en werking van de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) voor de meest relevante operationele processen binnen de afdeling financiële en leerlingenadministratie; - het uitvoeren van de - het uitvoeren van het applicatiebeheer van de systemen voor de financiële administratie, de leerlingenadministratie en het leerlingenvolgsysteem; - het mede onderhouden en aanpassen van de systemen ten behoeve van het interne beheer en de informatievoorziening; - het fungeren als eerste aanspreekpunt voor alle zaken de financiële en de leerlingenadministratie betreffende; - het opstellen van managementinformatie; - het beheren van het budget voor de - het als proceseigenaar Elde Collegebreed verantwoordelijk zijn voor het risicomanagement; - het tussentijds monitoren en het opstellen van prognoses (analyseren en becommentariëren van de integrale managementrapportages en de jaarrekening); - het bewaken en optimaliseren van de administratieve organisatie; - het opstellen en laten controleren van de jaarrekening en het opstellen van een verantwoording naar derden; - het coördineren en ondersteunen van het leerlingenvolgsysteem (pedagogische administratie, in-, door- en uitstroom van leerlingen); - het opstellen en laten controleren van de leerlingenaantallen ten behoeve van de bekostiging; - het controleren en aantoonbaar vaststellen van de kosten op rechtmatigheid en doelmatigheid en van de naleving op externe wet- en regelgeving en interne kaders/beleid. 3. Geeft leiding aan de medewerkers van de afdeling financiën en leerlingenadministratie door: - het hiërarchisch aansturen van alle medewerkers; - het verdelen van de werkzaamheden en het bewaken van de voortgang ervan; - het zorg dragen voor een tijdige en correcte uitvoering van de werkzaamheden binnen de - het uitvoeren van de personeelszorg (o.a. de gesprekscyclus en de wet Poortwachter 4. Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden - het hoofd financiën en leerlingenadministratie is verantwoording schuldig aan de directeur Bedrijfsvoering voor wat betreft de bijdrage aan het ontwikkelde beleid voor de financiële en de leerlingenadministratie, de inhoud van adviezen, de coördinatie en het verrichten van werkzaamheden binnen de financiële en de leerlingenadministratie en de wijze van leidinggeven; - het hoofd financiën en leerlingenadministratie werkt binnen beleidslijnen van het College van Bestuur, het bedrijfsvoering plan en relevante wet- en regelgeving van belang voor de uitvoering van de werkzaamheden; - het hoofd financiën en leerlingenadministratie neemt beslissingen over de inhoud van beleidsadviezen, de wijze waarop werkzaamheden binnen de financiële en de

5 leerlingenadministratie worden gecoördineerd en verricht en over de wijze van leidinggeven. 5. Kennis en vaardigheden - brede kennis van de financiële wet- en regelgeving en het begrotingsproces binnen het Elde College; - brede kennis van de geldende wet- en regelgeving, de administratieve regels en de voorschriften inzake de financiële en leerlingenadministratie; - kennis van plannings- en voortgangsbewakingstechnieken; - inzicht in taak, organisatie en werkwijze van het Elde College; - vaardigheid in het opstellen van adviezen en rapportages; - vaardigheid in het coördineren van werkzaamheden; - vaardigheid in het bewaken van de kwaliteit van de uitvoering van beleid; - vaardigheid in het afstemmen van de werkzaamheden binnen een administratie op andere beleidsterreinen; - vaardigheid in het leidinggeven. 6. Vakmatig en methodisch competent Het hoofd financiën en leerlingenadministratie ontwikkelt beleid voor de financiële en de leerlingenadministratie, coördineert en verricht werkzaamheden binnen de financiële en de leerlingenadministratie en geeft leiding aan de medewerkers van de afdeling financiën en leerlingenadministratie. Hij is analytisch, accuraat, kritisch, doortastend en innovatief, Dit betekent dat hij o.a.: - inzicht heeft in politiek-bestuurlijke verhoudingen en in besluitvormingsprocessen binnen het Elde College en de VO-sector; - financiële informatie feilloos weet te analyseren; - weloverwogen keuzes durft te maken; - beschikt over een goed ontwikkeld analytisch en conceptueel vermogen; - besluitvaardig is en kan denken in alternatieven. 7. Contacten - met de directeur Bedrijfsvoering over het te ontwikkelen beleid voor de financiële en de leerlingenadministratie en de uitvoering daarvan om informatie uit te wisselen en adviezen te verstrekken; - met betrokkenen over allerhande onderwerpen die de financiële en de leerlingenadministratie betreffen om als eerste aanspreekpunt informatie uit te wisselen, tot afstemming te komen en adviezen te verstrekken; - met leveranciers over het opstellen van contracten en het doen van inkopen om informatie uit te wisselen, tot afstemming te komen en adviezen te verstrekken; - met medewerkers van de afdeling financiën en leerlingenadministratie over de dagelijkse werkzaamheden om informatie uit te wisselen, tot afstemming te komen, adviezen te verstrekken en leiding te geven.