Projectleider huisvestingszaken. CVO groep Zuidoost-Utrecht. Bedrijfsvoering -> Facilitaire Zaken

Transcriptie

1 Functie-informatie Blz. 1 Functienaam Organisatie CVO groep Zuidoost-Utrecht Onderdeel Stafbureau Salarisschaal 10 Werkterrein Bedrijfsvoering -> Facilitaire Zaken Activiteiten Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden Coördinatie van activiteiten en processen Datum FUWASYS-versie Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de CVO Groep Zuidoost-Utrecht. De CVO groep is een christelijke scholengroep voor praktijkonderwijs, lwoo, vmbo, havo, atheneum, gymnasium en tweetalig vwo. De groep bestaat uit vijf zelfstandige scholen in Zeist, Doorn en Wijk bij Duurstede. Het stafbureau ondersteunt de schooldirecties en het College van Bestuur op het gebied van Kwaliteit en Bedrijfsvoering (K&B), Personeel en Organisatie (P&O) en Financiën en Beheer (F&B) en is belast met de uitvoering ervan. Het stafbureau bestaat uit drie afdelingen die elk worden aangestuurd door een afdelingshoofd. Binnen de afdelingen zijn functionarissen met expertise op diverse terreinen en ander uitvoerend ondersteunend personeel werkzaam. De projectleider huisvestingszaken ondersteunt het management van de scholen en het College van Bestuur bij de voorbereiding en realisatie van verschillende huisvestingsprojecten, alsmede bij het beheer van de gebouwen die onder verantwoordelijkheid van de CVO groep vallen. De projectleider ressorteert operationeel en functioneel onder het hoofd van de afdeling Financiën en Beheer. Werkzaamheden 1. Voorbereiding en realisatie van huisvestingsprojecten. Ondersteuning van management van de scholen en het College van Bestuur op het terrein van nieuwbouw en verbouw door: a. in de voorbereidingsfase: * het vertegenwoordigen van de CVO Groep in project- en bouwvergaderingen; * het verzorgen van de aanvragen voor huisvesting/uitbreiding/nieuwbouw bij de betrokken gemeenten waar de scholen gevestigd zijn; * het selecteren en beoordelen van opdrachtnemers (architecten, adviseurs, aannemers, installateurs etc.); * het voorbereiden en opstellen van contracten met opdrachtnemers; * het beoordelenen eventueel aanvullen van technische omschrijvingen, bestekken, tekeningen

2 Blz. 2 etc. ten behoeve van de tot stand koming van projecten; * het beoordelen van ramingen en begrotingen van huisvestingsprojecten; * het doen van voorstellen met betrekking tot aanpassingen van ramingen en begrotingen van huisvestingsprojecten; * het toezien op de verwerking van c.q. het zelf verwerken van eisen van de CVO Groep, vergunning verlenende instanties en adviezen van bouwkundigen in de betreffende aanvragen; b. in de uitvoeringsfase: * het contact onderhouden met opzichters bij de realisering van de projecten; * het begeleiden van de uitvoering van de projecten vanaf de aanbesteding tot en met de afronding van de oplevering en de nazorg; * het onderhouden van contacten met vergunning verlenende instanties; * het - indien aan de orde - doen van voorstellen met betrekking tot wijzigingen in de uitvoering; * het - indien aan de orde - zorgdragen voor aanpassingen in de uitvoering van de projecten, rekening houdend met gestelde kades in tijd, geld en kwaliteit; * het zorgdragen voor de realisatie van gestelde projectdoelen in tijd, kwaliteit en geld, zoals vastgelegd in planningen, bestedingsstukken en financiële overzichten. 2. Beheer van gebouwen. Ondersteuning van management van de scholen en het College van Bestuur op het terrein van het beheer van de gebouwen door: * het voeren van overleg met het management van de scholen over de staat van onderhoud van de gebouwen; * het (laten) opstellen van een meerjaren onderhoudsplanning; * het opstellen van een jaarlijks onderhoudsplan en - in overleg met het management van de desbetreffende school - zorgdragen voor de uitvoering ervan; * het inventariseren van de huisvestingsbehoefte; * het periodiek (laten) evalueren van installatietechnische en bouwfysische zaken. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - de projectleider huisvestingszaken is verantwoording schuldig aan het hoofd van de afdeling Financiën en Beheer voor wat betreft de aard en kwaliteit van de ondersteuning en voorstellen aan het management van de scholen en het College van Bestuur; - de projectleider huisvestingszaken werkt binnen de kaders van een meerjareninvesteringsplan vastgesteld door het College van Bestuur, relevante wet- en regelgeving en veiligheids- en inspectierichtlijnen zijn van belang bij het uitvoeren van nieuw-, verbouw- en onderhoudsprojecten en het opstellen van contracten en technische en budgettaire aspecten zijn van belang bij het beoordelen van vernieuwings- of vervangingsaanvragen van gebruikers; - de projectleider neemt binnen de gestelde kaders beslissingen over de uitvoering van de werkzaamheden. Kennis en vaardigheden * kennis van ontwikkelingen op het gebied van huisvesting en inrichting, beheer en onderhoud van schoolgebouwen; * kennis van relevantie wet- en regelgeving op het gebied van huisvesting en inrichting, beheer en onderhoud van schoolgebouwen; * kennis van de (werking van) de technische installaties binnen de gebouwen en inzicht in materiaalspecificaties; * vaardigheid in het beoordelen van financiële en technische consequenties van nieuwbouw-, verbouw en onderhoudsprojecten; * vaardigheid in het onderhandelen met opdrachtnemers; * kennis en ervaring over het opzetten en bijhouden van planningen van projecten;

3 Blz. 3 * kennis van en ervaring met specifieke computerprgramma's met betrekking tot planning en bestek. Contacten - met het management van de scholen c.q. interne gebruikers over gebruikerswensen om deze af te kunnen zetten tegen de mogelijkheden, randvoorwaarden en het organisatiebelang; - met gemeentelijke organisaties in het kader van het Integraal Huisvestingsplan (IHP); - met aannemers en onderhoudsbedrijven over huisvestings-, beheers- en onderhoudsaangelegenheden om te onderhandelen over aan te besteden projecten; - met leveranciers en fabrikanten over prijzen, leveringsvoorwaarden en kwaliteit en tijdigheid van te leveren goederen en diensten om afspraken te maken en eventuele knelpunten te bespreken; - met verzekeringsmaatschappijen over schadeclaims inzake opstal en inboedel om tot een zo gunstig mogelijke afhandeling te komen; - met de arbeidsinspectie, de milieu-inspectie en de ARBO-coördinator/-dienst over de te verrichten werkzaamheden/te treffen maatregelen in het kader van geldende wet- en regelgeving om tot afstemming te komen; - met relevante instanties (brandweer, politie en gemeente) over de beveiliging en bewaking van de gebouwen om afspraken te maken en informatie uit te wisselen.

4 Competenties projectleider huisvestingszaken 1. ALGEMEEN COMPETENTIEPROFIEL BIJ CVO GROEP Samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang aanwezig is Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken Reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën en het welbevinden van anderen Onderkent invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie Communicatief vaardig Is zich bewust van de gevoelens en behoeften van anderen en houdt hiermee rekening in de wijze van communiceren Geeft op een eerlijke manier grenzen en mogelijkheden aan Staat open voor signalen van anderen en geeft hen de ruimte om (zich) uit te spreken Richt zich op het gedrag van de ander, niet op de persoon Richt de samenwerking ook op anderen buiten de eigen werkkring (team/school/cvo Groep) Zoekt actief de dialoog en gaat op constructieve wijze om met feedback Integriteit Hecht eraan sociale en ethische normen en waarden te handhaven en handelt hiernaar Is zich bewust van algemeen geldende normen en waarden, handelt daar consequent naar en spreekt ook anderen hierop aan Is aanspreekbaar op de voor de CVO Groep geldende normen en waarden Komt beloften en afspraken na Ontwikkelingsgerichtheid Besteedt aandacht aan en creëert kansen voor eigen ontwikkeling Besteedt zichtbaar tijd en energie aan de eigen ontwikkeling afgestemd op het beleid van de organisatie (school/cvo Groep) Trekt lering uit eigen ervaringen Kan leren goed te functioneren onder veranderende omstandigheden in de organisatie of in het werkveld Kwaliteitsbewust zijn en kwaliteitsgericht handelen Hecht eraan met een permanent oog voor kwaliteit te werken Is zich bewust van het belang van kwaliteit voor de organisatie Kent de kwaliteitscriteria Brengt mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering in de organisatie naar voren Formuleert daarbinnen criteria waaraan de eigen werkzaamheden moeten voldoen en evalueert de resultaten Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) Herkent behoeften en belangen van de collega/leerling/ouder en handelt hier naar Is op de hoogte van veranderingen en omstandigheden waar leerlingen mee te maken krijgen Vraagt door op wensen en behoeften van de klant en komt met (oplossings-)voorstellen Toont belangstelling voor de vraagstukken/problemen van de leerling

5 2. SPECIFIEK Communicatief vermogen Het vermogen om schriftelijk en mondeling te communiceren en ideeën, meningen en argumenten te presenteren zodat anderen (docenten, leerlingen, collega s en schoolleiding) het begrijpen Vraagt door op onduidelijke uitspraken Reageert op non verbale signalen Formuleert in goedlopende, correcte zinnen Formuleert ideeën en meningen in begrijpelijke taal Maakt bondige teksten Stelt heldere en gestructureerde overzichten op Houdt zich aan gangbare structuren en normen van teksten en publicaties Past grammaticale regels en spelling op de juiste wijze toe Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) Biedt ongevraagd extra service of informatie Toont respect voor meningen en wensen van de leerling/collega Probleemanalyse Onderzoekt waaruit een probleem bestaat, is in staat oorzaken en achtergronden te achterhalen en de voorwaarden voor een mogelijke oplossing te benoemen Benoemt de mogelijke gevolgen van een probleem Brengt ordening aan in complexe informatie Geeft causale verbanden aan Legt verbanden en structureert Nauwkeurigheid Pakt werk zodanig aan dat het met zorg en aandacht wordt uitgevoerd Werkt ordelijk en overzichtelijk Werkt stipt, nauwgezet en accuraat Is in staat geconcentreerd en zorgvuldig te werken Controleert (tussentijds) de uitvoering van het werk Corrigeert werk van zichzelf of anderen Neemt een moment de tijd om te controleren of alle relevante aspecten aan bod zijn geweest voordat het werk afgeleverd wordt Flexibiliteit Is in staat indien zich urgente kansen of problemen voordoen, de eigen gedragstijl of aanpak te veranderen om het gestelde doel te bereiken Gaat gemakkelijk om met snel wisselende onderwerpen en gebeurtenissen Speelt snel in op onverwachte en urgente zaken Laat moeiteloos het ene onderwerp los om vervolgens het andere onderwerp op te pakken Speelt soepel in op veranderingen Is bereid een ander te vervangen Kent de eigen grenzen en geeft die helder aan Plannen en organiseren Is in staat doelen en prioriteiten te bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aan te geven om bepaalde doelen te bereiken Komt met een plan van aanpak om gesteld doel te bereiken Creëert randvoorwaarden die nodig zijn om doelstellingen te realiseren Vertaalt een algemene lange termijnplanning naar een planning voor het eigen werk Ordent activiteiten op volgorde van belang Stuurt op een balans tussen kwaliteit en kwantiteit Signaleert knelpunten in de planning en lost die op