Hoofdconciërge CVO groep. CVO groep Zuidoost-Utrecht. Bedrijfsvoering -> Facilitaire Zaken

Transcriptie

1 Functie-informatie Blz. 1 Functienaam Organisatie CVO groep Zuidoost-Utrecht Onderdeel Onderwijsondersteuning Salarisschaal 5 Werkterrein Bedrijfsvoering -> Facilitaire Zaken Activiteiten Bedienen van c.q. werken met apparaten, systemen, gereedschap, instrumenten Beheren/beveiligen van goederen, gebouwen en personen Datum FUWASYS-versie Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden verricht binnen de CVO Groep Zuidoost-Utrecht. De CVO groep bestaat uit vier scholengemeenschappen voor voortgezet onderwijs: Het Revius Lyceum in Doorn, het Revius Lyceum in Wijk bij Duurstede, het Christelijk College Zeist en het Christelijk Lyceum Zeist. In de gebouwen verblijven dagelijks leerlingen, docenten en overige personeelsleden. De conciërgetaken behelzen het verlenen van ondersteunende taken ten behoeve van het functionele verblijf van gebruikers in en buiten het gebouw (en of gebouwen), alsmede het verlenen van ondersteunende diensten aan deze gebruikers van het gebouw (en of gebouwen). De hoofdconciërge draagt zorg voor het dagelijks beheer van het gebouw (en of gebouwen), verricht technische en ondersteunende diensten, draagt zorg voor de uitvoering van de ondersteunende diensten, treedt op bij conflicterend gedrag van leerlingen en voert zelf, in voorkomende gevallen, overige ondersteunende diensten uit. Indien gewenst treedt de hoofdconciërge op als hoofd Bedrijfshulpverlening. De hoofdconciërge verricht de taken zelfstandig onder aansturing van een daartoe aangewezen leidinggevende binnen de school, zoals de rector/directeur, de conrector/adjunct-directeur, etc. De hoofdconciërge kan overige conciërges en ander facilitair personeel aansturen. Werkzaamheden 1. Draagt zorg voor het beheer van het gebouw (of de gebouwen) door: * het (doen) openen en sluiten van het gebouw/de gebouwen; * het (doen) beheren van alle sleutels, codes e.d.; * het begeleiden van derden ten behoeve van tussentijdse controles aan roerende en onroerende goederen; * het, binnen gestelde kaders, inschakelen en begeleiden van derden bij het uitvoeren van werkzaamheden aan de roerende en onroerende goederen; * het onderzoeken van gebreken en storingen en het zo nodig zelf verhelpen daarvan, danwel het inschakelen van derden; * het (doen) vrijhouden en (doen) toezien op de toegankelijkheid van vluchtwegen; * het verlenen van hulp bij calamiteiten, EHBO, BHV; * het (doen) toezien op de toegankelijkheid van kluisjes; * het houden van toezicht op de beveiliging binnen en buiten het gebouw (of de gebouwen) * het beoordelen van reparatie, vervanging of vernieuwing van bouwwerken (deuren, muren, etc.) en het aangeven van de technische (on)mogelijkheden;

2 Blz. 2 * het doen van voorstellen tot reparatie, vervanging of vernieuwing van bouwwerken (deuren, muren, etc.) van het gebouw (of de gebouwen); * het voorbereiden van de offerteaanvraag. 2. Verricht technische en ondersteunende werkzaamheden door: * het bijhouden van de staat van onderhoud van gebouwen en inventaris in geautomatiseerde systemen en het doen van voorstellen tot reparatie, onderhoud of vervanging; * het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden en reparaties; * het zorgdragen voor de telefoon- en bodedienst; * het bijhouden van een absentenadministratie; * het regelen van de inkoop. 3. Draagt zorg voor de uitvoering van de ondersteunende werkzaamheden door: * het (mede) aansturen van kantinepersoneel; * het (mede) aansturen van schoonmaakpersoneel; * het (mede) aansturen van medewerkers in de groenvoorziening; * het begeleiden van conciërges en assistenten facilitaire zaken; * het begeleiden van externen bij het uitvoeren van de opdrachten; 4. Treedt op bij conflicterend gedrag van leerlingen door: * het ingrijpen bij conflictsituaties tussen leerlingen conform vooraf gemaakte afspraken; * het bespreken van ongewenst gedrag van leerlingen met de leidinggevende; * het begeleiden van uit de les verwijderde leerlingen. 5. Fungeert - indien daartoe aangewezen - als hoofd Bedrijfshulpverlening door: * het bij calamiteiten - onder verantwoordelijkheid van de directeur/rector - zorg te dragen voor de uitvoering van in draaiboeken vastgestelde protocollen. 6. Voert zelf, in voorkomende gevallen, overige ondersteunende diensten uit door: * het doen ontvangen en doorverwijzen van bezoekers; * het doen verdelen van de inkomende en uitgaande post; * het bedienen van de telefooncentrale; * het verrichten van conciërgetaken. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden - de hoofdconciërge legt verantwoording af aan een daartoe aangewezen leidinggevende over het dagelijks beheer van het gebouw (of de gebouwen) en de efficiency en gevolgde aanpak voor de ondersteuning en de naleving van afspraken; - de hoofdconciërge verricht werkzaamheden binnen veiligheidsvoorschriften, regels en gemaakte werkafspraken; - de hoofdconciërge neemt beslissingen bij het beheer van de gebouwen, het uitvoeren van de technische en ondersteunende diensten, het zorgdragen bij de uitvoering van ondersteunende diensten door anderen en het optreden in conflictsituaties bij leerlingen. Kennis en vaardigheden - technische kennis van gebouwen, apparaten en installaties; - kennis van de achtergronden van het organiseren van de diverse routinematig voorkomende werkzaamheden; - kennis van veiligheidsvoorschriften van gebouwen en installaties; - kennis van BHV en EHBO; - kennis van voorschriften met betrekking tot kantinebeheer en hygiëne; -kennis van geautomatiseerde systemen om absenten te noteren en te controleren; - inzicht in de werking van een telefooncentrale; - inzicht in de organisatie van een onderwijsinstelling;

3 - vaardigheid in het optreden als sleutelfiguur en in het omgaan met werkdruk; - vaardigheid in het organiseren van diverse werkzaamheden; - vaardigheid in het omgaan met verschillende mensen met verschillende karakters; - vaardigheid in het optreden bij verstoringen; - vaardigheid in het gebruik van geautomatiseerde administratiepakketten (bijv. Office). Blz. 3 Contacten - met aannemers en leveranciers over (ver)bouwactiviteiten om offerteaanvragen voor te bereiden; - met medewerkers van bedrijven over de uit te voeren werkzaamheden om hen te begeleiden bij het uitvoeren van werkzaamheden; - met leerlingen over hun gedrag om hen te corrigeren; - met docenten en schoolleiding over gedrag van leerlingen om informatie uit te wisselen.

4 Competenties hoofdconciërge 1. ALGEMEEN COMPETENTIEPROFIEL BIJ CVO GROEP Samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang aanwezig is Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken Reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën en het welbevinden van anderen Onderkent invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie Communicatief vaardig Is zich bewust van de gevoelens en behoeften van anderen en houdt hiermee rekening in de wijze van communiceren Geeft op een eerlijke manier grenzen en mogelijkheden aan Staat open voor signalen van anderen en geeft hen de ruimte om (zich) uit te spreken Richt zich op het gedrag van de ander, niet op de persoon Richt de samenwerking ook op anderen buiten de eigen werkkring (team/school/cvo Groep) Zoekt actief de dialoog en gaat op constructieve wijze om met feedback Integriteit Hecht eraan sociale en ethische normen en waarden te handhaven en handelt hiernaar Is zich bewust van algemeen geldende normen en waarden, handelt daar consequent naar en spreekt ook anderen hierop aan Is aanspreekbaar op de voor de CVO Groep geldende normen en waarden Komt beloften en afspraken na Ontwikkelingsgerichtheid Besteedt aandacht aan en creëert kansen voor eigen ontwikkeling Besteedt zichtbaar tijd en energie aan de eigen ontwikkeling afgestemd op het beleid van de organisatie (school/cvo Groep) Trekt lering uit eigen ervaringen Kan leren goed te functioneren onder veranderende omstandigheden in de organisatie of in het werkveld Kwaliteitsbewust zijn en kwaliteitsgericht handelen Hecht eraan met een permanent oog voor kwaliteit te werken Is zich bewust van het belang van kwaliteit voor de organisatie Kent de kwaliteitscriteria Brengt mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering in de organisatie naar voren Formuleert daarbinnen criteria waaraan de eigen werkzaamheden moeten voldoen en evalueert de resultaten Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) Herkent behoeften en belangen van de collega/leerling/ouder en handelt hier naar Is op de hoogte van veranderingen en omstandigheden waar leerlingen mee te maken krijgen Vraagt door op wensen en behoeften van de klant en komt met (oplossings-)voorstellen Toont belangstelling voor de vraagstukken/problemen van de leerling

5 2. SPECIFIEK Communicatief vermogen Het vermogen om mondeling te communiceren en ideeën, meningen en argumenten te presenteren zodat anderen het begrijpen Vraagt door op onduidelijke uitspraken Reageert op non verbale signalen Formuleert in goedlopende, correcte zinnen Geeft anderen de ruimte om (zich) uit te spreken Houdt gedurende het gesprek oogcontact met de ander Plannen en organiseren Is in staat doelen en prioriteiten te bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aan te geven om bepaalde doelen te bereiken Komt met een plan van aanpak om gesteld doel te bereiken Creëert randvoorwaarden die nodig zijn om doelstellingen te realiseren Ordent activiteiten op volgorde van belang Signaleert knelpunten in de planning en lost die op Toezicht houden en handelend/corrigerend optreden Heeft overwicht op leerlingen/collega s en brengt conflictsituaties tot een voor alle partijen bevredigend resultaat Weet bij leerlingen/collega s de juiste snaar te raken Handelt resoluut en stelt het niet uit Biedt op geschikte momenten oplossingen aan Is tactvol Zorgt ervoor dat met de belangen van alle partijen rekening wordt gehouden Neemt maatregelen als leerlingen onacceptabel gedrag vertonen Geeft concrete instructies aan groepen leerlingen ten aanzien van gedrag Delegeren Is in staat bevoegdheden en handelingsruimte toe te delen aan anderen Draagt bevoegdheden over Geeft medewerkers de ruimte om zelfstandig te handelen en een keuze te maken Geeft bij opdrachten de speelruimte van de ander aan Flexibiliteit Is in staat indien zich urgente kansen of problemen voordoen, de eigen gedragstijl of aanpak te veranderen om het gestelde doel te bereiken Gaat gemakkelijk om met snel wisselende gebeurtenissen Speelt snel in op onverwachte en urgente zaken Laat moeiteloos het ene onderwerp los om vervolgens het andere onderwerp op te pakken Kent de eigen grenzen en geeft die helder aan Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (leerling/collega/derde) Is behulpzaam Biedt ongevraagd extra service of informatie Toont respect voor meningen en wensen van de leerling/collega