CVO groep Zuidoost-Utrecht. Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning. Bewerken van gegevens Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden

Transcriptie

1 Functie-informatie Blz. 1 Functienaam Organisatie CVO groep Zuidoost-Utrecht Salarisschaal 9 Werkterrein Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning Activiteiten Bewerken van gegevens Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden Datum FUWASYS-versie Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Stichting voor Christelijk Voortgezet Onderwijs voor Zuidoost-Utrecht, afgekort tot CVO Groep. De CVO Groep beheert vijf scholen in Zeist, Doorn en Wijk bij Duurstede. Het doel van de stichting is het oprichten en in stand houden van scholen voor algemeen christelijk voortgezet onderwijs in de regio Zuidoost-Utrecht. Met de term 'algemeen christelijk' wil de stichting recht doen aan de diverse stromingen binnen het Christendom. De CVO Groep is een scholengroep voor praktijkonderwijs, lwoo, vmbo, havo, atheneum, gymnasium en tweetalig vwo. De medewerker planning fungeert op het snijvlak tussen bestuurlijk centraal vastgestelde kaders en schoolspecifieke kaders. De medewerker ondersteunt administratief en logistiek de onderwijsorganisatie van een school en draagt zorg voor planningswerkzaamheden. De rector/directeur van een school stelt schoolspecifieke kaders vast. De medewerker planning vervult een adviserende, ondersteunende en initiërende rol met betrekking tot de formulering van de schoolspecifieke kaders en de ontwikkeling van schoolbeleid. De medewerker planning houdt zich bezig met: - de opstelling van het deelformatieplan, waaronder doorrekenen en beoordelen van de effecten van uitgangspunten en budgettoekenning van het bestuursformatieplan op het deelformatieplan. Daarbij wordt rekening gehouden met de schoolspecifieke kaders (klassengrootte, vakken, onderwijsvormen, onderwijsruimten etc.) en personele verplichtingen; - de ondersteuning bij de actuele planning van onderwijs (formatieplanning, lestoedeling en begroting) ; - de ondersteuning bij de opstelling/formulering en bewaking van de strategische doelstelling van de school (onderwijsaanbod); - het verzamelen van relevante informatie ten behoeve van het uitvoeren van de bovenstaande werkzaamheden. Op basis van de werkzaamheden worden adviezen voor de rector/directeur opgesteld. De medewerker planning is verantwoording schuldig aan de rector/directeur of een ander daartoe aangewezen lid van het management van de school. Werkzaamheden 1. Draagt zorg voor de opstelling van het deelformatieplan door: * opstellen/verwerken van de prognoses van de leerlingaantallen;

2 Blz. 2 * bepalen van de les- en taaktoedeling van leraren, de inzet van overig personeel en de eventuele vacatures in een schooljaar; * statistische prognose en lesbehoefte volgende cursus; * in de gaten houden van tijdige aanlevering van gegevens van teamleiders en/of directie. 2. Ondersteunt de rector/directeur bij de actuele planning van het onderwijs door: * aanbrengen van wijzigingen in de planningen als gevolg van onverwachte wijzigingen in de activiteiten door afwezigheid van docenten/surveillanten; * aansturen van en continu overleg voeren met de roosterkamer (controle van roosters en controle van inlezen van lesgroepen en roosters); * vastleggen van formatie, les- en taaktoedeling (FoLeTa); * registratie lestoedeling onderwijzend personeel (LSOP); * zorgdragen voor de samenhang van planningsactiviteiten; * bewaken van voortgang van verschillende onderwijsprocessen; * zorgdragen voor eenduidige en tijdige communicatie over relevante beslissingen. 3. Ondersteunt de rector/directeur bij de opstelling/formulering en bewaking van de strategische doelstelling van de school door: * aanleveren van informatie ten behoeve van het MT/directie over planningen en prognoses; * zorgdragen voor evaluatie van de relevante processen; * op basis van een actieve opstelling doen van verbetervoorstellen, alsmede aansturen van verbeteringsprocessen; * vertalen van beleidsuitspraken uit het schoolplan en activiteitenplan naar concrete actiepunten, werkzaamheden, planningen etc die relevant zijn voor de werkzaamheden; * leveren van een bijdrage aan beleidsdocumenten (kengetallen etc.); * zorgdragen voor de voorbereiding van de verantwoording in de barometerrapportages. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Beslissingen de medewerker planning neemt beslissingen bij de interpretatie van gegevens en bij de opstelling van adviezen en rapportages. Kader de medewerker planning werkt binnen de voor de CVO Groep en de school geldende beleidslijenen en kaders en geldende wet- en regelgeving. Verantwoording de medewerker planning is verantwoording schuldig aan de rector/directeur voor wat betreft het ondersteunenen van en adviseren over (beleids)voorbereidende werkzaamheden, de inhoud van de voorstellen/adviezen en ten aanzien van de te nemen beslissingen met betrekking tot de planningswerkzaamheden. Kennis en vaardigheden - bij voorkeur ervaring met planning en schoolinterne processen - ervaring met het genereren van managementinformatie uit databases - uitstekende communicatieve vaardigheden - kennis van het primaire proces van een school strekt tot aanbeveling - gedegen kennis van automatiseringspakketten Contacten - met medewerkers van het Stafbureau om informatie in te winnen en mogelijkheden en onmogelijkheden te bespreken; - met medewerkers van de eigen school teneinde afstemming te verkrijgen over inzetbaarheid.

3 Blz. 3 Competenties Competenties medewerker planning 1. ALGEMEEN COMPETENTIEPROFIEL BIJ CVO GROEP Samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang aanwezig is Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken Reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën en het welbevinden van anderen Onderkent invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie Communicatief vaardig Is zich bewust van de gevoelens en behoeften van anderen en houdt hiermee rekening in de wijze van communiceren Geeft op een eerlijke manier grenzen en mogelijkheden aan Staat open voor signalen van anderen en geeft hen de ruimte om (zich) uit te spreken Richt zich op het gedrag van de ander, niet op de persoon Richt de samenwerking ook op anderen buiten de eigen werkkring (team/school/cvo Groep) Zoekt actief de dialoog en gaat op constructieve wijze om met feedback Integriteit Hecht eraan sociale en ethische normen en waarden te handhaven en handelt hiernaar Is zich bewust van algemeen geldende normen en waarden, handelt daar consequent naar en spreekt ook anderen hierop aan Is aanspreekbaar op de voor de CVO Groep geldende normen en waarden Komt beloften en afspraken na Ontwikkelingsgerichtheid Besteedt aandacht aan en creëert kansen voor eigen ontwikkeling Besteedt zichtbaar tijd en energie aan de eigen ontwikkeling afgestemd op het beleid van de organisatie (school/cvo Groep) Trekt lering uit eigen ervaringen Kan leren goed te functioneren onder veranderende omstandigheden in de organisatie of in het werkveld Kwaliteitsbewust zijn en kwaliteitsgericht handelen Hecht eraan met een permanent oog voor kwaliteit te werken Is zich bewust van het belang van kwaliteit voor de organisatie Kent de kwaliteitscriteria Brengt mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering in de organisatie naar voren Formuleert daarbinnen criteria waaraan de eigen werkzaamheden moeten voldoen en evalueert de resultaten Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) Herkent behoeften en belangen van de collega/leerling/ouder en handelt hier naar Is op de hoogte van veranderingen en omstandigheden waar leerlingen mee te maken krijgen Vraagt door op wensen en behoeften van de klant en komt met (oplossings-)voorstellen

4 Blz. 4 Toont belangstelling voor de vraagstukken/problemen van de leerling 2. SPECIFIEK Communicatief vermogen Het vermogen om schriftelijk en mondeling te communiceren en ideeën, meningen en argumenten te presenteren zodat anderen (docenten, leerlingen, collega's en schoolleiding) het begrijpen Vraagt door op onduidelijke uitspraken Reageert op non verbale signalen Formuleert in goedlopende, correcte zinnen Formuleert ideeën en meningen in begrijpelijke taal Maakt bondige teksten Stelt heldere en gestructureerde overzichten op Houdt zich aan gangbare structuren en normen van teksten en publicaties Past grammaticale regels en spelling op de juiste wijze toe Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) Biedt ongevraagd extra service of informatie Toont respect voor meningen en wensen van de leerling/collega Probleemanalyse Onderzoekt waaruit een probleem bestaat, is in staat oorzaken en achtergronden te achterhalen en de voorwaarden voor een mogelijke oplossing te benoemen Benoemt de mogelijke gevolgen van een probleem Brengt ordening aan in complexe informatie Geeft causale verbanden aan Legt verbanden en structureert Nauwkeurigheid Pakt werk zodanig aan dat het met zorg en aandacht wordt uitgevoerd Werkt ordelijk en overzichtelijk Werkt stipt, nauwgezet en accuraat Is in staat geconcentreerd en zorgvuldig te werken Controleert (tussentijds) de uitvoering van het werk Corrigeert werk van zichzelf of anderen Neemt een moment de tijd om te controleren of alle relevante aspecten aan bod zijn geweest voordat het werk afgeleverd wordt Flexibiliteit Is in staat indien zich urgente kansen of problemen voordoen, de eigen gedragstijl of aanpak te veranderen om het gestelde doel te bereiken Gaat gemakkelijk om met snel wisselende onderwerpen en gebeurtenissen Speelt snel in op onverwachte en urgente zaken Laat moeiteloos het ene onderwerp los om vervolgens het andere onderwerp op te pakken Speelt soepel in op veranderingen Is bereid een ander te vervangen Kent de eigen grenzen en geeft die helder aan

5 Blz. 5 Plannen en organiseren Is in staat doelen en prioriteiten te bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aan te geven om bepaalde doelen te bereiken Komt met een plan van aanpak om gesteld doel te bereiken Creëert randvoorwaarden die nodig zijn om doelstellingen te realiseren Vertaalt een algemene lange termijnplanning naar een planning voor het eigen werk Ordent activiteiten op volgorde van belang Stuurt op een balans tussen kwaliteit en kwantiteit Signaleert knelpunten in de planning en lost die op