FUNCTIEHANDBOEK STICHTING OPMAAT

Transcriptie

1 FUNCTIEHANDBOEK STICHTING OPMAAT FUNCTIE-INFORMATIE Functienaam Medewerker financiële administratie en beheer Codering OPMA Organisatie Stichting Opmaat Salarisschaal 8 Indelingsniveau IIId FUWASYS-advies 8 - IIId Werkterrein Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning Activiteiten Bewerken van gegevens Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden Kenmerkscores Somscore 38 Uitvoerder P.M. van Bel Datum FUNCTIEBESCHRIJVING Context Stichting Opmaat verzorgt openbaar basisonderwijs in de gemeenten Tilburg, Oisterwijk, Hilvarenbeek en Baarle-Nassau met haar 15 scholen. Op de scholen van de Stichting zijn alle kinderen welkom, ongeacht geloofsovertuiging, levensbeschouwing, etnische achtergrond of intellect. De Stichting wil een afspiegeling zijn van de totale samenleving en vanuit hun maatschappelijke opdracht zorgen voor een optimale ontwikkeling van kinderen. De dagelijkse leiding en algehele verantwoordelijkheid van Stichting Opmaat is in handen van de voorzitter van het College van Bestuur. Naast het College van Bestuur, kent Stichting Opmaat een Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op de uitvoering van de taken en de bevoegdheden door het College van Bestuur. Het College van bestuur wordt ondersteund door een servicebureau ten behoeve van secretariaat, financiën, onderwijs en kwaliteit, ICT, huisvesting en personeel. De medewerkers van het servicebureau worden aangestuurd door de manager bedrijfsvoering. De medewerker financiële administratie en beheer ondersteunt de financiële administratie voor gehele organisatie en ondersteunt de manager financiën bij het opstellen van verantwoordingsrapportages en verslagen. 1

2 Werkzaamheden 1. Ondersteunt de financiële administratie van Stichting Opmaat, door: - het na goedkeuring betaalbaar stellen en betalen van de inkoopfacturen; - het beheer van contractenadministratie het adviseren over en het opstellen van wijzigingsvoorstellen inzake de dienstverleningscontracten; - het controleren van de besteding van de gelden op doelmatigheid en rechtmatigheid, het naleven van randvoorwaarden en de afhandeling daarvan. - het opstellen van standaardcontracten m.b.t. de verhuur van lokalen; - het bijhouden van mutaties in de bovenschoolse rekening en de gegevens verantwoorden en verwerken in de boekhouding; - het vastleggen van de administratieve organisatieprocessen die van invloed zijn op de organisatie en die financiële zaken raken en het doen van verbetervoorstellen; - het informeren en inventariseren van mogelijkheden rondom subsidies m.b.t. personele aangelegenheden; - het aanvragen en verantwoorden van subsidies; - het bewaken van de volledigheid van de toegekende subsidie-inkomsten op basis van de beschikbare informatie. 2. Bereidt rapportages omtrent financieel resultaat en vermogenspositie aan de manager financiën en andere financiële inzichten ten behoeve van interne en externe verantwoording voor door: - het controleren en opstellen van overzichten tbv leerlingaantallen en prognoses; - het periodiek samenstellen van inkomsten- en uitgavenoverzichten; - het verzamelen en controleren op juistheid en volledigheid van financieeleconomische cijfermatige informatie en het zo nodig aanbrengen van correcties; - het verstrekken van financiële gegevens ten behoeve van het opstellen van de begroting en / of deelbegrotingen en meerjarenramingen; - het verrichten van een eerste beoordeling t.b.v.t. de financiële rapportages, begroting en jaarrekening; - met mede samenstellen van onderdelen van de maand- en kwartaalrapportages en de jaarrekening. 3. Levert een bijdrage aan diverse ondersteunende activiteiten, door: - het beheer van verzekeringsportefeuille en het afhandelen van schadegevallen; - het in samenwerking met de medewerker financiële administratie verzorgen van het applicatiebeheer van het factuurverwerkingssysteem; - het verzorgen van het applicatiebeheer van het financiële pakket; - het beantwoorden van vragen over het financieel zelfbeheer en het op verzoek verstrekken van financiële informatie of overzichten; 2

3 - het behandelen van de inkomende telefoongesprekken en het zonodig verstrekken van informatie. 4. Zorgt voor eigen deskundigheid, door: - het periodiek toetsen van het eigen functioneren aan de door de organisatie gestelde kwaliteitseisen; - het op de hoogte zijn van relevante (onderwijsinhoudelijke) ontwikkelingen binnen de organisatie ; - het deelnemen aan her- en bijscholingscursussen en collegiale consultatie aansluitend op het persoonlijk ontwikkelingsplan. Speelruimte (kader, verantwoordelijkheden & bevoegdheden) - verricht werkzaamheden binnen het kader van interne werkafspraken en administratieve voorschriften die van belang zijn voor de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de ondersteunende werkzaamheden; - legt verantwoording af aan de manager financiën voor wat betreft de nauwkeurigheid van de administratieve ondersteuning, de kwaliteit van de rapportages en andere ondersteuning aan de manager financiën op het gebied van financiële administratie en de bijdrage aan de taakstelling van Stichting Opmaat; - neemt beslissingen bij het voeren van de financiële administratie, bij het beantwoorden van vragen van klanten en bij het actief werken aan de eigen ontwikkeling. Kennis en vaardigheden - algemene theoretische en praktisch gerichte kennis van wet- en regelgeving inzake specifieke onderdelen van financiële zaken en regelingen in het onderwijs; - kennis van algemeen boekhoudkundige richtlijnen; - kennis van relevante onderdelen van boekhoudkundige technieken, het boekhoudsysteem, het factuurverwerkingssysteem en financieel-administratieve procedures en vaardigheid in het hanteren ervan; - kennis van en inzicht in subsidiemogelijkheden en voorwaarden; - inzicht in beleids- en begrotingsprocessen; - inzicht in het functioneren van onderwijsorganisaties; - vaardigheid in het kunnen werken met geautomatiseerde (financieel-administratieve) systemen; - vaardigheid in het (telefonisch) te woord staan van derden; - goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden; - vaardigheid in het accuraat verwerken en aanleveren van gegevens; 3

4 - klantgerichte en representatieve vaardigheden. Contacten - met schooldirecteuren en administratief medewerkers over financieel - administratieve aangelegenheden om informatie te verstrekken en nadere inlichtingen in te winnen; - met subsidieverstrekkers over de vorm, inhoud en hoogte van de verstrekte / ontvangen subsidie om informatie uit te wisselen; - met verzekeraars over schade-afhandelingen om informatie uit te wisselen en afspraken te maken; - met de manager financiën over lopende zaken binnen de afdeling om informatie uit te wisselen en werkzaamheden af te stemmen. VERANTWOORDING Motivering Op basis van het activiteitenprofiel werden als mogelijke hoofdgroepen II tot en met V aangegeven. Het FUWASYS inschalingsadvies salarisschaal 8 - IIId is tot stand gekomen op basis van onderstaande overwegingen. De kenmerken waarop gescoord is, zijn genummerd van 1 tot en met 14 en de bijbehorende score uit het scoreprofiel staat tussen haakjes vermeld. Werkzaamheden 1. Gangbare zaken en problemen, waarbij eigen interpretatie is vereist en oplossingen moeten worden aangedragen. (3) 2. Bijdragen aan het realiseren van de taakstelling van een leraar of werkeenheid op een afgebakend werkgebied, danwel het realiseren van deelproducten. (2) 3. Beïnvloeding van de werkzaamheden van de medewerkers en / of leerlingen van de eigen werkeenheid én het effect is tot op korte termijn (binnen een jaar) merkbaar en vast te stellen. (3) 4. Inspelen op nog niet eerder voorgekomen situaties, waarbij uit bekende oplossingen moet worden gekozen. (3) 5. Inspelen op wisselende omstandigheden. (2) Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden 6. Vrijheid om - op basis van interpretatie van gegevens - consequenties van te kiezen 4

5 oplossingen tegen elkaar af te wegen. (3) 7. Interpretatie en beoordeling van niet duidelijk omlijnde keuzefactoren en / of ontwikkelingen in de maatschappelijke omgeving. (3) 8. Voorspelbaar én op korte termijn (korter dan een jaar) vast te stellen. (3) 9. Werkafspraken, regels of voorschriften zijn bij de uitvoering van het werk van kracht. (2) 10. Beoordeling van producten, onderzoeksresultaten of adviezen op overeenstemming met gestelde resultaatafspraken, normen, criteria of specificaties. (3) Kennis en Vaardigheid 11. Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis en ervaring van het vakgebied, waarbij inzicht in organisatorische, sociale, financiële, technische, economische of juridische samenhangen in relatie tot het eigen werkterrein wordt vereist of zoals in het onderwijs het geval is, inzicht in de diverse culturele achtergronden van de leerlingen. (3) 12. Nauwkeurigheid en zorgvuldigheid, en / of communicatieve en klantvriendelijke vaardigheden. (2) Contacten 13. Verschillende belangen. (3) 14. Verkrijgen van afstemming over de wijze van toepassing van regelgeving, de uitvoering van beleid, onderwijsprogrammering of de werkwijzen bij te leveren diensten. (3) 5