Medewerker personeelszaken

Transcriptie

1 Blz. 1 Functie-informatie Functienaam Organisatie Onderdeel Salarisschaal Indelingsniveau FUWASYS-advies Werkterrein Activiteiten Kenmerkscores Somscore Uitvoerder Datum FUWASYS-versie Chr. College Groevenbeek Onderwijsondersteunend personeel 8 IVa 8 - IVa Bedrijfsvoering -> P&O Bewerken van gegevens Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden Mr. K. Jansen (SPO-gecertificeerd) Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het Christelijk College Groevenbeek te Ermelo en Putten. Het college is een brede scholengemeenschap met ongeveer leerlingen. Het college staat onder leiding van een directeur-bestuurder. De afdeling personeelszaken ondersteunt de directeur-bestuurder op het gebied van de ontwikkeling van het personeelsbeleid en is belast met de uitvoering van dit beleid en met de uitvoering van de personeels- en salarisadministratie (PSA). De werkzaamheden vallen functioneel onder de centrale diensten van Groevenbeek. Onder de centrale diensten ressorteren naast de stafafdeling personeelszaken, systeembeheer en ICTondersteuning, roosterzaken en applicatiebeheer, de centrale administratie (leerlingen- en financiële administratie, telefoon/receptie) en het open leercentrum. De medewerker personeelszaken voert de personeelsadministratie en mede de rechtspositionele regelingen uit, verstrekt informatie daarover aan personeelsleden, verricht administratief/organisatorische werkzaamheden in het kader van de werving en selectie, dan wel ontslag van personeelsleden, is onder verantwoordelijkheid van het hoofd personeelszaken mede belast met het onderhoud van het personeelsinformatiesysteem en verstrekt informatie en overzichten aan het management. De afdeling personeelszaken bestaat uit een hoofd personeelszaken, een salarisadministrateur en tenminste één medewerker personeelszaken. 1. Voert de personeelsadministratie. * zorgt voor de toepassing en berekening van de lopende cao-afspraken; * verzorgt de input van personeels- en salarisgegevens voor nieuw personeel en stagiaires,

2 Blz. 2 inclusief de stageovereenkomsten; * bereidt de inrichting van personeelsdossiers voor, stelt ze samen en controleert de actuele inhoud ervan. * beheert de personeelsadministratie en de personeelsdossiers; * houdt een ziekte- en verlofregistratie bij; * voert de procedure uit rond preventieve- en frequent verzuimgesprekken. 2. Advisering over de inrichting van de personeelsadministratie. * signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen voor het personeelsinformatiesysteem en het gebruik ervan; * draagt bij aan de ontwikkeling van voorstellen en de uitvoering hiervan voor de inrichting van de PSA en adviseert ten aanzien van de te nemen beslissingen; * levert een bijdrage aan het inrichten, onderhouden en aanpassen van de personeelsinformatiesystemen ten behoeve van het interne beheer en de informatievoorziening. 3. Uitvoering van de rechtspositionele regelingen en informatieverstrekking daarover aan personeelsleden. * voert rechtspositionele regelingen uit op het gebied van aanstelling, bezoldiging, ontslag, afvloeiing, garantiebepaling, verplaatsing, vervanging e.d. * verzorgt aanvragen om taakvermindering op grond van leeftijd, toepassing van de ouderenregelingen en de pensioen- en invaliditeitsregelingen en dergelijke; * handelt aanvragen (buitengewoon) verlof, tegemoetkoming verhuiskosten, studiekosten, vergoeding reis- en verblijfkosten, deelname aan spaarregeling en dergelijke administratief af conform de cao; * verstrekt werkgeversverklaringen ten behoeve van bijvoorbeeld gemeentelijke instellingen, woningbouwcorporaties, bedrijfsverenigingen, banken; * draagt mede zorg bij (langdurige) ziekte of bijzonder verlof van personeelsleden voor het uitvoeren van de wet- en regelgeving UWV en de uitvoering van de Ziektewet; * adviseert ten aanzien van de te nemen rechtspositionele beslissingen; * verstrekt informatie aan personeelsleden over min of meer gecompliceerde rechtspositionele aangelegenheden en is hen behulpzaam bij het indienen van aanvragen. 4. Administratief/organisatorische werkzaamheden. * bevestigt de ontvangst van sollicitatiebrieven, nodigt sollicitanten uit voor een sollicitatiegesprek, dan wel schrijft sollicitanten af; * ziet toe op het overleggen van bescheiden (bewijzen van bekwaamheid, verklaring omtrent het gedrag en dergelijke) en op de invulling van verklaringen (werknemersverklaring, loonbelasting en dergelijke); * stelt de akten van benoeming op; * draagt zorg voor het invullen c.q. verstrekken van formulieren met relevante gegevens bij indiensttreding, tijdens het dienstverband en bij ontslag. 5. Ondersteuning van het hoofd personeelszaken bij projecten op het terrein van personeel. * informeert over wijzigingen in regelgeving en de financiële consequenties hiervan;

3 Blz. 3 * voert subsidie-aanvragen voor docenten uit (lerarenbeurs e.d) en informeert de directie hierover. 6. Aanlevering van gegevens voor de samenstelling van plannen en overzichten. * stelt formatieoverzichten, overzichten van diverse (senioren)verlofregelingen, spaarverlof, niet opgenomen verlofdagen etc. samen; * levert diverse kengetallen en managementinformatie aan; * verstrekt op verzoek van het hoofd administratie diverse periodieke overzichten. 7. Applicatiebeheer van het personeelsinformatiesysteem. * draagt bij aan het onderhoud van de complexe applicatie; * draagt mede zorg voor een doelmatig gebruik van de applicatie; * signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen ten aanzien van het gebruik van de applicatie; * controleert of de applicatie goed functioneert en schakelt indien nodig externe deskundigen in; * verstrekt informatie aan gebruikers en het geeft instructie aan gebruikers van de applicatie. 8. Verricht binnen de centrale diensten voorkomende overige werkzaamheden van een vergelijkbaar niveau. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Beslist bij/over: toepassing van de juiste rechtspositionele regelingen en het verstrekken van de juiste rechtspositionele informatie, de advisering over de inrichting van de personeelsadministratie, het genereren en inzichtelijk maken van managementinformatie en het uitvoeren van de personeelsadministratie en bij werkzaamheden in het kader van projecten. Kader: de voor de personeels- en salarisadministratie geldende (administratieve) wet- en regelgeving, arbeidsvoorwaarden en het vastgestelde beleid die van belang zijn voor de personeelszaken. Verantwoording: aan het hoofd personeelszaken voor de uitvoering van de personeelsadministratie en over de advisering aan de directie met betrekking tot het nemen van rechtspositionele beslissingen. Kennis en vaardigheden - praktische kennis van de geldende (administratieve) regels en voorschriften inzake de personeelsadministratie; - kennis van ontwikkelingen op het gebied van ICT-applicaties voor de PSA; - kennis van ontwikkelingen in het vakgebied; - kennis van plannings- en voortgangsbewakingstechnieken; - kennis van de rechtspositie-, vergoedings- en tegemoetkomingsregelingen waar werknemers aanspraak op kunnen maken en vaardigheid in het kunnen toepassen ervan; - vaardigheid in het werken met geautomatiseerde personeelsinformatiesystemen. - vaardigheid in het samenstellen van sturingsinformatie; - vaardigheid in het opstellen van rechtspositionele adviezen;

4 - vaardigheid in het opstellen, bijsturen en realiseren van planningen. Blz. 4 Contacten - met management en medewerkers over diverse aspecten in verband met rechtspositionele aangelegenheden om informatie te verstrekken, nadere inlichtingen in te winnen en afstemming te bereiken over de afhandeling van de toepassing van regelingen in individuele gevallen. Verantwoording Motivering Op basis van het activiteitenprofiel werden als mogelijke hoofdgroepen II tot en met IV aangegeven. Het FUWASYS inschalingsadvies salarisschaal 8 - IVa is tot stand gekomen op basis van onderstaande overwegingen. De kenmerken waarop gescoord is, zijn genummerd van 1 tot en met 14 en de bijbehorende score uit het scoreprofiel staat tussen haakjes vermeld. 1. Gangbare zaken en problemen, waarbij eigen interpretatie is vereist en oplossingen moeten worden aangedragen. 2. Realiseren van de taakstelling van de werkeenheid op een afgebakend werkgebied, en/of het verzorgen van het onderwijsleerproces of theorie- en praktijkinstructie, dan wel het realiseren van een eindproduct van een werkeenheid of het verrichten van beleidsondersteunende werkzaamheden. 3. Beïnvloeding van de werkzaamheden van de medewerkers en/of leerlingen van de eigen werkeenheid én het effect is tot op korte termijn (binnen een jaar) merkbaar en vast te stellen. 4. Inspelen op nog niet eerder voorgekomen situaties, waarbij uit bekende oplossingen moet worden gekozen. 5. Inspelen op wisselende omstandigheden. (2) Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden 6. Vrijheid om - op basis van interpretatie van gegevens - consequenties van te kiezen oplossingen tegen elkaar af te wegen. 7. Beslissingen zijn gericht op operationele aspecten van het werk waarbij situaties, regels, afspraken en/of onderwijskundige ontwikkelingen worden geïnterpreteerd, en waarbij het gaat om de vormgeving van de werkzaamheden. 8. Operationele beslissingen: voorspelbaar én op korte termijn (korter dan een jaar) vast te stellen. 9. Met elkaar samenhangende richtlijnen, procedures, wet- en regelgeving en/of specifiek geformuleerde beleidslijnen/programma's zijn aanwezig als basis voor de uitvoering van het werk. 10. Beoordeling van producten, onderzoeksresultaten of adviezen op overeenstemming met gestelde

5 10. resultaatafspraken, normen, criteria of specificaties (output). Kennis en Vaardigheid Blz Algemeen theoretische, praktisch gerichte kennis en ervaring van het vakgebied, waarbij inzicht in organisatorische, sociale, financiële, technische, economische of juridische samenhangen in relatie tot het eigen werkterrein wordt vereist of zoals in het onderwijs het geval is, inzicht in de diverse culturele achtergronden van de leerlingen. 12. Leidinggevende, improviserende, communicatieve, organiserende of adviesvaardigheden, dan wel didactische, pedagogische, stimulerende, motiverende en sociale vaardigheden en invoelingsvermogen ten aanzien van leerlingen. Contacten 13. Verschillende belangen. 14. Verkrijgen van informatie ten behoeve van de voortgang van de werkzaamheden of het toelichten van gegevens aan derden. (2) Vergelijkbare functies Op basis van de toegekende scores zijn de volgende voorbeeldfuncties in zwaarte vergelijkbaar. De mate van zwaarte-overeenkomst staat als percentage vermeld Mediathecaris 100% Preventiemedewerker 88% Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Hoofd facilitaire dienst 88% Stafmedewerker personeel en organisatie 88% Kennis en Vaardigheid Eerste medewerker financiële administratie 100% Hoofd facilitaire dienst 100% Mediathecaris 100% Stafmedewerker personeel en organisatie 100% Contacten Directiesecretaresse 100% Eerste medewerker financiële administratie 100% Hoofd secretariaat 100% Alle kenmerken Op basis van de toegekende scores zijn de volgende voorbeeldfuncties in zwaarte vergelijkbaar. De mate van zwaarte-overeenkomst staat als percentage vermeld. Tussen haakjes staat de salarisschaal en het indelingsniveau.

6 (8 - IVa) Mediathecaris 90% (8 - IIId) Eerste medewerker financiële administratie 83% (7 - IIIc) Overzicht vergelijkbare scores Functienaam Mediathecaris 100% Senior medewerker personeels- en salarisadministratie 100% Eerste medewerker financiële administratie 100% Directiesecretaresse 100% Toegekende scores Senior medewerker personeels- en salarisadministratie 100% Conclusie Kader, bev. & vera. K & V Cont Het FUWASYS-Advies 8 - IVa is overgenomen. De functie wordt dus op dit niveau gewaardeerd. Blz