Revius Lyceum Wijk bij Duurstede. Onderwijs-ondersteuning. Bedrijfsvoering -> Facilitaire Zaken

Transcriptie

1 Functie-informatie Blz. 1 Functienaam Organisatie Revius Lyceum Wijk bij Duurstede Onderdeel Onderwijs-ondersteuning Salarisschaal 9 Werkterrein Bedrijfsvoering -> Facilitaire Zaken Activiteiten Beheren/beveiligen van goederen, gebouwen en personen Beleids- en bedrijfsvoeringsondersteunende werkzaamheden Datum FUWASYS-versie Functiebeschrijving Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de CVO Groep Zuidoost-Utrecht. De CVO Groep is een christelijke scholengroep voor praktijkonderwijs, lwoo, vmbo, havo, atheneum, gymnasium en tweetalig vwo. De groep bestaat uit vijf zelfstandige scholen in Zeist, Doorn en Wijk bij Duurstede. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het Revius Lyceum in Wijk bij Duurstede. In de gebouwen van de CVO Groep en in dit geval van het Revius in Wijk bij Duurstede, verblijven dagelijks leerlingen, docenten en overige personeelsleden. De is verantwoordelijk voor de facilitaire en administratieve dienstverlening binnen de vestiging, het - binnen de gestelde kaders - uitwerken van specifiek beleid en geven van advies aan de schoolleiding, alsmede het leidinggeven aan een team van OOP-ers, zowel administratief als facilitair medewerkers. De verricht de werkzaamheden zelfstandig, onder eindverantwoordelijkheid van de directeur van de vestiging. Werkzaamheden Resultaatgebied 1: facilitaire dienstverlening Is verantwoordelijk voor en verricht werkzaamheden op het gebied van de facilitaire dienstverlening, waaronder huisvesting, beheer en onderhoud door: * het toezien op de staat van onderhoud van gebouwen en inventaris en het geven van adviezen aan de directeur/rector voor vervanging of reparatie; * het formuleren van ideeën met betrekking tot verbouw en uitbreiding van gebouwen en de (technische) inrichting ervan; * het zorgdragen voor de uitvoering van het jaarlijks onderhoudsplan (onderdeel van het centraal geformuleerde meerjarenonderhoudsplan); * het toezicht houden op de voortgang en kwaliteit van lopende onderhouds- en huisvestingsprojecten; * het maken van afspraken met de aannemer/uitvoerder met betrekking tot (planning van) de uit te voeren werkzaamheden; * het voeren van overleg en het maken van afspraken met leveranciers, fabrikanten, bedrijven en gebruikers van de gebouwen en terreinen over geleverde of gewenste goederen of diensten; * het inkopen - binnen gestelde kaders en budgetten - van materialen (kantoorbehoeften,

2 Blz. 2 werkplekinrichtingen en schoonmaakartikelen) en diensten (servicecontracten, catering, schoonmaakcontracten, kopieercontracten etc.); * het toezien op de naleving van regelgeving voor de beveiliging van (de gebruikers van) de gebouwen en terreinen; * het zorgdragen voor de uitvoering van Arbo-taken, waaronder Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E), de bedrijfshulpverlening en de beveiliging en bewaking van de school; * het in dat kader onderhouden van contacten met de Arbo-dienst, politie en brandweer; * het fungeren als eerste aanspreekpunt bij klachten (overlast) en wensen/vragen van buurtbewoners; * het organiseren van de schoonmaak van de gebouwen, gebaseerd op een schoonmaakplan; * het controleren van de uitvoering van de schoonmaak en bespreken van klachten/wensen op dit gebied met het schoonmaakbedrijf; * het zorgdragen voor de organisatie en/of het faciliteren van bijzondere activiteiten (ouderavonden, feestavonden, rapportvergaderingen etc.); * het zorgdragen voor een adequate ondersteuning op het gebied van ICT-infrastructuur en ICT apparatuur. Resultaatgebeid 2: administratieve dienstverlening Is verantwoordelijk voor de effectieve en efficiënte uitvoering van de administratieve dienstverlening door: * het zorgdragen voor de organisatie van de schooladministratieve werkzaamheden, waaronder de verantwoordelijkheid van de kwaliteit en tijdigheid van de processen; * het zorgdragen voor de logistiek van het leermiddelenbeleid, waaronder de schoolboeken; * het adviseren van de rector/directeur over de inrichting van de administratieve dienstverlening. Resultaatgebied 3: adviseren en ondersteunen van rector/directeur Draagt bij aan een optimaal werkklimaat en een effectieve en efficiënte uitvoering van werkzaamheden en processen binnen school door: * het adviseren aan de rector/directeur over de effecten van centraal geformuleerde beleidszaken, voorzover deze betrekking hebben op het werkterrein van de ; * het vertalen van beleidsuitspraken over de facilitaire organisatie uit het Schoolplan naar concrete actiepunten, werkzaamheden, planningen e.d.; * het - binnen de gestelde kaders - beheren van de toegekende budgetten t.b.v. het eigen werkterrein; * het bewaken en bevorderen van de identiteit/cultuur van de locatie (mede opstellen van gedragsregels, aanspreken van collega's op gedrag etc.). Resultaatgebied 4: leidinggeven Is verantwoordelijk voor de personele zorg voor het onderwijs ondersteunend personeel (OOP), waaronder het personeelsbeheer (loopbaan, gesprekscyclus en scholing), de werving en selectie van personeel, door: * het leidinggeven aan OOP-ers; * het opstellen van een teamplan voor de OOP-ers; * het verdelen van de werkzaamheden over de medewerkers en het opstellen van werkroosters en aangeven van prioriteiten; * het toezien op een juiste, volledige en tijdige uitvoering van de werkzaamheden; * het opstellen van draaiboeken en protocollen voor de verschillende werkzaamheden; * het begeleiden van medewerkers bij hun werkzaamheden; * het begeleiden van medewerkers bij hun persoonlijke ontwikkeling; * het voeren van loopbaan gesprekken, functionerings- en beoordelingsgesprekken; * het zorgdragen voor werving en selectie van nieuwe OOP-ers. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden

3 Blz. 3 -Beslist bij/over: het maken van afspraken met aannemer/uitvoerder met betrekking tot de (planning van) uit te voeren werkzaamheden, het formuleren van ideeën met betrekking tot verbouw en uitbreiding van gebouwen en de (technische) inrichting ervan, het houden van toezicht op lopende onderhouds- en huisvestingsprojecten, het regelen van de verhuur, alsmede het zorgdragen voor verdeling, voortgang en kwaliteit van werkzaamheden. -Kader: relevante wet- en regelgeving, het meerjarenonderhoudsplan en het centraal geformuleerde meerjareninvesteringsplan, de begroting en specifieke beleidslijnen. -Verantwoording: aan de leidinggevende over een goed verloop van de dagelijkse gang van zaken, over huisvesting, beheer en onderhoud, alsmede over de kwaliteit van facilitaire en administratieve dienstverlening en het leiding geven. Kennis en vaardigheden - algemeen theoretische en praktisch gerichte kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van huisvesting en inrichting en op het gebied van het beheer en onderhoud van onderwijsgebouwen; - kennis van de Arbo-, milieu- en veiligheidswetgeving; - kennis van ontwikkelingen op het gebied van huisvesting en inrichting, beheer en onderhoud van schoolgebouwen; - kennis van administratieve processen; - vaardigheid in het beoordelen van financiële- en technische consequenties van onderhoudsprojecten en van vernieuwings- of vervangingsaanvragen; - vaardigheid in het onderhandelen met leveranciers, bedrijven en fabrikanten; - vaardigheid in advisering; - leidinggevende vaardigheden (coachen, functioneringsgesprekken, aansturen, e.d.). Contacten - met interne gebruikers over gebruikerswensen om deze af te kunnen zetten tegen mogelijkheden, randvoorwaarden en het organisatiebelang; - met leveranciers en fabrikanten over prijzen, leveringsvoorwaarden, kwaliteit en tijdigheid van te leveren materialen en diensten om af te stemmen en eventuele knelpunten te bespreken; - met aannemers en onderhoudsbedrijven over huisvestings-, beheers- en onderhoudsaangelegenheden om te onderhandelen over aan te besteden projecten; - met de arbeidsinspectie, de milieu-inspectie en de Arbo-coördinator/-dienst over de te verrichten werkzaamheden/te treffen maatregelen in het kader van geldende wet- en regelgeving om tot afstemming te komen; - met relevante instanties (brandweer, politie en gemeente) over de beveiliging en bewaking van de gebouwen om afspraken te maken en informatie uit te wisselen.

4 Competenties Locatiebeheerder 1. ALGEMEEN COMPETENTIEPROFIEL BIJ CVO GROEP Samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer er geen direct eigen belang aanwezig is Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken Reageert actief en op constructieve wijze op de ideeën en het welbevinden van anderen Onderkent invloed en gevolgen van (eigen) beslissingen of activiteiten op onderdelen van de organisatie Communicatief vaardig Is zich bewust van de gevoelens en behoeften van anderen en houdt hiermee rekening in de wijze van communiceren Geeft op een eerlijke manier grenzen en mogelijkheden aan Staat open voor signalen van anderen en geeft hen de ruimte om (zich) uit te spreken Richt zich op het gedrag van de ander, niet op de persoon Richt de samenwerking ook op anderen buiten de eigen werkkring (team/school/cvo Groep) Zoekt actief de dialoog en gaat op constructieve wijze om met feedback Integriteit Hecht eraan sociale en ethische normen en waarden te handhaven en handelt hiernaar Is zich bewust van algemeen geldende normen en waarden, handelt daar consequent naar en spreekt ook anderen hierop aan Is aanspreekbaar op de voor de CVO Groep geldende normen en waarden Komt beloften en afspraken na Ontwikkelingsgerichtheid Besteedt aandacht aan en creëert kansen voor eigen ontwikkeling Besteedt zichtbaar tijd en energie aan de eigen ontwikkeling afgestemd op het beleid van de organisatie (school/cvo Groep) Trekt lering uit eigen ervaringen Kan leren goed te functioneren onder veranderende omstandigheden in de organisatie of in het werkveld Kwaliteitsbewust zijn en kwaliteitsgericht handelen Hecht eraan met een permanent oog voor kwaliteit te werken Is zich bewust van het belang van kwaliteit voor de organisatie Kent de kwaliteitscriteria Brengt mogelijkheden voor kwaliteitsverbetering in de organisatie naar voren Formuleert daarbinnen criteria waaraan de eigen werkzaamheden moeten voldoen en evalueert de resultaten Klantgerichtheid Hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) Herkent behoeften en belangen van de collega/leerling/ouder en handelt hier naar Is op de hoogte van veranderingen en omstandigheden waar leerlingen mee te maken krijgen Vraagt door op wensen en behoeften van de klant en komt met (oplossings-)voorstellen Toont belangstelling voor de vraagstukken/problemen van de leerling 2. SPECIFIEK Leidinggevende vaardigheden: het vermogen om richting en sturing te geven aan groepen of individuen Formuleert heldere doelen waar mensen zich aan willen binden Deelt taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe aan teamleden Geeft feedback op functioneren en bereikte resultaten Laat medewerkers weten dat ze gewaardeerd worden Bevordert en faciliteert de ontwikkeling van het individu Formuleert heldere taken en opdrachten Veiligheidsbewustzijn: geeft bij de uitvoering van de werkzaamheden invulling aan relevante voorschriften op het gebied van veiligheid Volgt veiligheidsinstructies stipt op Wijst anderen op gevaarlijke situaties

5 Communicatief vermogen: het vermogen om schriftelijk en mondeling te communiceren en ideeën, meningen en argumenten te presenteren zodat anderen (docenten, leerlingen, collega s en schoolleiding) het begrijpen Vraagt door op onduidelijke uitspraken Reageert op non verbale signalen Formuleert in goedlopende, correcte zinnen Formuleert ideeën en meningen in begrijpelijke taal Maakt bondige teksten Stelt heldere en gestructureerde overzichten op Klantgerichtheid: hecht eraan in te spelen op wensen en behoeften van de klant (collega/leerling/ouder) Biedt ongevraagd extra service of informatie Toont respect voor meningen en wensen van de leerling/collega Probleemanalyse: onderzoekt waaruit een probleem bestaat, is in staat oorzaken en achtergronden te achterhalen en de voorwaarden voor een mogelijke oplossing te benoemen Benoemt de mogelijke gevolgen van een probleem Brengt ordening aan in complexe informatie Geeft causale verbanden aan Legt verbanden en structureert Flexibiliteit: is in staat indien zich urgente kansen of problemen voordoen, de eigen gedragstijl of aanpak te veranderen om het gestelde doel te bereiken Gaat gemakkelijk om met snel wisselende onderwerpen en gebeurtenissen Speelt snel in op onverwachte en urgente zaken Laat moeiteloos het ene onderwerp los om vervolgens het andere onderwerp op te pakken Speelt soepel in op veranderingen Kent de eigen grenzen en geeft die helder aan