IINFORMATIEBUNDEL SELECTIEPROCEDURE GEMEENTESECRETARIS ZEDELGEM 1. Toelatings- en aanwervingsvoorwaarden. Voor een functie bij het gemeentebestuur, gelden volgende algemene voorwaarden: - een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor men solliciteert ( wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een vermelding voorkomt, kan de kandidaat een schriftelijke toelichting voorleggen) - de burgerlijke en politieke rechten genieten; - medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie - voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; - houder zijn van een masterdiploma of diploma van het universitair of daarmee gelijkgesteld onderwijs of van het hoger onderwijs buiten de universiteit van het lange type en dat toegang geeft tot niveau A - slagen voor de selectieprocedure 2. Examenprogramma Het examenprogramma voor secretaris werd als volgt vastgesteld: - Een schriftelijk gedeelte (50 punten): een of meer gevalstudie(s) met praktijkgeval die verband houdt met de functie en waarvoor de gegevens tijdens het examen aan de kandidaten worden bezorgd. In voorbereiding kan u ook nog volgende aspecten uit het gemeentedecreet (15 juli 2005) doornemen: werking en bevoegdheden van de gemeenteraad en College van burgemeester en schepenen, de bepalingen inzake de gemeentelijke diensten en planning en financieel beheer. Deze informatie kan u vinden in de Vlaamse Codex (http://codex.vlaanderen.be/zoeken/document.aspx?did=1013949&p aram=inhoud&ref=search) Daarnaast kan u op de website van Jobpunt Vlaanderen een beknopte tekst vinden mbt de wetgeving overheidsopdrachten.
- Een mondeling gedeelte (50 punten) bestaande uit een grondig sollicitatiegesprek waarbij ingegaan wordt op de functievereisten en voorafgaand enkele praktische cases ter voorbereiding worden gegeven. - Een assessment bestaande uit een leiderschaps- en managementcapaciteitentest, met een: - persoonlijkheidsonderzoek: gestructureerde vragenlijst - analyse- en presentatie oefening - leidinggevend rollenspel - integriteitstest - competentiegericht interview Om geslaagd te worden beschouwd moeten de kandidaten voor elke selectieproef 50% behalen en voor het geheel 60%. Bij het assessment moet de kandidaat geschikt bevonden worden. 3. Examendata De schriftelijke proef vindt plaats op 14 maart 2016, de mondelinge proef op 20 april en het assessment center in de week van 25 april. 4. Solliciteren kan tot en met 28 februari 2016 Je kan solliciteren via www.jobpunt.be/vacatures Meer informatie kan bekomen worden op de personeelsdienst: tel 050/288337 of personeel@zedelgem.be
5. Functiebeschrijving 1. Plaats in het organogram De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de organisatie, rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen en wordt geëvalueerd door een bijzondere gemeenteraadscommissie. 2. Doel van de functie De gemeentesecretaris is algemeen directeur, hij/zij stuurt de organisatie in haar geheel aan. Hij/zij is strategisch adviseur, die de gemeenteraad en het college adviseert bij het uitstippelen en uitvoeren van het gemeentelijk beleid. Hij/zij is de scharnier tussen het politieke bestuur en de ambtelijke organisatie. 3. Kernresultaatgebieden 3.1. Secretaris van de politieke organen 3.1.1 Taken de installatievergadering van de gemeenteraad inhoudelijk voorbereiden de vergaderingen van gemeenteraad en college bijwonen de dossiers van gemeenteraad en college doornemen de notulen van gemeenteraad en college opmaken inlichtingen verstrekken over dossiers aan burgemeester, schepenen en gemeenteraadsleden de burgemeester, het college en de gemeenteraad adviseren en inhoudelijk ondersteunen de gemeenteraad, het college en de burgemeester administratief ondersteunen in samenwerking met de dienst secretariaat 3.1.2 Bevoegdheden (*) in ontvangst nemen van akten die verband houden met de installatie van de politieke organen
verantwoordelijk voor de redactie van de notulen van gemeenteraad en college medeondertekening van de goedgekeurde notulen medeondertekening van alle reglementen, verordeningen, beslissingen, akten en briefwisseling van de gemeenteraad, van het college en van de burgemeester 3.2. Leiding van de ambtelijke organisatie 3.2.1 Taken zorgen voor een efficiënte en effectieve werking van de organisatie in haar geheel vlotte werking faciliteren door te voorzien in de gepaste middelen (personeel, budget, ICT en materiële middelen) in samenwerking met de diensthoofden van de betrokken diensten coördineren van de samenwerking tussen de verschillende afdelingen en diensten organiseren van de interne communicatie via interne overlegstructuren beheer van het archief in samenwerking met de archivaris 3.2.2 Bevoegdheden zeggenschap over de ondersteunende processen die de vlotte en eenvormige werking van de organisatie mogelijk maken voorzitterschap van het managementteam voorzitterschap van het diensthoofdenoverleg installeren van dienstoverschrijdende projectgroepen ondertekenen van alle briefwisseling met mogelijkheid tot delegatie 3.3. Link tussen politiek bestuur en ambtelijke organisatie 3.3.1 Taken dossiers van de diensten doornemen ter voorbereiding van college en gemeenteraad
beslissingen van gemeenteraad en college terugkoppelen naar de diensthoofden de afsprakennota tussen politiek bestuur en ambtelijke organisatie opmaken constructieve samenwerking tussen mandatarissen en personeel faciliteren 3.3.2 Bevoegdheden bijkomende informatie opvragen bij de diensten om de dossiers voor het college en de gemeenteraad correct en volledig te kunnen toelichten bepalen van de manier waarop de terugkoppeling van gemeenteraad en college naar de diensten gebeurt afsluiten van de afsprakennota met het college en de burgemeester 3.4. Hoofd van het personeel 3.4.1 Taken rechtstreekse leiding van de diensthoofden met uitzondering van de financieel beheerder functionele leiding over de financieel beheerder i.v.m. de taken beschreven in het gemeentedecreet aanvragen van personeel die kaderen binnen dagelijks personeelsbeheer goedkeuren uitstippelen personeelsbeleid in samenwerking met de personeelsdienst 3.4.2 Bevoegdheden hiërarchische zeggenschap over de diensthoofden met uitzondering van de financieel beheerder evaluator van de diensthoofden met uitzondering van de financieel beheerder zeggenschap over dagelijks personeelsbeheer
budgethouder voor zaken van dagelijks personeelsbeheer uitvoeren van tuchtonderzoek opstellen voorontwerp van organogram, personeelsformatie en rechtspositieregeling 3.5. Kwaliteitsmanagement 3.5.1 Taken het kwaliteitssysteem en het intern controlesysteem organiseren het kwaliteitshandboek coördineren de werking van de gemeentelijke diensten optimaliseren in samenwerking met de diensthoofden rapporteren aan gemeenteraad en college over het intern controle systeem 3.5.2 Bevoegdheden hiërarchische zeggenschap over de processen van de diensten 3.6. Opvolgen van de beleidscyclus 3.6.1 Taken de strategische nota van het meerjarenplan opstellen en de input van de diensten coördineren de beleidsnota bij het budget opstellen en de input van de diensten coördineren de verklarende nota bij de budgetwijziging opstellen en de input van de diensten coördineren overleg met de financieel beheerder over de financiële nota bij meerjarenplan, budget, budgetwijziging de gemeenteraad en het college adviseren bij beleidsbeslissingen de beleidsuitvoering door de diensten opvolgen rapporteren aan het college over de uitvoering van het beleid
3.6.2 Bevoegdheden inbreng opvragen bij alle diensten medezeggenschap over de inbreng van de diensten 3.7. Financieel beheer 3.7.1 Taken uitvoeren girale betalingen (dubbele handtekening) na betaalbaarstelling door het college aanstellen van ambtenaren belast met de inning van geringe dagontvangsten goedkeuren kasreglement toekennen van kasprovisies goedkeuren van de uitgaven die verband houden met dagelijks personeelsbeheer 3.7.2 Bevoegdheden verantwoordelijk voor de chartale verrichtingen budgethouder inzake dagelijks personeelsbeheer 3.8 Opvolgen van niet-dienstgebonden en dienstenoverschrijdende beleidsdossiers 3.8.1 Taken projectmanagement van strategische dossiers vb. brandweerhervorming, PPS rusthuis, bijwonen van vergaderingen en organiseren van overleg
3.8.2 Bevoegdheden adviseren operationele zeggenschap in het kader van het dossier 3.9 Public relations 3.9.1 Taken de gemeente vertegenwoordigen bij officiële gelegenheden contacten met externe partners vergaderingen op regionaal, provinciaal en Vlaams niveau 3.9.2 Bevoegdheden deelnemen aan vergaderingen en bijeenkomsten 4. Competenties 4.1. Technische kennis / vaardigheden kennis van gemeentedecreet en andere relevante regelgeving kennis van de werking van het bestuur kennis van managementtechnieken kennis van softwarepakketten nodig voor de functie communicatieve vaardigheden
grondig voldoend e elementai r 4.2. Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Beheersmatige Voortgangscontrole vaardigheden X X X Informatieverwerkend Visieontwikkeling X X X gedrag Organisatiebewustzijn X X X Interactief gedrag Teamwerk en samenwerking X X X Leiderschap Leiding geven X X X Probleemoplossend Besluitvaardigheid X X X gedrag Klantgerichtheid X X X Resultaatsgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Loyauteit X X X Integriteit X X X (*) Ter verduidelijking: Bevoegdheid : het recht tot het uitoefenen van bepaalde handelingen Medezeggenschap : het recht mee te doen in besprekingen en bij besluitvorming -> Inspraak, gekoppeld aan de plicht van advies te geven over bepaalde onderwerpen Zeggenschap : het recht om over iets te beslissen -> hiërarchische zeggenschap : i.f.v. de verantwoordelijkheid over de algemene gang van zaken binnen de eigen dienst/afdeling -> operationele zeggenschap : over werkopdrachten (wat moet gedaan worden) -> functionele zeggenschap : over zaken die te maken hebben met het juist hanteren van specialistische kennis en vaardigheden (hoe iets moet gedaan worden)