INTERGEMEENTELIJKE VERENIGING VOOR CREMATORIUMBEHEER IN DE PROVINCIE ANTWERPEN Personeelszaken Functiebeschrijving/-profiel 1. Identificatiegegevens Functietitel Niveau Vestiging Stafmedewerker personeel & organisatie Niveau kaderpersoneel Antwerpen (Wilrijk) 2. Plaats in het organogram Rapporteert aan Algemeen directeur Salarisschaal Weddeschaal 3 (basis: 24.291-46.460 = niet-geïndexeerd) Bruto-aanvangswedde met 3 jaar ervaring: 3.461,28 3. Doel van de functie De stafmedewerker personeel & organisatie heeft als opdracht om het personeelsbeleid uit te bouwen, te ontwikkelen en te implementeren. Je zorgt er voor dat de administratie van alle personeelsaangelegenheden correct en efficiënt wordt georganiseerd. Je ondersteunt en motiveert medewerkers door hen te ondersteunen, te stimuleren en te motiveren bij de uitoefening van hun functie. Je helpt mee de nodige competenties uit te bouwen die de organisatie en de medewerkers nodig hebben om nu en in de toekomst onze opdrachten en doelstellingen klantgericht en kwaliteitsvol te realiseren. Je adviseert de algemeen directeur bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het strategisch en operationeel beleid van de organisatie in functie van de behoeften van klanten en doelgroepen. 4. Kernresultaatsgebieden 1. Vorm geven aan en ontwikkelen van het personeelsbeleid waarin het aantrekken, ontwikkelen en motiveren van professionele medewerkers centraal staat Dit omvat ondermeer volgende taken : - 1 -
je staat mee in voor de ontwikkeling van het personeelsbeleid in functie van de te realiseren strategische doelstellingen je verzorgt de uitbouw en de implementatie van het HR-beleid en je verleent daarover advies aan de algemeen directeur, de afdelingshoofden en aan de bestuursorganen je staat in voor de rapportering over en de opvolging van specifieke HR-processen en personeelsgebonden dossiers je bereidt de besluitvorming inzake personeel en organisatie van de bestuursorganen voor en je volgt de uitvoering ervan op je organiseert en bewaakt het correct en efficiënt verloop van de personeelsadministratie je organiseert de selectieprocedures en organiseert vorming, opleiding en training voor de medewerkers je coördineert en organiseert het syndicaal overleg, de arbeidsveiligheid en het welzijn op het werk je realiseert de uniforme toepassing van de regelgeving en volgt de diverse reglement op (o.a. rechtspositieregeling, arbeidsreglement en deontologische code) je bewaakt en geeft inhoud aan arbeidsomstandigheden, -voorwaarden, -voorzieningen en -relaties 2. Coördineren en opvolgen van organisatorische projecten die betrekking hebben op personeelsontwikkeling, kwaliteitszorg en communicatie Dit omvat onder meer volgende taken: je helpt de behoeften van de organisatie, klanten en doelgroepen in kaart te brengen en te analyseren om een duidelijk beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden je verleent advies om deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of uitdagingen je helpt de activiteiten van de organisatie mee te plannen, te organiseren en te coördineren in functie van de strategische en operationele doelstellingen je zoekt proactief naar oplossingen en alternatieven die de werking van de organisatie kunnen optimaliseren en professionaliseren je zorgt er voor dat je op de hoogte blijft van ontwikkelingen en nieuwe regelgeving binnen de uitvaartsector je organiseert de documentatie van de werkprocessen je organiseert en volgt de informatisering van de diverse processen en procedures op je coördineert en volgt de veranderingsprojecten mee op 3. Ondersteunen en organiseren van de interne en externe communicatie Dit omvat onder meer volgende taken: je organiseert en ondersteunt de werking van het managementteam en het personeelsoverleg je organiseert en ondersteunt de werking van het overleg met de uitvaartsector en de vrijwilligers je neemt initiatieven om de interne en externe communicatie van de organisatie te optimaliseren je bouwt actief een eigen netwerk uit in functie van de eigen opdrachten je volgt de contacten en afspraken met klanten op je staat in voor de klachtenbehandeling en het zoeken naar geschikte oplossingen - 2 -
4. Ondersteunen van de algemene directeur op het vlak van beleidsvoering en de werking van de bestuursorganen Dit omvat onder meer volgende taken: je ondersteunt met betrekking tot informatiedoorstroming en de afstemming van de activiteiten van de organisatie je volgt de tendensen en de actualiteit binnen de uitvaartsector mee op je ondersteunt, assisteert en/of vervangt de algemeen directeur tijdens vergaderingen of publieke bijeenkomsten je bereidt mee de agenda voor van de bestuursorganen je bereidt de beslissingen voor die geagendeerd worden voor de bestuursorganen je verzorgt de administratieve ondersteuning bij de opmaak van strategische en beleidsnota s 5. Polyvalent meewerken aan diverse taken zodat de dienstverlening niet in het gedrang komt Dit omvat ondermeer volgende taken: je vervangt de algemeen-directeur bij diens afwezigheid je fungeert als backup voor de het afdelingshoofd van de vestiging Antwerpen indien de dienstverlening en de werking dit vereist, kunnen steeds bijkomende taken en opdrachten worden toegewezen 5. Competenties 5.1. Kennisgebonden competenties 5.1.1. Kennis en vaardigheden bij aanwerving je beschikt bij voorkeur over enige operationele ervaring in een personeelsdienst, of je hebt door (bijkomende) opleiding kennis van HRM en personeelszaken je hebt een basiskennis van administratieve en operationele processen waarbij kennis of inzicht van kwaliteitszorg een pluspunt is je kan vlot met courante softwaretoepassingen werken je kan zowel schriftelijk als mondeling vlot communiceren je beschikt over een klant- en resultaatgerichte ingesteldheid je werkt graag in team maar kan ook perfect zelfstandig werken 5.1.2. Kennis tijdens de loopbaan je bent bereid om je te verdiepen in de wetgeving en de processen m.b.t. begraafplaatsen en lijkbezorging, intergemeentelijke samenwerking en de crematoria je bent bereid jezelf verder te ontwikkelen om een grondige kennis te verwerven van administratieve en financiële processen, kwaliteitszorg en procesanalyse je verwerft inzicht in en evolueert naar leidinggevende aspecten en het management van een organisatie - 3 -
5.2. Gedragscompetenties Integriteit Flexibiliteit Integriteit is een belangrijke competentie die er vanuit gaat dat elke medewerker de waarden van de organisatie kent en er naar handelt. In de eerste plaats tonen we begrip voor elke mening en (geloofs)overtuiging en hebben we respect voor de behoeften van klanten en bezoekers. Onder integriteit verstaan we tevens het zorgvuldig en discreet omgaan met vertrouwelijke of delicate informatie. Daarnaast streven we naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling. In de eigen taakuitvoering laten we persoonlijke overtuigingen geen rol spelen en we brengen de organisatie positief in beeld. Een andere belangrijke pijler binnen de organisatie is de flexibiliteit die elke medewerker eigen moet zijn. Het betekent dat men bereid is om waar nodig zich in te schakelen in een systeem van jobrotatie en buiten het uurrooster te werken. Diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en en plotse veranderingen vormen geen struikelblok en de eigen werkplanning wordt daar vlot aan aangepast. Nauwgezet en ordelijk werken Het werk is verzorgd en de werkomgeving wordt ordelijk gehouden. Documenten en materialen worden met zorg behandeld en bewaard. De medewerker komt de gemaakte afspraken na en werkt aandachtig en geconcentreerd. Het eigen werk wordt gecontroleerd, fouten opgemerkt en verbeterd waar nodig. Plannen en organiseren Kunnen plannen en organiseren veronderstelt het opmaken van een planning en een werkverdeling, het bepalen van prioriteiten en het aanpassen van een planning aan wijzigende of onvoorziene omstandigheden. Zelfstandig en probleemoplossend werken Deze competentie impliceert dat men op basis van instructies aan de slag kan, initiatieven neemt en het werk waar nodig bijstuurt om opdrachten volledig en tijdig af te werken. Men moet tevens in staat zijn problemen te onderkennen, te signaleren en de juiste mensen er bij te betrekken. Men bedenkt zelf alternatieven en stelt praktische en haalbare oplossingen voor. Klantgericht Klantgericht zijn betekent dat men zich in de situatie van klanten en bezoekers kan inleven en dat men zich vriendelijk, beleefd en behulpzaam opstelt. We streven klantentevredenheid na en nemen verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten. Communiceren We hanteren een correct, beknopt en duidelijk taalgebruik. Communiceren betekent ook kunnen luisteren en de juiste vragen stellen. Zo kunnen we klanten en bezoekers correcte informatie geven of doorverwijzen naar de juiste persoon of dienst. De medewerker moet in staat zijn om in het openbaar te spreken voor een publiek. - 4 -
Samenwerken Met samenwerken bedoelen we dat er wordt deelgenomen aan overleg en dat er afspraken gemaakt worden om tot een gezamenlijk resultaat te komen. De afspraken worden nageleefd en bij het uitvoeren van de eigen taken wordt rekening gehouden met de belangen van andere medewerkers. Werken in teamverband veronderstelt tevens dat we andere medewerkers helpen en dat we bijspringen waar nodig. Samenwerken is ook zich positief opstellen en de leden van de groep stimuleren en motiveren. Het tonen van respect en waardering voor eenieders eigenheid en inbreng maakt evenzeer onderdeel uit van deze competentie. 6. Aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden 6.1. Algemene aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden: 1 een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde functie; 2 de burgerlijke en politieke rechten bezitten; 3 voor de mannelijke kandidaten: niet in overtreding zijn met de dienstplichtwetten. 6.2. Specifieke aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden: 1 in het bezit zijn van een masterdiploma (universitair of hoger onderwijs lange type) of een bachelordiploma (hoger onderwijs korte type) aangevuld met tenminste drie jaar relevante ervaring; 2 in het bezit zijn van een rijbewijs van tenminste categorie B; 3 geslaagd zijn voor de selectieproef. 6.3. Selectieproef: De selectieproef omvat: 1 een schriftelijke proef waarin de vaktechnische en functionele relevante capaciteiten van de kandidaten zullen beoordeeld worden; 2 een mondelinge proef of interview waarin de competenties van de kandidaten worden beoordeeld; 3 een assessment proef. Deze proef resulteert in een eindbeoordeling geschikt of ongeschikt, waarbij de laatste beoordeling een uitsluitend criterium is. Op elk onderdeel van de selectieproef moeten de kandidaten tenminste 50% van de punten halen om toegelaten te worden tot de volgende proef. Het globaal resultaat over alle onderdelen moet tenminste 60% van de punten bedragen. 6.4. Selectiecommissie: De selectiecommissie bestaat uit drie leden: - de algemeen directeur; - twee leidend ambtenaren van een provinciaal of lokaal bestuur of van een andere intergemeentelijke vereniging. - 5 -
De persoon aangeduid voor de organisatie van de assessmentproef kan met raadgevende stem deel uitmaken van de selectiecommissie. ********** - 6 -