Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Verbeterplan dossiervorming en beheer en jaarverslag gemeentearchivaris 2012 Programma / Programmanummer Facilitaire diensten / 1043 BW-nummer Portefeuillehouder B. Jeene Samenvatting Op 21 november 2012 heeft de Rekenkamer het rapport Geen metertje op het dashboard, oorzaken van tekortschietend dossierbeheer opgeleverd en gepresenteerd aan de gemeentereaad. Het college heeft bij brief van 12 november 2012 de toezegging gedaan om te komen met een verbeterplan. Bijgaand verbeterplan is de uitwerking van deze toezegging. Het verbeterplan sluit aan bij de aanbevelingen van de Rekenkamer en de constateringen van de gemeentearchivaris in het jaarverslag 2012 dat gelijktijdig met dit plan aangeboden wordt. De 4 belangrijkste speerpunten van het verbeterplan zijn: opzetten van een kwaliteitssysteem voor de digitale dossiervorming, vergroten archiefbewustzijn, monitoren specifieke (beleids)dossiers en vastleggen archiefverantwoordelijkheid bij samenwerkingsverbanden en contracten. Ter besluitvorming door het college 1. Het bijgevoegde verbeterplan vast te stellen. 2. Het bijgevoegde jaarverslag voor kennisgeving aan te nemen. 3. Het bijgevoegde jaarverslag voor kennisgeving aan te bieden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. 4. De brief aan de raad vast te stellen. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. IA80, Hans Cillissen, 2775 Datum ambtelijk voorstel 7 juni 2013 Registratienummer 13.0008729 Leidinggevende T. van Gemert, IA00 Paraaf akkoord Datum Programmamanager P. Kluver Programmadirecteur,I. Hol Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 9 juli 2013 nummer: 3.6 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder 20130529_Voorstel aan het College van BW.doc
Collegevoorstel 1 Probleemstelling Op 21 november 2012 heeft de Rekenkamer haar rapport Geen metertje op het dashboard, oorzaken van tekortschietend dossierbeheer opgeleverd en gepresenteerd aan de gemeentereaad. Bij brief van 12 november 2012 aan de Rekenkamer heeft het college toegezegd om in 2013 te komen met een verbeterplan. Dit is nog eens bevestigd in de kamerbespreking van 12 december 2012. Het bijgevoegde verbeterplan is de uitwerking van deze toezegging(en). In de kamerbespreking van 12 december 2012 is ook toegezegd dat tegelijk met het verbeterplan het jaarverslag 2012 van de gemeentearchivaris wordt aangeboden. 2 Juridische aspecten Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de gemeente de plicht de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Op basis van de gemeentelijke Archiefverordening 2013 dient de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit te brengen aan het College over het beheer van de archiefbewaarplaats en het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. Het College dient, volgens dezelfde verordening, verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad, onder overlegging van het jaarverslag en in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht dit jaarverslag toe te zenden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. 3 Doelstelling V.w.b. het verbeterplan is de belangrijkste doelstelling het tot stand brengen van een kwaliteitsverbetering van de dossiervorming. V.w.b. het jaarverslag college, gemeenteraad en Gedeputeerde Staten te informeren. 4 Argumenten Informatie is van essentieel belang zijn. Voor een gemeente die transparant, modern, efficiënt en gericht op burgers en bedrijven wil zijn, is intensieve informatie-uitwisseling noodzakelijk. Dit betekent dat dossiers toegankelijk moeten zijn maar ook het beheer moet zodanig zijn geregeld dat de betrouwbaarheid, authenticiteit en volledigheid van dossiers wordt gewaarborgd. Een goede, geordende en toegankelijke staat van dossiers is niet alleen een voorwaarde voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering maar ook voor het afleggen van verantwoording over ons handelen tegenover politiek en samenleving. Dossiers vormen het geheugen van onze organisatie. 5 Klimaat Dit voorstel heeft geen effect op het klimaat. 6 Financiën Er zijn geen kosten verbonden aan dit voorstel. 7 Communicatie Het verbeterplan dossiervorming en beheer en het jaarverslag gemeentearchivaris 2012 wordt ter kennisname aan de Raad aangeboden. Het jaarverslag wordt ter kennisname aan Gedeputeerde Staten aangeboden.
Collegevoorstel Vervolgvel 2 8 Uitvoering en evaluatie De in het verbeterplan genoemde verbeteracties worden conform planning uitgevoerd. De gemeentearchivaris rapporteert twee keer per jaar aan de gemeentesecretaris over de voortgang van de uitvoering hiervan. 9 Risico Om de beoogde kwaliteitsverbetering tot stand te brengen is de inbreng van de proces- /dossiereigenaren van groot belang. Zij zijn namelijk verantwoordelijk voor hun processen en de daaruit ontstane informatie danwel archiefbescheiden. Tevens is voor het welslagen van dit traject draagvlak en betrokkenheid van het (top)management van cruciaal belang. Bijlage(n): Verbeterplan Jaarverslag Brief aan de raad Brief aan GS van provincie Gelderland
Gemeente Nijmegen Informatiemanagement & Automatisering Aan Gedeputeerde staten van Provincie Gelderland Postbus 9090 6800 GX Arnhem Nieuwe Dukenburgseweg 21 6534 AD Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 30 15 E-mail gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Verzenddatum Onderwerp Jaarverslag 2012 archivaris gemeente Nijmegen Ons kenmerk IA80/13.009135. Datum uw brief N.v.t. Contactpersoon Hans Cillissen Doorkiesnummer (024) 3292775 Geachte leden van Gedeputeerde Staten, Hierbij doen wij u toekomen het jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2012 met een: verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht wordt dit jaarverslag aan u toegezonden. Dit verslag is, voor het eerst, gebaseerd op de 10 Kritische Prestatie-lndicatoren voor de Archiefketen, zoals de VNG die samen met IPO en het ministerie van Binnenlandse Zaken hebben opgesteld. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Aantal bijlagen: Eén Bezoek ook onze website www.nijmegen.nl Aanbiedingsbrief jaarverslag aan GS.doc
Informatiemanagement & Automatisering Aan de Gemeenteraad van Nijmegen Nieuwe Dukenburgseweg 21 6534 AD Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 30 15 E-mail gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Verzenddatum 9 juli 2013 Onderwerp Verbeterplan dossiervorming en jaarverslag gemeentearchivaris 2012 Geachte leden van de Raad, Ons kenmerk IA80/13.0009137 Datum uw brief N.v.t. Contactpersoon Hans Cillissen Doorkiesnummer (024) 3292775 Op 21 november 2012 heeft de Rekenkamer het rapport Geen metertje op het dashboard, oorzaken van tekortschietend dossierbeheer opgeleverd en gepresenteerd aan de gemeenteraad. Het college heeft bij brief van 12 november 2012 de toezegging gedaan om te komen met een verbeterplan. Bijgaand verbeterplan is de uitwerking van deze toezegging. Het verbeterplan sluit aan bij de aanbevelingen van de Rekenkamer en de constateringen van de gemeentearchivaris in het jaarverslag 2012 dat, conform afspraak, gelijktijdig met dit plan aangeboden wordt. De vier belangrijkste speerpunten van het verbeterplan zijn: opzetten van een kwaliteitssysteem voor de digitale dossiervorming; vergroten van het archiefbewustzijn in de organisatie; monitoren van specifieke (beleids)dossiers; vastleggen archiefverantwoordelijkheid bij samenwerkingsverbanden en contracten. De gemeentearchivaris rapporteert twee keer per jaar aan de gemeentesecretaris over de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Aantal bijlagen: Twee Bezoek ook onze website www.nijmegen.nl Aanbiedingsbrief gemeenteraad verbeterplan, jaarverslag 2012.doc
Verbetering dossiervorming en - beheer Plan van aanpak 29 mei 2013
Inhoudsopgave 1 Inleiding en achtergrond... 3 2 Projectbeschrijving... 4 2.1 Doelstelling... 4 2.2 Scope van het project... 4 2.3 Resultaten... 4 2.4 Relaties met andere trajecten... 4 2.5 Randvoorwaarden... 4 2.6 Projectorganisatie... 4 3 Beschrijvingen verbetersporen-/acties... 6 3.1 Digitalisering... 6 3.2 Vergroten van en sturen op archiefbewustzijn... 7 3.2.1 Updaten kennis en kunde van lijnmedewerkers van archiefregels... 7 3.2.2 Sturing opname archiefbescheiden in systemen en dossiers... 7 3.3 Vertaling verantwoordelijkheden uit archiefregelgeving... 8 3.4 Monitoring (beleids)dossiers... 8 4 Projectkosten... 10 Bijlage 1 Checklist Inkoopdossiers... 11 Bijlage 2 Checklist subsidiedossiers... 15 1
1 Inleiding en achtergrond De Rekenkamer Nijmegen heeft in de periode 2011-2012 onderzoek gedaan naar het dossierbeheer. Aanleiding voor dit onderzoek was dat de Rekenkamer bij vrijwel elk onderzoek moet constateren dat de (beleids) dossiers niet op orde zijn. Daarvan is regelmatig melding gemaakt in hun onderzoeksrapporten. In enkele jaarverslagen heeft de Rekenkamer het dossierbeheer een hardnekkig knelpunt genoemd. De hardnekkigheid van het probleem heeft de Rekenkamer doen besluiten te onderzoeken wat de oorzaken zijn dat dossiers stelselmatig niet op orde zijn. In het onderzoek heeft de Rekenkamer gekeken naar welke verbetermaatregelen er de afgelopen jaren zijn getroffen, wat de effecten zijn van deze maatregelen op de dossiers rioolbeleid, stadionen huurovereenkomst Gemeente Nijmegen - N.E.C., planexploitaties, verbonden partijen en wat de redenen zijn dat de getroffen verbetermaatregelen onvoldoende effect hebben gehad. Het onderzoek richt zich voor wat betreft de kwaliteit van het dossierbeheer op de jaren 2009, 2010 en 2011. Uit het onderzoek blijkt een aantal oorzaken voor het nog altijd niet op orde zijn van de onderzochte dossiers. Deze zijn volgens de Rekenkamer gelegen in het gemeentelijk archiefbeleid, de bewaking vanuit de lijn van de uitvoering, in de sturing en het beperkte effect van de inspanningen van de afgelopen jaren. Dit heeft er toe geleid dat het college van B&W bij brief van 12 november 2012 heeft toegezegd medio 2013 te komen met een verbeterplan. Dit document is de uitwerking van deze toezegging. 3
2 Projectbeschrijving 2.1 Doelstelling De belangrijkste doelstelling is het tot stand brengen van een kwaliteitsverbetering van de dossiervorming. 2.2 Scope van het project In dit plan worden de verbeteracties beschreven voor de periode juli 2013 tot en met juni 2014. In deze periode zal een aanzet gemaakt worden tot een blijvende kwaliteitsverbetering 1 op het archiefbeheer organisatiebreed. Jaarlijks zal bezien worden waar aanvulling en/of aanpassing noodzakelijk is. 2.3 Resultaten Het archiefbewustzijn binnen de organisatie is vergroot en er wordt aantoonbaar door de afdelingen op gestuurd. Circa 25 (beleids)dossiers worden gemonitord en de door de Rekenkamer geconstateerde tekortkomingen in de onderzochte dossiers zijn, waar mogelijk, opgeheven. Verantwoordelijkheden uit archiefregelgeving zijn vertaald naar taken en bevoegdheden in de organisatie en waar mogelijk in het werkproces. Er is een kwaliteitssysteem in werking dat controleert op de volledigheid, authenticiteit, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de digitale dossiervorming. Er is een nieuwe manier van samenwerken en informatie delen tussen ondernemers en de gemeente geïntroduceerd. 2.4 Relaties met andere trajecten Gelijktijdig met dit traject loopt ook nog de implementatie van de Baseline informatiehuishouding. Daar waar nodig zal afgestemd worden teneinde dubbelingen te voorkomen. 2.5 Randvoorwaarden Om tot goede resultaten te komen wordt hier een aantal randvoorwaarden genoemd: Inbreng van de proces-/dossiereigenaren is van belang om het voorgestelde te realiseren. Zij zijn namelijk verantwoordelijk voor hun processen en de daaruit ontstane informatie danwel archiefbescheiden. Een zeer belangrijke ondersteunende rol is weggelegd voor het nieuw gevormde Bureau Documentaire Informatievoorziening (afgekort BDI). Het merendeel van de verbeteracties zullen op hun schouders terecht komen. Belangrijk is dan ook dat er voldoende mankracht en inhoudelijke capaciteit beschikbaar is. Voor het welslagen van dit project is draagvlak en betrokkenheid van het (top)management van cruciaal belang. 2.6 Projectorganisatie Opdrachtgever: Het college 1 De mate waarin de relevante en authentieke stukken, ontstaan in het werkproces, zich in het fysieke of digitale dossier bevinden 4
Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Ambtelijk opdrachtgever: Gemeentesecretaris Opdrachtnemer: Hoofd afdeling Informatisering & Automatisering (afgekort I&A) Projectleider: Medewerker afdeling I&A Communicatie De opdrachtnemer en projectleider hebben elke twee maanden een voortgangsgesprek met de ambtelijk en/of politiek opdrachtgever. De projectleider heeft elke 4 weken een voortgangsgesprek met de opdrachtnemer. Projectgroep Projectleider Hoofd BDI Teamleider BDI Adviseur Documentaire Informatievoorziening Senior procesarchitect I&A Senior medewerker(s)generiek Applicatiebeheer Informatiebeheerder(s) BDI Op afroep Vertegenwoordiger NEC-dossiers Vertegenwoordiger Verbonden Partijen Vertegenwoordiger Subsidies Vertegenwoordiger Inkoop Vertegenwoordiger Regionaal Archief Nijmegen Vertegenwoordiger Planexploitaties Vertegenwoordiger Juridische Zaken Vertegenwoordiger P&O De projectgroep komt op afroep van de projectleider bijeen, maar in ieder geval 1 x keer per maand. 5
3 Beschrijvingen verbetersporen-/acties We willen langs meerdere sporen de verbeteringen realiseren. Het eerste spoor richt zich op digitalisering. Ervaring van de afgelopen jaren leert dat de digitalisering van de zaakdossiers een flinke kwaliteitsverbetering met zich mee heeft gebracht. Door deze werkwijze waar mogelijk ook op de beleids- en projectdossiers toe te passen zal dit ook hier verbeteringen laten zien. Het tweede spoor richt zich op het archiefbewustzijn. Het realiseren van duidelijke sturing op de bewustwording en op de naleving van het archiefbewustzijn op managementniveau binnen de beleidsprocessen. Het derde spoor richt zich op het realiseren van een operationele vertaling van verantwoordelijkheden. En het vierde spoor richt zich op dossiermonitoring. Meerdere (beleids)dossiers worden gemonitord en er wordt zorg gedragen voor volledigheid daarvan. Ook als toets op en ondersteuning van het archiefbewustzijn. De geconstateerde tekortkomingen in de onderzochte dossiers worden opgeheven middels het monitoren van onder andere de door de Rekenkamer onderzochte (beleids)dossiers. 3.1 Digitalisering De inzet van e-dienstverlening heeft ertoe geleid dat de werkprocessen veranderen en dat de archieffunctie een andere positie is gaan innemen. Digitalisering leidt tot archivering aan de voorkant, dat wil zeggen dat de archiefbescheiden vanaf de start van de processen digitaal worden opgebouwd en opgeslagen in een document-/recordmanagementsysteem. Vanaf 2004 vervult dit systeem steeds meer een sleutelrol in het informatie- en archiefmanagement van de gemeente. Verbeteracties Actiehouder(s) Planning Start Gereed We blijven actief inzetten op het digitaliseren van werkprocessen. In 2013/2014 zullen meerdere werkprocessen en nader te bepalen projecten zijn gedigitaliseerd. Zo zal er een samenwerkingsomgeving (SharePoint) voor interne en externe partijen gecreëerd worden waar ze toegang hebben tot de opgeslagen informatie. Bureau Ontwikkeling I&A, BDI en bureau Functioneel Beheer Generiek Domein, en lijnafdelingen Q3 2013 Q2 2014 Digitaliseren van werkprocessen draagt alleen bij aan betere archiefvorming als op de kwaliteit van de uitvoering van deze processen actief gemonitord wordt. Het opzetten en in beheer nemen van een dergelijke kwaliteitscontrole is dan ook een essentieel onderdeel van het verbeterplan. Bedrijven en burgers kunnen uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen - zoals het aanvragen van een vergunning - digitaal afhandelen. Er komt een eenmalige gegevensuitvraag voor ondernemers die gebruik maken van het Ondernemingsdossier om bedrijfsgegevens uit te wisselen met de overheid. Bureau Ontwikkeling I&A, BDI en bureau Functioneel Beheer Generiek Domein, en lijnafdelingen Q2 2013 Q3 2014 Bureau Ontwikkeling I&A Q2 2014 Q4 2014 6
Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. 3.2 Vergroten van en sturen op archiefbewustzijn 3.2.1 Updaten kennis en kunde van lijnmedewerkers van archiefregels Binnen de organisatie dient er meer aandacht te zijn teneinde de kennis en kunde van medewerkers op het terrein van dossiervorming en -beheer op peil te brengen en te houden. Verbeteracties Actiehouder(s) Planning Start Gereed Iedere nieuwe medewerker wordt geïnstrueerd Lijnafdelingen, P&O en BDI Q3 2013 Q2 2014 Bij BDI worden contactpersonen ingesteld BDI Q3 2013 Q1 2014 zodat de afdelingen een aanspreekpunt krijgen voor de archieffunctie Servicekaart Post & Archief actualiseren en BDI Q3 2013 Q4 2013 opnieuw onder de aandacht brengen Instellen vaste aanspreekpunten binnen de afdelingen en deze nodigen contactpersoon van BDI jaarlijks uit voor overleg/afstemming Lijnafdelingen Q3 2013 Q1 2014 3.2.2 Sturing opname archiefbescheiden in systemen en dossiers Van hoog tot laag zal er het besef en de wil moeten zijn om de dossiers op orde te hebben. Daarom is het belangrijk om vooral in te zetten op de sturing van de uitvoering. Verbeteracties Actiehouder(s) Planning Start Gereed Inregelen en uitrollen van functionaliteiten in Corsa waarmee het mogelijk is om afdelingen te ondersteunen bij de bewaking van de opname van archiefbescheiden in de dossiers BDI i.s.m. Functioneel Beheer Generiek Domein Q4 2013 Q2 2014 Het management van de afdelingen wordt elk kwartaal voorzien van stuurinformatie over (nog niet) gearchiveerde documenten zodat zij actief kunnen sturen op de compleetheid van dossiers. Elk half jaar zal de Directieraad worden geïnformeerd over de stand van zaken over de opname van afgehandelde documenten in de desbetreffende dossiers. Op de beleidsafdelingen worden de huidige archiefregels nogmaals aan de orde gesteld en waar nodig worden nieuwe, op maat gemaakte, opgesteld die duidelijk maken welke inkomende, interne en uitgaande documenten geregistreerd moeten worden; niet alleen brieven, maar ook e-mails plus de eventuele bijlagen. De archiefinspectie zal als onderdeel van het inspectieprogramma de kwaliteit van nader te bepalen dossiers toetsen op juistheid, volledigheid en authenticiteit. De resultaten worden vastgelegd in afzonderlijke rapportages en aangeboden aan de desbetreffende afdelingen en de gemeentesecretaris. BDI i.s.m. Functioneel Beheer Generiek Domein BDI i.s.m. Functioneel Beheer Generiek Domein Q4 2013 Q2 2014 Q4 2013 Q2 2014 Lijnafdelingen i.s.m. BDI Q3 2013 Q1 2014 Archiefinspectie RAN nvt Door lopend 7
3.3 Vertaling verantwoordelijkheden uit archiefregelgeving De verantwoordelijkheden uit de Archiefregelgeving zijn onvoldoende vertaald naar taken en bevoegdheden. Dit leidt ertoe dat in de praktijk niet altijd duidelijk is wie wat moet doen als het gaat om het beheren en archiveren van dossiers. Verbeteracties Actiehouder(s) Planning Start Gereed De Raad ontvangt voortaan jaarlijks in het 2 e RAN & I&A/BDI Q2 2013 Q2 2013 kwartaal het jaarverslag van de gemeentearchivaris. De afdeling I&A zorgt ervoor dat deze, voorzien van een standpunt/advies, wordt ingebracht in het college. Vanwege het strategische en operationele belang van archief- en informatiebeheer is het wenselijk dat het onderwerp 'verantwoordelijkheid voor de archiefzorg en het archiefbeheer' een prominente plaats krijgt bij het aangaan door de lijnafdelingen van de gemeente van (keten)samenwerking. Dus vooraf en met een juridische toets. Juridische Zaken en BDI & RAN kunnen daarin faciliteren Q3 2013 Q4 2013 3.4 Monitoring (beleids)dossiers De hierna genoemde (beleids)dossiers zullen gemonitord worden. 1. Dossier aanbesteding Europese aanbesteding hulp bij het huishouden krachtens de Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO) door gemeenten die samen het Rijk van Nijmegen vormen In bijlage 1 is de checklist bijgevoegd die vanaf 2013 geldt voor de archivering van documenten die (kunnen) ontstaan binnen een gemeentelijke aanbestedingsprocedure. Tevens is er een toelichting op de aanbestedingsdocumenten opgenomen. 2. Dossiers van instellingen die jaarlijks meer dan 100.000, - subsidie ontvangen Het betreft hier documenten die betrekking hebben op jaargang 2012. In bijlage 2 is de checklist bijgevoegd die geldt voor de archivering van documenten die (kunnen) ontstaan binnen de subsidieprocedure. De Lindenberg Tandem Iriszorg Stichting Weer Samen Naar School Natuurmuseum Vluchtelingwerk Midden-Nederland Werkgroep Integratie Gehandicapten Scholengroep Rijk van Nijmegen Vrijwilligerscentrale 8
Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. 3. Dossiers Verbonden Partijen Het betreft hier de documenten (begroting, -wijzigingen, jaarstukken, accountantsrapporten, - verklaringen, beleidsnotities, agenda s en bijbehorende stukken en verslagen van vergaderingen, collegebesluiten en raadsbesluiten) over jaargangen 2009 t/m 2011. Bergerden Bijsterhuizen BNG (Bank Nederlandse Gemeenten) Brabantse poort Breed DAR Euregio GGD Hulpverlening en veiligheid Gelderland Zuid Mariënburg BV Marn Nazorg Bodem RGV Recreatiegemeenschap Veluwe, Stadsregio Arnhem-Nijmegen Stichting Uitzicht Ontwikkelbedrijf Waalfront BV Waalfront BV Verbeteractie Actiehouder(s) Planning Start Gereed Zorgdragen voor volledigheid van de hierboven genoemde dossiers op basis van bestaande checklisten en de overige door de Rekenkamer onderzochte dossiers. BDI, bureau Subsidies, programmamanager/beleidsambte naren Verbonden Partijen, vertegenwoordiger Planexploitaties, bureau Inkoop Q3 2013 Q3 2014 9
4 Projectkosten Er zijn geen extra kosten gemoeid met de projectmatige acties van dit verbeterplan. 10
Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Bijlage 1 Checklist Inkoopdossiers Checklist Inkoopdossier Inkoopnummer:.Ink. Uitgegeven door Inkoop (FA90) Inkoopnummer:. Voor zover van toepassing en door verantwoordelijke organisatie eenheid bepaald. Projectnummer:.. Voor zover van toepassing en door verantwoordelijke organisatie eenheid bepaald. Aanbestedingsprocedures: EO Enkelvoudig onderhandse procedure MO Meervoudig onderhandse procedure NAT Nationale aanbestedingsprocedure EU Europese aanbestedingsprocedure EU B Europese aanbestedingsprocedure B-dienst VER Verlengingsopdracht EO MO NAT EU EU B VER 1 nvt Besluit tot terugtrekking/intrekking aanbesteding 2 Contract/Overeenkomst/Opdrachtbrief 3 O O Inkoopstartnotitie 4 O O O nvt nvt nvt Afwijkmemo 5 O O O O O O Inkoopadvies 6 O O Offerteaanvraag (Uitnodiging tot inschrijving) 7 O O O nvt Verslag marktonderzoek / marktconsultatie 8 O O O nvt Risicodossier 9 nvt nvt nvt nvt nvt Motivatie Meervoudig Onderhands partijen 10 nvt nvt nvt nvt Aankondiging van een opdracht 11 O nvt Nota van Inlichtingen 12 nvt nvt Proces-verbaal van opening 13 O Alle offertes / inschrijvingen 14 O nvt Offertebeoordeling 15 O O nvt Gunningsadvies / proces-verbaal van aanbesteden 16 O nvt Gunnings- en afwijzingsbrieven 17 nvt nvt nvt Publicatie van gunning O = verplicht = optioneel 11
Bij het aftekenen van de checklist is het inkoopdossier gecontroleerd op de volledigheid. Datum Paraaf LET OP: De geparafeerde checklist moet als voorblad van te ondertekenen overeenkomst / opdrachtbrief worden aangeleverd bij de budgethouder. Toelichting op aanbestedingsdocumenten: 1. Besluit tot terugtrekking/intrekking aanbesteding Het besluit om een opdracht terug te trekken. 2. Contract of overeenkomst of opdrachtbrief Het ondertekende contract, ondertekend door zowel de opdrachtgever als de gegunde inschrijver, of de opdrachtbrief. 3. Inkoopstartnotitie Er wordt een inkoopstartnotitie opgesteld. Doel hiervan is tweeledig. Met behulp van het stappenplan in de inkoopstartnotitie kan de aanbestedingsprocedure worden gekozen die leidt tot zowel doelmatig als rechtmatig inkopen. Deze motivatie moet worden vastgelegd. Dit toont tegelijkertijd richting de accountant aan dat het inkoopbeleid van de gemeente wordt nageleefd. 4. Afwijkmemo Indien er wordt afgeweken van het beleid van de gemeente Nijmegen, dan wordt er een afwijkmemo opgesteld. Een afwijking dient te worden beargumenteerd waarbij gekozen kan worden uit vier argumenten, namelijk: dwingende spoed, economisch voordeel / economische gevolgen en artistieke redenen. 5. Inkoopadvies Inkoopadvies voorafgaand aan een aanbestedingsprocedure en inkoopadvies tijdens een aanbestedingsprocedure. 6. Offerteaanvraag (Uitnodiging tot inschrijving) In een offerteaanvraag staat de inkoopbehoefte van de aanbestedende dienst. Deze gegevens hebben inschrijvers nodig om een offerte te kunnen maken. Het zijn zowel eisen en wensen aan de leverancier, als aan het te leveren product / de te leveren dienst / het te leveren werk. Ook beleidsitems als duurzaamheidsaspecten, MKB-vriendelijk en maatschappelijk verantwoord inkopen vormen onderdelen van de offerteaanvraag. 7. Verslag marktonderzoek/marktconsultatie Marktonderzoek is het onderzoeken van de markt in al zijn facetten. Marktconsultatie is het vragen van informatie bij leveranciers, bij collega overheden of andere instanties. 8. Risicodossier Het risicodossier is een weergave van de risico s met de kans van voorkomen en gevolg. Tevens wordt hierbij ingegaan op de wijze waarop de risico s worden voorkomen of ondervangen. 9. Motivatie Meervoudig Onderhandse partijen De motivatie waarin men onderbouwt waarom de partijen zijn uitgenodigd in de meervoudig onderhandse procedure. 12
Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. 10. Aankondiging van een opdracht De verplichte publicatie bij nationale en Europese procedures. 11. Nota van inlichtingen Een Nota van Inlichtingen is het document dat na een (schriftelijke) vragenronde alle vragen en antwoorden geanonimiseerd bevat en dat gepubliceerd wordt tijdens de aanbestedingsprocedure. 12. Proces-verbaal van opening Het overzicht dat wordt opgemaakt van alle inschrijvingen die tijdig zijn ontvangen. 13. Inschrijvingen (Offertes) Alle ontvangen inschrijvingen (offertes) worden analoog en/of digitaal bewaard. Dit betreft offertes van gegunde opdrachten, maar óók offertes van afgeschreven inschrijvers. Indien een inschrijving te laat is binnengekomen, wordt de offerte geretourneerd en komt er een vermelding in het gunningsadvies. 14. Offertebeoordeling Na de opening van de inschrijvingen worden deze beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria waaraan het werk, het product of de dienst moet voldoen. De definitieve eindbeoordeling wordt opgeslagen. 15. Gunningsadvies / Proces-verbaal van aanbesteden Beschrijving van de aanbestedingsprocedure met de gemaakte keuzes en risico s en de processtappen. De projectgroep stelt een gunningsadvies op voor de opdrachtgever (budgethouder). 16. Gunnings- en afwijzingsbrieven Het voornemen tot gunnen, de definitieve gunningsbrief en de afwijzingsbrieven worden opgesteld. Een ondertekend archiefexemplaar of een ondertekende kopie wordt vastgelegd. 17. Publicatie van gunning Na wederzijdse contractondertekening wordt de gunning van de openbare en Europese aanbestedingen gepubliceerd. 13
Bijlage 2 Checklist subsidiedossiers Fase aanvraag en verlening 1. Jaarbrief (indien van toepassing) Subsidieaanvragers die jaarlijks een (structurele) subsidie ontvangen krijgen in april voorafgaande aan het subsidiejaar een brief waarin richtlijnen staan voor het indienen van een subsidieaanvraag en de indieningsdatum (15 mei voorafgaande aan het subsidiejaar) 2. Ondertekende subsidieaanvraag, begroting en activiteitenplan 3. Ontvangstbevestiging/eventueel aanvullende documenten, zoals verzoek aanvullende informatie/ontbrekende documenten 4. College- en/of raadsvoorstel 5. Beschikking Waarin de subsidie wordt verleend (of afgewezen ), de hoogte van de subsidie en wijze van verantwoording. 6. Tussentijdserapportage, indien in beschikking gevraagd Hierin wordt verslag gedaan over de uitvoering van de activiteiten over het eerste halfjaar en een prognose over het verloop van de activiteiten in de 2e helft van het jaar. 7. Ontvangstbevestiging tussentijdse rapportage, eventueel rappelbrieven. Fase verantwoording en vaststelling 1. Prestatieoverzicht, indien in beschikking gevraagd Wordt voor 15 januari na het subsidiejaar ingediend en geeft een kort overzicht van de gerealiseerde activiteiten. 2. Ontvangstbevestiging, eventueel rappelbrief 3. Ondertekende jaarrekening/jaarverslag/accountantsverklaring, indien gevraagd Jaarrekening of financieel verslag over de besteding van de subsidiegelden, jaarverslag of verslag van de realisatie van de gesubsidieerde activiteiten. 4. Ontvangstbevestiging, eventueel rappelbrief en/of verzoek aanvullende informatie/ontbrekende documenten 5. Checklist of raadsvoorstel (alleen bij meerjarige subsidies aan instellingen uit bijlage bij NKS) checklist wordt gebruikt om de subsidieverantwoording inhoudelijk en financieel te beoordelen en om de subsidie definitief vast te stellen. 6. Vaststellingsbeschikking Hiermee is de verleende subsidie definitief vastgesteld. 15
Regionaal Archief Nijmegen ARCHIEFEXEIVIPLAAR Extra afschriften voor: Berend van der Ploeg Ron van Wamel Hans Cillissen BM10 INOO 1A80 Ina Hol Ton van Gemert College van Burgenneester en Wethouders van de gemeente Nijmegen Postbus 9105 6500 HG Nijmegen BM15 laoo Marienburg 27 6511 PS Nijmegen Telefoon 14024 Telefax (024) 329 22 84 E-mail gemeente@nijmegen.nl Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Datum 27-05-2013 Ons kenmerk AROO/13.0007336 Contactpersoon Jan Beens Onderwerp Jaarverslag gemeentearchivaris 2012 Datum uw brief Direct telefoonnummer 0622206245 Geacht College, Hierbij doe Ik u toekomen het jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2012 met een: * verantwoording over het beheer van de regionale archiefbewaarplaats en * een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in de gemeente Nijmegen. In de gemeentelijke Archlefverordening 2013 is geregeld dat de gemeentearchivaris jaarlijks verslag doet aan uw College over dlt beheer en toezicht. Uw College dient, volgens diezelfde verordening, verantwoording afte leggen aan de gemeenteraad, onder overlegging van dit jaarverslag. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht wordt dit jaarverslag toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. Dit verslag Is, voor het eerst, gebaseerd op de 10 Kritische Prestatle-lndlcatoren voor de Archiefketen, zoals de VNG die samen met IPO en het ministerie van Binnenlandse Zaken hebben opgesteld. Het jaarverslag handelt over het kalenderjaar 2012. De Archiefinspectie onderschrijft de opmerkingen van de Rekenkamer over de operationele vertaling van archiefbeleid, en over het regelen van archief- en Informatiebeheer bij verbonden partijen in de publiek-private sfeer. In het versiag staat dat dit siechts geldt voor een deel van de documentstromen. Voor de stukken die voortvloeien uit gestructureerde processen, het overgrote deel van de gemeentelijke archieven, is de dossiervorming en het dossierbeheer op orde. Verder wordt door de voortschrijdende Inrichtlng van werkprocessen voor digitaal werken, de archivering van de door deze processen gegenereerde archiefstukken door de applicatie geborgd. Ult overleg met de gemeentesecretaris is gebleken dat aan uw College tegelijk met dit jaarverslag een verbeterplan zal worden voorgelegd, dat is opgesteld door Bureau Documentaire Informatievoorziening. www.nijmegen.nl 20130521 Aanbiedingsbrief Nijmegen (concepl).doc
Genieente Nijmegen Regionaal Archief Nijmegen Vervolgvel 1 In de periode december 2013 - februari 2013 heeft de Archiefinspectie het archief- en informatiebeheer van de gemeente Integraal onderzocht. De gemeentesecretaris wil er alles aan doen om de aanbevelingen ult dit rapport In de komende jaren uit te voeren en heeft mlj verzocht hem over de voortgang van de uitvoering hiervan twee keer perjaar te rapporteren. Graag ontvang Ik uw reactie op dit verslag, en word Ik getnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Het Publieksjaarverslag van het Regionaai Archief Nijmegen Is op 20 maart j.l. digitaal aan alle collegeleden toegezonden. Met vriepdeltjke-groet, J. Beens, gemeentearchivaris van Nijmegen Aantal Bijiagen: 1 www.nijmegen.nl 20130521 Aanbiedingsbrief Nijmegen (concept).doc
INSPECTIERAPPORT I N S P E C T I E R A P P O R T Verslag van de gemeentearchivaris van Nijmegen over het jaar 2012 april 2013
Inleiding / aanleiding In de gemeentelijke Archiefverordening 2013 (artikel 9 en 15) is geregeld dat de gemeentearchivaris jaarlijks verslag doet aan het College van Burgemeester en Wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en over de wijze waarop het toezicht op het archief- en informatiebeheer is ingevuld. De uitvoering van het toezicht gebeurt namens de gemeentearchivaris door de archiefinspecteur. Dit verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in de gemeente. Met het verslag van de gemeentearchivaris verantwoordt het College zich tegenover de Raad over hetgeen zij in het afgelopen jaar heeft verricht ten aanzien van de zorg voor het archief- en informatiebeheer (artikel 30 van de Archiefwet 1995). Tevens stuurt het College dit verslag in het kader van de afspraken die gemaakt zijn ingevolge de Wet Revitalisering Generiek Toezicht toe aan Gedeputeerde Staten. Deze afspraken bepalen voor het overgrote deel de inhoud en indeling van dit verslag. Naast dit jaarverslag, dat de gemeentearchivaris uitbrengt op grond van de gemeentelijke Archiefverordening, publiceert het RAN een publieksjaarverslag. Dit publieksjaarverslag is te vinden op de website van het RAN (www.nijmegen.nl/archief). Samenvatting In dit jaarverslag legt de gemeenterachivaris verantwoording af over het toezicht op de nietovergebrachte archieven en over het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Hij doet dit gerelateerd aan de tien kritische prestatie-indicatoren voor de archiefketen. De zorg voor de dossiervorming en -ordening is een verantwoordelijkheid van de proceseigenaar (medewerker en vakafdeling), maar die moet daarin wel beter worden geïnstrueerd, aangestuurd en gefaciliteerd. De archivering bij processen die zich binnen één kolom of één afdeling voltrekken of die als bulkprocessen zijn ingericht, is redelijk op orde. Bij werkprocessen die minder gestructureerd zijn of die zich over meerdere kolommen uitstrekken is dit beduidend minder. Hier speelt mee dat het bij deze werkprocessen niet altijd duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de dossiervorming. Momenteel wordt er voor het archief- en informatiebeheer in Nijmegen geen kwaliteitsmodel gehanteerd. Wel wordt er momenteel gewerkt aan de implementatie van de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, waarin een kwaliteitszorgsysteem is opgenomen. De Baseline is een landelijk normenkader voor het informatiebeheer, opgesteld door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). Het beheer van de archiefbewaarplaats is op orde. Toezicht op nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Werkwijze De archiefinspecteur heeft in 2012 met de bureaus Documentaire Informatievoorziening (DIV) en Documentaire Dienstverlening (BDD), in september samengevoegd tot Bureau Documentaire Informatievoorziening (BDI), en specialisten van bureau Ontwikkeling zes monitoroverleggen gevoerd. Het beheer van het semi-statisch archief is uitbesteed aan het RAN. Met de 2
desbetreffende medewerkers van bureau Dienstverlening (van het RAN) zijn daarom eveneens zes monitoroverleggen gevoerd. Deze overleggen traden in de plaats van de monitorinspecties, die tot en met 2010 hebben plaatsgevonden. Tijdens deze overleggen zijn vooral onderwerpen aan de orde geweest die een relatie hebben met duurzame bewaring en duurzame toegankelijkheid van digitale archiefstukken en met de gevolgen van de organisatiewijzigingen voor het archief- en informatiebeheer. In mijn jaarverslag over 2011 heb ik aangegeven dat de archiefinspecteur in deze overleggen graag andere (informatie) disciplines betrekt. Dit is in 2012 gerealiseerd. Voortaan overlegt de archiefinspecteur naast BDI ook met medewerkers van Changemanagement, Ontwikkeling, Applicatiebeheer (van de afdeling Informatie en Automatisering) en met de Regiegroep Implementatie Strategisch Informatiebeleid. Naast de monitoroverleggen heeft de Archiefinspectie in de periode december 2012 tot en met maart 2013 een integrale inspectie uitgevoerd. De resultaten van deze inspectie zijn in dit verslag verwerkt. Behalve op de archieven van de gemeente Nijmegen oefent de gemeentearchivaris het toezicht uit op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van de gemeenschappelijke regelingen waarvan Nijmegen centrumgemeente is, te weten Breed, GGD Nijmegen, MARN, Stadsregio Arnhem-Nijmegen, Veiligheidsregio Gelderland Zuid en ODRN i.o. Door de oprichting van de Nationale Politie is de Regiopolitie Gelderland-Zuid per 1 januari 2013 opgeheven. Wel is de politie in het gehele jaar 2012 regelmatig bezocht en is er regulier overlegd met de Archiefinspectie. Deze overleggen stonden grotendeels in het teken van de organisatiewijzigingen bij de politie en de gevolgen hiervan voor het archief- en informatiebeheer. Pas in een laat stadium (eind 2012) heeft de wetgever bepaald dat alle archieven die gevormd zijn door de regionale korpsen overgaan naar de Nationale Politie. Hiermee eindigt de bemoeienis van de Archiefinspectie met deze archieven, omdat de Nationale Politie wordt geïnspecteerd door de Erfgoedinspectie. Lokale regelingen Eind 2012 heeft de Gemeenteraad de Nijmeegse Archiefverordening 2013 (rbs dd. 12 december 2012) vastgesteld. Met de Archiefverordening creëert de gemeenteraad een kader voor het College ter uitvoering van de taak als zorgdrager. Het College heeft op 20 november 2012 het Besluit Informatiebeheer 2013 vastgesteld, waarmee zij de gemeentesecretaris en de gemeentearchivaris regels ter beschikking stelt voor het beheer van de gemeentelijke archieven. Met deze twee besluiten is de gemeentelijke wet- en regelgeving voor archief- en informatiebeheer up-to-date. Uit de recente integrale archiefinspectie is gebleken dat er weliswaar een uitstekend kader voor het College en voor de ambtelijke organisatie aanwezig is, maar dit kader is niet geland op de werkvloer. Met andere woorden het Nijmeegs Archiefbeleid kent geen operationele vertaling. De uitgangspunten in verordening en besluit zijn niet terug te vinden in de jaarlijkse uitvoeringsprogramma s, richtlijnen, instructies en afdelingsplannen. Als de gemiddelde ambtenaar al op de hoogte is van het bestaan van de regelgeving, dan is hij zeker niet bekend met de inhoud daarvan. 3
Dit blijkt onder meer uit de tekst van artikel 8 van de huidige verordening. Deze tekst, waarin het College van de Raad de opdracht krijgt om bij deelname in privaatrechtelijke organisaties, het archief- en informatiebeheer conform de Archiefwet te regelen, staat al sinds de jaren negentig in de gemeentelijke archiefverordening. Hieraan is echter nog nooit invulling gegeven. Gezien de toenemende mate waarin publiek-private samenwerkingen worden aangegaan is dit een zorgelijke ontwikkeling. De gemeentelijke Rekenkamer heeft de oorzaken van tekortschietend dossierbeheer onderzocht. Hierbij heeft de Rekenkamer zich beperkt tot 24 dossiers betreffende verbonden partijen, rioolbeleid, planexploitaties en stadion- en huurovereenkomst NEC. De conclusies van de Rekenkamer worden op enkele aspecten, zoals het ontbreken van de operationele vertaling van het archief- en informatiebeleid, bevestigd in de integrale archiefinspectie die in het vierde kwartaal 2012 en in het eerste kwartaal van 2013 is uitgevoerd. Deze inspectie omvatte het archief- en informatiebeheer van de gehele ambtelijke organisatie. De bevindingen van de Rekenkamer zijn meegenomen in het inspectierapport. Volgens artikel 14 van de Archiefverordening 2013 (voorheen art. 20 van de Archiefverordening 2003) moeten voorgenomen aanpassingen die gevolgen hebben voor het informatiebeheer, zowel in de organisatie zelf als in de informatiesystemen gemeld worden bij de gemeentearchivaris. Dergelijke wijzigingen kunnen vérstrekkende gevolgen hebben voor het informatiebeheer op lange termijn. De belangrijkste reden voor melding is dat de gemeentearchivaris dan in een vroegtijdig stadium wordt betrokken en zijn expertise kan inzetten. Hierdoor kan latere reparatie c.q. meerwerk worden voorkomen. Ofschoon deze meldingen door de proceseigenaar zouden moeten plaatsvinden, gebeurt dit in de praktijk nauwelijks. Maar door invoering van de eerdergenoemde overlegstructuren, zoals beschreven op de vorige pagina onder het kopje werkwijze, is een vangnet gecreëerd. Sinds 2013 is in elk geval geborgd dat de gemeentearchivaris in de meeste gevallen in een vroegtijdig stadium geïnfomeerd wordt over dit soort aanpassingen. Interne kwaliteitszorg en toezicht De gemeente Nijmegen conformeert zich voor het strategisch informatiebeleid aan GEMMA (GEMeentelijk ModelArchitechtuur) en aan het Gemeentelijk Fundament. Met het Strategisch Informatieplan 2012-2015 beschikt de gemeente over een strategische visie waarin de ontwikkelingen in grote lijnen op elkaar en op de organisatie worden afgestemd. Alle initiatieven worden standaard getoetst of ze passen in het afgesproken beleid en in de architectuur. I&A geeft aan voldoende inzicht te hebben in de behoeften van de afdelingen en hoe ze ondersteund willen worden. Afdelingen moeten vanuit hun procesverantwoordelijkheid zelf I-projecten initiëren en motiveren. De prioriteiten worden bepaald via het sturingsmechanisme van het SIB (Strategisch Informatie Beleidsplan). Er zijn vijf stuurgroepen en een overkoepelende regiegroep. Er wordt voor het archief- en informatiebeheer geen kwaliteitsmodel gehanteerd. Medewerkers zijn zich er wel van bewust dat er volgens bepaalde normen gewerkt moet worden, maar dat komt niet of slechts zijdelings terug in de werkplannen en handboeken voor de primaire processen. De kwaliteitszorg binnen de afdelingen is vooral inhoudelijk (primair proces) gericht. Archivering is in veel gevallen nog onvoldoende geïntegreerd in de werkprocessen zelf. Kwaliteit wordt afgemeten aan de uitkomsten van de controles, die zich vooral richten op financiële verantwoording en rechtmatigheid. 4
Daar waar het document- en archiefbeheer is geïntegreerd in de werkprocessen en de procesapplicatie is gekoppeld aan het gemeentelijk document managementsysteem Corsa DMS 1, is de kwaliteit over het algemeen op orde, omdat de applicaties en de uitvoering van het werkproces kwaliteit afdwingen en controleerbaar maken. In 2012 is de organisatie gestart met de invoering van een kwaliteitszorgsysteem voor het archiefen informatiebeheer. In Nijmegen gebeurt dit door implementatie van de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten, opgesteld door KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten). Er moet inzicht zijn in wettelijke eisen, risico's en knelpunten en er dienen kwaliteitsnormen geformuleerd te zijn aan de hand waarvan de kwaliteit kan worden getoetst. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid In het inspectierapport 2007 en de daaropvolgende monitorrapportages wordt voornamelijk aandacht besteed aan de archivering van de analoge archieven. In 2007 was de archivering van deze analoge archieven niet op orde. Als gevolg van de uitvoering van het verbeterplan van de organisatie is er duidelijk vooruitgang geboekt. In de monitorrapportages 2008-2010 rapporteert de Archiefinspectie hierover. De analoge archieven die worden beheerd door BDI (voorheen DIV/BDD) zijn steeds beter op orde en het aantal decentrale archieven neemt af. Een aandachtspunt blijven de zgn. witte vlekken, dat wil zeggen de archiefonderdelen gevormd door afdelingen en bureaus die bij hun archivering niet zijn ondersteund door BDI. Voor de registratie van documenten en dossiers, vanuit werkprocessen die niet zijn ingericht voor digitaal werken, beschikt Nijmegen over de applicatie Corsa Post. De inkomende stukken die via BDI geregistreerd en gearchiveerd worden, voldoen aan de norm. De dossiervorming binnen de kolommen is over het algemeen ook in orde. Anders is het gesteld met de archiefstukken die in de minder gestructureerde werkprocessen worden vervaardigd en verzameld, vooral ook als het gaat om werkprocessen waar meerdere disciplines en bureaus bij betrokken zijn. Beleidsprocessen zijn minder goed te vangen in gestandaardiseerde documentstromen; bij processen waarbij meerdere disciplines betrokken zijn is niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor het volledige einddossier. Hoewel proceseigenaren en medewerkers zich bewust zijn van het belang van goede en volledige dossiers, blijkt in de praktijk dat de routine (discipline) om daadwerkelijk alle relevante stukken tijdig aan te leveren voor het (papieren) dossier niet bij alle bureaus even groot is. De zorg voor het (laten) registreren en aanleveren van archiefwaardige stukken ligt terecht bij de behandelend ambtenaar, maar die moet daarin wel goed geïnstrueerd en aangestuurd worden. Bij documenten die niet het formele besluitvormingsproces (College, Raad) doorlopen, blijft registratie en archivering in het centrale DMS veelal achterwege. Ze belanden in mappenstructuren op afdelingsschijven of blijven in de persoonlijke mailboxen staan. Als dat noodzakelijk is, kunnen deze documenten achteraf nog wel worden gevonden, maar feitelijk horen alle relevante documenten, ook mails en interne notities, direct in het archiefdossier te zitten. Niet alleen wordt niet altijd conform de werkprocessen geregistreerd en gearchiveerd, ook worden werkprocessen suboptimaal ingericht en uitgevoerd. Het einde van een werkproces wordt meestal gemarkeerd door het verzenden van een brief of een besluit en niet door het archiveren van de zaak en het dossier. De Archiefinspectie is van mening dat de organisatie hier risico s loopt, doordat de formele dossiers (door het ontbreken van formele digitale stukken) niet compleet zijn. 5
De inspecteur heeft geconstateerd dat onduidelijkheid over verantwoordelijkheden op het gebied van archief- en informatiebeheer tot verwarring leidt. Vooral bij werkprocessen die zich over meerdere kolommen / afdelingen uitstrekken is het niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor de dossiervorming. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden Ook het toezicht op het digitaal informatiebeheer is een onderdeel van de taak van de Archiefinspectie. Het informatiebeheer binnen de gemeente Nijmegen bevindt zich nog steeds in een hybride situatie waarin papieren en digitale documenten naast elkaar bestaan. In Nijmegen is afgesproken dat papier in deze fase nog leidend is en ook blijft tot aan de eisen van duurzaam digitaal archiveren kan worden voldaan. De afspraken die hierover gemaakt zijn met de organisatie, zijn uitgewerkt in Nadere regels voor digitale archivering. Deze regels zijn in 2011 geactualiseerd. Helaas moet de Archiefinspectie ook hier constateren dat de praktijk anders werkt (zie vorige paragraaf). Met behulp van het RODIN referentiemodel 2 kan worden gemonitord of de digitale beheersomgeving voldoet aan de norm en zo nee, welke aanvullende maatregelen nog genomen moeten worden. In 2011 heeft de archiefinspecteur de digitale bewaaromgeving van de gemeente Nijmegen getoetst aan dit referentiemodel. Tevens is de document management applicatie van de gemeente (Corsa DMS) getoetst aan NEN 2082. 3 Dit onderzoek is eind 2011 afgerond en geeft aan dat de digitale bewaaromgeving zoals deze in Nijmegen is ingericht, aan de norm voldoet. In 2012 is het voornemen tot uitfasering van drie applicaties en de vervanging van één applicatie gemeld. De archiefinspecteur heeft hier onderzoeken naar ingesteld en de organisatie voorzien van aanbevelingen ten aanzien van het verdere beheer van de betreffende archiefbescheiden. De digitalisering van de personeelsdossiers, waarover in het jaarverslag over 2011 is bericht, zal niet tot vervanging leiden. De Archiefinspectie zal in 2013 onderzoeken in hoeverre de digitale dossiers synchroon lopen met de papieren exemplaren. De archiefinspecteur maakt zich zorgen over de opslag van digitale gegevens door de verschillende afdelingen, terwijl deze archivering niet aan de norm voldoet. De eventuele gevolgen van het nemen van besluiten of het afleggen van verantwoording op basis van onvolledige dossiers laten zich gemakkelijk raden. De Archiefinspectie constateert dat er steeds vaker gebruik wordt gemaakt van plaatsing van informatie op afstand in cloudtoepassingen. Dit vraagt om aanvullende maatregelen als het gaat om beveiliging en zekerheidstelling. Ook het gebruik van Dropbox en soortgelijke oplossingen brengt, als het de opslag van vertrouwelijke documenten betreft, risico s met zich mee, omdat vertrouwelijkheid in een public cloud niet kan worden geborgd. Wellicht is opslag van digitale (archief)gegevens in de cloud een nieuw hoofdstuk in de ontwikkelingen waarvan de organisatie aanneemt dat dit toekomst is. Maar in de praktijk is die ontwikkeling al geïmplementeerd, helaas zonder borging van authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de gegevens. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden In 2012 heeft de gemeentearchivaris 22 machtigingen tot vernietiging afgegeven voor archiefbescheiden die in 2011 en 2012 voor vernietiging vatbaar waren. De vernietiging van de crediteuren boekjaren 2001-2004 (totaal 140 m¹) blijft opgeschort, omdat in deze series ook facturen zijn opgenomen die nodig zijn voor de verantwoording van ESF subsidies, waarvoor 6