Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad. Collegevoorstel Openbaar

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Evaluatie inkoop/aanbesteding parkeerautomaten Programma / Programmanummer Bestuur & Middelen / 1042 BW-nummer Portefeuillehouder H. Beerten Samenvatting Per 1 januari 2012 zijn alle oude parkeerautomaten vervangen door nieuwe parkeerautomaten van het type Citypal, geleverd door Taxameter Centrale B.V.. Bij en na de levering bleken veel problemen. Het College heeft vervolgens aan de raad toezegging gedaan de inkoop/aanbesteding van de parkeerautomaten door een externe partij te laten evalueren. Onderdeel van dit voorstel is het als bijlage toegevoegde plan van aanpak evaluatie inkoop/aanbesteding parkeerautomaten. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. FA80, Ronald Decates, Datum ambtelijk voorstel 12 maart 2012 Registratienummer Ter besluitvorming door het college 1 - Plan van aanpak evaluatie inkoop/aanbesteding parkeerautomaten vast te stellen. 2 - De brief aan de raad over het plan van aanpak evaluatie inkoop/aanbesteding parkeerautomaten vast te stellen. Paraaf akkoord Datum Programmamanager H. Danner Hoofd afdeling Mobiliteit S. Ruta Programmadirecteur A. Smit Alleen ter besluitvorming door het College Actief informeren van de Raad Besluit B&W d.d. 13 maart 2012 nummer: 3.16 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder

2 Collegevoorstel 1 Probleemstelling Per 1 januari 2012 zijn alle oude parkeerautomaten vervangen door nieuwe parkeerautomaten van het type Citypal, geleverd door Taxameter Centrale B.V. Bij en na de levering bleken veel problemen. Het College heeft vervolgens aan de raad toezegging gedaan de inkoop/aanbesteding van de parkeerautomaten door een onafhankelijke externe partij te laten evalueren. 2 Juridische aspecten De juridische aspecten houden verband met de onderbouwing en/of conclusies van de evaluatie. Voor zover de evaluatie betrekking heeft op rechtspositie van de gemeente en haar contractspartner, kan dit consequenties hebben voor de wijze van informeren van de gemeenteraad en de wijze van bespreking van de evaluatie (deels niet-openbaar). Uiterlijk ten tijde van het vrijgeven van de evaluatie door het college van B&W, zal voor zover vereist, ook een juridisch advies afgegeven worden over de niet-openbaarmaking van bepaalde delen van de evaluatie. 3 Doelstelling De doelstelling van de evaluatie is om verantwoording af te leggen aan de raad en om inzicht te krijgen in de doorlopen aanbestedingsprocedure. 4 Argumenten De problemen met de parkeerautomaten leidden tot veel klachten bij parkeerders. Tijdens de actuele vragenronde in de Raad van 18 januari en in de brief van 7 februari jl. van het College van B&W aan de Raad, met als onderwerp informatie nieuwe parkeerautomaten heeft het College de toezegging gedaan om de aanbesteding van de parkeerautomaten te evalueren. 5 Financiën De kosten van de evaluatie inkoop/aanbesteding parkeerautomaten wordt gedekt uit het programma 1042 Bestuur en Middelen. 6 Communicatie De raad wordt via bijgaande brief geïnformeerd. 7 Uitvoering en evaluatie De evaluatie wordt uitgevoerd door een onafhankelijke externe partij en zal op korte termijn aanvang hebben. De raad wordt zo spoedig mogelijk na het definitief worden van de evaluatierapportage geïnformeerd over de resultaten. 8 Risico Niet van toepassing. Bijlage(n): - Plan van aanpak evaluatie inkoop/aanbesteding parkeerautomaten - Brief aan de Raad

3 Financiën Stadscontrol Aan de gemeenteraad van Nijmegen. Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum 13 maart 2012 Ons kenmerk FA80/ Contactpersoon Ronald Decates Onderwerp Evaluatie inkoop/aanbesteding parkeerautomaten Datum uw brief Doorkiesnummer (024) Geachte leden van de raad, Per 1 januari 2012 zijn alle oude parkeerautomaten vervangen door nieuwe parkeerautomaten van het type Citypal, geleverd door Taxameter Centrale B.V (TMC). Dit met oog op de invoering van het nieuwe protocol voor elektronisch betalingsverkeer per 1 januari 2012 (EMV), het nieuwe pinnen. Bij en na de levering traden veel problemen op. De komende weken kunnen wij ons daarom voornamelijk focussen op het vergroten van het gebruiksgemak van de automaten. Ook laten wij de aanbesteding evalueren door een onafhankelijke externe partij. Dit hebben wij u toegezegd tijdens de actuele vragenronde in de Raad van 18 januari en in de brief van 7 februari jl. van het College van B&W aan de Raad, met als onderwerp informatie nieuwe parkeerautomaten. Via deze brief willen wij u informeren over de opzet van de evaluatie. De doelstelling van de evaluatie is om verantwoording af te leggen aan uw raad en om inzicht te krijgen in de doorlopen aanbestedingsprocedure. Wij willen uw raad vanaf de start meenemen in de stappen die we zetten hoe het proces van aanbesteding en de plaatsing van de nieuwe parkeerautomaten is verlopen. Wij starten nu het onderzoek naar het aanbestedingsproces. Omdat de oplevering nog niet heeft plaatsgevonden, volgt het onderzoek naar de realisatie zodra de oplevering heeft plaatsgevonden. Wij zullen u tijdig informeren over en betrekken bij de onderzoeksopdracht. In het gehele traject zijn 3 fasen te onderscheiden. Per fase zijn vragen t.b.v. de evaluatie geformuleerd: 1. De voorfase voorafgaand aan de inkoop/aanbestedingprocedure Beschrijf waarom is overgegaan tot aanbesteding van nieuwe parkeerautomaten. Trek conclusies en geef aanbevelingen met oog op verbeteringen voor de toekomst.

4 Gemeente Nijmegen Financiën Stadscontrol Vervolgvel 1 2 Inhoud en verloop van de inkoop/aanbestedingsprocedure Beschrijf hoe het inkoop/aanbestedingsproces parkeerautomaten is verlopen. Beschrijf de deskundigheid/professionaliteit in het inkoop/aanbestedingsproces parkeerautomaten. Beschrijf het verloop van het inkoop/aanbestedingsproces parkeerautomaten gemaakte relevante keuzes (procesmatig en inhoudelijk), voor zover er relatie is met ontstane problematiek. Trek conclusies en geef aanbevelingen met oog op verbeteringen voor de toekomst over het verloop van de aanbestedingsprocedure, over de deskundigheid/professionaliteit in het inkoop/aanbestedingsproces, over de gemaakte relevante keuzes. 3 Levering van de parkeerautomaten Aangezien de levering feitelijk nog niet is afgerond, zal de evaluatie van deze fase starten nadat de levering is afgerond. De onderzoeksvragen zullen op dat moment ook worden geformuleerd mede met het oog op de juridische afwikkeling met de leverancier. De evaluatie richt zich daarmee vooralsnog op fase 1 en 2 dat wil zeggen tot het moment van ondertekening van het contract. In week 11 zullen drie deskundige onafhankelijke externe partijen worden uitgenodigd om op basis van de geformuleerde evaluatievragen offerte uit te brengen. In diezelfde week zal aan één van die partijen gegund worden. Bedoeling is dat de geselecteerde partij ook de evaluatie van fase 3 zal uitvoeren. De evaluatie van fase 1 en 2 heeft een doorlooptijd tot maximaal week 16. Met de gegunde partij wordt afgesproken dat de concept-rapportage uiterlijk 16 april zal worden aangeleverd. U wordt zo spoedig mogelijk na het definitief worden van de evaluatierapportage geïnformeerd over de resultaten. Stadscontrol zal het proces regisseren, begeleiden en monitoren. Wij vertrouwen erop u hiermede voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, drs. W.J.A. Dijkstra drs. B. van der Ploeg

5 1. Inleiding Plan van aanpak evaluatie inkoop/aanbesteding parkeerautomaten Per 1 januari 2012 zijn alle oude (reeds afgeschreven) parkeerautomaten vervangen door nieuwe parkeerautomaten van het type Citypal, geleverd door Taxameter Centrale B.V (TMC). Dit met oog op de invoering van het nieuwe protocol voor elektronisch betalingsverkeer per 1 januari 2012 (EMV), het nieuwe pinnen. Bij en na de levering bleken veel problemen. De storingsmeldingen t.a.v. de nieuwe parkeerautomaten waren divers: Automaat start niet op Niet functionerende bedienknoppen Traag functionerende beeldschermen Wegvallende beeldschermen Vastlopen van beeldschermen Geen betaling met bankkaarten mogelijk Geen kaartuitgifte mogelijk Pincode invoeren niet mogelijk Functioneren van de accu s E.e.a. leidde tot veel klachten bij parkeerders. Tijdens de actuele vragenronde in de Raad van 18 januari en in de brief van 7 februari jl. van het College van B&W aan de Raad, met als onderwerp informatie nieuwe parkeerautomaten heeft het College de toezegging gedaan om de inkoop/aanbesteding van de parkeerautomaten door een onafhankelijke externe partij te laten evalueren.. 2. Doelstelling evaluatie De doelstelling van de evaluatie is inzicht te krijgen in de doorlopen aanbestedingsprocedure teneinde te kunnen leren voor toekomstige grootschalige (Europese) aanbestedingsprocedures. 3. Organisatie Bestuurlijk opdrachtgever van de evaluatie is het College. Ambtelijk opdrachtgever is de Directieraad. Opdrachtnemer is de stadscontroller. Er wordt een externe onafhankelijke partij geselecteerd die de evaluatie in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de gemeente zal uitvoeren. De eenheid stadscontrol zal dit proces regisseren, begeleiden en monitoren. Het hoofd control vertegenwoordigt hierin de stadscontroller en treedt op als fungerend opdrachtnemer. De adviseur control en het hoofd Onderzoek en Statistiek vervullen een adviserende en ondersteunende taak in de aansturing en begeleiding van evaluatie. De evaluatie van fase 1 en 2 (zie hierna) zal z.sm. starten. De conceptrapportage hierover dient uiterlijk maandag 16 april door de externe partij aangeleverd te worden. De Raad wordt vervolgens zo spoedig mogelijk na het definitief worden van de evaluatie-rapportage geïnformeerd over de resultaten.

6 4. Vragen tbv de evaluatie In het kader van de evaluatie zijn 3 fasen benoemd. Per fase zijn vragen t.b.v. de evaluatie geformuleerd: 1. De voorfase voorafgaand aan de inkoop/aanbestedingprocedure Beschrijf waarom is overgegaan tot aanbesteding van nieuwe parkeerautomaten. Trek conclusies en geef aanbevelingen met oog op verbeteringen voor de toekomst. 2. Inhoud en verloop van de inkoop/aanbestedingsprocedure Beschrijf hoe het inkoop/aanbestedingsproces parkeerautomaten is verlopen. Beschrijf de deskundigheid/professionaliteit in het inkoop/aanbestedingsproces parkeerautomaten. Beschrijf het verloop van het inkoop/aanbestedingsproces parkeerautomaten gemaakte relevante keuzes (procesmatig en inhoudelijk), voor zover er relatie is met onstane problematiek. Trek conclusies en geef aanbevelingen met oog op verbeteringen voor de toekomst over het verloop van de aanbestedingsprocedure, over de deskundigheid/professionaliteit in het inkoop/aanbestedingsproces, over de gemaakte relevante keuzes. 3. Levering van de parkeerautomaten Aangezien de levering feitelijk nog niet is afgerond, zal de evaluatie van deze fase starten nadat de levering is afgerond. De onderzoeksvragen zullen op dat moment ook worden geformuleerd mede met het oog op de juridische afwikkeling met de leverancier. De evaluatie richt zich daarmee vooralsnog op fase 1 en 2 dat wil zeggen tot het moment van ondertekening van het contract. 5. Potentiële partijen evaluatie Hieronder staan de potentiële partijen opgesomd die de evaluatie kunnen uitvoeren op basis van deskundigheid en onafhankelijkheid. Aan deze partijen zal gevraagd worden om op basis van dit plan een voorstel te leveren. Potentiële partij evaluatie 1 Twynstra Gudde 2 Arcadis 3 Significant De gegunde partij dient de eerste conceptrapport uiterlijk maandag 16 april aan te leveren en het rapport moet in de openbaarheid kunnen worden verspreid. Bedoeling is dat de geselecteerde partij ook de evaluatie van fase 3 zal uitvoeren.

7 6. Tijdsplanning evaluatie Activiteit Data - Opstellen plan van aanpak t/m Gesprekken, offertebeoordeling en definitieve opdrachtgunning t/m Uitvoeren evaluatie t/m Opleveren en bespreken conceptrapportage Uiterlijk 16-04