Schriftelijke vragen van de fractie CDA over betalingen facturen aan het MKB en ZZP ers

Transcriptie

1 Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Schriftelijke vragen van de fractie CDA over betalingen facturen aan het MKB en ZZP ers Programma Bestuur & Middelen Portefeuillehouder H. Tiemens Samenvatting De fractie CDA heeft vragen gesteld over betalingen van facturen aan het MKB en ZZP ers. In bijgevoegde brief wordt antwoord gegeven op de gestelde vragen. BW-nummer Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. FA10, Annette van den Dries, 9771 Datum ambtelijk voorstel 3 juni 2015 Registratienummer: Ter besluitvorming door het college 1. De brief aan de fractie van het CDA over de betalingen facturen aan het MKB en ZZP ers vast te stellen. Paraaf akkoord Datum Steller Annette van den Dries Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 30 juni 2015 X Conform advies Aanhouden Anders, nl. nummer: 3.9 Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Portefeuillehouder Voorstel aan het College van BW vragen over betaaltermijnen juli 2015 (2)

2 Collegevoorstel

3 Financiën Bedrijfsadministratie Aan de fractie van CDA t.a.v. de heer M.T. Buck Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postbus HG Nijmegen Datum Ons kenmerk FA10/ Contactpersoon Annette van den Dries Onderwerp Beantwoording schriftelijke vragen ex art.39 van het Reglement van Orde aangaande betalingen facturen aan het MKB een ZZP ers Datum uw brief Doorkiesnummer (024) Geachte heer Buck, In uw brief van 1 juni jl. heeft u een aantal vragen gesteld over de betaaltermijn van de gemeente Nijmegen. In deze brief geven wij antwoord op uw vragen. Hieraan voorafgaand geven wij een korte toelichting op het project Sneller Betalen. Project Sneller Betalen In 2014 is binnen de afdeling Financiën het project Sneller Betalen gestart. Aanleiding voor dit project was dat ondernemers in onze stad vinden dat we facturen te laat betalen. Uit onze vastlegging bleek dat we in % van onze facturen binnen 30 dagen betaalden. Doel van het project Sneller Betalen is om het inkoopproces te verbeteren en te verkorten met als resultaat een snellere verwerking van inkoopfacturen, waardoor we sneller kunnen betalen. Wat hebben we gedaan om facturen sneller te kunnen betalen? Om het betaalgedrag van onze organisatie te beïnvloeden hebben we het proces van binnenkomst factuur tot en met betalen van een factuur onder de loep genomen. Middels het lean principe is gekeken naar het gemeentelijk inkoopproces. Knelpunten in het proces zijn in kaart gebracht en hier zijn oplossingen voor bedacht. Omdat sneller betalen mede afhankelijk is van een correcte aanlevering van de factuur hebben we onze relaties begin dit jaar een brief verstuurd met de vraag facturen met de juiste noodzakelijke gegevens aan te leveren. Daarnaast hebben we de relaties verzocht indien mogelijk digitaal facturen aan te leveren. Mocht digitale aanlevering voor een leverancier niet mogelijk zijn, hebben wij gevraagd facturen naar het juiste postbusnummer te sturen. Digitale aanlevering heeft als voordeel dat de factuur direct bij ons in behandeling genomen wordt en geen tijd verloren gaat aan poststromen. Bovenstaande heeft ertoe bijgedragen dat we in % van de facturen binnen 30 dagen betalen. Dit betekent een verbetering van 5% ten opzichte van het jaar daarvoor. Brief aan de fractie van CDA betaaltermijnen juli 2015

4 Gemeente Nijmegen Financiën Bedrijfsadministratie Vervolgvel 1 Tot slot hebben wij besloten de vaste betaaltermijn van 30 dagen voor inkoopfacturen los te laten. Tot op heden was de vaste betaaltermijn van iedere inkoopfactuur standaard 30 dagen. Daardoor moet een ondernemer die een rekening indient altijd wachten ook al is de factuur gecontroleerd en goedgekeurd. Per 1 juli as. worden facturen betaald op het moment dat ze klaar zijn voor betaling. Dit betekent dat na controle of de goederen of diensten geleverd zijn en na akkoord dat de factuur conform bestelling is, deze betaald wordt. In uw brief van dd. 1 juni jl. heeft u een aantal vragen gesteld over betalingstermijnen aan het MKB en ZZP ers. 1. In hoeveel procent van de gevallen betaalt de gemeente Nijmegen de facturen binnen 30 dagen? In het jaar 2014 was het aantal inkoopfacturen dat binnen de wettelijke termijn betaald was 89%. 2. Indien niet binnen 30 dagen wordt betaald, wat zijn hiervan de redenen? Op dit moment wordt niet geregistreerd waarom wij de termijn van 30 dagen in 89% halen en dus voor 11% van de facturen niet. Mogelijke oorzaken zijn: Interne oorzaken: Te late verwerking van facturen bij de crediteurenadministratie Facturen worden niet naar het postbusadres van de crediteurenadministratie gestuurd waardoor ze gaan zwerven in de organisatie en te laat worden aangeboden bij de crediteurenadministratie. De factuurdatum en de registratiedatum bij de crediteurenadministratie liggen ver uit elkaar. Bestellers van goederen en diensten maken niet altijd een verplichtingnummer aan. Dit is noodzakelijk om te controleren of conform afspraak is geleverd en gefactureerd. Externe oorzaken: Leveranciers sturen facturen die niet voldoen aan de wettelijke vereiste gegevens voor een factuur. Deze facturen mogen wij niet in behandeling nemen. Leveranciers sturen facturen waarvan de goederen/diensten niet of niet volgens afspraak geleverd zijn. Deze facturen worden pas betaald nadat de besteller heeft aangegeven dat alles geleverd is Facturen worden niet naar het goede postbusnummer verstuurd waardoor ze niet of te laat worden aangeboden bij de crediteurenadministratie. Bovenstaande punten zijn meegenomen in het project Sneller Betalen. Het proces van binnenkomen van een factuur tot betaling van een factuur is onder de loep genomen. Geconstateerde knelpunten zijn benoemd en opgelost. 3. Zit er verschil tussen de gerealiseerde betaaltermijnen aan grootbedrijven, MKB-bedrijven en ZZP ers? Zo ja, wat is hiervan de reden? Wij registreren de gerealiseerde betaaltermijnen van alle facturen. Wij maken geen onderscheid in facturen van grootbedrijven, MKB-bedrijven en ZZP ers. Brief aan de fractie van CDA betaaltermijnen juli 2015

5 Gemeente Nijmegen Financiën Bedrijfsadministratie Vervolgvel 2 4. Is het college van B&W zich bewust van het feit dat de financieringspositie bij met name MKB ers en ZZP ers onder druk kan komen te staan door late betalingen? Ja, wij zijn ons daar van bewust. 5. Vindt het college van B&W dat de overheid een voorbeeldfunctie heeft op het gebied van tijdige betalingen? Ja, wij vinden dat de overheid binnen de wettelijke termijn moet betalen. 6. Wat gaat het college van B&W doen om in de toekomst de facturen binnen 30 dagen te betalen? Door verder implementatie van de resultaten uit het project Sneller Betalen zijn wij van mening dat we aan deze wettelijke verplichting kunnen voldoen. We blijven onze interne processen optimaliseren. Tevens blijven we in contact met leveranciers om zo snel mogelijk facturen met de juiste gegevens te krijgen. In het najaar zullen we opnieuw leveranciers benaderen die facturen nog niet op de juiste wijze aanleveren. 7. Op welke termijn wil het college van B&W structurele verbeteringen bewerkstelligen op het gebied van betalingstermijnen? Per 1 juli as. wordt de vaste betalingstermijn losgelaten. Dit levert naar alle waarschijnlijkheid een verbetering op van de gemiddelde betaaltermijn. Ons streven is om voor 1 januari 2016 minimaal te voldoen aan de wettelijke norm van betalen binnen 30 dagen na factuurdatum. 8. Is het college van B&W bereid in navolging van de Rijksoverheid halfjaarlijks op een gestandaardiseerde wijze te rapporteren over de betaaltermijnen die zijn gerealiseerd? Wij zijn voornemens op een gestandaardiseerde wijze te rapporteren over de betaaltermijnen. We onderzoeken de mogelijkheid dit op te nemen in de geijkte rapportagemomenten. 9. Welk instrument hebben ondernemers om late betalingen van de gemeenten aan te pakken? Als wij de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen overschrijden, kan onze leverancier een standaardvergoeding voor incassokosten vragen. Daarnaast mogen zij de wettelijke rente in rekening brengen. Het minimumbedrag van de vergoeding is 40,- Wij hopen uw vragen met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Gemeentesecretaris, Drs. H.M.F. Bruls drs. B. van der Ploeg Brief aan de fractie van CDA betaaltermijnen juli 2015

6 reg.nr.: 5-- c.c:)c)5}i--i-5- procesverantw.: INGEKOMEN 0 2 JUNI GEMEENTE NIJMEGEN class.nr.: afgedaarytan: het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Nijmegen Van: M.T. Buck Nijmegen, 1 juni 2015 Nijmegen Betreft: Schriftelijke vragen ex art. 39 van het Reglement van Orde aangaande betalingen facturen aan het MKB en ZZP'ers Geacht college, Recent heeft MKB-Nederland onderzoek gedaan naar de betalingstermijnen van gemeenten. Nijmegen scoort op deze lijst bijzonder slecht: maar liefst op de 391e plek van de 393 gemeenten in Nederland De gemeente Nijmegen betaalt gemiddeld pas na 52 dagen na de factuurdatum en ook aan de afgesproken norm betaalgedrag van 90 procent binnen 30 dagen betalen wordt bij lange na niet aan voldaan.2 Daarnaast voldoet de gemeente Nijmegen maar in 66% van de gevallen aan de betalingstermijn conform de contracten.3 Dit heeft geleid tot de volgende vragen van CDA-fractie: In hoeveel procent van de gevallen betaalt de gemeente Nijmegen de facturen binnen 30 dagen? 2. Indien niet binnen 30 dagen wordt betaald, wat zijn hiervan de redenen? 3. Zit er verschil tussen de realiseerde betaaltermijnen aan grootbedrijven, MKBbedrijven en ZZP'ers? Zo ja, wat is hiervan de reden? Is de college van B&W zich bewust van het feit dat de financieringspositie bij met name MKB'ers en ZZP'ers onder druk kan komen te staan door late betalingen? 5. Vindt het college van B&W dat de overheid een voorbeeldfunctie heeft op het gebied van tijdige betalingen? 6. Wat gaat het college van B&W doen om in de toekomst de facturen binnen 30 dagen te betalen? Op welke termijn wil het college van B&W structurele verbeteringen bewerkstelligen op het gebied van betalingstermijnen? Is het college van B&W bereid in navolging van de Rijksoverheid halfjaarlijks op een gestandaardiseerde wijze te rapporteren over de betaaltermijnen die zijn gerealiseerd? 9. Welke instrumenten hebben ondernemers om late betalingen van de gemeenten aan te pakken? izxr hbgvufgd40jq2zjcwmgezzjy0owm1mdg 2 D=4&messagel D=10165&ss= 3 izxr hbgvufgd40jq2zjcwmgezzjy0owm1mdg