Releasenotes FirstWatch 5.20 Versie FirstWatch 5.20 bevat nieuwe functionaliteiten en verbeteringen die zijn voortgekomen uit helpdeskvragen en suggesties van gebruikers. De onderwerpen zijn ingedeeld in enkele hoofdgroepen. Op deze manier staan de voor u meest relevante onderwerpen bij elkaar. Er staan enkele uitgewerkte voorbeelden in de releasenotes. Voor een beter begrip is het raadzaam om dat in uw eigen systeem uit te proberen. Inhoud Belangrijk voor iedereen die bij FirstWatch is betrokken... 3 Integratie met Prio112... 3 BAG-koppeling... 3 Coördinaten... 4 Nieuwe velden en bladwijzers... 4 FirstWatch - Persoon... 4 FirstWatch Bouwwerk... 4 Normtijd uitvoering rooster... 5 Instellen normtijd... 5 Begin en einde normtijd... 6 Voorbeeld gebruik normtijd... 6 Kaartweergave bouwwerk... 8 Uitvoer naar Excel... 9 Automatische (management)rapportages FirstWatch... 9 Standaard export-formaat... 12 Overstappen naar een ander rooster uitgebreid... 12 Koppeling BRIStoets... 15 Belangrijk voor Inspecteurs... 18 Veldomschrijvingen... 18 Historie... 18 Installaties - aantal... 18 Filter... 19 Notitie... 20 Openstaande stappen... 20 Rapportage Aantal dagen in procedure... 20 Einddatum vergunning... 20 Belangrijk voor Applicatiebeheerders... 21 Database BAG-compliant maken... 21 Standaard inspecteur... 21 Main<Gebruikersnaam>.ini bestanden... 21 Groepsaanpassing bouwwerken... 22 Variabelen bestandsnaam nieuwe brieven... 24 Rooster niet meer starten... 25 Pagina 1 van 33
Mapnaam tekeningen instelbaar... 25 Verberg In behandeling / Afgehandeld... 26 Rapportage Bouwwerken zonder BAG-id... 26 Rapportage Categorieën - CEBES... 26 Rapportage Roosters - CEBES... 26 Stappenplan... 26 Koppeling Smartdocuments / MIT-Office... 26 Overige wijzigingen... 27 Categoriecode... 27 Voortgangsbalk... 27 Basistabellen aanpassen... 27 Stapschema nieuwe roosters... 28 Laatst gekozen bouwwerk... 28 Bouwlaag / verblijfsvloer... 28 Samenvoegen bouwwerken... 28 Lay-out bouwwerkrooster scherm... 29 Wijzigen adres... 29 Sortering openstaande stappen... 29 Stap-Details Excel document... 29 Documenten / tekeningen toevoegen... 29 Stapcode tabblad Planning / Archief... 30 Persoonlijke selecties / gegevensrechten... 30 Contactpersoon stap:... 30 Koppeling MoHIS... 30 Tips & Trucs... 31 Oude stapgegevens gebruiken in brieven... 31 Bladwijzertool... 31 Conditiefilters maken... 32 Gevaarlijke stoffen... 32 Roosters Gebruiksbesluit / Omgevingsvergunning... 33 Pagina 2 van 33
Belangrijk voor iedereen die bij FirstWatch is betrokken Integratie met Prio112 Prio112 is een online platform dat alle informatie over de veiligheid van bedrijven beheert én beschikbaar stelt aan hulpdiensten tijdens incidenten. Met Prio112 registreren bedrijven essentiële gegevens rondom veiligheid. Hierdoor zijn hulpdiensten tijdens een incident op de hoogte van de actuele situatie van onder meer: algemene bedrijfs- en contactgegevens het aantal aanwezige personen per locatie en op elk moment van de dag de aanwezige (brand)gevaarlijke stoffen, met hierbij vermeld de hoeveelheid en de locatie van de opslagplaats activiteiten, per locatie en op elk moment van de dag aanwezige voorzieningen, zoals sleutelkluis, aanvalsplannen en brandmeldinstallaties certificeringen en vergunningen Natuurlijk is het uitermate handig om vanuit FirstWatch de actuele stand van zaken bij een bedrijf te controleren en zo nodig aan te vullen. Op het tabblad Bouwwerk heeft u daartoe de mogelijkheid om op een knop Prio112 te klikken. Hierdoor wordt automatisch het betreffende bouwwerk, met alle openbare bedrijfsinformatie, in Prio112 getoond. Als de knop niet zichtbaar is, dan is het bedrijf niet geregistreerd in Prio112 (of is er nog geen BAG-id toegekend). BAG-koppeling Met ingang van FirstWatch versie 5.20 is de koppeling met de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) toegevoegd. Er zijn nieuwe velden toegevoegd. Bij het toevoegen van een adres kunt u, door middel van het invoeren van de postcode, huisnummer en eventueel huisnummertoevoeging, het juiste adres ophalen uit de BAG. Hiervoor is het nodig dat u op uw werkplek toegang heeft tot internet. Pagina 3 van 33
Met behulp van de knop Invoeren zonder BAG kunt u adressen invoeren zonder de nieuwe BAG-functionaliteit, op de manier die u voorheen al in FirstWatch gebruikte. Deze kunt u bijvoorbeeld gebruiken bij het toevoegen van postbusadressen. Coördinaten Met ingang van deze versie zijn naast de bekende X- en Y-coördinaat uit het RD-stelsel (Rijks Driehoek) ook de geografische coördinaten Noorderbreedte (NB) en Oosterlengte (OL) toegevoegd. Deze worden automatische gevuld vanuit de BAG. Nieuwe velden en bladwijzers Er zijn nieuwe velden toegevoegd: FirstWatch - Persoon Afdeling (per persoon) Functie (per persoon) FirstWatch Bouwwerk KvK-nummer Oosterlengte en Noorderbreedte Gebouw Pagina 4 van 33
FirstWatch Bouwwerk Roosters Startdatum rooster en Einddatum rooster Zaakaanduiding Datum aanvraag Aard bouwwerk Bovenstaande velden zijn vanaf deze versie tevens toegevoegd als bladwijzer. Daarnaast is er vanaf deze versie een bladwijzer toegevoegd voor het veld Bedrijfsservicenummer. Normtijd uitvoering rooster Per rooster (Beheer-Basisgegevens-Rooster-Rooster) is het mogelijk om een Normtijd in dagen op te voeren. Deze normtijd, inclusief eventuele overschrijding, wordt per bouwwerkrooster getoond. Instellen normtijd Ga naar Beheer-Basisgegevens-Rooster-Rooster. Kies vervolgens een rooster en ga naar het tabblad Basisgegevens. Hier kan het veld Normtijd uitvoering rooster worden gevuld met het maximale aantal dagen (=doorlooptijd) dat over dit rooster mag worden gedaan. Hierin tellen weekend- en feestdagen mee. Pagina 5 van 33
Begin en einde normtijd Het is aan de gebruiker om te bepalen bij welke stap in een rooster de normtijd ingaat en bij welke stap deze wordt beëindigd. In het tabblad Stappen kan per stap worden aangegeven of het een Startstap of een Eindstap betreft. Vanaf de Startstap gaat FirstWatch bijhouden hoe lang de procedure loopt. Wanneer de Eindstap is gepasseerd, berekent FirstWatch automatisch hoe lang de procedure heeft gelopen. Het is mogelijk om meerdere start- en eindstappen te definiëren. Voorbeeld gebruik normtijd In bovenstaand voorbeeld is al aangegeven wat de start- en eindstappen zijn. Wilt u zien hoe de normtijd werkt, stel dan in uw eigen systeem de start- en eindstap in en doe het volgende: Open een bouwwerk en start het betreffende rooster (in bovenstaand voorbeeld Gebruiksmelding ). Doorloop alle stappen zoals gebruikelijk. Merk op dat na het afhandelen van de (start)stap Ontvangst gebruiksmelding het veld Startdatum rooster op het tabblad Basisgegevens wordt gevuld. Merk op dat na het afhandelen van de (eind)stap Ontvangst gebruiksmelding het veld Einddatum rooster op het tabblad Basisgegevens wordt gevuld. Pagina 6 van 33
De volgende situaties zijn mogelijk: Startstap gevuld, maar geen normtijd: FirstWatch laat zien hoe lang de procedure tot nu toe loopt. (het scherm toont de tekst In procedure ). Is er wel een normtijd gevuld (en zowel de startdatum rooster als de einddatum rooster zijn gevuld) wordt de eventuele overschrijding getoond of het aantal overgebleven dagen. Bij een rooster dat in behandeling is en normtijd en startdatum zijn gevuld, staan in groen de dagen die nog te gaan zijn voor het verstrijken van de normtijd. (het scherm toont de tekst Nog te gaan ). Bij een rooster, waarbij normtijd, startdatum en einddatum zijn gevuld, is de procedure binnen de gestelde normtijd afgehandeld en staan in groen de dagen die nog over waren. (het scherm toont de tekst Nog over ). In bovenstaand voorbeeld is het rooster Gebruiksmelding drie dagen vóór afloop van de normtijd afgehandeld en heeft dan ook een groene kleur. Pagina 7 van 33
Bij een eventuele overschrijding wordt deze in het rood weergegeven. (het scherm toont de tekst Overschrijding ). De overschrijding is tevens zichtbaar in de openstaande stappen én in het tabblad Roosters bij een bouwwerk. Kaartweergave bouwwerk Op het tabblad Bouwwerk (2) is een kaartweergave toegevoegd. Met behulp van de knop Kaart vergroten krijgt u een grotere weergave van de kaart. Tevens is het mogelijk om, door het oranje poppetje te verslepen naar de kaart, Street View te gebruiken. Pagina 8 van 33
Uitvoer naar Excel Vanaf deze versie is het mogelijk om eigen rapporten, inclusief standaardfilters, direct te exporteren naar Excel. Hiermee wordt het Excel document opgeslagen in een tijdelijke map om snel een weergave te creëren. De gebruiker kan het bestand, indien gewenst, vanuit Excel elders opslaan Automatische (management)rapportages FirstWatch Met ingang van FirstWatch versie 5.20 introduceren we een nieuwe dienst met betrekking tot het maken van (management)rapportages. Met behulp van Excel krijgt u binnen enkele muisklikken informatie over: Aantal uitgevoerde taken (per rooster/stap, per kadastrale gemeente) Aantal uitgevoerde taken per inspecteur (per rooster/stap, per kadastrale gemeente) Bestede uren per bevoegd gezag Grafische weergave van de uitgevoerde taken (per rooster, per kadastrale gemeente) Pagina 9 van 33
Pagina 10 van 33
De kosten voor deze dienst bedragen éénmalig 750,-. Eventuele aanpassingen worden op basis van nacalculatie tegen het dan geldende tarief gefactureerd. Pagina 11 van 33
Standaard export-formaat Bij het exporteren van een eigen rapport wordt nu standaard het formaat.xls gekozen. Overstappen naar een ander rooster uitgebreid Vanaf FirstWatch versie 5.10 was het al mogelijk om vanuit een bepaald rooster een willekeurige stap in een ander rooster op te starten. U kunt bijvoorbeeld vanuit de stap Bevestiging brandveilig gebruik uit het rooster Gebruiksmelding het rooster Controle starten. Vanaf deze versie is het mogelijk om meerdere roosters in één keer te starten. In onderstaand voorbeeld wordten vanuit het rooster Gebruiksmelding, bij de stap M0800 - Bevestiging brandveilig gebruik, twee nieuwe roosters Brandmeldinstallatie en Controle gestart terwijl het rooster Gebruiksmelding door blijft lopen. Ga naar Beheer Basisgegevens Rooster Rooster en kies het rooster Brandmeldinstallatie of Controle. Ga naar het tabblad Stappen en vink, bij de stap die u op wilt laten starten vanuit het rooster Gebruiksmelding, de optie Opstarten vanuit een ander rooster aan. Doe dit bij de juiste stap(pen) bij beide roosters. Ga naar Beheer Basisgegevens Rooster Rooster en kies het rooster Gebruiksmelding Open het tabblad Stappen en geef bij de stap Bevestiging brandveilig gebruik aan dat er drie opvolgers zijn. Pagina 12 van 33
Open het tabblad Schema en voeg een nieuwe regel toe. Als Bronblok dient de stap Bevestiging brandveilig gebruik te worden gekozen. Merk op dat als Doelblok, naast bestaande stappen in het rooster Gebruiksmelding ook de stappen uit andere roosters zichtbaar zijn. Stappen uit een ander rooster zijn beschikbaar als Opstarten vanuit een ander rooster staat aangevinkt). Pagina 13 van 33
In bovenstaand voorbeeld hebben we gerealiseerd dat de stap Bevestiging brandveilig gebruik drie opvolgers heeft. Dit kan zijn naar de stappen: o C-0001 - Start C0001: Procedure Brandinstallatie o C0100 - Risicoklasse A (uit rooster Controle ) o M1000 - Bevestiging + voorwaarden (uit lopend rooster Gebruiksmelding Wanneer we het bovenstaande bij een bouwwerkrooster gaan toepassen ziet dat er als volgt uit: Start het rooster Gebruiksmelding op bij een bouwwerk en open de details Doorloop de procedure, met behulp van Automatische stap tot de stap Bevestiging brandveilig gebruik" Wanneer we nu op Automatische stap klikken, krijgen we de drie eerder opgegeven opvolgers in beeld: Wanneer we nu kiezen voor bijvoorbeeld Risicoklasse A wordt er een nieuw scherm getoond waarbij tevens de inspecteur voor deze betreffende stap moet worden aangegeven: Dit scherm herhaalt zich vervolgens voor elk van bovenstaande stappen. Het resultaat is dat er voor dit bouwwerk nu drie roosters openstaan: Let op: het aantal opvolgers moet overeenkomen met het aantal regels in het schema. Wanneer er drie opvolgers voor een stap zijn mogen er ook maar drie regels in het schema voorkomen. Pagina 14 van 33
Koppeling BRIStoets Wat is BRIStoets BRIStoets is de nieuwe opvolger van het toetsprogramma CKB-online (Collectieve Kwaliteitsnormering Bouwvergunningen). Het is een nieuw toetsprogramma dat bouwplannen snel, efficiënt, transparant én eenduidig toetst aan de eisen van het Bouwbesluit volgens de CKB-systematiek of een eigen gemeentelijk toetsbeleid. Het programma is ontwikkeld in samenspraak met de Vereniging BWT Nederland en de praktische inbreng van gebruikers. U kunt aangeven op welke aspecten van het Bouwbesluit dient te worden getoetst en op welk toetsingsniveau. Ook kunt u een bouwaanvraag bekijken op inhoudelijke toetsbaarheid. Dan weet u al vroeg in het proces of de aanvraag toetsbaar is en waar de belangrijkste veiligheidsrisico's zitten. Koppeling FirstWatch BRIStoets FirstWatch is geïntegreerd met BRIStoets. Met BRIStoets kunt u snel, efficiënt, transparant en eenduidig bouwplannen toetsen aan de eisen van het bouwbesluit. U heeft de mogelijkheid om, geheel automatisch (per stap), gegevens over een bouwwerk over te zetten naar BRIStoets. Met behulp van deze gegevens kan er een bouwplantoets worden uitgevoerd. Het dossier binnen BRIStoets (al dan niet afgesloten) kan op elk willekeurig moment vanuit FirstWatch worden opgeroepen. Nadat de bouwplantoets is uitgevoerd kan het controlerapport aan de betreffende stap in FirstWatch worden gehangen en kan de procedure binnen FirstWatch worden vervolgd. Belangrijk is het uitgangspunt dat informatie uit de organisatie komt en deze ook weer terug de organisatie in moet. Dit betekent dat vastgelegde controles direct beschikbaar zijn in uw centrale beheer-, meldingen- en vergunningensystemen door directe koppelingen. Haal gegevens bij de bron is een belangrijk uitgangspunt bij de koppeling tussen FirstWatch en BRIStoets. Meer informatie over BRIStoets kunt u vinden op http://www.bris.nl/producten/bristoets/overzicht.html. Heeft u interesse in de koppeling tussen FirstWatch en BRIStoets, neem dan contact op met onze helpdesk. Pagina 15 van 33
Afbeelding 1: Overzicht dossiers Afbeelding 2: Verantwoordelijkheden Pagina 16 van 33
Afbeelding 3: Toets Pagina 17 van 33
Belangrijk voor Inspecteurs Veldomschrijvingen De veldomschrijvingen zijn met ingang van deze versie verder aangevuld. Veldomschrijvingen bevatten, zoals de naam al doet vermoeden, een nadere toelichting wat er bedoeld wordt met een veld. Om deze omschrijving op te halen kunt u gebruik maken van de functietoets <F3>. Historie De lay-out van de twee bestanden Historie.dot en Historie kort.dot is herzien. Er zijn nieuwe velden toegevoegd, de uitlijning van de FirstWatch velden is verbeterd en er is een nette koptekst toegevoegd. De nieuwe versies worden met de patch meegeleverd. Raadpleeg uw applicatiebeheerder voor de implementatie van deze bestanden in FirstWatch. Installaties - aantal Het veld aantal is uitgebreid tot maximaal drie posities voor de komma en twee achter de komma. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld de vertraging van de doormelding in decimale minuten vast te leggen, waarbij 01:30 (1 minuut en 30 seconden) dient te worden geregistreerd als 1,50. Pagina 18 van 33
Filter Wanneer een bouwwerk is geopend, kunt u in de standaard werkbalk door middel van de knop een filter aanmaken, waarmee u alleen de gewenste bouwwerken in beeld krijgt. Nadat u op <OK> heeft geklikt, krijgt u door middel van het lijst-pictogram selectie in beeld. de gewenste Pagina 19 van 33
Door nogmaals te klikken op de knop kunt u het filter weer verwijderen. Wanneer u het bouwwerkscherm afsluit en opnieuw opstart, wordt het standaard filter weer geplaatst. In het gedeelte Tips & Trucs van deze releasenotes vindt u een overzicht van de standaard uitgeleverde conditiefilters. Notitie In het openstaande stappenscherm is het mogelijk om een notitie toe te voegen of te bewerken (mits de gebruiker hier de juiste rechten voor heeft). Het is dus niet meer noodzakelijk om het bouwwerkrooster op te starten alvorens u een notitie bij de betreffende stap kunt toevoegen. Dit kan voortaan direct via het openstaande stappenscherm. Aan het vinkje in de kolom Notitie kunt u zien of er een notitie aanwezig is. Let op: Gebruikers die alleen leesrechten hebben mogen notities wel inzien, maar kunnen geen wijzigingen aanbrengen. Openstaande stappen In de openstaande stappenlijst is de kolom Risicoklasse, In procedure en Overschrijding opgenomen. Rapportage Aantal dagen in procedure Binnen Eigen rapporten is het rapport Aantal dagen in procedure CEBES toegevoegd. Op dit rapport is per bouwwerkrooster zichtbaar wat de norm is/was voor het betreffende rooster en hoeveel dagen de normtijd al dan niet is overschreden. Ook is op dit rapport zichtbaar hoeveel dagen een procedure reeds loopt of gelopen heeft. Einddatum vergunning De einddatum vergunning van een bouwwerkrooster wordt vanaf deze versie niet meer standaard gevuld. Voorheen werd dit veld gevuld door bij de Datum vergunning vijf jaar op te tellen. Pagina 20 van 33
Belangrijk voor Applicatiebeheerders Database BAG-compliant maken Iedereen die het menu Administratie heeft kan de menufunctie Database BAG compliant maken gebruiken. Deze functie kent twee opties: Postcodetabel opschonen en BAG identificaties toevoegen. Postcodetabel opschonen Deze optie zorgt ervoor dat uw postcodetabel gelijkgetrokken met de BAG database. Alle postcoderecords (behalve de postbussen) worden stuk voor stuk gecheckt met de BAG database. Indien er een postcodematch wordt gevonden, dan wordt de straat en plaats aangepast. Wanneer er geen postcodematch wordt gevonden, dan wordt met behulp van de straat, huisnummer en plaats combinatie gecheckt of de postcode correct is. Als dit niet het geval is, wordt de postcode aangepast. Na het draaien van de opschoning worden in de datamap van FirstWatch twee excelsheets weggeschreven, een sheet met foutieve postcodes en een met aanpassingen. Het sheet met foutieve postcodes bevat alle postcodes die niet overeenkomen met de BAG database. Wanneer bij een postcode de kolommen Bouwwerk en Persoon leeg zijn bestaat dus geen koppeling met een bouwwerk of persoon. Het betreffende postcoderecord kan dan worden verwijderd. Het sheet met aanpassingen toont alle wijzigingen die door de opschoning in uw postcodetabel zijn doorgevoerd. Mocht u het gevoel hebben dat er iets niet goed is gegaan, kunt u dit sheet als naslag gebruiken en controleren wat de opschoning precies heeft aangepast. BAG identificaties toevoegen De optie BAG identificaties toevoegen zorgt ervoor dat de bouwwerkadressen worden voorzien van een BAG-id. Het programma bekijkt of er voor de postcode-huisnummer combinatie een BAG-id kan worden gevonden. Tevens zorgt dit programma ervoor dat de Geografische en Rijksdriehoekcoördinaten aan het bouwwerk worden toegevoegd. Standaard inspecteur In het menu Beheer-Instellingen is bij de optie Bouwwerk Rooster op het tabblad Algemeen een instelling Standaard insp. bijgekomen. Dit is een verplicht veld dat moet worden gevuld met een in dienst zijnde inspecteur. De standaard inspecteur wordt gekoppeld aan alle stappen waar geen inspecteur is opgevoerd. Ook wordt deze inspecteur aan nieuwe stappen gekoppeld wanneer er geen voor de hand liggende inspecteur is gevonden. Dit laatste is vaak het geval bij het automatisch opstarten van een nieuw rooster. Main<Gebruikersnaam>.ini bestanden De Main<gebruikersnaam>.ini bestanden worden bij het patchen gekopieerd naar de map Data. In deze bestanden worden de gebruikersinstellingen per gebruiker opgeslagen, zoals de positie en schermgrootte van het scherm met openstaande stappen of de kolombreedtes van de bouwwerklijst. Pagina 21 van 33
Groepsaanpassing bouwwerken Het aantal velden van de menufunctie FirstWatch Speciale acties Groepsaanpassing bouwwerken is uitgebreid. Met Groepsaanpassing bouwwerken kunt u op een snelle en eenvoudige manier bepaalde gegevens voor een groep bouwwerken aanpassen. Let op: Deze actie kan alleen worden uitgevoerd wanneer niemand in FirstWatch is ingelogd. Aangezien dit een ingrijpende actie is, is het raadzaam om te controleren of een recente back-up van de database aanwezig is, alvorens deze actie uit te voeren. Voorbeeld: Door onderstaande stappen te volgen, veranderen we in alle bouwwerken met prioriteit 2 de prioriteit in 3. Ga naar FirstWatch Speciale acties Groepsaanpassing bouwwerken In het Zoekscherm vult u bij Prioriteit 2 t/m 2 in. Tip: Lees de Wildcard Help voor het maken van uitgebreidere selecties. Door op <OK> te klikken krijgt u alle bouwwerken met prioriteit 2 Dubbelklik op één van de bouwwerken in de lijst. Onderstaand scherm verschijnt: Pagina 22 van 33
Links staan in de Beschikbare bouwwerken alle beschikbare bouwwerken (ongeacht de prioriteit). Rechts staan in de Geselecteerde bouwwerken alle bouwwerken met Prioriteit 2. Door in het veld Prioriteit een 3 te zetten en vervolgens op Wijzigingen doorvoeren te klikken, wordt de prioriteit van alle bouwwerken uit de Geselecteerde bouwwerken veranderd naar 3. Pagina 23 van 33
Variabelen bestandsnaam nieuwe brieven De velden Bevoegd gezag, Zaakaanduiding, PostcodeCijfers, PostcodeLetters en Gebouw zijn toegevoegd als variabelen bij de instelling Bestandsnaam nieuwe brieven. Let op: Wanneer velden, die gebruikt worden als map naam in Bestandsnaam nieuwe brieven, niet zijn gevuld, wordt er automatisch een map aangemaakt met als naam (een gedeelte van) de veldnaam, bijvoorbeeld BEVOEGD_GEZAG. Pagina 24 van 33
Rooster niet meer starten Per rooster is er voor de applicatiebeheerder een mogelijkheid Niet meer starten bijgekomen om ervoor te zorgen dat een rooster niet meer kan worden opgestart. Deze optie is bedoeld om op een eenvoudige en doeltreffende manier een rooster uit te faseren in verband met de komst van een nieuw rooster. Het vinkje Buiten gebruik is vanaf deze versie alleen zichtbaar bij FirstWatch-klanten met versie A, waarbij maximaal drie actieve roosters aanwezig mogen zijn. Alle roosters waarbij Buiten gebruik aan staat, worden niet als actieve roosters meegeteld. Merk op dat de lay-out van dit scherm op enkele punten is aangepast. Mapnaam tekeningen instelbaar Via Beheer Instellingen kan de applicatiebeheerder in het tabblad Koppelingen het pad voor het wegschrijven van documenten en/of tekeningen, die per bouwwerkrooster gekoppeld kunnen worden, met variabelen definiëren. De mogelijkheden zijn gelijk aan de instellingen voor de bestandsnaam nieuwe brieven. Bij het koppelen of ophalen van documenten en/of tekeningen wordt dit pad met variabelen gebruikt. Deze instelling vervangt de functionaliteit in versie 5.12 dat er automatisch een map van het rooster wordt aangemaakt. Let er dus op dat, indien gewenst, de instelling Mapnaam tekeningen wordt gevuld. Pagina 25 van 33
Verberg In behandeling / Afgehandeld Via Beheer Inspecteurs kunt u per inspecteur aangeven of de knoppen In behandeling en Afgehandeld verborgen moeten worden. Deze knoppen zijn zichtbaar op het tabblad Details- Stap van een bouwwerkrooster. Hiermee voorkomt u dat inspecteurs zelf, ongewenst, stappen handmatig op afgehandeld zetten of juist in behandeling nemen zonder gebruik te maken van de geëigende knoppen. Rapportage Bouwwerken zonder BAG-id Binnen Eigen rapporten is een nieuw rapport Bouwwerken zonder BAG-id - CEBES. Dit rapport toont alle bouwwerkadressen zonder BAG-id. Rapportage Categorieën - CEBES Binnen Eigen rapporten is een nieuw rapport Categorieën - CEBES. Dit rapport toont alle basisgegevens van de aanwezige categorieën. Rapportage Roosters - CEBES Binnen Eigen rapporten is een nieuw rapport Roosters - CEBES. Dit rapport toont alle basisgegevens van de aanwezige roosters. Stappenplan De knop Stappenplan onder het tabblad Details-Stap van een bouwwerkrooster was niet actief wanneer er een nieuw rooster werd gestart. Dit is met ingang van versie 5.20 hersteld. Alvorens deze functie kan worden gebruikt, dient de applicatiebeheerder via Beheer Basisgegevens Rooster Rooster eerst een stappenplan te koppelen. Koppeling Smartdocuments / MIT-Office Om misverstanden te voorkomen zijn de als voorbeeld bedoelde XML bestanden die in de data map van FirstWatch worden geplaatst vanaf deze versie leeg. Dat wil zeggen dat alle velden aanwezig zijn, maar er geen waarden zijn ingevuld. Deze bestanden zijn alleen bedoeld voor het maken van sjablonen voor één van beide systemen. De XML bestanden die in de Temp -map van de gebruiker staan (zie omgevingsvariabelen van Windows) worden actief gebruikt voor het opmaken van de uiteindelijke brief. Pagina 26 van 33
Overige wijzigingen Categoriecode Vanaf FirstWatch versie 5.20 is het niet meer mogelijk om dubbele categoriecodes toe te voegen. Er wordt, bij het uitvoeren van de update naar versie 5.20, gecontroleerd of er dubbele categoriecodes aanwezig zijn. Indien dit het geval is worden deze automatisch uniek gemaakt door het cijfer 1 achter de code te zetten. Opmerking 1: U kunt de nu verschillend gemaakte categorieën weer samenvoegen met de functie onder Administratie - Hulpmiddelen Samenvoegen gegevens. Voorwaarde daarvoor is dat de omschrijvingen, zoals in het voorbeeld hierboven, exact aan elkaar gelijk zijn. Opmerking 2: Als u de verschillend gemaakte categorieën beide wilt blijven gebruiken, moet u eventuele selecties die zijn gemaakt bij bijvoorbeeld (eigen) rapporten, controleren en indien nodig aanpassen. Voortgangsbalk Bij het opstarten van FirstWatch is de voortgang zichtbaar gemaakt door middel van een voortgangsbalk. Basistabellen aanpassen Vanaf FirstWatch versie 5.11 is het mogelijk om, wanneer de gebruiker daartoe is gemachtigd, velden toe te voegen aan de volgende tabellen: Installatie vereist Doormelding installatie vereist Certificering installatie vereist Zelfredzaamheid Status rooster Deze tabellen werden voorheen door CEBES onderhouden en konden door de gebruiker niet worden aangepast. Om deze tabellen te kunnen aanvullen, dient de applicatiebeheerder deze, via menurechten, beschikbaar te stellen aan de betreffende gebruiker (of voor zichzelf). Standaard zijn deze tabellen niet in het menu beschikbaar. Na het uitvoeren van een update kon het voorkomen dat de eigen toegevoegde waarden niet zichtbaar waren bij een bouwwerk. In versie 5.20 is dit hersteld. Pagina 27 van 33
Stapschema nieuwe roosters Bij het definiëren van het roosterschema (onder Beheer Basisgegevens Rooster Rooster ) wordt de melding Ongeldige invoer, bij het toevoegen van elke regel, niet meer weergegeven. Schema s kunnen dus zonder onnodige tussenschermen worden gecreëerd. Laatst gekozen bouwwerk Het ophalen van het laatst gekozen bouwwerk, vanuit de bouwwerklijst, werkte in versie 5.12 niet correct. In deze versie is de functie van deze knop hersteld. Bouwlaag / verblijfsvloer Vanaf deze versie is een aantal verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot de velden Hoogste bouwlaag, Laagste bouwlaag, Hoogste verblijfsvloer en Laagste verblijfsvloer. De capaciteit van de maximale en minimale waarden zijn vergroot (inclusief decimalen). Samenvoegen bouwwerken Vanaf versie 5.12 is het mogelijk om bouwwerken samen te voegen. Tot op heden waren alleen de kolommen Archiefnummer en Naam bouwwerk beschikbaar. Hier is nu ook het Bezoekadres aan toegevoegd. Bovendien is het nu mogelijk om op alle drie de kolommen te sorteren. Deze wijzigingen zijn vanaf nu ook beschikbaar bij de speciale acties Terughalen bouwwerk en Kopiëren bouwwerken. Pagina 28 van 33
Lay-out bouwwerkrooster scherm Door de toevoeging van de normtijden aan het bouwwerkroosterscherm is de lay-out op enkele punten aangepast. Wijzigen adres In voorgaande versies was het mogelijk om in het openstaande stappenscherm wijzigingen aan te brengen in de kolom Adres. Deze wijzigingen werden echter niet opgeslagen in de database. Vanaf deze versie is het niet meer mogelijk om het adres hier aan te passen. Sortering openstaande stappen Het openstaande stappenscherm werd voorheen altijd gesorteerd op Vermoedelijke einddatum. Vanaf versie 5.20 is er een tweede sortering bijgekomen op Postcode Adres. Stap-Details Excel document Wanneer een gebruiker bij een stap een Excel document heeft gegenereerd en vervolgens met behulp van Automatische stap verder wil in de procedure, bleef de stap waarbij het Excel document is gegenereerd openstaan ondanks dat er een nieuwere stap is gekozen. De gebruiker moest eerst naar het tabblad Planning/Archief, de nieuwe stap selecteren, en vervolgens terug naar Details/Stap. Dit hoeft met ingang van deze versie niet meer. Documenten / tekeningen toevoegen Wanneer bij het koppelen van meerdere documenten, de bestandsnamen worden aangepast werd alleen het laatste document verplaatst. Dit gebeurt nu met alle betrokken documenten. Pagina 29 van 33
Stapcode tabblad Planning / Archief De stapcode (bloknaam) is toegevoegd aan de omschrijving van de actienaam in het tabblad Planning / Archief van een bouwwerkrooster. Persoonlijke selecties / gegevensrechten Na het instellen van persoonlijke selecties of gegevensrechten kwamen niet altijd de juiste inspecteurs naar voren bij de betreffende stappen binnen de bouwwerkroosters. Dit is vanaf deze versie hersteld. Contactpersoon stap Het veld Contactpersoon stap werd in een aantal gevallen gevuld met contactpersonen uit een eerder gekozen of geopend bouwwerk. Dit was alleen het geval bij bouwwerken waar geen contactpersoon aanwezig was. Dit euvel is verholpen. Koppeling MoHIS De variabele "Stap documentnummer" onder bestandsnaam nieuwe brieven werd niet juist meegenomen bij de importactie van MoHIS naar FirstWatch. Het documentnummer werd vanuit MoHIS gevuld in FirstWatch, maar werd niet meegenomen als variabele in de bestandsnaam verzonden brief. Dit is hersteld. Pagina 30 van 33
Tips & Trucs Oude stapgegevens gebruiken in brieven Ook gegevens uit oudere stappen kunt u, vanaf versie 5.00, exporteren naar Word. Dit kan met de volgende bladwijzercode: Y/Zc+Stapcode+_+gegevensnaam. De Y is vast wanneer de eerst voorkomende keer van deze stap wordt bedoeld. De Z is vast indien de laatst voorkomende keer van deze stap wordt bedoeld. De c staat voor een cijfer tussen 1 en 9, voor het geval dat een gegeven meer dan eens wordt verlangd. De gegevensnamen zijn: einddatum, startdatum, duur, inspecteur, telefoon, verzondenbrief, stap, stapomschrijving, dagen, waarschuwingstermijn, actie, actieomschrijving, standaardbrief, datumdocument en documentnummer. Wilt u bijvoorbeeld einddatum van de laatste keer dat de stap Bevestiging ontvangst (met code GM120 ) is gezet in uw brief opnemen dan gebruikt u de code: Z1GM120_einddatum (mocht u deze variabele meer dan een keer willen gebruiken dan nummert u gewoonweg door Z2GM120_einddatum, Z3GM120_einddatum, etc.). Bladwijzertool In verband met de komst van Microsoft Office 2007/2010 is een nieuwe versie van het bladwijzertool (cebesmcr.dotm) ontwikkeld. Deze bladwijzertool werkt met Office 2007 of hoger. Wanneer u een oudere versie van Microsoft Office gebruikt, kunt u de bestaande bladwijzertool (cebesmcr.dot) blijven gebruiken. Pagina 31 van 33
Conditiefilters maken Het is mogelijk om diverse conditiefilters aan te maken zodat alleen de gewenste resultaten worden getoond. Deze selectie per tabel (Bouwwerk, Postcodes, Categorieën, etc.) worden gemaakt via de knop. Voor het gemak zijn bij de tabellen Bouwwerk en Postcodes standaard enkele conditiefilters opgenomen: Deze standaard CEBES-condities zijn: BHV aanwezig, Bevoegd gezag, Buiten gebruik, Kadastrale gemeente, Prioriteit, RAC - OMS-nummer, Risicoklasse, Soort gebruik. Een gebruiker met status C kan filters Voor algemeen gebruik beschikbaar stellen zodat deze door iedereen kunnen worden gebruikt. Een gebruiker kan alleen persoonlijke filters maken. Gevaarlijke stoffen Wist u dat het tabblad Gevaarlijke stoffen voor meer doeleinden kan worden gebruikt dan alleen het registreren van gevaarlijke stoffen? U kunt bijvoorbeeld denken aan de opslag van vuurwerk. Pagina 32 van 33