Tussenrapprtage: plan van aanpak raadsenquête grndexplitatie Duivenvrdecrridr. Enquêtecmmissie grndexplitatie Duivenvrdecrridr 16 februari 2015
Inhudspgave: 1. Inleiding 2. Organisatie 3. Verfijning nderzeksvraag 4. Aanpak van het nderzek 5. Planning van het nderzek 6. Cmmunicatie- en infrmatie 7. Kstenraming
1. Inleiding. De gemeenteraad van Leidschendam-Vrburg heeft p 9 december 2014 beslten p grnd van artikel 155a Gemeentewet een raadsenquête in te stellen naar aanleiding van een pltseling grt geprgntiseerd verlies p de grndexplitatie van het plan de Duivenvrdecrridr (DVC). De enquête heeft drie delen: - Waarheidsvinding: de gemeenteraad wenst inzicht te krijgen in het verlp en de gebeurtenissen rnd de grndexplitatie DVC. - Verantwrding: de gemeenteraad wenst dat plitieke en publieke verantwrding wrdt afgelegd ver wat is gebeurd en he dit heeft kunnen gebeuren. - leren: de gemeenteraad wil aanbevelingen die richting geven aan een nderbuwde keuze vr verstandige vervlgstappen in de afwikkeling van het lpende dssier DVC en lessen trekken vr een adequaat tekmstig grndbeleid. In deze tussenrapprtage beschrijft de cmmissie p hfdlijnen he zij het nderzek aanpakt inclusief de rganisatie, planning en een kstenraming. 2. Organisatie. In haar eerste vergadering p 5 januari jl. heeft de cmmissie de heer J.L. Geluk aangewezen als vrzitter en mw. Van Giezen als plv. vrzitter. De cmmissie heeft beslten m een actieve rl in het nderzek te vervullen. Hiervr is een verdeling in aandachtvelden gemaakt, waarbij de cmmissieleden in du s (1 e en 2 e rapprteur) samenwerken. In de pstartfase is ndersteuning en bijstand geleverd dr de griffie. De nderzek- en verhrfase zijn z veelmvattend en specifiek dat dit niet dr de griffie kan wrden gedaan. De cmmissie heeft daarm p basis van een meervudige nderhandse aanbesteding het nderzeksbureau Necker van Naem pdracht gegeven m de cmmissie te ndersteunen bij haar werkzaamheden gedurende het gehele prces. De pdracht geldt vr het feitennderzek, de begeleiding van de verhrfase en de samenstelling van het eindrapprt. De griffier en plv. griffier blijven in algemene zin betrkken bij het gehele nderzek. In Swaensteyn is een nderzeksruimte ingericht t.b.v. de cmmissieleden en externe nderzekers. Deze ruimte is k bestemd vr het bewaren en raadplegen van dcumenten. Met behulp van een infrmatieverzek zijn de relevante bendigde dssiers in handen van de cmmissie gesteld en vergebracht naar Swaensteyn. De cmmissie buigt zich ng ver de vraag he m te gaan met de digitale dcumentenstrm (e-mail verkeer). 3. Verfijning van de nderzeksvraag In het raadsbesluit van 9 december is het nderwerp van het nderzek afgebakend en zijn vrlpige nderzeksvragen gefrmuleerd. Dr de cmmissie zijn specifieke deelvragen gefrmuleerd en gegrepeerd rnd verschillende nderwerpen. Hierbij is gebruik gemaakt van de expertise van de Rekenkamercmmissie. De cmmissie heeft de vragen verfijnd in hfd- en nderzeksthema. De thema s en nderwerpen zijn vervlgens samengevat in vier invalsheken, waarp het nderzek zich zal richten. Deze zijn:
1. Inrichting gebiedsntwikkeling a. Interne rganisatie b. Planvrming en nderbuwing grndexplitatie c. Omgevingsdynamiek d. Beheersing 2. Infrmatievrziening van cllege naar raad 3. Besluitvrmingsprces en samenspel rganisatie, cllege en raad 4. Advies vr het vervlg en aanbevelingen vr een tekmstig adequaat grndbeleid. De invalsheken zullen samen de inhudspgave van het nderzeksrapprt vrmen. De hierin te beschrijven feitencmplexen zullen wrden vrzien van (a-plitieke) cnclusies. De plitieke rdeelsvrming hierver is aan de raad. Om tt ged nderbuwde cnclusies te kmen hebben wij naast een feitennderzek een afwegingskader ndig. Dit zijn nrmen die naar het rdeel van de cmmissie meten wrden gesteld aan bijvrbeeld een adequaat ingerichte en naar behren functinerende prjectrganisatie, aan vldende en tijdige infrmatievrziening, aan zrgvuldig vrbereide besluitvrming etc. Dit nrmenkader is k ndig vr de te frmuleren aanbevelingen vr de tekmst en is dr de cmmissie vastgesteld bij de start van het nderzek De scpe van het nderzek is vlgens het raadsbesluit beperkt tt de grndexplitatie vanaf het jaar 2006. De eerste explitatie dateert echter uit 2005, terwijl de planvrming in 2002/2003 is gestart. De planvrmingsfase kan van grt belang zijn m gebeurtenissen later te kunnen begrijpen en verklaren. Vaak wrden al in de planvrmingsfase stappen gezet die achteraf gezien bepalend zijn geweest vr gemaakte keuzes en genmen risic s. Om die reden is het ndzakelijk de scpe van het nderzek te verleggen dr k de planvrming daarbij te betrekken en de hrizn te bepalen p de peride 2002-2014. Om te kmen tt verklaringen ver de rzaken van eventuele tekrtkmingen vindt de cmmissie het belangrijk m de bevindingen in hun cntext te plaatsen. Daarvr is het ndig te weten f de wijze waarp de prjectbeheersing heeft plaatsgevnden vr nze gemeente als nrmaal f als uitznderlijk kan wrden beschuwd. Daarnaast is het belangrijk m in het nderzek gebeurtenissen en besluiten te kunnen bezien in de eigen tijd. Waarbij de kennis van nu wrdt gecnfrnteerd met de kennis van ten. Wij zullen daarbij k gebruik maken van een benchmark. In het nderzek zal aandacht wrden besteed aan de rl van de prvincie en buurgemeenten m recht te den aan de cntext waarbinnen de plannen tt stand zijn gekmen. Deze externe actren kunnen een belangrijke rl hebben gespeeld bij de ttstandkming van de planvrming. Bij de vierde invalshek gaat het zwel m aanbevelingen gericht p het vervlg van het lpende prces van de Duivenvrdecrridr als m aanbevelingen gericht p tekmstige prjecten. 4. Aanpak van het nderzek Het nderzek is pgedeeld in 8 stappen. 1. Start en infrmatiefase. In een startbijeenkmst zijn dr de cmmissie de kaders vastgesteld, zals planning en een nderzeks- en infrmatieprtcl en het nrmenkader. Belangrijk nderdeel daarvan is k de rganisatie van een infrmatiebijeenkmst vr alle betrkkenen (bestuur, rganisatie, derden). De cmmissie vindt het belangrijk transparant te zijn en te cmmuniceren wat zij en de nderzekers gaan den en p welke wijze. Dr helder te zijn ver rechten en plichten, planning en cmmunicatie wrdt vr betrkkenen duidelijk wat zij kunnen verwachten. Dit draagt k bij aan een sepel verlp van het nderzeksprces.
2. Het feitennderzek Het nderzek start met een feitenrecnstructie aan de hand van de 4 invalsheken. Dit zal gebeuren dr middel van een dcumentenanalyse en riënterende gesprekken met sleutelfiguren. Necker van Naem vert dit nderzek uit en neemt de interviews af. 3. Bevindingen feitenrecnstructie De resultaten uit het dssiernderzek en de riënterende gesprekken wrden dr middel van een feitenrecnstructie besprken in de cmmissie waarbij k richting wrdt gegeven aan het vervlg van het nderzek. Daarbij wrdt k bepaald wie en p welke wijze wrdt geïnterviewd. Deze afweging is van belang mdat die mede bepalend is vr de vraag f en met wie penbare verhren wrden afgenmen. Verder zal in deze fase de vrm en inhud van het eindrapprt wrden bepaald. 4. Interviews en verdieping In deze fase vinden verdiepende nderzekwerkzaamheden plaats vanuit de 4 invalsheken. Dit gebeurt aan dr middel van een aanvullende dcumentenanalyse en interviews met de belangrijkste betrkkenen uit de rganisatie, vrmalig cllege en externen 5. Vrlpige rapprtage en vrbereiding penbare verhren In deze fase wrdt een vrlpige rapprtage pgesteld p basis van de vrgaande stappen en wrdt beslten f en z ja, met wie de penbare verhren wrden afgenmen. Vr de verhren wrdt een apart prtcl vastgesteld en wrden uitndigingen verznden, vrzien van een tpiclijst met nderwerpen die in het verhr aan de rde kmen. 6. Verhrfase Deze fase is belangrijk mdat de cmmissie dan naar buiten treedt. Gelet p de impact van penbare verhren met dit zeer zrgvuldig en prfessineel gebeuren. Van de verhren wrdt een wrdelijk verslag gemaakt. Er is tevens in vrzien dat de cmmissieleden wrden vrbereid p het afnemen van verhren dr middel van een speciale training. De input van deze verhren wrdt vervlgens verwerkt in een cncept-rapprtage 7. Wederhr en feitenverificatie In deze fase zullen wij het cncept-rapprt f delen daarvan aanbieden vr wederhr en uitsluitend gericht p de verificatie van feiten. Wij vinden dat dit bijdraagt aan een zrgvuldig nderzeksprces, verkleint het risic p negatieve reacties achteraf en zrgt vr een rapprt waarver geen discussie kan ntstaan. 8. Eindrapprt In deze fase wrdt het eindrapprt dr ns vastgesteld en aangebden aan de gemeenteraad vr plitieke bespreking. Wij zullen het rapprt k feitelijk telichten ten verstaan van raadsleden en belanghebbenden 5. Planning In het raadsvrstel van 9 december 2014 is de verwachting uitgesprken dat de raad vr de zmer van 2015 zich kan uitspreken ver het nderzeksrapprt en cnclusies kan trekken. De plevering van het eindrapprt is gepland p 1 juni a.s. nder het vrbehud van tijdige beschikbaarheid van brnnen. Dit betekent dat van alle betrkkenen een uiterste inspanning wrdt gevraagd en verwacht. De cmmissie heeft januari en de 1 e helft van februari gebruikt vr het pzetten van het nderzek dr zich te riënteren p de nderzeksvraag, infrmatievergaring en ffertebesprekingen. Het feitelijke nderzek start in week 8 en heeft een drlptijd van 14 weken. Gekppeld aan de hiervr genemde 8 stappen is de planning als vlgt.
Start en infrmatiebijeenkmst Feitenrecnstructie Bevindingen feitenrecnstructie Interviews en verdieping Vrlpige rapprtage en vrbereiding penbare verhren Openbare verhren Wederhr en feitenverificatie februari februari-maart maart maart Maart- april April - mei Mei eindrapprt juni 2015 6. Cmmunicatie en infrmatie Een enquête is een ingrijpend middel dat grte impact kan hebben p persnen. Bvendien wrdt gewerkt met dcumenten die vertruwelijk zijn en de psitie van de gemeente f derden kunnen schaden indien dit publiek wrdt. De vergaderingen van de enquêtecmmissie zijn daarm beslten en vertruwelijk. Om die reden wrdt k niet teruggekppeld naar de fracties. De cmmissieleden wrden geacht hun werk plitiek neutraal te den. Zij, maar k alle andere betrkkenen bij het nderzek hebben geheimhudingsplicht met betrekking tt de aan hen verstrekte infrmatie. Anderzijds vindt de cmmissie het belangrijk k transparant te zijn in haar wijze van werken, het prces en de planning. De cmmissie infrmeert de raad daarm dr middel van deze tussenrapprtage. Daarnaast besluit de cmmissie per keer welke infrmatie naar buiten wrdt gebracht. De cmmissie heeft een cmmunicatie- en infrmatieprtcl vastgesteld met de vlgende afspraken: de enquêtecmmissie verstrekt lpende het nderzek infrmatie afgestemd p de vrtgang van de enquête. eventuele mediacntacten verlpen via de vrzitter van de cmmissie die als wrdverder zal ptreden. de vergaderingen van de nderzekscmmissie zijn niet penbaar penbare verhren zijn vrij tegankelijk. van penbare vergaderingen wrdt dr de vrzitter penbare aankndiging gedaan. de leden stellen derden niet p de hgte van de inhud van de verkregen infrmatie. de leden nemen deel aan de nderzekscmmissie znder last f ruggenspraak. het eindrapprt is penbaar tenzij bijvrbeeld m redenen van een nevenredige benadeling van persnen dr de cmmissie beslten wrdt delen van het rapprt niet penbaar te maken. de verrdening betreffende nderzek dr de raad is nverkrt van tepassing.
7. Kstenraming De cmmissie raamt de ksten van het nderzek als vlgt Begrtingspsten subttaal Ttaal (afgernd) 1 Externe ksten 1.1 Onderzek en advies 54.000 1.2 penbare verhren 21.000 75.000 2 Cmmunicatie en publicatie 2.000 3 Algemene en vergaderksten 5.000 4 Onvrzien 10% 8.200 90.000 Telichting: De kstenraming is exclusief BTW 1.1. Ksten van dssiernderzek, pzet dcumentatiestructuur, interviews, juridisch en vaktechnisch advies grndexplitatie etc. 1.2. Inhudelijke begeleiding en vrbereiding van de verhren, ntwerpen vraagstelling, verslaglegging inclusief ksten van training in verhrtechniek en eindrapprtage. 1.3. Ksten van infrmatiebijeenkmsten.a. vr het persneel, telichting van de rapprtage aan cmmissie en raad, algemene vrlichting, vrlichting rnd de verhren en publicatie eindrapprt. 2. Brut persneelsksten ter vervanging van griffiemedewerkers m te waarbrgen dat de reguliere werkzaamheden vr cmmissie en raad drgang vinden, maar k de ksten van ntuleren 3. Vr nvrziene ksten is een stelpst pgenmen van ca. 10 % van de ttale ksten. -0-0-0-