ERRATUM MET ANTWOORDEN OP VRAGEN VAN DIENSTVERLENERS DIENSTEN SHAREPOINT DIENSTVERLENING EMMAÜS VZW

Transcriptie

1 ERRATUM MET ANTWOORDEN OP VRAGEN VAN DIENSTVERLENERS VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP SHAREPOINT DIENSTVERLENING Opdrachtgevend bestuur EMMAÜS VZW Ontwerper Cördinatiedienst, Jeri Vissers Edgard Tinellaan 1c te 2800 Mechelen

2 In dit erratum kan u antwrden p vragen terugvinden die dr geïnteresseerde SharePint dienstverleners bij ns neergelegd werden. Emmaüs prbeert deze vragen z ged mgelijk te beantwrden, maar aangezien de expertise bij de aanbieders ligt wenst Emmaüs te benadrukken dat indien nze richtlijnen zuden ingaan tegen gd practices, de dienstverlener vrij is ns daarp te wijzen en een alternatieve werkwijze vr te stellen. Inhud

3 Vragen ver prcedure verheidspdracht Q: Wanneer is de uiterste datum dat de fferte met ingediend wrden wrden? (18/02 f 19/02) A: Er is inderdaad sprake van een zetfut: de crrecte datum is 19/02 Q: Is het vldende van de papieren versie te handtekenen? U wenst geen scan te krijgen als elektrnische versie. A: Het is vldende van de papieren versie te handtekenen. De digitale versie heft niet elektrnisch gehandtekend te zijn. Q: Wijze van gunning : Is het max van ,00 excl btw van tepassing vr pst 1 + pst 2 gezien vr pst 3 en pst 4 er enkel tarieven wrden gevraagd A: Neen, het betreft een ttale geschatte raming van de ksten verheen alle psten. Q: Prijsvaststelling: Vr Psten 1 en 2 gebeurt de prijsvaststelling via glbale prijs. Betekent dit dat dit een Fixed Price aanbieding met zijn? A: Ja Q:Kunnen we een zicht krijgen p budget-scpe? A: De pdracht wrdt gegund via een vereenvudigde nderhandelingsprcedure met bekendmaking dat betekent dat de tt de ttale geraamde waarde nder eur ligt.

4 Technische vragen mtrent de mgeving Q: Versie van Nintex? A: Q: Is er ng geneg capaciteit ver p jullie platfrm m meerdere machines te kunnen hsten? A: Indien de capaciteit die in het bestek beschreven staat ntereikend is vragen wij aan de leverancier m aan te geven wat extra ndig is. In verleg kan z meer capaciteit vrzien wrden. Q:Gaan mensen k van thuis uit met SharePint cnnecteren, z ja hebben jullie daar al een bestaande architectuur vr? A: Inlg via Citrix Q:Infrmatie vanuit het archief dient geraadpleegd te wrden via het zekcentrum. He wrdt het archief nu bijgehuden (fileshares, andere SharePint systemen)? A: Enkel p fileshares Via welke zek verfijningen kan de gebruiker infrmatie uit het archief halen? A: Vandaag geen verfijningen Q:Beschikken jullie reeds ver een migratietl? A: Neen, er is geen vraag naar in pst 1 en pst 2. Q: Werd het huidige SharePint platfrm pgezet dr een externe partij? Z ja, welke partij was dat? A: Real Dlmen Q:Kunnen we een detail inzicht krijgen p hun architectuur? Is er een functinele analyse beschikbaar? A:De dienstverlener die gekzen wrdt kan na sluiting van de vereenkmst deze infrmatie verkrijgen.

5 Inhudelijke vragen Q: P22 De rechtenstructuur, is deze verschillend vr de vrzieningen f staat m.a.w. alles pen vr iedereen binnen Emmaüs? A: Medewerkers van een vrziening hebben steeds rechten vr de pagina's van Emmaüs en daarnaast enkel tt die van hun eigen vrziening. Q: P20 Create ne, publish t many --> hebben de plaatsen waarp het dcument met verschijnen dezelfde security? Zniet kunnen we niet met search werken en meten we met fysische kpies van dcumenten gaan werken. A:We gaan er vanuit dat een dcument slechts eenmaal gepubliceerd wrdt. Een dcument met p die plaats staan met de meeste rechten. Vrzieningen die p termijn een eigen intranet-pagina buwen, meten de infrmatie van het intranet van Emmaüs p de eigen pagina publiceren. Vrbeeld: Emmaüs heeft vr alle medewerkers één arbeidsreglement. Dat rigineel staat in de rubriek 'werken bij' p niveau Emmaüs. Een medewerker zal dat dcument echter zeken p het niveau 'werken bij' van de eigen vrziening. Op de site van de vrziening met het dus staan als een link t dcument naar het rigineel. Het referentiekader vr een medewerker is de eigen vrziening, niet Emmaüs. Dat hudt in dat een medewerker infrmatie zal zeken en met vinden p het intranet van de eigen vrziening. We willen wel dat dcumenten slechts één keer gepubliceerd wrden. Dat hudt in dat gemeenschappelijk infrmatie p het niveau gepubliceerd wrdt waarp de ruimste rechten zijn tegekend (ruim in betekenis van aantal persnen). Vrbeeld: Emmaüs heeft vr alle medewerkers één arbeidsreglement. Dat rigineel staat in de rubriek 'werken bij' p niveau Emmaüs. Alle medewerkers hebben leesrechten p die pagina. Een medewerker zal dat dcument echter zeken p het niveau 'werken bij' van de eigen vrziening. De manier waarp die infrmatie getnd wrdt p het intranet van de vrziening is ng niet bepaald (als zekresultaat, via link t dcument ). Q: P20 raadplegen van archiefstukken. Bevinden deze zich p SharePint? Zijn dit gewn udere dcumenten die pgeladen wrden f met er k archiving uitgewerkt wrden? A:Met archiefstukken wrden bestaande Office-dcumenten, pdf en andere elektrnische infrmatiedragers bedeld. Dit lastenbek gaat niet ver digitaliseren van papieren archieven en medische dssiers. Q: P22 Het algemeen cntentschema p basis waarvan de navigatie met pgebuwd wrden, zit als bijlage. A: Het gaat m de mindmap.

6 Q: P24 Daarvr is tegang mgelijk, zij het beperkt tt de inhud p SharePint waarp de vereenkmst slaat. Wrdt hier bedeld dat de arts recht heeft p bijv. 1 f meerdere vrzieningen? Heeft de arts een AD accunt? A: Een externe heeft geen rechten vr alle infrmatie. De rechten vr externen wrden eveneens via AD tegekend. Zij meten inlggen p de mgeving van Emmaüs en een AD-paswrd ingeven. Q: Buiten netwerk Emmaüs --> met de web applicatin naar buiten ge-extend wrden? A: Buiten scpe. Q:Wie is wie en cntactenbek: is het een standaard implementatie in eerste fase znder integratie met de bestaande systemen? Of in eerste instantie gewn een lijst die manueel wrdt nderhuden en beheerd? A:Wie is wie / cntactenbek zit in pst 3. Analyse daarvr met ng gebeuren (kppeling met AD? Kppeling met pakket sciaal secretariaat? My site?...) Q:Kan elke vrziening zijn eigen navigatie kiezen f dient deze die van het Emmaüs intranet ver te nemen. Staat deze structuur k vast? A:We kiezen vr een gelijke structuur. De inhudelijke invulling van de navigatie-items is vrij vr de vrziening. Ok gebruik van buttns en webparts p de startpagina kan verschillen van vrziening tt vrziening. De ntwikkeling vr de vrzieningen zit in pst 3. Q:De vergaderkalender is enkel tegankelijk vr de medewerkers van bestuur en beleid. Op elke team site is er k een vergaderkalender vrzien. Dient de algemene vergaderkalender een verzicht te geven van alle vergaderingen vanuit de teamsites? A: Neen Q: Teamsites: zijn de teamsites tegankelijk vr alle leidinggevenden? Of is een teamsite enkel tegankelijk vr leden? A:Teamsite heeft een publiek gedeelte vr iedereen. Privaat gedeelte vr medewerkers van het team. Tegang van leidinggevenden wrdt ad hc bepaald via AD. Q:Dient er bepaalde infrmatie vanuit de werkgrepsites getnd te wrden p de vrzieningensites? Indien ja, welke infrmatie? A:Niet vanuit werkgrepsites. Q: Er wrdt melding gemaakt van vrzieningssites, en meer bepaald gespecifieerd dat zij een eigen prtaal zullen vrmen vr de specifieke vrziening. In welke mate is dit een apart prtaal? Maw, he verhudt dit zich tt het prtaal p het hfdniveau? A: Apart prtaal, met aparte beheerders met infrmatie ver de grep. Hiërarchisch hadden wij vr gen dat deze sites zich p hetzelfde niveau bevinden. Er met een infrmatiestrm mgelijk zijn tussen de site van Emmaüs en die van de vrzieningen (bv. publicatie nieuwsitems).

7 Vanuit de site van Emmaüs meten links gelegd kunnen wrden naar sites van vrzieningen, werkgrepsites, teamsites p niveau Emmaüs Welke infrmatie dient er bijgehuden te wrden? A: In principe met alle infrmatie bijgehuden kunnen wrden. De mgeving van iedere vrziening is een apart intranet, parallel aan dat van Emmaüs. Er wrdt vermeld dat er gebruikers zijn die dit prtaal als de eigenlijke startpagina zullen beschuwen. Welke elementen van het algemene prtaal zullen hierin terugkeren en welke niet? A: Structureel zijn de pagina s hetzelfde. Daarm wrdt vertrkken van een zelfde template. Vrziening met in staat zijn ze af te stemmen p de eigen beheftes. Inhudelijk is er een zeer beperkte verdracht (p dit genblik enkel nieuwsitems). Wrdt verder uitgewerkt in pst 3. Wat vr infrmatiestructuren dienen er vrzien te wrden (biblitheken, lijsten, agenda s, )? A:Zelfde elementen als in de pagina van Emmaüs. Hebben alle medewerkers hier tegang te? Z nee, heveel persnen hebben hier wel tegang te? A:Medewerkers hebben tegang tt hun eigen vrziening, tt de pagina van Emmaüs, tt eventueel werkgrepsites en teamsites p niveau Emmaüs. Q:Heveel data zal hier bijgehuden wrden (Gb) en in welke vrm? A: Kunnen we meilijk p antwrden. Q: Welke infrmatie wrdt vanuit Emmaüs aangebden aan de verschillende vrzieningen? (Nieuws, Werken bij, ). Dient die via een link raadpleegbaar te zijn f dienen de gegevens naadls geïntegreerd te wrden in de vrziening? A: In eerste instantie nieuwsitems en dcumenten. Bij vrkeur naadls geïntegreerd Q: Aanvraag teamsites: dient er een gedkeuring plaats te vinden? A: Indien pstart teamsite f werkgrepsite geautmatiseerd wrdt via frmulier, is gedkeuring ndig. Q: Integreren van reeds bestaande SharePint 2013 elementen in het te buwen intranet Is het vldende m een link te vrzien naar de werkgrepsites? A: Ja Indien er diepgaande integratie ndig is, welke infrmatie dient dan gevisualiseerd te wrden p het prtaal (Emmaüs/vrzieningen)? A: Geen diepgaande integratie ndig.

8 Q:Mgen de kwalitatieve selectie criteria verwerkt wrden in een referentie vrbeeld en aan deze hand wrden beschreven? A: Ja, u mag werken aan de hand van een vrbeeld, zlang er een antwrd wrdt gebden p alle vragen in het bestek. We prefereren echter een beschrijving van prjectaanpak die zveel mgelijk is tegespitsts p nze cncrete situatie, en zijn minder geïnteresseerd in generieke beschrijvingen van prjectaanpak Vragen ver supprt Q: Wat zijn de huidige SLA's/OLA's m.b.t. de plssing? A: Er werd tt p heden geen expliciete SLA vr het ntwikkelde gedeelte van SharePint afgeslten. Q: Zijn er ng gekende SPOF's (Single Pint f Failure)? A: Er zijn er heden geen geïdentificeerd. Q: OTAP: huidige architectuur m.b.t. ntwikkeling en/f cnfiguratie van een (bestaande) tepassing (Ontwikkel - Test - Acceptatie - Prductie mgeving aanwezig)? A: Neen, luter één test en prductiemgeving. De leverancier kan aangeven wat ndig is. Q: Zijn deze mgevingen beschikbaar en/f up-t-date (bijv. vr reprduceren van issues vr incidenthandling zu de acceptatie mgeving in lijn meten liggen met de prductie)? A: Ja Q: Wrden de applicaties en/f interfaces gemnitrd p basis van bepaalde drempels en/f KPI's? A: Neen Q: Wat is het huidige aantal incidenten/prblemen/requests/wijzigingen vr de respectievelijke applicatie(s) en heveel incidenten hebben een (zeer) hge pririteit? A: Aantal incidenten bleef tt p heden zeer beperkt. Er hebben zich ng geen incidenten vrgedaan met hge pririteit. Q: Heveel FTE 's wrden mmenteel ingezet m deze prcessen te ndersteunen (respectievelijk incidenten, prblemen, vragen en wijzigingen. Heveel tijd werd hier de vrbije peride aan gespendeerd?) A: Het prject is afgewerkt, vragen kmen terecht bij de stuurgrep. Aantal FTE s is niet gekend. Q: Supprt via SPOC f end-user? A: Via SPOC Q: Is supprt buiten kantruren in Engels een grt prbleem? A: Tijdens kantruren verwachten we minstens Nederlands, buiten de kantruren is Engels mgelijk.