3 FASEN VAN HET EDI-PROJECT

Transcriptie

1 3 FASEN VAN HET EDI-PROJECT 1. Strm van klassieke facturatie (100% papier) De leverancier stuurt 1 van de 2 papieren exemplaren van zijn factuur naar Berchem en archiveert het andere exemplaar gedurende 10 jaar. De papieren factuur wrdt geëncdeerd m ingeverd te wrden in het beheersysteem van Carrefur Belgium. De papieren factuur wrdt in Berchem gearchiveerd gedurende 10 jaar. Legale factuur = Papieren factuur 2. Strm van parallelle facturatie (Papier + EDI) De leverancier stuurt 1 van de 2 papieren exemplaren van zijn factuur naar Berchem en archiveert het andere exemplaar gedurende 10 jaar. De leverancier stuurt parallel de zelfde factuur in elektrnisch frmaat (Edifact). De papieren factuur wrdt in Berchem gearchiveerd gedurende 10 jaar. De elektrnische factuur EDI wrdt autmatisch geïntegreerd in het beheersysteem van Carrefur Belgium. Legale factuur = Papieren factuur 3. Strm van dematerialiserende facturatie (100% EDI) De leverancier stuurt zijn factuur in elektrnisch frmaat (Edifact) en archiveert een exemplaar gedurende 10 jaar. (in Edifact frmaat) De elektrnische EDI wrdt elektrnisch gearchiveerd gedurende 10 jaar en autmatisch ingeverd in het beheersysteem van Carrefur Belgium. Legale factuur = Edifact factuur Dematerializatin prject 1/5

2 Van parallelle strm naar dematerialiserende strm 5 vrwaarden meten bij de leverancier tegepast wrden m zijn facturatie naar Carrefur Belgium te kunnen dematerialiseren: 1. Archivering en leesbaarheid: De leverancier met een elektrnisch archiveringssysteem plaatsen (kan extern gebeuren). Het systeem met het archiveren van Edifact facturen testaan gedurende een peride van 10 jaar. Een hulpmiddel met de leesbaarheid van deze Edifact facturen testaan (in een verstaanbaar en leesbaar frmaat vr iedereen.) De factuur met leesbaar zijn in 1 van nze natinale talen, hetzij in het Frans, in het Nederlands f in het Duits. 2. Het afstemmingsverzicht (Invice List): De leverancier met elke maand, vr de 5 de dag, een papieren lijst drsturen van alle verznden facturen (en creditnta s) van de vrige maand. (vb.: de lijst van mei, die begin juni wrdt verstuurd, bevat alle verstuurde facturen en kredietnta s in mei. Een factuur met factuurdatum = 29/05 die verstuurd zu wrden p de verzenddatum = 01/06 zal dus in de lijst van juni meten staan en niet in die van mei). De recaplijst met de dr Carrefur Belgium verwachte minimale infrmatie inhuden. (zie pg. 5 BIJLAGE 1: Het afstemmingsverzicht) Naam, adres, GLN en BTW-nummer van de 2 partijen (leverancier, klant) Hernemingsperide in de lijst (vb.: facturen van 01/07/2006 tt 31/07/2006) Peride: Maandelijks Munteenheid: Nummer van het afstemmingsverzicht (uniek peenvlgend nummer) Datum van het afstemmingsverzicht Lijn per lijn: Lijnnummer, Factuurnummer, Factuurdatum, Verzendingsdatum, Nettbedrag factuur, Belastingen BTW, BTW-bedrag, Factuurttaal. Een verwijzing naar het einde van het dcument (Factuurttaal f paginanummering: x/x) De keuze van de lay-ut is vrij maar het prtretfrmaat wrdt aanbevlen vr de archivering. Het afstemmingsverzicht (Invice List) zal gedurende 10 jaar meten bewaard wrden. Het is de garantie vr de authenticiteit van de herkmst en de integriteit van de bdschap. Validatie van Carrefur Belgium is vereist. Dematerializatin prject 2/5

3 3. Interchange cntract: Vraleer de leverancier in Dematprductie kan stappen, met er een Interchange cntract pgesteld, vervlledigd en getekend wrden. Het te vervlledigen cntract wrdt naar de leverancier gestuurd vanaf het eerste cntact, en dit samen met een hulpprcedure. De leverancier vult dit in dr zijn mdificaties te laten verschijnen. (nderlijnde passages, track changes, ) Carrefur valideert, vegt de data van de prductiestart en de handtekening te, drukt de cntracten per 2 exemplaren af, tekent ze en dan stuurt Carrefur ze p naar de leverancier m te laten handtekenen. De prductiestart kan dan pgevlgd wrden zals in de pgegeven data. Validatie en handtekening van Carrefur Belgium zijn vereist. 4. Testfase 1 (testen via ): Deze testfase dient m de structuur van de Edifact bdschappen van de leverancier te valideren. De leverancier verstuurt vereenkmstige testvrbeelden met een steekpref van verschillende gevallen van facturatie die hij gebruikt met Carrefur Belgium. (Een maximum gevallen met getest wrden: Facturen, Kredietnta s, Taxen en speciale lasten, Cash discunt en Discnt s, Leegged, ) Carrefur cntrleert de structuur (MIG Demat + legale verplichtingen) en een feedback wrdt naar de leverancier gestuurd met de vraag m de mapping te verbeteren en het versturen van nieuwe testfiches per . De equivalente papieren factuur met k per (ingescand) naar Carrefur Belgium verznden wrden. Deze tests wrden effectief manueel gedaan, en wanneer de structuur crrect lijkt wrden ze verstuurd naar Deskm (via C.4NET) vr validatie. Eénmaal de structuur is gevalideerd dr Carrefur, mag men drgaan naar testfase 2. Validatie van Carrefur Belgium is vereist.!!!belangrijk!!! Testfase 1 verlpt helemaal via . De structuur van de bdschappen van de parallelle facturatie met niet gewijzigd wrden vraleer Carrefur Belgium deze gevalideerd heeft in deze eerste testfase. 5. Testfase 2 (parallelle prductie = papieren factuur altijd verplicht): Er wrdt een rekening gecreëerd dr Carrefur Belgium vr de leverancier p het platfrm Pasrel (Deskm). De nieuwe structuur van de bdschap is ingeverd in de mgeving van de prductie van de leverancier: de bdschap van de parallelle facturatie wrdt vervangen dr de bdschap van de dematerialiserende facturatie. (BELANGRIJK: Veg eveneens de EANCOMPI-waarde te in het UNB-segment) De parallelle facturatie van de leverancier gebeurt nu dr Deskm zdat er gedurende minstens 1 week gebserveerd wrdt. (in functie van het aantal bdschappen). Dematerializatin prject 3/5

4 Tijdens deze bservatieperide, als alles in rde is, wrdt er gezamenlijk een datum gekzen vr het pstarten van de Dematprductie en zullen we het Interchange Cntract tekenen. Validatie van Carrefur Belgium is vereist. GO LIVE Het eerste afstemmingsverzicht (Invice List) met verstuurd wrden in het begin van de maand vlgend p de prductiedatum. (Vrbeeld: als prductiedatum = 25/05, dan met het eerste afstemmingsverzicht verstuurd wrden vr 05/06) Dit afstemmingsverzicht met alle verstuurde facturen via EDI bevatten vanaf de prductiedatum. (Vlgens het vrbeeld hiernder: de lijst met alle verstuurde facturen tussen de 25/05 inclusief en de 31/05 inclusief) Betreffende het verzenden van de facturen: Als de factuurdatum minder is dan de prductiedatum maar de factuur na deze datum is verstuurd, dan met de factuur via EDI EN per papier verstuurd wrden. Als de factuurdatum grter is dan de prductiedatum, dan met de factuur alleen via EDI verstuurd wrden. (Het papier heeft geen enkele waarde meer vanaf de prductiedatum) Hier vlgt een vrbeeld van de planning : Demat Prject Archivage + Leesbaarheid Afstemmingsverzicht Testfase 1 Testfase 2 Interchange Cntract Maand n Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 PRODUCTIE Dematerializatin prject 4/5

5 BIJLAGE 1: Het afstemmingsverzicht (Invice List) Recipient: GLN: BTW: BE Carrefur Belgium N.V. Olympiadelaan 20 PB EVERE I N V O I C E L I S T Perid : invices frm dd/mm/ccyy until dd/mm/ccyy (mnthly) (Please cmplete fully) Suppliers GLN: Suppliers N. VAT: Suppliers Name and Address: XYZ S.A. Pstbus 999 BE-1030 Brussel Invice List N.: 6543 Currency Unit: Date f Invice List: dd.mm.ccyy N. Invice n. Date f invice Date f sending Invice net amunts VAT rate VAT amunts Invice ttal amunts *) VAT exemptin: *) VAT exemptin: Intra-Cmmunity Intra-Cmmunity supply f gds supply f gds * ttal 6 ttal * 0 6 ttal 0 ttal ,00 705, , Dematerializatin prject 5/5