K. Leng voorstel. 5. Kennis te nemen van de afspraken voor de toekomst. unit

Transcriptie

1 voorstel aan de raad rw ~ gemeente werkendam onderwerp Jaarrekeningen 2011 en 2012, verantwoording bruidsschat 2011 en begroting 2013 Stichting Openbaar Onderwijs Land van Altena. samenvatting De begrotingen van de Stichting Openbaar Onderwijs Land van Altena zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraden. Met de jaarrekeningen moeten de raden instemmen. Het grote tekort over 2011 bij de stichting is aanleiding geweest voor een onderzoek. Dit is afge- zaaknummer rond en er zijn goede afspraken met het stichtingsbestuur gemaakt voor 2273 de toekomst. besilspunten datum voorstel Wij stellen u voor om: Kennis te nemen van het onderzoeksrapport van Deloitte. 2. In te stemmen met de jaarrekeningen 2011 en 2012 van Stichting Openbaar Onderwijs Land van Altena. pj van der Ven 3. In te stemmen met de verantwoording van de bruidsschat over De begroting 2013 van Stichting Openbaar Onderwijs Land van Al- medewerker tena goed te keuren onder de voorwaarden zoals vermeld in dit K. Leng voorstel. 5. Kennis te nemen van de afspraken voor de toekomst. unit bijlagen n.b. biflagen zijn ter inzage in de raadskamer en via de website>bestuursstukken portefeuillehouder Samenleving telefoon 1. Rapport Deloitte d.d. 3 mei Jaarrekening 2011 SOOLvA (0183) Jaarrekening 2012 SOOLvA e-maii 4. Verantwoording bruidsschat Begroting 2013 SOOLvA kees.de.ieng@werkendam.nl 6. Meerjarenbegroting SOOLvA commissie 7. Briefwisseling jaarrekening 2011 en begroting Brief n.a.v. rapport aan bestuur SOOLvA Inwoners 9. Brief n.a.v. rapport van bestuur SOOLvA aan gemeenten datum commissie Aan de raad van de gemeente Werkendam dinsdag 11juni2013 datum raad dinsdag 25juni Inleiding In 2009 is het openbaar basisonderwijs van Werkendam opgegaan in de regionale Stichting Openbaar Onderwijs Land van Altena. Hiermee hebt u de verantwoordelijkheid voor het openbaar onderwijs overgedragen aan deze stichting. De taken die uw raad ten opzichte van het openbaar onderwijs nog heeft, zijn: 1. Het jaarlijks instemmen met de jaarrekening. 2. Het jaarlijks goedkeuren van de begroting. 3. Het opheffen van openbare scholen. Uw raad kan de voorgelegde begrotingen en jaarrekeningen slechts marginaal toetsen, dat wil zeggen dat bij de toetsing de volgende vragen moeten worden beantwoord: - Is voldaan aan de wettelijke eisen (bewaking karakter openbaar onderwijs)?

2 - Is er sprake van schending van het algemeen belang (waaronder het financieel be lang van de gemeente)? 2. Beleidskader, doel en effect De gemeente heeft de Grondwettelijke plicht te zorgen voor voldoende openbaar onderwijs. Artikel 48 van de Wet op het primair onderwijs biedt de gemeenteraad de mogelijkheid de schoolbestuurlijke verantwoordelijkheid over te dragen aan een stichting. Om het openbaar onderwijs in een eigenstandige positie te brengen t.o.v. het bijzonder onderwijs heeft uw raad daarvan gebruik gemaakt. 3. Argumenten en kanttekeningen Aangezien wij de vragen zoals aangegeven in de Inleiding tijdens onze voorbereiding niet met overtuiging konden beantwoorden en gezien de maatschappelijke ongerustheid onder het personeel van de stichting en de ouders, hebben wij gezamenlijk met de colleges van burgemeester en wethouders van Aalburg en Woudrichem besloten een onderzoek uit te laten voeren. Niet onvermeld mag blijven dat het stichtingsbestuur daaraan zijn volle mede werking heeft gegeven. Wij komen tot het volgende voorstel: 1. Kennis nemen van het onderzoeksrapport van Deloitte. 2. De jaarrekeningen 2011 en 2012 van de Stichting Openbaar Onderwijs Land van Altena vaststellen. Vanwege de afname van het eigen vermogen van C ,- in 2011 en ,- in 2012 is er een onderzoek ingesteld door de drie gemeenten. De accountant van de stichting heeft over beide verslagen zijn controleverklaring afgegeven. Desalniettemin zijn er uit dit onderzoek duidelijke conclusies naar voren gekomen waarmee het bestuur hard aan de slag moet. Gezien de ondernomen acties en de bilk op de toekomst vragen wij uw raad in te stemmen met de jaarrekeningen, zodat die jaren kunnen worden afgesloten. 3. Instemmen met de besteding door de stichting van de voor 2011 ontvangen bruidsschat. 3. Goedkeuren van de begroting 2013 van de Stichting Openbaar Onderwijs Land van Al tena. De Stichting heeft voor 2013 een sluitende begroting ingediend. Er is geconstateerd dat de ze niet gebaseerd is op het beleidsplan en ook niet is aangepast aan de actuele cijfers. Ge zien het feit dat we al halverwege 2013 zijn en dat het bestuur hard bezig is alle verbeterin gen door te voeren, vragen wij uw raad de begroting goed te keuren onder de voorwaarde dat er medio september een geactuallseerde begroting wordt ontvangen. 4. Kennis nemen van de afspraken voor de toekomst. Zoals in de inleiding beschreven blijven de gemeenten en bestuur van de stichting periodiek in gesprek en zijn er termijnen aan het bestuur gesteld waarop documenten/ontwikkelingen op orde moeten zijn. 4. Financiën Op dit moment zijn er nog geen financiële consequenties voor de drie gemeenten. De Stich ting heeft nog een eigen vermogen waar eventuele verliezen mee opgevangen kunnen wor den. Gezien de uitkomsten van het onderzoek en de Vrije val waarin het eigen vermogen van de stichting zich bevindt, is het belangrijk hier nu conclusies uit te trekken en zoals hier boven beschreven, eisen te stellen aan de voortgang van de stichting. 5. Aanpak Wij schetsen u eerst de bevindingen uit de jaarrekeningen en begroting waardoor wij tot het besluit om een onderzoek uit te laten voeren, gekomen zijn. Jaarrekening 2011 De Stichting Openbaar Onderwijs Land van Altena heeft op maandag 5 november 2012 de jaarrekening 2011 bij de 3 gemeenten aangeleverd. De jaarrekening 2011 is zo laat aange raadsvoorstel nr. Volgnummer pagina 2

3 leverd als gevolg van problemen met het administratiekantoor van de stichting. De jaarreke ning 2011 bleek te sluiten met een tekort van afgerond ,-. Opvallende punten zijn: Grote afname van het eigen vermogen. De problemen met het administratiekantoor. Door deze problemen de declaraties aan het vervangingsfonds niet juist zijn gelopen wat resulteerde in een nadeel van circa ,-. Jaarrekening 2012 Op 3 mei 2013 hebben de gemeenten de jaarrekening 2012 ontvangen. De volgende punten zijn opvallend: Het eigen vermogen is afgenomen met ,- Onder kortlopende schuld, post Crediteuren (zie pag. 29 rapport inzake dejaarstuk ken 2012) zien we een grote toename van ,- naar ,-. Dit is als volgt te verklaren: Voor de administratie is de factuurdatum leidend. Een factuur met factuurdatum die in 2013 wordt betaald komt onder crediteuren te vallen. Met andere woorden: opboeking van de kosten (debetzijde) en opboeking van een kortlopende schuld (creditzijde). In verband met de wijziging van administratiekantoor per heeft het vorige administratiekantoor Prosco geen facturen meer be taald in 2012 met factuurdatum Om toch een juiste en volledige staat van ba ten en lasten te hebben, heeft de stichting eenzelfde soort boeking gemaakt in 2011: Opboeking van de kosten (debetzijde) en opboeking van een kortlopende schuld (creditzijde). Die schuld positie heet dan geen crediteuren maar nog te betalen be dragen. Waar in 2012 het saldo crediteuren hoger is ten opzichte van 2011 (van naar ; een toename van ), is de post nog te betalen be dragen 2012 gedaald ten opzichte van 2011 (van naar 8.978; een afna mevan ). Verantwoording bruidsschat 2011 Uit de controleverklaring van de accountant blijkt dat de stichting de voor 2011 ontvangen bruidsschat op een correcte wijze heeft ingezet. Verantwoording bruidsschat 2012 De verantwoording van de besteding van de bruidsschat die de stichting voor 2012 heeft ontvangen, was op het moment van het opstellen van dit voorstel nog niet gereed. Deze bieden wij u in 2014 aan bij het voorstel over het instemmen met de jaarrekening 2013, ten zij de verklaring van de accountant aanleiding geeft om deze eerder (nog dit jaar) aan u voor te leggen. Dit verwachten wij overigens niet. Begroting 2013 en meerjarenbegroting Op 31 oktober 2012 heeft de stichting de begroting 2013 aangeboden met daaraan gekop peld de meerjarenbegroting Ook deze stukken zijn met het onderzoek meege nomen. In de bijlage vindt uw raad de correspondentie over deze stukken met de directie. De volgende punten zijn opvallend: Opvangen van de materiële kosten door snijden in personeel. Er ligt geen meerjarenbeleid ten grondslag aan de meerjarenbegroting. Financiële risico s zijn onvoldoende in kaart gebracht. Hierdoor moeilijk conclusies te trekken uit de meerjarenbegroting. o Begroting van 2013 is niet afgestemd met de realisatie van o In 2013 is op dezelfde manier begroot als Het budgetbeheer is nog niet op or de. raadsvoorstel nr. Volgnummer pagina 3

4 Onderzoek Deloitte Vanwege de zorgelijke inhoud van de bovenstaande documenten is er met de drie gemeen ten gezamenlijk besloten een onderzoek in te stellen. Deloitte heeft opdracht gekregen om dit onderzoek uit te voeren. Het onderzoek is gericht op de volgende 4 punten: 1. De financiële situatie van de stichting. Heeft de stichting de financiële situatie onder con trole? Zo niet wat moet de stichting doen om financiële controle te krijgen of te houden? 2. De organisatie- c.g. managementcultuur van de stichting. 3. De continuïteit van het openbaar onderwiis in het Land van Heusden en Altena. 4. De relatie tussen de medezeggenschapsraden en de GMR en het stichtingbestuur/ al gemeen directeur. Om deze vragen te kunnen beantwoorden heeft Deloitte haar onderzoek opgehangen aan vier thema s; onderwijs, financieel, management control & cultuur en relatie (G)MR. Hoofdlijnen bevindingen onderzoek Ondetwijs De resultaten van het onderwijs zijn goed en liggen boven het landelijk gemiddelde. Daling van leerlingenaantallen ten opzichte van de oprichting, verwacht wordt een verdere daling in de aankomende jaren. De stichting houdt tot nu toe in hun visie al leen rekening met een stijging. De stichting werkt aan een beleidsplan, deze heeft nu nog geen formele status. Het hebben van een duidelijke beleidslijn is van groot belang voor andere terreinen. Hierdoor heeft de (financiële) vertaling in een meerjarenplanning ook nog niet plaats gevonden. Financiën Van 2009 tlm 2012 is het eigen vermogen met ,- afgenomen. De belangrijkste reden hiervoor staat hierboven uiteengezet: het missen van een be leidsplan en een meerjarenplanning en de uitvoering hiervan. Daarbij wordt er geen relatie gelegd tussen de beleidsstrategie en de cijfers in de begroting. Daarbij spelen het Vervangingsfonds (2011) en de hoge kosten van interimmanagement ook een rol. De overschrijding op de materiële kosten blijft hoog en wordt vanaf 2013 opgelost met een bezuiniging in de personele sfeer. De warkelijke kosten zijn ,- per jaar hoger dan de begrote meerjarenbedra gen. De financiële resultaten en het wegvallen van de bruidsschat na 2013 van circa ,- nopen tot maatregelen om de begroting structureel sluitend te krijgen. Management control Informele Organisatie en samenwerken bestuur en directeur bestuurder. Actiepunten uit overleg directeur-bestuurder en locatiedirecteuren worden nog niet structureel vastgelegd en bewaakt. Inhoudelijke (financiële) analyse waarom afwijkingen ontstaan ontbreekt. Dit is terug te voeren op het ontbreken van duidelijke afspraken en normen in de be leidsplannen, jaarplannen en begroting. o Ook duidelijk inzicht in meerjarenrisico s en de beheersmaatregelen ontbreken. Relatie(G)MR o GMR, bestuur en directeur bestuurder zijn alle drie van mening dat relatie niet loopt zoals deze zou moeten zijn. o GMR vindt dat kwaliteit en tijdigheid van stukken in geding zijn. Tijdigheid is sinds 2012 verbeterd. Kwaliteit blijft discutabel. raadsvoorstel nr. Voignummer pagina 4

5 Partijen hebben geen vertrouwen meer in een verdere onderlinge samenwerking. De bevindingen in tabelvorm: ONDERWIJS i ndicator ruimte voor oo za ~..;9 verbet FINANCIEEL ruimte voor o dz o verbeterin ver te MANAGE E C L ruimte voor win oo ver et RELATIE GMR ruimte voor ood a indicator zeer unsti unsti verbeterin ver et Proces Communicatie Relatie Aanbevelingen onderzoek Ook de aanbevelingen van het onderzoek zijn geformuleerd aan de hand van de vier the ma s. Ondetwijs. Strategisch kader en beleidsplan vervaardigen.. Plan van aanpak (en marketing plan) voor het leerlingenaantal. Financiën Uitgangspunten begroting duidelijk u itl ijnen. Begroting sluitend maken (a.d.h.v. beleid). raadsvoorstel nr. volgnummer pagina 5

6 Financiële consequenties in kaart brengen en vertalen in meerjaren strategische vi sie. Opstellen ict-plan, investeringsplan, onderhoudsplan. Kaders benoemen. Vormgeven risicomanagement. Management control Budgetbeheer aanscherpen en zichtbaar maken. Voortgang van acties volgen en hierover rapporteren. Versterk control kennis. Periodieke informatie voorziening optimaliseren. Relatie (G)MR Concrete behoefte benoemen in gesprek met elkaar op gebied van kwaliteit en uit wisseling. Mediation. Toekomst Naar aanleiding van dit rapport hebben de drie gemeenten constructieve gesprekken ge voerd met het bestuur van de stichting (zie hiervoor ook de briefwisseling in de bijlage). In het laatste gesprek op 2 mei ji. heeft het bestuur aangegeven de aanbevelingen uit het rapport serieus te nemen en hiermee aan de slag te gaan. Een belangrijk onderdeel van de afspraak is dat de gemeenten en het bestuur periodiek in gesprek gaan en de aandachtspunten blijven bespreken. Het bestuur heeft toegezegd medio september de volgende stukken in te leveren en ontwik kelingen op de rails te zetten: een bijgestelde begroting voor 2013; beleidsplan/meerjarenplan ; goed functionerende p&c cyclus; gesprekken met de GMR; 6. Communicatie en burgerparticipatie Besluit raden communiceren naar bestuur SOOLvA en GMR. 7. Regionale en lokale aspecten De gemeenteraden van de gemeenten Aalburg en Werkendam dienen ook in te stemmen met c.q. goedkeuring te verlenen aan de jaarrekening 2011 en 2012 en de begroting 2013 van de Stichting Openbaar Onderwijs Land van Altena. 8. Besluit Wij stellen u voor, het bijgevoegde raadsbesluit vast te stellen. Het college van burg de secretaris, eester en wethoud -~b~ n d -~-~ eente Werkendam de~ r.emeester rs. H.A. oenen m ~rs. C.G.J. Breuer raadsvoorstel nr. Voignummer pagina 6

7 raadsbesluit 1 gemeente werkendam zaaknummer 2273 onderwerp Jaarrekeningen 2011 en 2012, verantwoording bruidsschat 2011 en begroting 2013 Stichting Openbaar Onderwijs Land van Altena De raad van de gemeente Werkendam, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, gelet op - artikel 48 van de Wet op het primair onderwijs; - de uitkomsten van het onderzoek van Deloitte zoals weergegeven in het rapport van 26 april 2013; besluit: 1. Kennis te nemen van het onderzoeksrapport van Deloitte; 2. in te stemmen met de jaarrekeningen 2011 en 2012 van Stichting Openbaar Onderwijs Land van Altena; 3. in te stemmen met de verantwoording van de besteding van de bruidsschat 2011; 4. de begroting 2013 van de Stichting Openbaar Onderwijs Land van Altena goed te keu ren; 5. kennis nemen van de afspraken voor de toekomst. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Werkendam van 25juni de raadsgriffier, de voorzitter, mr. 1. Bakker mw. drs. C.G.J. Breuer raadsbesluit, zaaknummer 2273 pagina 7