Beslispunten in te stemmen met de ontwerpbegroting van Servicepunt71 en het Algemeen Bestuur van Servicepunt71 overeenkomstig te informeren.

Transcriptie

1 OPENBAAR Adviseur: F.P.M. Smit (DIR, tst. 870) Portefeuillehouder: E. van Oortmerssen - Schutte ADVIESNOTA Raadsvergadering d.d. 27 oktober 2011 Voorstel nr. 103/11 Programma en product 5.8 Bestuur - Intergemeentelijke samenwerking Oegstgeest, 4 oktober 2011 Aan de raad Onderwerp Begroting 2012 Servicepunt71 Beslispunten in te stemmen met de ontwerpbegroting van Servicepunt71 en het Algemeen Bestuur van Servicepunt71 overeenkomstig te informeren. Fatale datum: 2 november 2011 Het Algemeen Bestuur van Servicepunt71 besluit onmiddellijk na deze datum over de begroting, waarbij de ingebrachte zienswijze van de raad mede overwogen wordt. Samenvatting In 2011 is hard gewerkt aan de uitvoering van het bedrijfsplan om te komen tot inrichting van het Servicepunt71. Alle inspanningen zijn erop gericht om het Servicepunt71 per 1 januari 2012 operationeel te laten zijn. Een van de deelprojecten binnen dit proces was herijking van de in het bedrijfsplan voorgenomen uitnames en capaciteit naar de situatie van dit moment. Op basis van deze actuele gegevens is de nu aangeboden begroting gebaseerd. Deze begroting is tot stand gekomen in intensief overleg met de controlerfunctie binnen de aan de regeling deelnemende gemeenten. Inleiding Op 28 oktober 2010 is door de raden besloten tot het vormen van de gemeenschappelijke regeling Servicepunt71. De gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude voeren voortaan samen de bedrijfsvoering uit. De nieuwe organisatie levert straks aan Oegstgeest diensten op het gebied van ICT, HRM, financiën, inkoop en juridische zaken.

2 Ter beoordeling wordt nu de begroting aangeboden. Deze is gebaseerd op de meest actuele gegevens, die in 2011 vastgesteld zijn door middel van herijking van de aannames uit het bedrijfsplan. Beoogd effect Instemming met de begroting leidt uiteindelijk tot definitieve vaststelling in het Algemeen Bestuur, waarmee budget beschikbaar is voor de in 2012 door Servicepunt71 uit te voeren werkzaamheden. Argumenten De begroting is tot stand gekomen op basis van de meest actuele gegevens en in nauw overleg afgestemd tussen de concerncontrolers van de deelnemende gemeenten. Kanttekeningen Het transitietraject kent een zeer strakke en ambitieuze planning. Vertragingen kunnen effecten hebben op de begrotingen van 2013 en verder. Alternatieven Geen Financiën Begroting De meerjarenbegroting die in het DB van 4 april werd gepresenteerd, is door de gemeente Oegstgeest afgewezen omdat de gehanteerde verdeelsleutel niet correspondeerde met de methode van de impactanalyse van het bedrijfsplan en zodoende - over een periode van vier jaar een nadeel van circa 0,7 mln zou optreden voor Oegstgeest. Er is door Servicepunt71 besloten de verrekenmethodiek te herzien (conform het bedrijfsplan) en tegelijkertijd het bedrijfsplan middels herijking op het niveau van 2012 te brengen (inclusief indexaties). Begroting herijking Voor de begroting 2012 heeft een herijking plaatsgevonden omdat het bedrijfsplan was gebaseerd op de budgetten uit Als gevolg van de herijking is het totale beschikbare budget voor het Servicepunt71 gedaald (structureel ongeveer met 2 mln). Deze daling heeft echter geen gevolgen voor het serviceniveau en hoeveelheid taken. Het betreft vooral een herallocatie van budgetten; gemeente Leiden houdt bijvoorbeeld haar verzekeringportefeuille binnen de eigen begroting (circa 1 mln), oftewel de facturen worden betaald daar waar de gerelateerde budgetten zijn ondergebracht. Na de herijking en indexatie worden voor Oegstgeest onderstaande bijdragen (zie tabel 1) aan het Servicepunt71 geraamd. Structureel is de bijdrage met gedaald; daarnaast is voor 2013 en 2014 een hogere bijdrage als gevolg van verschuiving van transitiekosten van 2012 (o.a. kapitaallasten). De hogere bijdrage dan het basisniveau oftewel de transitiekosten en kwaliteitsimpuls wordt in de periode 2012 / 2014 opgevangen door de geplande vrijval uit de reserve Regionale Ontwikkeling in de meerjarenraming van Oegstgeest. 2

3 TABEL 1 BIJDRAGE basisnivea u impactanalyse bedrijfsplan Oegstgeest herijking begroting (bijdrage) niet compensabele BTW *) totale kosten verschil *) N.a.v. een recente ontwikkeling (belastingdienst vs doorschuifregeling Servicecentrum Drechtsteden) is er in tegenstelling tot het bedrijfsplan gekozen om het Servicepunt71 aan te merken als volledig BTW-ondernemer (zonder toepassing van een BTW-vrijstelling); voorgaande heeft tot gevolg dat een deel van de BTW niet langer compensabel is. Het grote voordeel voor Servicepunt71 en de deelnemers is de administratieve eenvoud, waardoor weinig capaciteit van Servicepunt71 vereist is. Bovendien is de kans op fouten met naheffingen en boetes als gevolg zeer klein. Herijking Oegstgeest Ten opzichte van het bedrijfsplan zijn de materiële en personele uitnames van Oegstgeest bij de herijking gedaald (zie tabel 2). De lagere personele uitname (inclusief indexering) is het gevolg van het feit dat enkele functies niet meer overgaan naar het Servicepunt71 (o.a. applicatiebeheer vaksoftware ICT) of in de P-staat van Oegstgeest waren afgeraamd. De materiële uitname is per saldo gedaald: de hogere uitname van automatiseringsbudgetten wordt opgeheven door enkele budgetten die niet langer volledig, maar naar rato worden overgeheveld naar het Servicepunt71 (o.a. juridische inhuur en telefoonkosten). TABEL 2 UITNAME OEGSTGEEST verschil bedrijfsplan herijking MATERIEEL verschil bedrijfsplan herijking PERSONEEL verschil bedrijfsplan herijking

4 Risico s BTW-effect Het in de risicoparagraaf van de begroting 2012 genoemde BTW-effect is opgetreden en meerjarig verwerkt in de begroting van gemeente Oegstgeest (zie tabel 1). Vacatures Het voornaamste risico voor jaarschijf 2012 is een te lage bezetting bij de startformatie (oftewel te veel vacatures op de functies die overgaan), waardoor extra inhuur zal moeten plaatsvinden door Servicepunt71 om de gevraagde diensten te kunnen leveren tot alle functies volledig zijn bezet. Voor iedere 1% van de formatie die niet kan worden ingevuld zijn de meerkosten ongeveer Begroting 2013 Vanwege de hoge tijdsdruk is de ontwerpbegroting 2012 van Servicepunt71 naar de beste inzichten van dit moment opgesteld. Herijking heeft plaatsgevonden op basis van de meest actuele stand van de te overdragen budgetten voor formatie en overige kosten (materieel). Bij het opstellen moest rekening worden gehouden met het feit dat de organisaties van waaruit activiteiten aan Servicepunt71 overgedragen gaan worden zelf erg in beweging zijn. Daarbij komt dat de organisatie van Servicepunt71 volop in ontwikkeling is en er dus nog geen 100% voorspelbaarheid in activiteiten en het uitgavenpatroon is. De organisatie wordt opgebouwd met structurele en incidentele budgetten die op basis van zo goed mogelijke inschattingen zijn bepaald. Ook de te behalen doelmatigheidswinst en het tempo waarin deze kan worden gerealiseerd is een zo goed mogelijke inschatting. Kortom, een veelheid aan activiteiten en ontwikkelingen die positieve en negatieve effecten kunnen hebben op de daadwerkelijke realisatie van de begroting. Bij de voorbereiding van de begroting voor 2013 wordt tijdig met de deelnemers een zogenaamde tussenbalans opgemaakt (o.a. vergelijking van de uitgenomen budgetten bij de deelnemende gemeentes op detailniveau). Uiteraard vormt de begroting zoals nu opgesteld voor het jaar 2012 het financiële kader voor Servicepunt71. Overschrijdingen zullen slechts worden toegestaan na voorafgaande goedkeuring door het Bestuur. Communicatie Via de verslagen van de vergaderingen van het DB en AB van Servicepunt71. Gevolgen inspraak / interactieve beleidsontwikkeling Geen Uitvoering Het oordeel van de raad wordt kenbaar gemaakt in de vergadering van het Algemeen Bestuur waarin deze conceptbegroting ter vaststelling besproken wordt. Bijlagen (ter inzage): 1. Ontwerpbegroting Sevicepunt Aanbiedingsbrief begroting. 4

5 Burgemeester en wethouders van Oegstgeest, mr. C.M.M. Zwinkels waarnemend secretaris E.M. Timmers van Klink burgemeester 5

6 De raad van de gemeente Oegstgeest; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 4 oktober 2011, nr. 103/11; b e s l u i t : in te stemmen met de ontwerpbegroting van Servicepunt71 en het Algemeen Bestuur van Servicepunt71 overeenkomstig te informeren. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 27 oktober 2011., voorzitter, griffier

7