Vastgoedsturing: van theorie naar praktijk

Transcriptie

1 Vastgoedsturing: van theorie naar praktijk Corporatiedag 20 juni 2019 Nenad Bogdanovic Annique Verkoeijen

2 Agenda 1. De theorie Wat is vastgoedsturing en waarom is het belangrijk? Hoe implementeer je vastgoedsturing in de organisatie? 2. De praktijk van HEEMwonen Hoe heeft HEEMwonen de implementatie van vastgoedsturing aangepakt? Wat heeft dit de organisatie opgeleverd? 2

3 Wat is vastgoedsturing? Niveau Activiteit Proces Strategisch Portfolio Management Monitor Plan Asset Tactisch Management Monitor Plan Operationeel Property Management Monitor Plan Uitvoer 3

4 De opkomst van vastgoedsturing Verhuurderheffing en crisis > focus op efficiency Misstanden > focus op transparantie Professionaliseren vastgoedsturing 4

5 SVB of vastgoedsturing? SVB volgens Van den Broeke (1995): Alle activiteiten die een woningbeheerder in onderlinge samenhang als onderdeel van een marktgerichte, strategische en integrale visie ontplooit. Ze hebben tot doel de woningvoorraad op kortere en langere termijn in overeenstemming te houden en/of te brengen met de zich ontwikkelende marktvraag en bedrijfsdoelen van de verhuurder. Aanvulling Nieboer 2008: systematische besluitvorming Vastgoedsturing volgens Eskinasi et al. (2008): Vastgoedsturing is het omzetten van bedrijfsdoelstellingen (missie en visie) naar een portefeuillestrategie met een werkbare koppeling aan bedrijfsprocessen. 5

6 Van SVB naar vastgoedsturing Vastgoedsturing is niet nieuw, maar een verfijning en verdieping van het SVB. Onder andere: Organisatorisch: Onderscheid strategisch-tactischoperationeel Borging in beleidscyclus Inhoudelijk: Maatschappelijk, financieel en vastgoed perspectief concreet gemaakt Complex prestatie meting Afwegingskaders 6

7 Waarom vastgoedsturing? Veel vraagstukken hebben te maken met vastgoedsturing Bijvoorbeeld: Voor een betere mix tussen huur en koop moeten huurwoningen verkocht worden, maar welke zijn dit? Waarom investeren we in het ene complex wel en in het andere complex niet? Een huurder meldt zich omdat hij zijn woning wil kopen; welk antwoord krijgt hij? Een woning muteert; welk mutatieonderhoud mag worden uitgevoerd? In een complex komen veel reparatieverzoeken voor; wat wordt hiermee gedaan?. 7

8 Een casus uitgediept (1) De gemeente heeft nog geen warmtevisie gereed, maar we moeten aan de slag met duurzaamheidsdoelstellingen Centrale vraag: in welk complex gaan we welke duurzaamheidsmaatregelen treffen? Wat heb je nodig om antwoord te geven op deze vraag? Inhoudelijk: Kaders Complex prestatie analyse Complexsessies Scenario analyses Simulatie van de effecten Vastleggen complexstrategie & -beleid Monitoring realisatie Procesmatig: Duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden Besluitvormingsproces 8

9 Een casus uitgediept (2) De gemeente heeft nog geen warmtevisie gereed, maar we moeten aan de slag met duurzaamheidsdoelstellingen Centrale vraag: in welk complex gaan we welke duurzaamheidsmaatregelen treffen? Risico s: Complexstrategieën komen niet in samenhang met elkaar tot stand Geen toets aan strategische doelstellingen Geen gedragen complexstrategie, of deze is niet voldoende vertaald in eenduidig complexbeleid De complexstrategie en -beleid zijn niet inzichtelijk voor medewerkers Geen monitoring van de uitvoering Resultaat: Verkeerde investeringen in de verkeerde complexen Verkeerde uitvoering van complexstrategie en beleid Niet behalen van de organisatiedoelstellingen 9

10 Meerwaarde vastgoedsturing Zoals het woord al zegt: sturen op vastgoed, waardoor: Integraal naar vastgoed gekeken wordt Geen suboptimale beslissingen worden genomen Draagvlak ontstaat voor beslissingen over complexen Transparantie ontstaat over de inzet van middelen Middelen efficiënt en effectief worden ingezet Maatschappelijke en financiële continuïteit wordt geborgd 10

11 Vastgoedsturing als maatwerk Elke corporatie heeft met sturingsvraagstukken te maken Uitwerking in de organisatie kan wel verschillen door: Omvang Taakopvatting en maatschappelijke opgave Ontwikkelingsfase organisatie 11

12 Vraagstukken in de praktijk Vastgoedsturing & assetmanagement zijn ondertussen bekende begrippen in de sector. Toch nog veel vragen omtrent invulling Meest voorkomende: Positionering assetmanagement in de organisatie Assetmanagement als team of als functie Rollen en verantwoordelijkheden Wat zijn mijn taken als assetmanager Wat zijn de concrete resultaten van vastgoedsturing Hoe zorg ik voor draagvlak Verbindingen met betrokkenen (organiseren van feedback loops) Cruciale vraag is: hoe implementeer je vastgoedsturing in je organisatie? 12

13 Implementatie als project én proces Project Overgangsfase naar proces Regulier proces 13 Voordelen start als project: Projectleider als trekker en aanspreekpunt Kop en staart Invulling projectmatige onderdelen: Doel implementatie vastgoedsturing Stappenplan Impact op de organisatie Doorlooptijd & planning Randvoorwaarden Daarna overgang van project naar proces

14 Stappenplan voor de implementatie 1. Knelpunten analyse 2. Bepaal het doel; dit is de gewenste eindsituatie passend bij de organisatie 3. Vergelijk de huidige en gewenste situatie (fit-gap) 4. Stel een (meerjarig) implementatieplan op 5. Uitvoeren implementatieplan: van project naar proces 14

15 Stappenplan voor de implementatie 1. Knelpunten analyse Onderzoek de huidige situatie en bepaal welke knelpunten bestaan 2. Bepaal het doel; dit is de gewenste eindsituatie passend bij de organisatie 3. Vergelijk de huidige en gewenste situatie (fit-gap) 4. Stel een (meerjarig) implementatieplan op 5. Uitvoeren implementatieplan: van project naar proces 15

16 Stappenplan voor de implementatie 1. Knelpunten analyse 2. Bepaal het doel; dit is de gewenste eindsituatie passend bij de organisatie 3. Vergelijk de huidige en gewenste situatie (fit-gap) 4. Stel een (meerjarig) implementatieplan op 5. Uitvoeren implementatieplan: van project naar proces Inhoud strategisch-tactisch-operationeel niveau Jaarcyclus vastgoedsturing Op te leveren producten gedurende het jaar Verantwoordelijkheid & betrokkenen per bouwsteen Besluitvormingsproces per bouwsteen 16

17 Stappenplan voor de implementatie 1. Knelpunten analyse 2. Bepaal het doel; dit is de gewenste eindsituatie passend bij de organisatie 3. Vergelijk de huidige en gewenste situatie (fit-gap) 4. Stel een (meerjarig) implementatieplan op Vertaal de gap in concrete verbeterpunten 5. Uitvoeren implementatieplan: van project naar proces 17

18 Stappenplan voor de implementatie 1. Knelpunten analyse 2. Bepaal het doel; dit is de gewenste eindsituatie passend bij de organisatie 3. Vergelijk de huidige en gewenste situatie (fit-gap) 4. Stel een (meerjarig) implementatieplan op 5. Uitvoeren implementatieplan: van project naar proces Prioriteer de verbeterpunten Sluit aan bij de jaarcyclus en bij de dagelijkse praktijk Beschrijf wat er nodig is & impact op de organisatie 18

19 Stappenplan voor de implementatie 1. Knelpunten analyse 2. Bepaal het doel; dit is de gewenste eindsituatie passend bij de organisatie 3. Vergelijk de huidige en gewenste situatie (fit-gap) 4. Stel een (meerjarig) implementatieplan op 5. Uitvoeren implementatieplan: van project naar proces Evalueer en scherp aan met praktijkcases 19

20 Wat is een bouwsteen? Vastgoedsturing bestaat uit een aantal activiteiten Deze activiteiten leiden tot resultaten of producten Deze noemen we bouwstenen Voor elke bouwsteen moet duidelijk zijn: Wat is het resultaat? Wie is verantwoordelijk? Wie zijn betrokken? Wanneer moet het gereed zijn? Voorbeelden: Portefeuilleplan CPA Marktwaardering Etc. 20

21 Stelling Onze corporatie heeft vastgoedsturing geïmplementeerd. Eens of oneens? 21

22 22 Katalysator

23 Kloof tussen theorie en praktijk Complexiteit Eigenaarschap Verschillende belanghebbenden Draagvlak De basis is niet op orde 23

24 Situatie bij HEEMwonen Geen verbinding tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau Portefeuille- en assetmanagement was maar deels geïmplementeerd Rollen en verantwoordelijkheden waren niet helder uitgewerkt Ad hoc keuzes i.p.v. bovenliggend doel 24

25 Bepaal het doel, werkwijze en randvoorwaarden Doel Bouwstenen uitwerken Jaarcyclus uitwerken Eigenaarschap beleggen Planning met prioritering Werkwijze Interactieve werksessies met de teamleiders Kennis van buiten naar binnen halen Leren door te doen Randvoorwaarden Focus ligt op het proces Continuïteit waarborgen Zoveel mogelijk aansluiten bij de dagelijkse praktijk 25

26 Raamwerk vastgoedsturing Bouwstenen uitwerken Positionering Kwaliteit Jaarcyclus uitwerken Vastgoedsturing uitwerken als cyclisch proces Volgtijdelijkheid van bouwstenen bepalen Eigenaarschap beleggen Verantwoordelijkheid per afdeling uitwerken Prioritering bepalen Aansluiten bij de dagelijkse praktijk 26

27 Operationeel Tactisch Strategisch Bouwstenen HEEMwonen Ondernemingsplan Portefeuilleplan Bod op de Woonvisie Prestatie afspraken gemeenten Huurbeleid Kwaliteitsbeleid Duurzaamheidsbeleid Investeringsstatuut en- kader Verkoop- en aankoopbeleid Portefeuillemanagement Wijkvisies en -plannen Complexstrategie- en beleid Complexprestatieanalyse Investerings- en onderhoudsbegroting Exposé methodiek projecten Assetmanagement Propertymanagement Benchmark investerings- en onderhoudskosten Marktwaardering 27

28 Beleids- en jaarcyclus Q1 Q2 Q3 Q4 - Ondernemingsplan actualiseren (4-jaarlijks) - Portefeuilleplan actualiseren - Investeringsstatuut en -kader actualiseren - Bod op de woonvisie doen - Facetbeleid actualiseren - Wijkvisie en -plannen actualiseren (2-jaarlijks) - Complexprestatiemeting uitvoeren - Complexsessies organiseren - Complexbeleid en strategie bepalen - Opstellen onderhouds- en investeringsbegroting - Vaststellen financiële meerjarenprognose - Complexbeheerplannen actualiseren - Prestatieafspraken met gemeenten opstellen - Financiële meerjarenprognose implementeren - Marktwaardering opstarten - Evaluatie vatgoedsturing 28

29 Eigenaarschap bouwstenen - Uitvoeren projecten - Opstellen onderhouds- en investeringsbegroting - Beheren onderhoudscontracten - Vastgoeddata beheren

30 Transformatieopgave bepalen Ondernemingsdoelstellingen vertalen naar vastgoeddoelstellingen O.b.v. marktonderzoek de wensportefeuille samenstellen Transformatieopgave bepalen Input leveren voor het facetbeleid Portefeuilledoelstellingen vertalen naar wijken en buurten Kaders opstellen voor assetmanagement 30

31 Financiële score Complexstrategie en -beleid bepalen Complexprestaties inzichtelijk maken Maatschappelijk prestaties o.b.v. portefeuilledoelstellingen Financiële prestaties o.b.v. rendement/risico Complexsessies organiseren Toetsen huidig complexstrategie en -beleid Input ophalen vanuit de verschillende perspectieven (wonen, vastgoed, leefbaarheid etc.) Complex Resultaat analyse Maatschappelijke score 72% Complex prestatie analyse Maatschappelijke complexscore Complex o.a. Gank Duurzaamheid 10 Parkheide, Ubach over Worms, (LANDGRAAF) 6374 Fasering 9 8 Wijzer Wijzer was 0,0% 10% 20% 30% 40% 50% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Financiele score 52,7% IRR Beleid 3,9% disconteringsvoet doorexploiteren Complexkenmerken 100% 90% 80% 70% 60% 40% 30% 20% 10% 0% Maatschappelijke score Referentie Complex Strategie & beleid (huidg) Aantal woning 18 Strategie Doorexploiteren Type MGW Beleid Doorexploiteren Bouwjaar 1994 Duurzaamheidsambitie n.v.t. Oppervalkteklasse 60 tot 80 m² Ingreepjaar 2050 Gem. contract huur 497 Gem. streefhuur 550 Strategie & beleid (nieuw) Huurderving 0 Strategie 1994 Onderhoudkosten Beleid Consolideren Mutatiegraad 7,73% Ingreepjaar L Duurzaamheidsambitie Doorexploiteren Portefeuille Contract- en streef huren Onderhoud & Conditie Onderhoudskosten per woning per jaar Portefeuille Referentie Complex Planmatig VTW Fasering BKT Wijzer Toegankelijkheid Wijzer was 0,0% 6 Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% 5 Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% 4 Fasering 3 Wijzer Wijzer was 0,0% 2 Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% 1 Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% 0 Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% Conditiescore Betaalbaarheid Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% Overlastmeldingen Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% Leefbaarheid Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% Fasering Wijzer Wijzer was 0,0% 100% BKT % = Percentage opgenomen complexen Conditiescore Conditiescore Referentie Marktwaarde complex vs. Marktwaarde portefeuille Betaalbaarheid 76% verdeling woningen per huurklasse (streefhuur complex en portefeuille) Complex 550 Huurklasse 1: tot 417,34 - Feedback complexsessies verwerken in definitief voorstel middelde waarde per woning Huurklasse 2: 417,35 tot 597,30 Huurklasse 3: 597,30 tot 640,14 Huurklasse 4: 640,14 tot 710, Huurklasse 5: vanaf 710,69 (vrije sector) - Leegwaarde Marktwaarde Beleidswaarde 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% Portefeuille Referentie Complex 31

32 Haalbaarheidsanalyse Complexplannen toetsen aan portefeuilledoelstellingen Organisatorische toets Financiële toets Per woning Energie Index [gem.] 1,62 1,6 1,55 1,53 1,52 1,52 1,49 1,46 1,46 1,43 1,4 1,37 CO2 Emissie [kg/jaar]* Berekende energielasten [ /VHE]

33 Complexstrategie en -beleid implementeren Begroting vaststellen en implementeren Complexbeheerplannen opstellen en communiceren Projectopdrachten opstellen, streefhuren aanpassen, onderhoud uitvoeren etc. 33

34 Wat zijn de resultaten? Rollen en verantwoordelijkheden van assetmanagement zijn ingevuld Wijkvisie en complexbeheerplannen worden gebruikt als leidraad voor begroting Meer samenhang tussen de verschillende bouwstenen Er is meer draagvlak voor de complexplannen (complexstrategie- en beleid) Minder discussie over onrendabele investeringen De volledige cyclus (plan-do-check-act) wordt doorlopen 34

35 Tips & trucs 1. Betrek andere afdelingen via interactieve sessies 2. Werk met cases om vraagstukken en verbeterpunten concreet te maken 3. Neem de tijd, maar ga wel gewoon beginnen 4. Sluit aan bij de dagelijkse praktijk 5. Leer door te doen 6. Communiceer 7. Maak de voordelen, resultaten en stappen concreet 8. Evalueer regelmatig (evt. ook met cases) 9. Probeer volledig te zijn maar niet uitputtend 10. Onthoud: er is geen goed of slecht en niets is in beton gegoten 35

36 36

37 Contactgegevens Nenad Bogdanovic Annique Verkoeijen 37