Resultaatgericht Portfoliomanagement. 4 oktober 2011

Transcriptie

1 Resultaatgericht Portfoliomanagement 4 oktober 2011

2 Portfoliomanagement Van Wat (moeten we doen) naar Hoe (gaan we dat doen): van portfoliomanagement naar operationeel beheer PLAN Vastgoed portfolio DO Beheersmanagement ACT CHECK Complexe opgave met veel beleidsaspecten analyse risico s Duidelijke opgave met Uitvoerbare regels Sturen op rol en doelstelling, veel omgevingsinvloeden Sturen op taak en ompetenties, Omgevingsinvloeden beperken

3 Portfoliomanagement Vastgoedportfolio is steeds meer onderhevig aan de veranderende omgeving 2013 Beleid & Strategie Visie &Missie OrganisatieOmgeving 2011 Vastgoedportfolio 3P Processen Beheer / renovatie & ontwikkeling 3P

4 Ontwikkeling vastgoedportfolio Richting geven van bedrijfsbeleid naar beheersmaatregelen Algemeen Bedrijfsbeleid Portfoliomanagement vastgoed Missie Huidige portfolio Externe Interne Analyse SWOT Analyse Scenario s Beleidskeuze Gewenste vastgoedportfolio (bron: Mintzberg) Huidige en toekomstige situatie Positiebepaling en optimalisatie vastgoed positie Keuzes in : onderhoud/ renovatie/ herontwikkelen/ afstoten Uitvoering beheer

5 Instrumenten bij portfoliobeheer De input van portfoiliobeheer naar beleid Algemeen Bedrijfsbeleid Interne analyse: MQM /INK Conditiemeting Benchmarking Financiële resultaten Energielabels Verbeteropties Casco conditie Missie Portfolio en beheer vastgoed Externe analyse : Benchmarking Marktonderzoek /KWH Researchgegevens SWOT Scenario s: Positiebepaling en optimalisatie vastgoed positie MJOB Exploitatieberekeningen Beleidskeuze Gewenste vastgoedportfolio (bron: Mintzberg) Huidige portfolio Huidige en toekomstige situatie Keuzes in : onderhoud/ renovatie/ herontwikkelen/ afstoten Uitvoering beheer

6 Onderhoud per complex volgt uit portfoliostrategie KANSEN STERKTEN K1 S1 S2 K2 BEDREIGINGEN K3 Versterken marktpositie Behouden en doorexploiteren Verkopen met winst S3 ZWAKTEN Z1 Z2 Z3 B1 B2 B3 Opwaarderen omgeving en / of voorzieningen Transitie vastgoedfunctie Optioneel : afstoten Herontwikkelen als het loont Slopen Renovatie Afstoten Transitie vastgoedfunctie Rehabiliteren i.s.m. partners (b.v.gemeente) Optioneel afstoten

7 Portfoliomanagement Afstemming van beleidskeuze per complex binnen portfoliomanagement en beheer Balanced Score Card: Binnen 4 bedrijfsvoerings aspecten benoemen van kritische succesfactoren en die uitwerken in prestatie-indicatoren Het stuur: De Balanced Score Card (BSC) Financieel perspectief organisatie perspectief Klant perspectief Innovatie / kwaliteits perspectief (Bron: Kaplan & Norton)

8 (Bron: Kaplan & Norton) Portfoliomanagement Voorbeeld; De Balanced Score Card als basis voor de besturing Balanced Score Card: van doelen Financieel via succesfactoren naar prestatieindicatoren Klant Innovatie organisa tie Succesfactoren Financieel Budgetten t.o.v. Benchmark = gemiddeld Flexibiliteit behalen door kostendekkende alternatieven en optimalisaties Meerwerk a.g.v. onvolkomenheden rapporteren en evalueren Succesfactoren Kwaliteit Goede kwaliteit en duurzaamheid (benchmark) Onderhoudsarme materialen Meerwerk a.g.v. onvolkomenheden rapporteren en evalueren Prestatie-indicatoren Kosten onderhoud bv.. = 50,- / m2 ( en benchmark tov gemiddeld) Daarbinnen meerwerk bv. gemiddeld. 5% (interne benchmark) Kostendekkende opties : bv. badkamer versus huuropslag van rapportage en evaluatie kentallen per complex in./m2 / activiteit Prestatie-indicatoren Onderhoudsniveau is kwalitatieve score.. Breeam in Use score Reductie faalkosten met.. % Kwaliteitsaudit resultaat..

9 (Bron: Kaplan & Norton) Portfoliomanagement Voorbeeld; De Balanced Score Card als basis voor de besturing Balanced Score Card: van doelen Financieel via succesfactoren naar prestatieindicatoren Klant Innovatie organisa tie Succesfactoren Klant Hoge klanttevredenheid Korte doorlooptijden Flexibiliteit Prestatie-indicatoren Klantwaardering reparatie / renovatie.. Reductie doorlooptijd bij onderhoud per woning uur Meerdere opties bij onderhoud, combinatie van maatregelen Succesfactoren Organisatie Hoge medewerker- tevredenheid Hoge effiiciency Laag ziekteverzuim Opleiden en innoveren Prestatie-indicatoren Tevredenheid medewerkers Ziekte percentage < % Opleidings- en trainingsresultaten.. Resultaten van verbeteringen in werkmethodieken Gemiddeld aantal afgeiwikkelde klachten per werkdag

10 Ontwikkelingen in beheer en integraal risicomanagement Ontwikkelingen in de onderhoudsmarkt: ketenmanagement en risicodeling opdrachtgever opdrachtgever opdrachtgever opdrachtgever opdrachtgever Planmatig Onderhoud en beheer marktpartij design & build realisatie marktpartij Eigen beheer Eigen beheer DBFM realisatie door marktpartij schaalvergroting en nieuwe markten Specialisatie (ev. partners) en nieuwe markten Specialisatie en samenwerking Afhankelijkheid van partners Specialisatie, samenwerking en nieuwe markten

11 De MJOP Doel of Middel? Dinsdag

12 Onderdelen van de onderhoudsbegroting Cyclische onderhoudslasten Onderhoud, herstel en vervangen van bouw-onderdelen Onderhoud en vervangen van installaties Jaarlijkse onderhoudslasten Contract-onderhoud Kleine reparaties Dinsdag Investeringen 12

13 Principe Meer Jaren Onderhoud Prognose Kwaliteit Minimale kwaliteitsniveau tijd Dinsdag

14 Betrouwbaarheidscurve cyclisch onderhoud Tijd 10 5 Afwijking Dinsdag

15 zoals: Oorzaken afwijkingen Andere strategische keuzes voor het complex Afwijkende verouderingsprocessen Risico vermijdend gedrag Innovaties Gebrek aan financiële middelen (prioritering) MJOP heeft geen relatie met strategische beleidskeuzes MJOP heeft geen relatie met klant en markt Dinsdag

16 Beleids-achtbaan Ondernemingsdoelstellingen Evaluatie vastgoed portefeuille Opstellen Vastgoed portefeuille Strategisch niveau Opstellen Onderhoudsplan Tactisch niveau Opstellen onderhoudsplannen Evaluatie onderhoudsactiviteiten Operationeel niveau Uitvoeren onderhoud Dinsdag

17 Strategisch Onderhouds Plan Onderhoudsactiviteiten die: afgestemd zijn op strategie van het complex afgestemd zijn op de klant- en marktvraag rekening houden met techniek (bouwdelen/innovaties etc.) EN passen binnen de vooraf gestelde financiële kaders Dinsdag

18 Uitgangspunten Meer Jaren Onderhoud Prognose Kwaliteit Techniek / risico s Strategie Dinsdag

19 Consequenties Vooraf heldere beleidskaders en doelstellingen formuleren Onderhoudsactiviteiten afstemmen op de marktvraag Proces en werkmethoden voor het opstellen MJOP aanpassen Evaluatie van de activiteiten (Plan-Do-Check-Act) Resultaat: Onderhoudsactiviteiten die een afgeleide zijn van het strategisch beleid met een markt(klant)afhankelijk kwaliteitsniveau en passend binnen de financiele kaders Dinsdag

20 Portfoliomanagement Stellingen: Het sluiten van de PDCA- cyclus reduceert structureel kosten voor vastgoedbeheer Onderhoudsbedrijven hebben een markt (met nieuwe opdrachtgevers) te winnen