ANDERS WERKEN UGent STRATEGISCH PROJECT BELEID TIJD- EN PLAATSONAFHANKELIJK WERKEN. Mieke Van de Putte Projectleider Anders Werken - UGent

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "ANDERS WERKEN UGent STRATEGISCH PROJECT BELEID TIJD- EN PLAATSONAFHANKELIJK WERKEN. Mieke Van de Putte Projectleider Anders Werken - UGent"

Hidde van der Meer
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 ANDERS WERKEN UGent STRATEGISCH PROJECT BELEID TIJD- EN PLAATSONAFHANKELIJK WERKEN Mieke Van de Putte Prjectleider Anders Werken - UGent

2 Retracta De UGent is met meer dan studenten en persneelsleden één van de grtste universiteiten in het Nederlandse taalgebied. In vrijwel elke wetenschappelijke discipline biedt de UGent hgstaande pleidingen aan en det in die disciplines even hgstaand nderzek. In ppervlakte beschikt de UGent ver 2,45 km² terreinen. Het merendeel van de 270 gebuwen bevindt zich in het histrisch centrum f in de nmiddellijke nabijheid van de stad Gent. 9 nvember 2012: gedkeuring dr de Raad van Bestuur Universiteit Gent van 12 prjecten en 17 acties waarnder het prject Beleid plaats- en tijdnafhankelijk werken. 22 januari 2014: gedkeuring dr de stuurgrep van het strategisch prject Beleid plaats- en tijdnafhankelijk werken uitgewerkte vrstellen van beleidskader vr het inveren van Anders Werken p maat van de UGent. 4 april 2014: gedkeuring dr de Raad van Bestuur van de vrstellen van beleidskader waarnder de start van het piltprject. 1 januari 2015: start van het piltprject: duur van het traject: 1 jaar (van 1 januari tt 31 december 2015) piltgrepen (beslissing directiecllege p advies van de stuurgrep Anders Werken): 2 vakgrepen (RE 22 en DI 08) de directies van de Centrale Administratie evaluatie/beslissingsmment: dr de Raad van Bestuur na aflp van het piltprject

Het merendeel van de 270 gebuwen bevindt zich in het histrisch centrum f in de nmiddellijke nabijheid van de stad Gent.

3 Anders Werken is geen del p zich. Wat verstaan we nder Anders Werken? Medewerkers wrden centraal geplaatst. Wat hebben zij ndig m hun taken ng beter te kunnen vervullen? Anders Werken gaat veel verder dan thuiswerken. Als je ervr kiest, kies je vr een ttaalcncept met een naadlze afstemming tussen de fysieke werkmgeving, een efficiënt IT gebruik en een stimulerende HR-mgeving

Wat hebben zij ndig m hun taken ng beter te kunnen vervullen?

4 Waarm Anders Werken inveren aan de UGent? Dr te fcussen p samenwerking, vrijheid en vertruwen wil Anders Werken de UGentmedewerkers in deze snel veranderende wereld ndersteunen in hun vrtdurend streven naar excellentie in nderzek en nderwijs. klemtn p medewerkers zij zijn het waardevlste kapitaal van de universiteit de UGent heeft vertruwen in haar mensen samen buwen aan nze universiteit

snel veranderende wereld ndersteunen in hun vrtdurend streven naar excellentie in nderzek en

5 Dit leidt tt: een (academische) werkmgeving met meer werkplezier en een grter werkcmfrt vr de medewerkers een wendbare rganisatie met wendbare persneelsleden het aantrekken en behuden van talentrijk persneel het ptimaliseren van de werking meer fcus p de kernactiviteiten slimmer mgaan met kennis een nauwere aansluiting bij de wijzigende taakinvullingen en andere werkvrmen het ratinaliseren van kantrruimte de UGent als duurzame nderneming (mbiliteit en duurzaamheid)

van de werking meer fcus p de kernactiviteiten slimmer mgaan met kennis een nauwere aansluiting bij de wijzigende

6 HR IT Werkplekken Anders Werken inveren langs drie assen

7 ANDERS WERKEN PILOOTPROJECT

8 Fcus p vertruwen geven en krijgen Fcus p verantwrdelijkheid geven en nemen Fcus p wisselwerking en kennisdeling Andere visie p leiderschap inspirerend en cachend Maken van afspraken tussen medewerker en leidinggevende Ontwikkelen van een visie p infrmatiebeheer Vlwassen arbeidsrelatie Medewerker als ndernemer Samenwerken en kennisdelen binnen het team Piltprject - Actiedmeinen vanuit HR

medewerker en leidinggevende Ontwikkelen van een visie p infrmatiebeheer Vlwassen arbeidsrelatie

9 Infrmatie Participatie Vrming Telewerk

10 Telewerk: richtinggevend kader Elke werknemer met telewerkbare taken in het takenpakket kan telewerken. Niet alle taken lenen zich tt telewerk. Telewerk kan niet vr: taken waarbij wrdt gewerkt met riginele dcumenten, infrmatiebrnnen f applicaties die niet digitaal beschikbaar f raadpleegbaar zijn vanuit de telewerklcatie taken waarbij gebruik wrdt gemaakt van (nderzeks)apparatuur (medische apparatuur, labmateriaal, werktuigen, ) taken die fysieke beschikbaarheid vereisen: nthaal- f balietaken, spreekuur, taken die p de werkplek meten wrden uitgeverd. De aanwezigheid van niet-telewerkbare taken betekent niet dat de werknemer niet kan telewerken. Enkel indien een functie luter uit niet-telewerkbare taken bestaat, wrdt geen telewerk tegestaan.

waarbij gebruik wrdt gemaakt van (nderzeks)apparatuur (medische apparatuur, labmateriaal, werktuigen, ) taken die fysieke beschikbaarheid vereisen: nthaal- f balietaken, spreekuur, taken

11 Telewerk: richtinggevend kader Het maken van afspraken staat centraal bij telewerk. De leidinggevende, de werknemer en het team bespreken p vrhand he telewerk zal wrden ingevuld en maken afspraken ver: de bereikbaarheid en beschikbaarheid bij telewerk de ter beschikking gestelde infrastructuur de plaats van telewerk de niet-telewerkbare taken binnen het team de frequentie van telewerk (de dagen, de peride en het aantal dagen telewerk) de taakverdeling binnen het team. De telewerker en de leidinggevende leggen de werkafspraken vast in een telewerkcharter. Na gedkeuring van het telewerkcharter en na registratie van de telewerkdagen heeft het persneelslid recht p een maandelijkse frfaitaire kstenvergeding van 15 eur.

beschikking gestelde infrastructuur de plaats van telewerk de niet-telewerkbare taken binnen het team de frequentie van telewerk (de dagen, de peride en het aantal dagen telewerk)

12 Telewerk: richtinggevend kader Telewerk verandert niets aan het statuut van de werknemer maar slaat enkel p de rganisatie van het werk. De telewerker geniet dan k dezelfde rechten en heeft dezelfde plichten als de cllega s die niet-telewerken.a. p vlak van: verlf arbeidsngevallen en berepsziekten ziekte bescherming en preventie veiligheid en gezndheid Vakbndsvertegenwrdiging arbeidsduur, werkbelasting en prestatienrmen Telewerk mag geen afbreuk den aan de cntinuïteit, de kwaliteit en de kwantiteit van de dienstverlening dr de entiteit. Z meten er.a. duidelijke afspraken wrden gemaakt ver bereik- en beschikbaarheid bij telewerk. De verschuiving van taken tussen telewerkende en niet-telewerkende cllega s mag geen glbale stijging van de werklast verrzaken: bij de telewerkers en bij de niet-telewerkers.

k dezelfde rechten en heeft dezelfde plichten al

13 Telewerk: cijfers Aantal persneelsleden dat een vergeding ntving* Aantal gepresteerde telewerkdagen ktber Aantal medewerkers met een telewerkcharter * 1032 = ttaal aantal persneelsleden dat deel uitmaakt van de piltgrep

1235 486 Aantal medewerkers met een telewerkcharter * 1032

14 Bezettingsgraadmeting Werkplekken UGent Effectmeting

15 Werkplekken Centrale vraag: he kan, uitgaande van het bestaande gebuwenpatrimnium en de aanwezige beschikbare ruimte, de werkruimte kwaliteitsvller wrden ingevuld en beter wrden afgestemd p de activiteiten van de gebruiker? Externe drijfveren De academische werkplek wrdt wereldwijd in vraag gesteld Herhuisvestingsprjecten NL, VK Trends in academisch vastged: kwaliteit bven kwantiteit meer samenwerken, multi- en interdisciplinair nderzek duurzaam en efficiënt ruimtegebruik bezuinigen p ruimte ten vrdele van nderwijs/nderzek nieuw leven vr ude gebuwen in plaats van nieuwbuw UGent als cmmunity Interne drijfveren faciliteren van ntmetingen, samenwerken Duurzaamheidsvisie greien binnen de bestaande ruimte, inbreiden Vraag naar alternatieve werkvrmen brainstrmruimte representatieve ntmetingsruimte OBS kantren UGent vldende kantrruimte maar ngelijkmatig verdeeld slechts kleine greimarge met huidig werkplekkenbeleid Ratineel ruimtegebruik Nd aan meer flexibiliteit creëren dynamische werkmgeving

Externe drijfveren De academische werkplek wrdt wereldwijd in vraag gesteld Herhuisvestingsprjecten NL, VK Trends in academisch vastged: kwaliteit bven kwantiteit meer samenwerken, multi- en

16 Hertekening van de werkvler bij DICT vlgens principes AW Bijzndere aandacht vr ruimtes vr verleg, ntmeting, samenwerken en gemeenschappelijke faciliteiten: verschillende verlegruimtes (7), telkens ingericht in andere sfeer: ruimtes dragen naam van andere universiteitssteden cncepten uitgewerkt dr het binnen de directie actieve de-en denkteam van de kleuren en de meubels uit de verlegruimtes zijn mdbards gemaakt uitbreiding van bestaande keuken ver de middag een beschikbare ppervlakte van 54 m² ntspanningsruimte in kelder Inveren van een werkplekrati: een basiswerkplek vr 70% van het aantal VTE Cmmunicatie vlledig via Unified Cmmunicatins niemand beschikt ver een vast telefntestel, wel vaste UGent-nummers

de kleuren en de meubels uit de verlegruimtes zijn mdbards gemaakt uitbreiding van bestaande keuken ver de middag een beschikbare ppervlakte van 54 m² ntspanningsruimte in kelder

17 Werken in de zn vr alle UGent ers in de week van maandag 6 tt vrijdag 10 juli 2015, van 9 tt 17u een penluchtkantr vr 100 persneelsleden p het grasveld vr S9 (campus de Sterre) 3 buitenvergaderzalen kijkdagen, pleidingen en inspiratiesessies Facultaire cntainerparkdagen Standing desks in het Rectraat

het grasveld vr S9 (campus de Sterre) 3 buitenvergaderzalen kijkdagen,

18 Effectmeting Delstelling studie Nagaan wat de geïntrduceerde veranderingen binnen het piltprject met zich meebrengen p het gedrag, de attitudes en het welzijn van de medewerkers. Steekpref Op gerandmiseerde wijze zullen 125 werknemers uit de piltgrep uitgendigd wrden m mee te werken aan de studie (=interventiegrep). Daarnaast zullen k 125 werknemers uit de vakgrepen die kandidaat waren m deel uit te maken van het piltprject, maar hiervr niet geselecteerd werden, uitgendigd wrden m deel te nemen aan de studie (=cntrlegrep). Tijdslijn vr de studie: Vr de transfrmatie (december 2014/januari 2015) 10 dagen 'dagbekstudie' + algemene vragenlijst + vragenlijst vr leidinggevende Gedurende de transfrmatie 3 tussentijdse metingen bij de werknemer Na de transfrmatie (december 2015 & 2016). 10 dagen 'dagbekstudie' + krte algemene vragenlijst + krte vragenlijst vr leidinggevende

Daarnaast zullen k 125 werknemers uit de vakgrepen die kandidaat waren m deel uit te maken van het piltprject, maar hiervr niet geselecteerd werden, uitgendigd wrden m deel te nemen aan de studie

19 Effectmeting Evaluatie: Aan de hand van de bvenstaande vragenlijsten willen we een antwrd geven p de vlgende vragen: 1. Heeft het piltprject een invled p de werkprcessen? 2. Heeft het piltprject een invled p de attitudes van de werknemers? 3. Heeft het piltprject een invled p het welzijn van de werknemers? 4. Zijn er specifieke grepen van werknemers die meer f minder baten bij Anders Werken? Uitvering studie: De studie wrdt uitgeverd dr de vakgrep Persneelsbeleid-, Arbeids, - en Organisatiepsychlgie van de faculteit Psychlgie en Pedaggische Wetenschappen (PP09).

Heeft het piltprject een invled p het welzijn van de werknemers? 4.

Vergelijkbare documenten

Actieplan leeftijdsbewust personeelsbeleid 2013-2023

Nvember 2013 Actieplan leeftijdsbewust persneelsbeleid 2013-2023 Actie 1: Ontwikkelen van een stagebeleid. Stagiaires zijn ptentiële nieuwe cllega s. Een stageperide kunnen we aanzien als een inwerkperide.