VERZUIMBELEID ENERGIEWACHT GROEP HANDLEIDING VOOR MEDEWERKERS

Transcriptie

1 VERZUIMBELEID ENERGIEWACHT GROEP HANDLEIDING VOOR MEDEWERKERS Afdeling P&O, juli 2011

2 Verzuimbeleid Energiewacht Grep Inleiding Het zveel mgelijk vrkmen van ziekteverzuim is een gezamenlijke verantwrdelijkheid van de rganisatie en de medewerkers. Dit hudt in dat verzuim veral binnen Energiewacht Grep (EG) besprken wrdt en een punt van aandacht is. De praktische uitvering van het ziekteverzuimbeleid speelt zich vral af in de cmmunicatie tussen leidinggevende en de medewerker, waarvr beiden verantwrdelijk zijn. In deze handleiding zullen behalve hun rllen en verantwrdelijkheden, k de rllen en verantwrdelijkheden van andere ndersteunende partijen zals de persneelsfunctinaris en de bedrijfsarts uiteen gezet wrden. Alle partijen dienen ptimaal p elkaar afgestemd te wrden, zdat het verzuimbeleid dr alle betrkkenen in nderlinge samenhang kan wrden uitgeverd. De ziek- en betermeldingsprcedure In dit hfdstuk wrdt de ziek- en betermeldingsprcedure beschreven. Ok wrdt krt stil gestaan bij een aantal aandachtspunten die bij ziek- en betermelden van belang zijn. Ziek melden 1. De medewerker meldt zich vr 8.30 uur persnlijk ziek bij zijn/haar direct leidinggevende f, bij afwezigheid, bij de persneelsfunctinaris f manager P&O. De leidinggevende belt dezelfde dag ng de zieke medewerker wanneer de melding is drgegeven aan diens vervanger. De ntvanger van de ziekmelding infrmeert.a. naar de vlgende zaken: Aard van de klachten; He lang de medewerker denkt afwezig te zijn; Of er werk gerelateerde rzaken zijn; Ziekte als gevlg van zwangerschap; Welke maatregelen vr genezing zijn getrffen (bijv. huisarts ed.); Bereikbaarheid (verpleegadres en telefnnummer); Of er ng werkafspraken geregeld meten wrden, f er ng iets afgemaakt/verstuurd met wrden, afgezegd, verplaatst etc.; Wat de medewerker ng wel kan. 2. Dr de leidinggevende wrdt de ziekmelding vervlgens vr 10 uur s chtends, dr middel van de verzuim bx, gemeld aan de afdeling P&O. Het is van belang de melding z cmpleet mgelijk te versturen. Meldt in ieder geval k wanneer er sprake is : Ziekte ten gevlge van zwangerschap; Een afwijkend verpleegadres van de medewerker t..v. het huisadres 3. De afdeling P&O zrgt dat de ziekmelding wrdt drgegeven via de nline verzuimapplicatie. Gedurende het ziekteverzuim nderhudt de leidinggevende regelmatig cntact met de verzuimende medewerker en prbeert m eventuele werkgerelateerde verzuimrzaken in beeld te krijgen en te bespreken met de medewerker en de verzuimdienstverlener. Afspraken hierver wrden vastgelegd. 4. De verzuimcach neemt uiterlijk p de 3 e verzuimdag cntact p met de medewerker. Het del van dit gesprek is m p de klachten dr te vragen, deze te berdelen en indien mgelijk een inschatting te maken van de mgelijke duur van het ziekteverzuim, f een in te zetten interventie. Naar aanleiding van de verkregen infrmatie wrdt een advies pgesteld vr de leidinggevende en P&O. Afdeling P&O - Verzuimbeleid Energiewacht Grep vanaf juli

3 5. Uiterlijk na 5 weken verzuim vlgt indien ndig de eerste spreekuurprep bij de bedrijfsarts. Hierp staat vermeld wat het resultaat is van het spreekuur. Dit zijn in ieder geval: f de ziekmelding wel f geen verband hudt met de werksituatie; de gecnstateerde beperkingen/mgelijkheden m werk te verrichten; de mgelijkheid m al dan niet gedeeltelijk p arbeidstherapeutische basis te gaan werken; de ndzakelijke prgnse van werkhervatting vr het verlp van de re-integratie; de eventueel ndzakelijke medische beperkingen/mgelijkheden vr de re-integratieactiviteiten; de datum van het vlgende spreekuur. De verzuimcach met dus na ieder cntact met een medewerker een prgnse van het herstel geven aan de leidinggevende en afdeling P&O. Mcht dit niet mgelijk zijn, dan wrdt aangegeven welke infrmatie ntbreekt en p welke termijn wel een prgnse van het herstel gegeven kan wrden. Wanneer de verzuimdienstverlener vermedt dat de ziekte verband hudt met de werksituatie wrdt ng vr rapprtage cntact pgenmen met de leidinggevende en afdeling P&O. 6. Z ndig met, met instemming van de medewerker, dr de bedrijfsarts infrmatie pgevraagd bij de behandelend huisarts f specialist. Vr de terugkppeling aan de Energiewacht Grep wrdt dezelfde prcedure gevlgd als na een spreekuurcntact. In ieder geval vindt na 6 weken verzuim een reintegratiegesprek plaats tussen de leidinggevende en de medewerker. Tijdens dit gesprek wrdt een begin gemaakt met het re-integratie- f terugkeerplan. Afhankelijk van de situatie gebeurt dit in samenspraak met de verzuimdienstverlener. (belangrijke kanttekening) Dit re-integratieplan is geen statisch stuk; het kan steeds wrden bijgesteld, al naar gelang de situatie rndm het verzuim en de medewerkers dit vragen. Spreekuuractiviteiten kunnen p regelmatige tijdstippen wrden gecntinueerd, maar vinden in ieder geval plaats p het mment dat de re-integratie afwijkt van het vrpgestelde plan. 7. De leidinggevende hudt een verslag bij van de re-integratie. Dit verslag dient weer te geven p welke wijze de werkgever en medewerker inspanningen hebben verricht m de re-integratie te den laten slagen. 8. Bij vrtdurend verzuim hudt de leidinggevende cntact met de medewerker met een minimale frequentie van een maal per 3 à 4 weken. Tevens ntvangt de bedrijfsarts de betreffende medewerker regelmatig p het spreekuur. De leidinggevende draagt zrg vr eventuele bijstelling f verdere invulling van het plan van aanpak en maakt hiervan aantekening in het re-integratieverslag. 9. Na 24 maanden verzuim kan de medewerker in aanmerking kmen vr een WIA uitkering. De begeleiding dr de verzuimdienstverlener wrdt gecntinueerd mdat ntslag pas na 24 maanden arbeidsngeschiktheid mgelijk is. Na deze peride van verzuim dienen de werkgever en medewerker k te nderzeken f er werkzaamheden verricht kunnen wrden in andere sectren. 10. Na uiterlijk 24 maanden verzuim kan bij vrtdurende arbeidsngeschiktheid vr het eigen werk ver wrden gegaan tt ntslag. Afdeling P&O - Verzuimbeleid Energiewacht Grep vanaf juli

4 Prcedure ziekteverzuim Energiewacht Grep Mw = medewerker; Lg = leidinggevende; Ba = bedrijfsarts; Wg = werkgever; Vc = verzuimcach (van verzuimdienstverlener); Pf = persneelsfunctinaris P&O = medewerker afd. P&O. Ziekmelding en vervlgacties Wanneer Wie Welke actie 1e ziektedag Mw Lg P&O Meldt zich bij werkaanvang uiterlijk m 8.30 uur telefnisch ziek bij leidinggevende f persneelsfunctinaris. Maakt afspraken ver vrtgang werkzaamheden en ver een vervlg cntact. Geeft aan wanneer sprake is van ziekte ten gevlge van een ngeval f zwangerschap. Neemt melding aan f belt dezelfde dag terug en bespreekt ndzaak/behefte verzuimgesprek met bedrijfsarts. Als ziekte naar verwachting langer dan zes weken gaat duren f p krte termijn een bezek aan de bedrijfsarts gewenst is, verzek aan Pf m uitndiging met pgave van reden zals met medewerker besprken. Legt het besprkene en afspraken vast p verzuim dssier van medewerker. Geeft ziekmelding vr uur dr aan Pf via verzuim@energiewacht.nl nder vermelding van reden van verzuim, f er eventueel sprake is van een ngeval, zwangerschap en f er eventuele praktische zaken geregeld dienen te wrden. Meldt medewerker ziek bij Vc via nline verzuimapplicatie. Dag 1-3 Vc Vc neemt telefnisch cntact p met Mw en inventariseert: wat zijn klachten; wat is er al zelf gedaan t.a.v. interventie is er een andere interventie ndig is er wachtlijstbemiddeling ndig is er sprake van krt-, middellang-, f langdurig verzuim is er sprake van frequent verzuim; is er een vervregd spreekuur bij de Ba ndig; Dag 1-3 Vc Vc kppelt via nline verzuimapplicatie terug naar Pf en zet indien ndig vervlgacties uit. Week 1,2,3,4 Mw, Lg, Pf (telefnisch) cntact tussen Lg en Mw betreffende verlp en inschatting maken t.a.v. belastbaarheid, vervlgcntact, werkhervatting en/f re-integratie. Lg stemt met Pf af en deze legt vrtgang vast in digitale verzuimdssier in nline verzuimapplicatie. Week 5 Vc Ndigt medewerker na vijf weken ziekteverzuim uit vr spreekuur Ba, i.v.m. pstellen prbleemanalyse. Afdeling P&O - Verzuimbeleid Energiewacht Grep vanaf juli

5 Week 6-8 Mw Lg Infrmeert en/f heeft verleg met leidinggevende ver bevindingen en advies Ba. Ba heeft indien ndig cntact met behandelaar van de medewerker. Stellen samen plan van aanpak p (eventueel m.b.v. Pf). Iedere 6 weken na 1 e bezek aan Ba Week 12, 16, 20, 24 Vc Mw, Lg, Pf Evaluatie van het verzuim met de Mw. Cntinue bespreking vrtgang re-integratie vs. plan van aanpak, eventueel met inschakeling van de Vc vr vervlgprep bij Ba en/f inschakeling interventies. Week 26 Pf CAO MTB en Prductie en Leveringsbedrijven: lnsanctie tepassen cnfrm bepaling in CAO Week 28, 32, 36, 40, 44 en 48 Week 50 Week 86 Week 86 Mw, Lg, Pf Lg, Wn, Pf Cntinue bespreking vrtgang re-integratie vs. plan van aanpak, eventueel met inschakeling van de Vc vr vervlgprep bij Ba en/f inschakeling interventies. Stellen frmele evaluatie p t.a.v. 1 e ziektejaar en bepalen eventuele tekmstige stappen dr Wn en Lg. Wn, Lg Wn en Lg evalueren plan van aanpak. Lg maakt reintegratieverslag p verstrekt kpie aan Wn t.b.v. WIAaanvraag. Ba Ba stuurt medische infrmatie naar Wn t.b.v. WIA-aanvraag. Week 87 Wn Lg/Wg Wn ntvangt WIA aanvraagfrmulier. Berdeelt f herplaatsing (in tekmst) mgelijk is. Week 88 Ba Ndigt medewerker uit in de 88 week van het ziekteverzuim, i.v.m. medisch advies. Week 89 Ba Stuurt rapprtage aan Pf. Wg/Wn Eindevaluatie, Wg draagt zrg dat Wn alle dcumenten vr reintegratieverslag krijgt. Week 90 Wn Re-integratieverslag en WIA, aanvraagfrmulier naar UWV. Week 104 Wg Start WIA uitkering f langere drbetaling Afdeling P&O - Verzuimbeleid Energiewacht Grep vanaf juli

6 Activiteiten tijdens ziekteverzuim Gedurende de peride dat een medewerker afwezig is, wrdt regelmatig cntact nderhuden tussen de leidinggevende en de medewerker. Enerzijds is dit ndzakelijk m binnen de rganisatie p de hgte te zijn van de aard, ernst en duur van het ziekteverzuim. Anderzijds is dit ndzakelijk vr de verdracht van taken en vrtgang van werkzaamheden van de afwezige medewerker. Duurt de afwezigheid wegens ziekte langer dan 3 werkdagen, dan neemt de leidinggevende (telefnisch) cntact p met de afwezige medewerker m na te gaan in heverre een huisbezek dr de leidinggevende en/f cllega's gewenst is. Indien de medewerker aangeeft een bezek p prijs te stellen, draagt de leidinggevende er zrg vr dat dit p krte termijn wrdt uitgeverd. De zieke medewerker dient tijdens het ziekteverzuim bereikbaar te zijn vr de leidinggevende uiteraard vr zver de gezndheidstestand dit telaat. Van de zieke medewerker wrdt verwacht dat hij/zij meewerkt aan een spedig herstel en alles in het werk zal stellen m p een z krt mgelijke termijn te hervatten. Daarm dienen.a. aanwijzingen van de verzuimdienstverlener te wrden pgevlgd. Indien de medewerker in het belang van zijn genezing, dan wel zijn re-integratie f in het kader van herplaatsing werk gaat verrichten vr zichzelf f vr derden, wrdt maandelijks pgave verstrekt van neveninkmsten. Z snel als de gezndheidstestand het telaat wrdt de zieke medewerker bij langer durend verzuim uitgendigd m de rganisatie te bezeken en deel te nemen aan sciale activiteiten teneinde de band met rganisatie in stand te huden. Vakantie en verlf bij ziekte. Wat te den bij ziekte tijdens vakantie? Het kan gebeuren dat de vakantie niet helemaal tt zijn recht mdat een medewerker ziek wrdt. Terug p het bedrijf kan dan wrden gevraagd m de ziektedagen in mindering te brengen p de pgenmen vakantiedagen. Om hiervr in aanmerking te kmen dient aan de vlgende vrwaarden te wrden vldaan. In ieder geval altijd een dkter raadplegen Binnenland: Als de vakantie in Nederland wrdt drgebracht met men zich p de gebruikelijke wijze ziekmelden. Zie nder prcedure ziekmelding. Naast hetgeen daar is vastgelegd met k de naam en het adres van de behandelend arts wrden drgegeven. De bedrijfsarts heeft dan de mgelijkheid navraag te den ver de aard van de ziekte. Bij herstel dient k de melding hiervan p de gebruikelijke wijze plaats te vinden. Hierbij wrdt ng pgemerkt, dat vakantiedagen alleen dan wrden mgezet in ziektedagen, als vast is kmen te staan, dat de medewerker k ziek zu zijn geweest als hij niet p vakantie was. Buitenland: Bij vakantie in het buitenland met na terugkeer een schriftelijke verklaring van de behandelend arts bij de afdeling P&O wrden ingeleverd. Op deze verklaring met de duur van de ziekte en z mgelijk de aard van de ziekte wrden vermeld. Deze verklaring wrdt, indien berdeling van het wettig afwezig zijn ndig mcht blijken te zijn, vrgelegd aan de bedrijfsarts. Afdeling P&O - Verzuimbeleid Energiewacht Grep vanaf juli

7 Wat te den bij vakantie tijdens ziekte? Het pnemen van vakantieverlf tijdens een ziekteperide behrt tt de uitznderingen. Wanneer een medewerker tijdens arbeidsngeschiktheidsperide tch zijn aaneengeslten vakantie wenst p te nemen, dient hij de bedrijfsarts te raadplegen. De bedrijfsarts stelt p grnd van medische bevindingen vast f de medewerker znder medisch bezwaar p vakantie kan. Als regel geldt dat de vakantiedagen tijdens ziekte, in verleg met de leidinggevende, van de vakantie - en verlfkaart wrden afgebekt. Vr het aanvragen van verlf zijn de nderstaande aanvullende regels van kracht:. de betrkken medewerker heeft testemming ndig van de behandelend(e) arts(en);. het verlf met zdanig tijdig wrden aangevraagd, dat het bedrijf de mgelijkheid heeft zich te laten adviseren dr de bedrijfsarts;. het verlf wrdt alleen tegestaan als hiertegen, p medische grnden, geen bezwaar bestaat;. na verleg met de leidinggevende kan, bij een psitief advies van de bedrijfsarts, het verlf p de nrmale wijze wrden aangevraagd. Afdeling P&O - Verzuimbeleid Energiewacht Grep vanaf juli

8 Prcedure Herstelmelding/Werkhervatting Bij krtdurend verzuim (<6 weken): 1. Wanneer een medewerker na een peride van ziekteverzuim zijn/haar werkzaamheden wil hervatten, znder dat hij/zij dr de verzuimdienstverlener is gezien, met minimaal een dag vr de werkhervatting verleg plaats te vinden met de leidinggevende. 2. Bij gerede twijfel ver de arbeidsgeschiktheid van de medewerker kan de leidinggevende advies vragen bij de persneelsfunctinaris en/f bedrijfsarts t.a.v. de werkhervatting. 3. Bij een psitief advies van de verzuimdienstverlener kan de medewerker zijn/haar werkzaamheden hervatten al dan niet met extra begeleiding. 4. De leidinggevende draagt bij de werkhervatting zrg vr de tijdige herstelmelding aan de afdeling P&O. Bij langdurend verzuim (>6 weken): 1. In deze gevallen waarbij cntact tussen de medewerker en de bedrijfsarts nrmaliter al heeft plaatsgevnden, heeft de medewerker vr werkhervatting altijd testemming van de verzuimdienstverlener ndig. De verzuimdienstverlener licht de leidinggevende in ver de datum van werkhervatting en de eventuele beperkingen waarmee rekening dient te wrden gehuden. 2. In vrkmende gevallen dient deze werkhervatting zelfs planmatig te verlpen en is er niet sprake van een 'gewne' werkhervatting, maar van re-integratie in het arbeidsprces. Hiervr dient een re-integratieplan en verslag te wrden pgemaakt. De werkhervatting kan zwel plaatsvinden in de gehele f gedeeltelijke eigen functie als in een andere passende functie. Het einddel van de re-integratie dient mschreven te zijn. Bij de therapeutische werkhervatting, waaraan geen lnwaarde is verbnden, blijft de medewerker frmeel gedurende die peride als ziek te bek staan. De begeleiding dr de verzuimdienstverlener blijft hierbij p gezette tijden ndzakelijk. Ok bij therapeutisch werk dient een bepaalde peride en een einddel te zijn vermeld. Zwel bij krtdurend als bij langdurend verzuim met bij hervatting van de werkzaamheden een zgn. verzuimgesprek gehuden tussen de leidinggevende en de medewerker. Onderwerpen bij dit gesprek kunnen zijn: rzaak en verlp van het verzuim eventuele belemmeringen vr het uitveren van de werkzaamheden Afdeling P&O - Verzuimbeleid Energiewacht Grep vanaf juli