100 Present registreert en verwerkt persoonsgegevens van werknemers ten behoeve van:

Transcriptie

1 Privacy Reglement 100 Present 2016 Identiteit van 100 Present BV 100 Present BV, gevestigd te Peldijk, kantrhudend ABC Westland 145, hierna te nemen 100 Present. Registratie Kamer van Kphandel, Westland, nder nummer Activiteiten 100 Present 100 Present hudt zich bezig met Verzuimmanagement en re-integratiebegeleiding van (dreigend) arbeidsngeschikte werknemers. 100 Present begeleidt de werkgever en werknemer, mede p basis van de bevindingen van de bedrijfsarts, met betrekking tt een z snel mgelijke en duurzame terugkeer van werknemer in het arbeidsprces. 100 Present werkt daarte samen met bedrijfsartsen, interventiebedrijven en het UWV. Verantwrdelijke 100 Present is verantwrdelijke in de zin van de Wet Bescherming Persnsgegevens (hierna WBP) vr de verwerking van de persnsgegevens van arbeidsngeschikte werknemers (van werkgevers) die gebruik maken van de diensten van 100 Present. Daarbij is 100 Present de bewerker vr de gegevens die zij van de werkgever ntvangt en is 100 Present verantwrdelijke vr de infrmatie die zij vr haar werkzaamheden tevegt. Del gegevensverwerking 100 Present registreert en verwerkt persnsgegevens van werknemers ten beheve van: 1. de uitvering van re-integratiebegeleiding in het kader van de verplichtingen van de werkgever en van de werknemer mee te werken aan de re-integratie van werknemer in het arbeidsprces; 2. de uitvering van het casemanagement p grnd van de regeling prcesgang eerste en tweede ziektejaar; 3. het nderhuden van cntacten met alle bij re-integratie betrkken partijen: de werknemer, de werkgever, de bedrijfsarts, interventiebedrijven en het UWV; 4. verantwrde verkrting van de verzuim-/arbeidsngeschiktheidsduur ter beperking van de duur van de drbetaling dr de werkgever van het ln f de uitkering van de arbeidsngeschikte werknemer; 5. de melding dr de werkgever van gegevens betreffende de arbeidsngeschiktheid en de reintegratie van werknemer aan het UWV. Uitvering verwerking persnsgegevens Persnsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tt een individueel persn. 100 Present verwerkt alleen die gegevens die ndzakelijk zijn vr het hierbij vastgestelde del van de verwerking. De gegevens wrden dr 100 Present en dr haar ingeschakelde derden in vereenstemming met de bepalingen van de Wet Bescherming Persnsgegevens en p behrlijke en zrgvuldige wijze verwerkt. Vertruwelijkheid 100 Present behandelt de gegevens van werknemer vertruwelijk en bedingt van haar werknemers en derden die bij de uitvering van de werkzaamheden wrden betrkken geheimhuding, tenzij p grnd van een wettelijk vrschrift f uit de taak van de betreffende persn een plicht tt mededeling vrtvleit. De bedrijfsarts is eigenaar van het medisch dssier. Wijzigingen in het medisch dssier zijn alleen vrbehuden aan de bedrijfsarts. Buiten de bedrijfsarts heeft alleen diens administratieve ndersteuner inzage in en tegang tt dit dssier. Een werknemer heeft het recht m zijn medisch dssier p te vragen en in te zien. Hiervr dient de werknemer een schriftelijk, ndertekend Privacy Reglement 100 Present

2 verzek aan de bedrijfsarts te richten. Het UWV heeft het wettelijke recht tt inzage en tegang tt het medisch dssier znder machtiging van de betrkken werknemer. Niet-medische verslagen en adviezen die de bedrijfsarts pstelt, zijn wel inzichtelijk vr 100 Present en kunnen dr de werknemer via 100 Present pgevraagd wrden. Het gaat hierbij mede m het verslag van de Prbleem Analyse en bijstellingen van de Prbleem Analyse, de Functinele Mgelijkhedenlijst en algemene adviezen ver beperkingen en mgelijkheden vr de re-integratie. Verzuiminfrmatiesysteem De gegevensverwerking vindt elektrnisch plaats in een dr 100 Present beheerd verzuimmanagement- systeem. In die gevallen waarin 100 Present zelf een arb-dienst gecntracteerd heeft geldt dat medische gegevens in een beveiligd gedeelte van het systeem pgeslagen zijn, waarvr alleen de bedrijfsarts/ Arbdienst, diens administratieve ndersteuner geautriseerd zijn. Beveiliging 100 Present heeft passende rganisatrische en technische maatregelen getrffen tegen verlies van gegevens en tegen iedere vrm van nrechtmatige verwerking. 100 Present heeft een prcedure ingericht m verlies f nrechtmatige verwerking van persnsgegevens te nderzeken en passende maatregelen te treffen m de gevlgen te beperken. Waar ndig infrmeert 100 Present de Autriteit Persnsgegevens en betrkkenen. Aanlevering persnsgegevens De aanlevering van persnsgegevens mtrent de zieke werknemer aan 100 Present geschiedt dr de werkgever, de bedrijfsarts/arb-dienst ingevlge artikel 7:658a BW en dr de betrkken werknemer. De werknemer verstrekt aan 100 Present de gegevens die ndzakelijk zijn vr de uitefening van de re-integratie activiteit/haar casemanagementtaak. De werkgever verstrekt 100 Present de gegevens die ndzakelijk zijn vr de re-integratie van werknemer. De bedrijfsarts verstrekt 100 Present de vr het re-integratie traject ndzakelijke gegevens. De werkgever bericht de werknemer welke gegevens zij aan 100 Present zullen verstrekken. Recht p inzage De betrkken werknemer heeft het recht 100 Present te vragen welke persnsgegevens ver hem wrden verwerkt. 100 Present verstrekt p verzek van de werknemer een verzicht van de verwerkte persnsgegevens. 100 Present verstrekt p verzek van de werknemer het dssier waarin de persnsgegevens zijn verwerkt. De werkgever heeft geen recht p inzage van de dr 100 Present verwerkte medische en vertruwelijke gegevens met betrekking tt werknemer, tenzij de werknemer schriftelijk testemming heeft gegeven vr inzage. Een verzek m inzage van het dssier van een bedrijfsarts dient aan de bedrijfsarts te wrden gericht. Recht p crrectie Indien een betrkken werknemer meent dat zijn persnsgegevens feitelijk njuist zijn f vr het del van de verwerking nvlledig f niet ter zake dienend (dan wel anderszins in strijd met een wettelijk vrschrift verwerkt), kan werknemer 100 Present verzeken zijn gegevens te crrigeren, aan te vullen, te verwijderen f af te schermen. Het verzek bevat de aan te brengen wijzigingen. Privacy Reglement 100 Present

3 Recht van verzet De betrkken werknemer heeft p grnd van artikel 40 Wet Bescherming Persnsgegevens het recht zich te verzetten tegen de gegevens verwerking dr 100 Present in verband met zijn bijzndere persnlijke mstandigheden. 100 Present zal binnen 4 weken na ntvangst van een gemtiveerd verzetschrift van de betrkkene berdelen f het verzet gerechtvaardigd is. In geval het verzet gerechtvaardigd is zal de verwerking van gegevens terstnd wrden beëindigd. Afhandeling verzek en vaststelling identiteit werknemer Een verzek tt inzage, wijziging f afscherming dient schriftelijk plaats te vinden en te wrden gericht aan de kwaliteitsmanager van 100 Present. 100 Present draagt zrg vr vaststelling van de identiteit van de verzeker aan de hand van een duidelijke kpie van diens geldige pasprt, identiteitsbewijs f rijbewijs. 100 Present zal binnen vier weken na ntvangst van het verzek: werknemer een verzicht van geregistreerde persnsgegevens verstrekken alsmede een verzicht van de ntvangers van deze gegevens, dan wel; werknemer schriftelijk infrmeren f en in heverre 100 Present aan diens verzek tt inzage wijziging f afscherming kan vlden; een weigering is met redenen mkleed. 100 Present zrgt er vr dat de beslissing tt crrectie, aanvulling, verwijdering f afscherming z spedig mgelijk wrdt uitgeverd. Tezicht Tezicht p naleving van de Wet Bescherming Persnsgegevens dr 100 Present vindt plaats dr de Autriteit Persnsgegevens (vr meer infrmatie wrdt verwezen naar: Present heeft haar registratie van persnsgegevens aangemeld bij het Cllege Bescherming Persnsgegevens. Secnd pinin Indien de werknemer f de werkgever het niet eens is met de visie f advisering van de bedrijfsarts f Keerpunt, is werknemer/werkgever gerechtigd een Secnd Opinin (DO) aan te vragen bij het UWV. De Secnd Opinin dient nverwijld te wrden aangevraagd. Ksten zijn vr de aanvrager. Inwinnen van medische infrmatie bij behandelende sectr In die gevallen waarin 100 Present zelf een bedrijfsarts gecntracteerd heeft geldt dat alleen een dr 100 Present gecntracteerde bedrijfsarts f diens assistent infrmatie kan inwinnen bij de behandelende arts van werknemer. Vrwaarden hiervr zijn dat de infrmatie-inwinning relevant is vr het bevrderen van het re-integratietraject en er een schriftelijke testemming is van de werknemer. Aangezien de infrmatie wrdt pgevraagd in belang van een zrgvuldige bedrijfsgeneeskundige begeleiding, wrdt de werkgever verndersteld hiermee akkrd te gaan. Privacy Reglement 100 Present

4 Geregistreerde gegevens 100 Present registreert gegevens van werknemer die bendigd zijn vr haar activiteiten. Hiernder vallen: NAW-gegevens, gebrtedatum, Burgerservicenummer regresmgelijkheid p derden is er sprake van vangnet geval f n risk plis? is er sprake van een bedrijfsngeval? de arbeidsngeschiktheidsgegevens: bestaande uit administratieve gegevens zals datum aanvang verzuim, verwachte hersteldatum znder en met interventie, de mate van arbeidsngeschiktheid, en indien aan de rde de beschikking en achterliggende arbeidsdeskundige rapprtage. De visie van de bedrijfsarts/arbdienst p de te re-integreren werknemer zals: beperkingen ten aanzien van de te verrichten arbeid; ptentiële mgelijkheden vr werkhervatting; wens van de werknemer (zals srt werk, niveau, arbeidspatrn, schling); fase-indeling met betrekking tt de arbeidsmarkt; fase waarin het re-integratieprces zich bevindt; interventies ndig vr het wegnemen f verminderen van de beperkingen dan wel vr het vinden van arbeid f het aanpassen van de arbeid; financiële gegevens (bijvrbeeld inkmensniveau); planningstraject van de re-integratie; f werknemer valt nder het vangnet van de Ziektewet (ZW) ex artikel 29, 29 a f 29b ZW; f sprake is van een vangnet f n risk plis in het kader van de Ziektewet; f sprake is van een berepsziekte; Prbleemanalyse bedrijfsarts Plan van aanpak werkgever en werknemer met evaluaties, bijstellingen en uitveringsinfrmatie. Re-integratieverslag werkgever Crrespndentie met werkgever en werknemer en de bedrijfsarts/arbdienst en dienstverleners met betrekking tt re-integratie activiteiten. Rapprtage van telefngesprekken met alle betrkkenen Visie van de re-integratiespecialist Indien 100 Present in het verleden persnsgegevens van een werknemer heeft geregistreerd en verwerkt in het kader van de Wet Verbetering Prtwachter (eerste twee ziektejaren), zal 100 Present deze gegevens, indien deze ndzakelijk zijn vr de huidige begeleiding van de reintegratie van de werknemer, eveneens kunnen gebruiken. Verstrekken persnsgegevens aan derden 100 Present is gerechtigd, persnsgegevens van de werknemer die niet vallen nder het medisch berepsgeheim, aan derden, waarnder mede begrepen de werkgever en interventiebedrijven, te verstrekken indien deze bij de vereengekmen activiteiten zijn betrkken en zal slechts die gegevens verstrekken die ndzakelijk zijn vr het uitveren van de specifieke re-integratie activiteit f de vaststelling van het recht p drbetaling van ln. 100 Present zal de werknemer vraf infrmeren indien en welke infrmatie aan derden wrdt verstrekt. Verstrekken infrmatie aan de werkgever De bedrijfsarts en 100 Present verstrekken de werkgever gegevens ver de functinele beperkingen en mgelijkheden van werknemer. Privacy Reglement 100 Present

5 Melding berepsziekten De bedrijfsarts f 100 Present meldt de aanwezigheid van een berepsziekte bij werknemers aan het Nederlands Centrum vr Berepsziekten. Verstrekken gegevens aan verzuimverzekeraar 100 Present meldt namens de werkgever gegevens aan de ziekteverzuimverzekeraar ver het ziekteverzuim c.q. de arbeidsngeschiktheid en re-integratieprces van de werknemer, vr zver ndig vr claimberdeling. Verstrekken verzuimgegevens aan UWV Een dr 100 Present gecntracteerde bedrijfsarts is p grnd van artikel 54 lid 3 nder c en artikel 54 lid 9 wet SUWI verplicht p verzek van het UWV alle (medische) gegevens van werknemer aan het UWV te verstrekken die ndzakelijk zijn vr de uitvering van de krachtens de SUWI aan het UWV pgedragen taken. Bewaartermijn persnsgegevens Persnsgegevens wrden dr 100 Present 2 jaar bewaard na afsluiting dr 100 Present van een re-integratie traject. Vr zver de dienstverlening van de medisch adviseur van 100 Present nder de werking van de Wet inzake de geneeskundige behandelingsvereenkmst valt geldt een bewaartermijn van 15 jaar ten aanzien van medische infrmatie. Werknemer ntvangt geen mededeling ver de verwijdering van de gegevens. Een dr 100 Present gecntracteerde bedrijfsarts/arb-dienst bewaart de gegevens van werknemer gedurende 15 jaar na einde arbeidsvereenkmst met werknemer met de werkgever pdrachtgever f het einde van het cntract tussen werkgever en de bedrijfsarts/arb-dienst. Geannimiseerde gegevens verstrekking 100 Present is gerechtigd vanuit de registratie van persnsgegevens van zieke werknemers geannimiseerde gegevens te verwerken ten beheve van managementinfrmatie, verslaglegging aan interventiebedrijven en Arb-diensten, acquisitie, publicatie en wetenschappelijke deleinden en vr het afleggen van verantwrding en verslaglegging aan werkgevers en verzuimverzekeraars. Klachten ver privacy Mcht een belanghebbende van mening zijn dat de bepalingen van dit statement niet f niet vldende wrden nageleefd f de privacy van werknemer niet naar behren wrdt beschermd dan kan werknemer schriftelijk een klacht indienen bij de directie van 100 Present. Afhandeling van de klacht geschiedt cnfrm de dr 100 Present gehanteerde klachtenprcedure (beschikbaar via Privacy Reglement 100 Present