Privacy beleid. Kinderopvang Pernis

Transcriptie

1 Privacy beleid Stichting hecht veel waarde aan de bescherming van uw persnsgegevens. Dit privacy beleid is van tepassing p alle privacygevelige infrmatie f persnsgegevens die u aan ns verstrekt, bijvrbeeld via een inschrijffrmulier f het registratiefrmulier p nze website. In dit privacy beleid willen we heldere en transparante infrmatie geven ver he wij mgaan met persnsgegevens van nze klanten. Wij den er alles aan m uw privacy te waarbrgen en gaan daarm zrgvuldig m met persnsgegevens. Stichting hudt zich in alle gevallen aan de tepasselijke wet- en regelgeving, waarnder de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: - Uw persnsgegevens f dat van uw kind(eren) verwerken in vereenstemming met het del waarvr deze zijn verstrekt, deze delen en type persnsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid; - Verwerking van uw persnsgegevens f dat van uw kinderen beperkt is tt die gegevens welke minimaal ndig zijn vr de deleinden waarvr ze wrden verwerkt; - Vragen m uw uitdrukkelijke testemming als wij deze ndig hebben vr de verwerking van persnsgegevens; - Passende technische en rganisatrische maatregelen hebben genmen zdat de beveiliging van persnsgegevens gewaarbrgd is; - Geen persnsgegevens drgeven aan andere partijen, tenzij dit ndig is vr uitvering van de deleinden waarvr ze zijn verstrekt; - Op de hgte zijn van uw rechten mtrent uw persnsgegevens, u hierp willen wijzen en deze respecteren. Als rganisatie zijn wij verantwrdelijk vr de verwerking van uw persnsgegevens in vereenstemming met de AVG. Indien u na het drnemen van ns privacy beleid, f in algemenere zin, vragen heeft hierver f cntact met ns wenst p te nemen kan dit via nderstaande cntactgegevens: Stichting Cntactpersn: Esther van Dijk Overhandstraat SE Pernis bijdehand@nline.nl Privacy beleid Stichting

2 Inhudspgave 1.0 Overzicht persnsgegevens Inschrijving Opvang Del verwerking persnsgegevens Overige afspraken en richtlijnen Gedragscde Inzage, cntrle en wijziging van gegevens Bewaren van gegevens en bewaartermijn Beveiliging Uitwisseling van gegevens met derden Ontwikkeling van het kind Verwerkersvereenkmst Cmmerciële deleinden Identificatie klant Tegang van derden tt persnsgegevens Klachten Verwerking van persnsgegeven van medewerkers 10 Privacy beleid Stichting

3 1.0 Overzicht persnsgegevens Stichting legt de vlgende gegevens vast, hierbij kan nderscheid gemaakt wrden tussen gegevens die bij inschrijving wrden vastgelegd en gegevens die wrden vastgelegd als nderdeel van de pvang van de kinderen. 1.1 Inschrijving De vlgende gegevens van klanten wrden vastgelegd p basis van pgave dr uders. Deze gegevens wrden vastgelegd ten beheve van het uitveren van de vereenkmst tussen klant en Stichting vr het pvangen van de kinderen van betreffende klanten p lcatie. - Kind Naam Adresgegevens BSN kind Gebrtedatum Natinaliteit Srt pvang Dagdelen waarp de pvang plaatsvindt f gewenst is - Ouders Naam Adresgegevens Telefn (vast, mbiel, werk) BSN uders Bankrekeningnummer uders Bij het bewaren van deze gegevens wrden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevlen bewaartermijnen dr de Autriteit Persnsgegevens (AP) in acht genmen. Deze termijnen staan vermeld in paragraaf Opvang In de peride dat er pvang wrdt afgenmen wrdt er een kind-dssier bijgehuden. Het kind-dssier bevat de vlgende gegevens: - Kindgegevensfrmulier - Observaties - Testemmingsfrmulier - Afsprakenfrmulier BSO - Verklaring medicijntediening* - Aftekenlijst medicijntediening* - Verslag uder gesprek* - Kind-verslag grepsverleg - Overzicht verslaglegging meldcde en bijbehrende verslagen* Gegevens wrden vastgelegd dr de pedaggisch medewerker die werkzaam is p de grep van het kind. De met een sterretje gemarkeerde zaken wrden (mede) dr uders aangegeven. Bij het bewaren van deze gegevens wrden de wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genmen. Privacy beleid Stichting

4 2.0 Del verwerking persnsgegevens Stichting verzamelt alleen gegevens van uders en kinderen in het kader van de uitefening van haar taken. Persnsgegevens van uders en kinderen wrden verwerkt vr de vlgende delen: - Het bijhuden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvering van de vereenkmst; - Het bijhuden van gegevens die van belang zijn vr de pvang, verzrging, begeleiding en ntwikkeling van het kind; - Het nderhuden van cntacten via telefn f met de uders, vgden en verzrgers van de kinderen; - U te infrmeren ver wijzigingen van nze diensten en prducten; - Om nze diensten aan u te verlenen; - Ter uitvering van tetsing en inspectie: denk aan een GGD-inspecteur, interne- en externe auditren en de accuntant; - Het aanvragen en verantwrden van subsidie/teslagen. Privacy beleid Stichting

5 3.0 Overige afspraken en richtlijnen 3.1 Gedragscde Vr alle medewerkers van Stichting geldt dat zij zrgvuldig mgaan met de privacygevelige gegevens van klanten en van cllega s. Dit betekent dat: - Privacygevelige nderwerpen met uders wrden besprken znder aanwezigheid van andere uders; Indien er tijdens het haal- f brengmment gevelige zaken met uders besprken wrden, gebeurt dit in een ruimte waar andere uders het gesprek niet kunnen vlgen; - Buiten de werkkring geen casus met naam en tenaam wrdt besprken; - In ntulen gebruik wrdt gemaakt van initialen als kinderen genemd wrden. De verdrachtsmap is vr intern gebruik, daarin kunnen namen vlledig geschreven wrden; - Schriftelijke gegevens zrgvuldig wrden pgebrgen; - Schriftjes alleen vr de uders van het kind zijn bedeld. Andere uders kunnen deze niet inzien; - Pedaggisch medewerkers van de BSO de uders p de hgte stellen van alles wat er is besprken met de leerkracht tijdens het halen van schl; - Er niet tegen uders in negatieve termen wrdt gesprken ver grepsgenten van hun kind; - Cllega s niet ver elkaar praten en dat er geen gegevens ver medewerkers met elkaar wrden uitgewisseld znder medeweten van de betrkkene; - Er geen privégegevens van medewerkers aan uders wrdt verstrekt; - Er wrden geen ft s f ander beeldmateriaal geplaats p de website, facebk f nieuwsbrief znder testemming van de uder; - Cmputers p de vestiging zijn beveiligd met een wachtwrd. 3.2 Inzage, cntrle en wijziging van gegevens Vanuit de AVG hebben de uders het recht m hun gegevens en die van hun kinderen in te zien, te crrigeren en te verwijderen. Het inzagerecht hudt in dat uders een aanvraag kunnen indienen m inzicht te krijgen in welke gegevens Stichting ver hen f hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij binnen kmt, zal de vlgende infrmatie wrden verschaft aan de uders: - De deleinden van de gegevensverwerking; waarvr wrden de persnsgegevens ingezet Stichting ; - De aard en de herkmst van de persnsgegevens die verwerkt wrden; dit kunnen bijvrbeeld de gegevens zijn die uders actief hebben verstrekt bij het inschrijven, f die zijn heeft verzameld gedurende de pvangperide; - De ntvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie Stichting gegevens verschaft en die deze gegevens vr eigen deleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, het wijkteam, de GGD f het cnsultatiebureau. Daarnaast hebben klanten van Stichting het recht m gegevens te crrigeren en/f te verwijderen. Dit vlgt na een inzageverzek. Crrectie f verwijdering mag de klant vragen indien de gegevens feitelijk njuist zijn, niet ndig zijn m het del te behalen, f als de gegevens in strijd met een wettelijk vrschrift wrden verwerkt. Om te vlden aan een dergelijk verzek van de klant, heft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging dr Stichting. Feitelijke njuistheid van gegevens heft tensltte geen gevlg te zijn van het niet vlden aan de zrgplicht dr Stichting. Gegevens kunnen k per ngeluk futief zijn pgegeven f ingeverd. Privacy beleid Stichting

6 Bvengenemde rechten zijn niet nbeperkt. Het is namelijk mgelijk dat Stichting een wettelijke bewaartermijn met naleven van bijvrbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het vr Stichting wettelijk gezien niet tegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, k al verzekt de klant hierm. Stichting zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn vr geldt en dat de verige gegevens verwijderd zullen wrden p het mment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelpen. Stichting Kinderpvang Pernis zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen f, indien verwijderen echt niet mgelijk is, annimiseren. Een verzek van een klant wrdt binnen vier weken beantwrd. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzek wrdt nageleefd, f een weigering, die met redenen mkleed zal zijn. Een verzek tt inzage, crrectie f verwijdering van gegevens kan wrden ingediend bij Esther van Dijk. Stichting Kinderpvang Pernis kan lgischerwijs vragen m een legitimatie vr dat er gehr kan wrden gegeven aan een verzek. Naast het inzien, crrigeren f verwijderen heeft de uder het recht m de testemming vr de gegevensverwerking in te trekken f bezwaar te maken tegen de verwerking de persnsgegevens. De uder heeft het recht p gegevensverdraagbaarheid. Dat betekent dat er bij Stichting een verzek ingediend kan wrden m de beschikbare persnsgegevens van de uder in een cmputerbestand naar de uder f een ander, dr de uder genemde rganisatie, te sturen. 3.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn Persnsgegevens wrden niet langer bewaard dan ndzakelijk is. De bewaartermijn vr een gegeven wrdt enerzijds bepaald dr wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als minimaal, min) en anderzijds dr aanbevlen bewaartermijnen dr bijvrbeeld de AP (aangeduid als maximaal, max). Stichting hanteert de vlgende bewaartermijnen: Gegevens kind Termijn Srt termijn Wettelijk Naam 7 jaar Min Ja Tussenvegsel 7 jaar Min Ja Vrletters 7 jaar Min Ja Vrnaam 7 jaar Min Ja BSN 7 jaar Min Ja Straatnaam 2 jaar Max Nee Huisnummer 2 jaar Max Nee Pstcde 2 jaar Max Nee Plaats 2 jaar Max Nee Gebrtedatum 2 jaar Max Nee Ftmateriaal 1 jaar Max Nee Gezndheidsgegevens 1 jaar Max Nee Cntractgegevens 7 jaar Min Ja Financiële transacties 7 jaar Min Ja Kinddssier Niet bewaard na einde cntract, tenzij er sprake is van een meldcde prces; dan max 2 jaar. Max Nee Privacy beleid Stichting

7 Gegevens uders Termijn Srt termijn Wettelijk Naam 7 jaar Min Ja Tussenvegsel 7 jaar Min Ja Vrletters 7 jaar Min Ja BSN 7 jaar Min Ja Straatnaam 2 jaar Max Nee Huisnummer 2 jaar Max Nee Pstcde 2 jaar Max Nee Plaats 2 jaar Max Nee Gebrtedatum 2 jaar Max Nee Bankrekeningnummer 2 jaar Max Nee adres 2 jaar Max Nee Telefnnummer 2 jaar Max Nee Cntractgegevens 7 jaar Min Ja Financiële transacties 7 jaar Min Ja Jaarpgave kinderpvang 7 jaar 3.4 Beveiliging Gegevensverwerking gebeurt vrnamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tt het cntract tussen uder en Stichting betreft. De directie en financieel medewerker hebben tegang tt deze gegevens. De pedaggisch medewerkers hebben tegang tt gegevens die betrekking hebben p het kind m hun werk uit te kunnen veren. Stichting heeft passende technische en rganisatrische maatregelen genmen m persnsgegevens te beschermen tegen nrechtmatige verwerking. De vlgende maatregelen zijn genmen; - Alle persnen die namens Stichting van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehuden aan geheimhuding daarvan; - De medewerkers zijn geïnfrmeerd ver het belang van de bescherming van persnsgegevens; - Kinderen wrden in verslagen buiten de grep niet bij naam genemd; - Schriftelijke dcumentatie met betrekking tt het kind-dssier wrdt pgebrgen in af te sluiten kasten; - Accurate virusbescherming; - Unieke klantlgin KOVnet die regelmatig wrdt aangepast; - Bestanden met Persnsgegevens wrden alleen versleuteld pgeslagen; - Wachtwrden wrden zrgvuldig geheim gehuden; - Er wrden gebruikersnamen gehanteerd p de cmputers; - Cmputers wrden alleen vergrendeld achtergelaten; - Cmputers wrden niet in aut achtergelaten; - Oude hardware en data wrdt veilig vernietigd c.q. verwijderd; - Externe pslag, zals USB-sticks wrdt beveiligd met wachtwrden. 3.5 Uitwisseling van gegevens met derden Stichting kan uw persnsgegevens en de persnsgegevens van uw kind delen met derden als dit verenigbaar is met de genemde delen in hfdstuk 2. Verstrekking aan derden kan ndzakelijk zijn vr het uitveren van de vereenkmst die wij met u sluiten, ndzakelijk zijn vr de behartiging van een gerechtvaardigd belang van ns, f ndzakelijk zijn m te vlden aan een eventuele wettelijke verplichting die p ns rust. Privacy beleid Stichting

8 Stichting wisselt ten beheve van de uitefening van haar taken persnsgegevens uit met derden (Belastingdienst, de GGD, het wijkteam, Gemeente, schlen, etc.). Hierbij gelden de vlgende bepalingen cnfrm de: - Persnsgegevens kunnen znder testemming wrden verstrekt aan derden vr zver hiervr: Een wettelijke grndslag aanwezig is (bijvrbeeld in het kader van Teslag kinderpvang); Indien dat gelet p het del waarvr de gegevens zijn verzameld is tegestaan en de betrkkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden; Op grnd van een dringende en gewichtige reden, vr zver de persnlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardr niet nevenredig geschaad wrdt. In alle andere gevallen wrden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervr testemming geeft. Stichting wisselt in het kader van de uitvering van het cntract met de klant en de wettelijke verplichtingen die heeft met de vlgende partijen gegevens uit ver uders en kind: - geeft in het kader van de Teslag kinderpvang gegevens van kinderen en uders dr aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens vr zver deze vr de belastingdienst ndzakelijk zijn (naam, adres, BSN kind en betalende uder, genten pvang). - geeft in het kader van de cntrlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderpvang gegevens van het kind (naam, gebrtedatum) dr aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die ndzakelijk zijn vr het bepalen van de begeleider/kind rati. 3.6 Ontwikkeling van het kind biedt een veilige en vertruwde mgeving en vindt het belangrijk dat de ntwikkeling van kinderen gestimuleerd wrdt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig verleg en afstemming plaatsvindt met de uders/verzrgers. Onderdeel van dit verleg is het uitwisselen van infrmatie. In het belang van het kind kan het ndig zijn m infrmatie, naast uders k uit te wisselen met derden (GGD, cnsultatiebureau, schlen, wijkteam, algemeen maatschappelijk werk enz.). De vlgende infrmatie kmt hiervr in aanmerking: - Zrg m de mgeving van het kind - Zrg m het kind betreffende ntwikkeling - Fysieke verzrging - Intelligentientwikkeling - Geestelijke verzrging - Ontwikkelingsgebieden als mtriek, taal/spraak etc. - Gedragsntwikkeling Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat uders hiervr expliciet testemming hebben gegeven. De gegevens ver het kind aangaande de ntwikkeling die binnen een nrmale ntwikkelingslijn vallen, wrden niet met derden gedeeld zlang dit niet in het belang van het kind is. Privacy beleid Stichting

9 Ouders hebben te allen tijde recht p inzage in het dssier van hun kind. Daarnaast heeft de plicht m altijd met uders in gesprek te gaan ver eventuele zrgen rndm het kind. Wij zullen samen met de uders kijken he nze zrgen kunnen wrden weggenmen. Indien de zrgen dusdanig grt zijn en deze in gesprek met de uders niet wrden weggenmen, kunnen wij ns gendzaakt zien een melding te den bij Veilig Thuis. Wij zullen uders hier vraf van p de hgte stellen. Wij den in principe geen annieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen f medewerkers in het gedrang is. 3.7 Verwerkersvereenkmst Met bedrijven die persnsgegevens verwerken in pdracht van Stichting Kinderpvang Pernis wrdt een verwerkersvereenkmst geslten m te zrgen vr eenzelfde niveau van beveiliging en vertruwelijkheid van persnsgegevens. Met deze partijen maakt Stichting hierin uiteraard de ndige afspraken m de beveiliging van persnsgegevens te waarbrgen. Stichting blijft verantwrdelijk vr deze verwerkingen. 3.8 Cmmerciële deleinden Persnsgegevens wrden niet verkcht f gedeeld met derden vr cmmerciële deleinden, tenzij de uder hiervr uitdrukkelijk testemming geeft. Persnsgegevens van uders en/f de persnsgegevens van het kind kunnen wrden gebruikt vr marktnderzek en de ptimalisering van nze dienstverlening. De persnsgegevens wrden in dat kader geannimiseerd en zijn dus niet meer tt de uder f het kind herleidbaar. 3.9 Identificatie klant Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedaggisch medewerker niet kan vaststellen f de betrkken vlwassene inderdaad bevegd is m een kind p te halen. Te denken valt aan een situatie waarin de pedaggisch medewerker ng geen kennis heeft gemaakt met de betrkken uder f degene die het kind phaalt is ng nit eerder p de vestiging geweest (pa, ma f m, tante, buurvruw). De pedaggisch medewerker heeft het recht de persn te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mgelijkheden zijn bekeken. Andere mgelijkheden zijn.a. verleg met cllega, telefnisch cntact met uders. Vanuit de verheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intakegesprek cntrleren de leidinggevende de bij ns geregistreerde nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de uder(s) Tegang van derden tt persnsgegevens Binnen Stichting kunnen persnsgegevens wrden verstrekt ter uitvering van tetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de tezichthuder vanuit de GGD, de interne auditren, de externe auditr(en) en de accuntant. Met desbetreffende persnen is een geheimhudingsverklaring vastgelegd Klachten Stichting neemt de bescherming van persnsgegevens serieus en nemen passende maatregelen m misbruik, verlies, nbevegde tegang, ngewenste penbaarmaking en ngerlfde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet ged zijn f er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan cntact p met de directie. Privacy beleid Stichting

10 Klachten ver het niet juist uitveren van het privacy beleid kunnen via de reguliere klachtenprcedure van geuit wrden. De klachtenprcedure is te vinden p de website. Wij willen u er tevens p wijzen dat u de mgelijkheid heeft m een klacht in te dienen bij de natinale tezichthuder, de Autriteit Persnsgegevens (AP) 4.0 Verwerking van persnsgegeven van medewerkers Persnsgegevens van medewerkers wrden dr Stichting verwerkt ten beheve van de vlgende delstellingen: - Uitvering geven aan de arbeidsvereenkmst - Versturen van mededelingen en infrmatie per Grndslag vr deze persnsgegevens is: - De arbeidsvereenkmst - Infrmeren van medewerkers Vr de bvenstaande delstellingen kan Stichting de vlgende persnsgegevens van u vragen: - Vrnaam; - Tussenvegsel; - Achternaam; - Telefnnummer; - adres; - Gebrtedatum; - Salarisgegevens; - Kpie ID; - BSN-nummer; - Bankgegevens. Uw persnsgegevens wrden dr Stichting pgeslagen ten beheve van bvengenemde verwerking(en) vr de peride: - Gedurende de peride dat men een cntract heeft en daarna alleen in de financiële administratie vr maximaal 7 jaar. Privacy beleid Stichting