Rapport van het inspectiebezoek aan Stichting Op me eigen te Lelystad op 13 maart Amsterdam Mei 2013

Transcriptie

1 Rapport van het inspectiebezoek aan Stichting Op me eigen te Lelystad op 13 maart 2013 Amsterdam Mei 2013

2 Inleiding De Inspectie voor de Gezondheidszorg (hierna de inspectie ) heeft op 15 november 2012 een eerste bezoek gebracht aan Stichting Op me Eigen (Omei) te Lelystad. Het rapport van dit bezoek is op 13 februari 2013 gepubliceerd op In het rapport werd een tweetal tekortkomingen geconstateerd. Stichting Omei kreeg tot 13 februari 2013 de gelegenheid om deze tekortkomingen te verhelpen. Rond het verstrijken van de termijn bereikte de inspectie een aantal signalen, waaruit kon worden opgemaakt dat de situatie bij Stichting Omei ernstig verslechterd was. Het ging daarbij om de volgende bronnen: Een vijftal medewerkers (inmiddels ex-medewerkers) beschuldigt de stichting van financieel wanbeleid, onvoldoende inzet van medewerkers, waardoor de geïndiceerde zorg voor de cliënten niet geboden kan worden; Het Zorgkantoor, de gemeenten Lelystad en Almere en de politie Flevoland ontvingen allen signalen over vermeende wantoestanden bij Stichting Omei; In een artikel in het Algemeen Dagblad van 12 maart 2013 worden bronnen geciteerd met betrekking tot vermoede PGB-fraude door de Stichting Omei en een kamerverhuurbedrijf. Naar aanleiding van deze signalen heeft de inspectie besloten opnieuw in gesprek te gaan met de Stichting Omei en tevens een nadere controle uit te voeren voor wat betreft zorgplannen en woonlocaties. Het bezoek vond plaats op 13 maart 2013 en was slechts kort van te voren aangemeld. Korte beschrijving van de situatie op 15 november 2012 Vanuit een initiatief door een kerkgenootschap in 2008 is Omei doorgegroeid naar een stichting met meerdere projecten. Met het groeien van het initiatief wordt ook de noodzaak tot verdere professionalisering gevoeld. Om die reden heeft Stichting Omei een Wtzi-erkenning aangevraagd en is onlangs gestart met een certificeringstraject (HKZ-GGZ). Momenteel wordt zorg geleverd op basis van een persoonsgebonden budget. Stichting Omei biedt de volgende functies: persoonlijke verzorging, begeleiding, behandeling en verblijf. Voor de functie behandeling is geen erkenning in het kader van de Wtzi afgegeven. Stichting Omei begeleidt 70 cliënten met grondslag VG en/of GGZ. Er zijn 24 medewerkers in dienst. Stichting Omei heeft een eigen flex-pool. De stichting heeft geen contract met een zorgkantoor. Wel wordt in onderaannemerschap, op basis van zorg in natura, zorg geboden aan een aantal cliënten van Zorgnet Thuis Best (ZNTB), onderdeel van Thuiszorg Diakonie te Amsterdam. Op het moment van het inspectiebezoek is de stichting in gesprek met Philadelphia over een eventuele fusie. Bevindingen n.a.v. het bezoek op 13 maart 2013 Het inspectiebezoek van 13 maart bestond uit drie onderdelen: 1. Een gesprek met de leiding van Stichting Omei: de bestuurder, de voorzitter van de Raad van Toezicht (RvT) en de zorgcoördinator; 2. Inzage in dossiers & ondersteuningsplannen; 3. Bezoek aan twee locaties van Stichting Omei te Lelystad. Het gesprek met de leiding van Stichting Omei De voorzitter van de RvT is sinds januari 2013 betrokken bij Stichting Omei. De RvT bestaat uit 3 personen. De bestuurder is directeur van Stichting Omei, werkt ook als begeleider, stelt de groepen samen en verzorgt de intakes van de cliënten. De zorgcoördinator is sinds 1 maart 2013 in dienst en heeft primair als taak het coördineren en aansturen van de zorg met als eerste opdracht het in kaart brengen en zo nodig herstructureren van de primaire processen bij de Stichting Omei V50748 Pagina 2 van 6

3 Doel van het inspectiebezoek is te onderzoeken of de Stichting Omei voldoet aan de artikelen 2, 3 en 4 van de Kwaliteitswet zorginstellingen (KWZ). De bestuurder zegt dat er inderdaad problemen zijn. Er zijn financiële problemen binnen de organisatie, daarnaast is het middenkader onderbezet door het ontslag van de vijf medewerkers. Met de ontslagen medewerkers is een conflict. De negatieve berichten in de pers doen de zaak ook geen goed. De bestuurder verklaart dat de functie van directeurbestuurder competenties vereist die hij niet bezit. Hij heeft inmiddels besloten zijn functie ter beschikking te stellen. Ten tijde van het gesprek zijn de aanwezigen niet in staat om inzicht te verschaffen in de financiële situatie van de organisatie noch kon antwoord gegeven worden op de vraag op welke wijze de werknemers die nog in dienst waren hun taken uitvoerden Per 1 januari 2013 is de nieuwe voorzitter van de RvT aangetreden. In deze rol heeft hij meerdere gesprekken gevoerd met de bestuurder. Hij geeft aan dat de RvT nu de koers heeft uitgezet. Tijdens het gesprek met de inspectie blijkt echter niet hoe de voorzitter zijn toezicht vorm wil gaan geven. Hij spreekt voornamelijk over zaken die een bestuurder zou moeten aansturen. Wel is een reglement voor de RvT ter beschikking van de inspectie gesteld. Hierin wordt een goede basis voor het functioneren van de RvT gegeven. Uiteraard moet het functioneren van de RvT in de praktijk blijken. De nieuwe zorgcoördinator is gericht op de inhoud. Hij is nu bezig om te toetsen of de ondersteuningsplannen daadwerkelijk worden uitgevoerd zoals beschreven. Zijn eerste bevindingen zijn dat dit niet het geval is en dat veranderingen doorgevoerd dienen te worden. De zorgcoördinator voert overleg met de directeur ter verantwoording van zijn handelen en over verbetervoorstellen. Ten tijde van het bezoek zijn op vraag van de inspecteurs geen notulen of andere documenten overhandigd waaruit is gebleken dat die gesprekken en daar uit voortvloeiende afspraken zijn vastgelegd. Met betrekking tot de veranderingen die nu binnen de organisatie moeten gaan plaatsvinden is geen plan van aanpak overhandigd. Tijdens het gesprek waren de gesprekspartners niet duidelijk en consistent over de aanwezigheid van zo n gestructureerd plan. Een analyse van de huidige situatie is niet aan de inspectie getoond of overhandigd. Bij de inspecteurs bestaat de indruk dat al gedurende een langere periode onvoldoende sturing gegeven is aan de organisatie, omdat er meerdere langdurig verlopen indicaties zijn aangetroffen, de situatie rond de zorgplannen - zoals beschreven in het rapport n.a.v. het inspectiebezoek op 14 november nog ongewijzigd is en niet is aangetoond dat de bestuurder op basis van management informatie heeft gestuurd. Op 19 maart 2013 is alsnog een plan van aanpak door de inspectie ontvangen. In dit plan wordt onder andere een aanzet gegeven tot de inrichting van de zorg op basis van de prestatie eisen van de NZA, wordt het primaire proces ingericht in 5 basisprocessen die nader uitgewerkt moeten worden en wordt beschreven op welke wijze de verlopen indicaties opnieuw zullen worden aangevraagd. Verder verklaart Stichting Omei een GGZ-psycholoog aangetrokken te hebben en doende te zijn met de werving van een nieuwe bestuurder. In het plan van aanpak wordt uitgegaan van de mogelijkheid de voorgenomen veranderingen binnen een maand te realiseren. De bestuurder zegt in overleg te zijn met Philadelphia om de continuïteit van zorg voor de cliënten te garanderen. Hulp van Philadelphia zou eventueel een overname van Stichting Omei inhouden. De cliënten van Stichting Omei verblijven voor 50% in de instelling op basis van PGB. Via onderaannemerschap met de ZNTB (onderdeel van de Diakonie) wordt ook de helft van de cliënten die bij Stichting Omei verblijven begeleid op basis van ZIN. Ten tijde van het gesprek was het niet zeker of het samenwerkingsverband met ZNTB zou worden voortgezet. In het afgelopen jaar zijn aflopende indicaties niet verlengd waardoor voor de betrokken cliënten geen PGB meer wordt ontvangen. Door de voortdurende negatieve berichten wachten de bewindvoerder(s) van de cliënten nu met betalingen van PGB-gelden aan Omei. Dit levert financiële problemen op. Daarnaast is een aantal PGB s in beheer bij De Boekhoudunie. Niet duidelijk is geworden of deze organisatie kosten in rekening brengt, terwijl er geen PGB meer op de rekening gestort wordt. Voor cliënten zou dat betekenen dat zij die kosten wel moeten betalen. Inzage in dossiers en ondersteuningsplannen Pagina 3 van 6

4 Tijdens het bezoek heeft de inspectie op basis van een overzicht van aanwezige indicaties een zestal dossiers geselecteerd en ingezien waaronder cliënten met indicatie VG 06. De papieren dossiers bestaan uit twee mapjes waarin middels tabbladen de losse inhoud enigszins geordend is. In een separate map worden de overige documenten bewaard. Daarnaast hanteert Stichting Omei een digitaal dossier waarin ook de rapportage wordt geschreven door de begeleiders en waarin evaluatieverslagen kunnen worden vastgelegd. In een checklist bij het papieren dossier wordt aangegeven welke documenten in het dossier aanwezig zijn. In de dossiers mist de juridische status van de cliënt en bij één dossier was de huisarts onbekend. Niet in alle dossiers zijn geldige indicatiebesluiten aangetroffen. Volgens het overzicht van indicaties hebben 17 van de 70 cliënten op dat moment geen geldige indicatie. Zij zijn op het moment van het inspectiebezoek nog wel in zorg bij Stichting Omei. De zorgcoördinator verklaart dat de indicaties nu weer versneld worden aangevraagd. Op de vraag hoe de zorg voor deze 17 cliënten gefinancierd wordt, zeggen de gesprekspartners daar niets voor te ontvangen. Sommige indicaties zijn eind 2011 en begin 2012 al verlopen. Er is correspondentie van het zorgkantoor aangetroffen waaruit blijkt dat de cliënt en organisatie tijdig zijn geïnformeerd over het verlopen van de indicatie. Daarbij is advies gegeven over het vervolg. Een verlenging van de indicatie is destijds echter niet aangevraagd. In één van de zes dossiers is een schrijven van het zorgkantoor aangetroffen waarin staat dat de cliënt nog geld terug krijgt van het zorgkantoor. Ook het formulier dat moest worden ingestuurd om het geld terug te krijgen, is onbeschreven in het dossier aangetroffen. In één dossier zitten originele bezwaarbrieven aan het zorgkantoor. Niet duidelijk is of deze bezwaarbrieven (over terugvordering van PGB-gelden door het zorgkantoor) ook daadwerkelijk zijn verstuurd. Het format begeleidingsplan vormt op zich een goede basis, mits het op een juiste manier ingevuld wordt en er ook naar gehandeld wordt. Volgens de zorgcoördinator is dat nu niet het geval. De evaluatiedata zijn over het algemeen netjes ingevuld in het begeleidingsplan. Op het overzicht moet worden aangegeven of de evaluatie is gehouden. Dat is in de geselecteerde dossiers niet het geval. Van eventuele evaluaties ( die er wel zijn geweest volgens de gesprekspartners) zijn geen notulen aangetroffen in het papieren dossier noch in het digitale systeem. Ook is niet duidelijk of bijstelling van de doelen heeft plaatsgevonden. De plannen zijn niet vanuit cliëntperspectief beschreven. De beschreven doelen zijn niet SMART geformuleerd en uitgewerkt in werkpunten, in de cliëntrapportage is daarover geen verantwoording aangetroffen. De persoonlijk begeleider is verantwoordelijk voor de uitvoering van het begeleidingsplan. De eindverantwoordelijkheid voor de begeleidingsplannen ligt bij de directeur en de zorgcoördinator. Bij de plannen is niet zichtbaar wie de behandelaar dan wel de verantwoordelijke persoonlijk begeleider is. De plannen zijn wel ondertekend, echter naam en functie van de begeleider ontbreken. De directeur ondertekent de plannen met gedragsspecialist op basis van een gevolgde post-hbo opleiding. Verder zijn er geen specialisten of deskundigen betrokken bij het opstellen van het begeleidingsplan. Het plan bevat een summier persoonsbeeld. Mogelijkheden en beperkingen zijn minder uitvoerig beschreven. Diagnostiek en rapportage van eerdere hulpverlening is in een aantal plannen wel aangetroffen. In de dossiers zijn risico-inventarisaties aangetroffen. Deze bestaan uit een overzicht waarbij aangekruist kan worden op welk gebied er sprake is van een risico. Een uitwerking daarvan is niet aangetroffen in het dossier. Ook in het signaleringsplan is het risico niet concreet te achterhalen. Het is niet duidelijk of volgens de signaleringsplannen gewerkt wordt. De rapportages sluiten niet aan op de signaleringsplannen. De directeur doet de intake en maakt een voorlopig begeleidingsplan. Er zijn geen andere deskundigen betrokken bij de intake. Kijkend naar de samenstelling van de groepen rijzen twijfels over de zorgvuldigheid en deskundigheid daarbij, omdat het gaat om cliënten met veelal ernstige dan wel complexe (gedrags)problematiek V50748 Pagina 4 van 6

5 Naar aanleiding van het dossieronderzoek is de gesprekspartners gevraagd naar de verantwoording van de begeleidingsuren in verband met facturatie en verantwoording naar het Zorgkantoor. Een systeem daarvoor is er niet. Indien er in het zorgcontract staat vermeld dat er variabele begeleidingsuren geleverd worden, is de dagrapportage en of de agenda van de medewerker de enige verantwoordingsbron. Op de waarheidsgetrouwheid van deze verantwoording is geen controle. Digitaal kunnen agenda s van medewerkers ingevoerd worden. Niet alle medewerkers vullen de agenda goed in. Er is daardoor geen basis voor een betrouwbare verantwoording van geleverde begeleiding aan cliënten en inzet van medewerkers. Binnen de organisatie wonen cliënten met maximaal 4 personen in een huis (zij huren allen een kamer onder andere via Kamergemak). Cliënten met diverse indicaties wonen bij elkaar ( VG6 tot LVG 1, 2 of 3 en GGZ 2 of 3 en een enkele BJZ indicatie). De cliënten hebben een persoonlijk begeleider toegewezen gekregen. Tijdens het bezoek aan de beide locaties is geen begeleiding aangetroffen terwijl er wel cliënten aanwezig waren. De bestuurder geeft aan dat er geen sprake is van 24-uurs nabijheid, wel van een 24-uurs bereikbaarheidsdienst. Hij is zich er niet van bewust dat de VG 06 indicatie deze 24 -uurs nabijheid voorschrijft. Tijdens het bezoek aangetroffen cliënten geven aan dat de begeleiding komt als zij door de cliënt gebeld worden (ook bij cliënten met een VG 6 indicatie). Er is daarmee in voorkomende gevallen geen sprake van afstemming van de begeleiding op de zorgvraag van de cliënt. Daarnaast stelt de inspectie vast dat een aantal jongeren geen dagbesteding heeft. Het bezoek aan twee verblijfslocaties te Lelystad Tijdens het bezoek heeft de inspectie twee locaties geselecteerd waar een rondgang heeft plaatsgevonden. De woningen staan in Lelystad. De woningen maakten een verwaarloosde indruk, de woonkamer en de keuken oogden vervuild (gaten in de muur en de deur, losse (internet)kabels door de kamer, lege alcoholflessen in de gang, grote hoeveelheid afwas in de keuken, sigarettenpeuken op de grond en veel post in de hal) Verder is tijdens het bezoek een persoon in het huis aangetroffen die niet in zorg was bij Stichting Omei. Conclusie Zorginhoudelijk blijft de instelling in gebreke op de volgende terreinen: - Zorgplannen zijn niet in overeenstemming met het Besluit zorgplanbespreking AWBZ-zorg. Het is onduidelijk op welke wijze de zorgaanbieder en de cliënt de gestelde doelen trachten te bereiken en wie verantwoordelijk is voor de zorg en voor de afstemming met andere zorgverleners. Gehouden evaluaties worden niet vastgelegd; - De begeleiding is kwalitatief en kwantitatief niet in overeenstemming met de zorgzwaarte van de cliënten/ de afgegeven indicaties. Een substantieel aantal cliënten heeft indicatie VG 06 waarbij conform het Besluit zorgaanspraken AWBZ de volgende verblijfkenmerken gehanteerd worden: o Setting: beschermd verblijf; o Nachtdienst: wakende of slapende nachtwacht; o Leveringsvoorwaarden: voortdurende nabijheid. Aan geen van deze kenmerken wordt door de instelling bij deze cliënten voldaan. Herindicaties zijn door de instelling niet of met grote vertraging aangevraagd, waardoor er op het moment ven het bezoek 17 van de 70 cliënten in zorg zijn zonder indicatie en zonder financiering. Hierdoor kan de instelling onvoldoende begeleidingsuren inzetten; - De instelling kent geen functionerend kwaliteitssysteem; - Er is geen sprake van betrouwbare verantwoording van de geleverde zorg. Als basis voor de verantwoording wordt gebruik gemaakt van de dagrapportages en de agenda s van de medewerkers. Beide systemen worden onzorgvuldig bijgehouden; - De woningen van de cliënten zijn slecht onderhouden en vervuild. Pagina 5 van 6

6 De inspectie beoordeelt de situatie binnen Stichting Omei als zeer zorgelijk en risicovol. Er is sprake van niet verantwoorde zorg en de veiligheid van de cliënt is onvoldoende gegarandeerd. De randvoorwaarden voor het bieden van verantwoorde zorg worden niet gerealiseerd. De zorg is niet van voldoende niveau en niet afgestemd op de behoefte van de cliënt, waardoor er sprake is van risico s voor de cliënten. Er wordt derhalve niet voldaan aan artikel 2 van de KWZ. Het niet overeenstemmen van de kwaliteit en kwantiteit van het personeel met de zorgzwaarte van de cliënten/ de afgegeven indicaties en het ontbreken van een goede aansturing van de medewerkers, maakt dat niet wordt voldaan aan artikel 3 van de KWZ. Het ontbreken van een functionerend kwaliteitssysteem maakt systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van zorg niet mogelijk. Hiermee wordt niet voldaan aan artikel 4 van de KWZ V50748 Pagina 6 van 6