Keukencalculatie. Kostenbeheersing. 1. Inkoopkosten. 2. Arbeidskosten. 3. Overige exploitatiekosten.

Transcriptie

1 Keukencalculatie Kostenbeheersing Een goede kok beheerst niet alleen zijn keuken, maar ook zijn kosten! In de hoofdstukken 1 en 9 heb je kunnen lezen, dat koks van vele markten thuis moeten zijn. Koken mag dan hun hoofdberoep zijn; je moet meer in huis hebben voor je je een goede kok kunt noemen! In de hoofdstukken 1 en 9 hebben we al gezien dat kostenbewustzijn en -beheersing een belangrijk onderdeel van het beroep zijn geworden. Vroeger hoefden koks zich niet zo druk te maken over zaken als omzet en kosten. Als zij maar lekker kookten, dan zorgde de baas wel voor de rest. Heel lang werkte men in keukens met de vuistregel dat de verkoopprijs van gerechten drie maal over de kop berekend werd. Dat wil zeggen dat de verkoopprijs van gerechten werd bepaald op drie maal de voedselkosten. Dan draaide de keuken met winst. Maar van een echte kostenberekening voor de verschillende gerechten was meestal geen sprake. Die tijden zijn veranderd. Koks moeten nu de kosten in keukens kunnen beheersen. Zij moeten weten wat de kostprijs van gerechten is en hoe hoog de andere kostenposten zijn. Zij moeten ook weten hoe zij de verschillende kostenposten in de hand kunnen houden. De kosten van inkoop, arbeid, apparatuur en energie gaan bijna jaarlijks omhoog, terwijl de gasten niet bereid zijn meer te betalen. Koks in instellingen krijgen vaak een budget toegewezen waarbinnen zij alle produkten moeten produceren. Zij moeten dan voor 3,80 of 4,27 per dag hun gasten drie maaltijden voorzetten. En dat is dan een heel gereken! In horecabedrijven werken de koks meestal nog niet met een budget. Zij berekenen vooraf wat een gerecht of een menu zal gaan kosten. Na afloop rekenen ze de daadwerkelijke kosten nog eens na. Een goede kok moet dus kunnen meedenken en meewerken om kostenverhogingen te helpen opvangen zonder verlies van kwaliteit van de spijzen en dranken. Drie elementaire kostenposten in keukens Inmiddels weet jij nu ook al iets van de kosten in de keuken. In hoofdstuk 9 over bedrijfsvoering heb je kennis kunnen maken met de drie belangrijke kostenposten en het belang van kostenbeheersing: 1. Inkoopkosten. 2. Arbeidskosten. 3. Overige exploitatiekosten. De twee voornaamste bestanddelen van produktkosten zijn: 1. Inkoopkosten, dus de verhouding tussen prijs en kwaliteit van de grondstoffen. 2. Arbeidskosten, dus de verhouding tussen de hoeveelheid en prijs van de arbeid. Je weet misschien ook nog dat we twee extreme kostenplaatjes presenteerden. Aan de ene kant zijn er keukens met hoge inkoopkosten. Daar koopt men exclusieve grondstoffen van hoge kwaliteit of voorbewerkte grondstoffen in. Aan de andere kant zijn er keukens met hoge arbeidskosten. Daar zet men hooggeschoolde medewerkers in of men werkt arbeidsintensief. Men verricht dus veel voorbereidende werkzaamheden zelf. Het blijkt dat de kostenplaatjes van de meeste keukens zich tussen deze uitersten bewegen. Elke keuken stelt zelf het kostenpercentage, de acceptabele combinatie van kostenposten, vast voor haar produkten. Kostenpercentages verschillen per bedrijf Je weet dat je met behulp van kostenpercentages het rendement en het resultaat van de keuken per maand en per jaar kunt vergelijken. Als je het kostenpercentage van je eigen keuken wilt uitrekenen, moet je de volgende vragen kunnen beantwoorden: 1. Hoe groot was de keukenomzet? 2. Hoe hoog waren de inkoopkosten? 3. Hoe hoog waren de arbeidskosten? 4. Hoe hoog waren de overige exploitatiekosten? Dat betekent dat de keuken en de administratie van de keuken een goed overzicht van de kosten moeten maken. Veel koks vinden dat niet het leukste deel van hun werk. Toch is het noodzakelijk om te kunnen overleven in de keuken. Je hebt ook geleerd dat kosten door allerlei zaken beïnvloed worden. Het type bedrijf, het gebruik van verse of bereide grondstoffen, het ontkoppeld of gekoppeld werken. Het zijn allemaal zaken die invloed hebben op de kostenverdeling in keukens. 1

2 Fast-foodbedrijf Luxe restaurantbedrijf 20% 22% 20% 38% 14% 12% 39% 35% Inkoop Arbeidskosten (exclusief ondernemersloon) Overige exploitatiekosten Bruto bedrijfsresultaat plus afschrijvingen Illustratie 12-1 Verhouding tussen de kostenpercentages van een klassiek luxe restaurant en een fast-foodbedrijf Bij het bestuderen van dit hoofdstuk moet je er vooral aan denken dat je de kostenpercentages van bedrijven niet zo maar kunt vergelijken. Elk bedrijfstype heeft zijn eigen kostenpercentage. Hieronder zullen we je enige voorbeelden geven. Het klassieke, luxe restaurant zal veel en duur personeel nodig hebben, terwijl een fast-foodbedrijf vooral met dure voorbewerkte halfprodukten zal werken. Kostenbeheersing als vaktechniek In dit hoofdstuk zullen we je een paar belangrijke technieken leren om de kosten in de keuken te beheersen. Die technieken bestaan uit: 1. Het vastleggen en registreren van produktgegevens. Bijvoorbeeld: het vastleggen van de kwaliteitseigenschappen van verschillende soorten grondstoffen of het maken van inkoopspecificaties. 2. Het vastleggen van het verbruik en de benodigde voorraad grondstoffen. 3. Het vastleggen en vergelijken van produktkosten. Bijvoorbeeld: het vergelijken van de kosten van zelfbewerkte en voorbewerkte grondstoffen. 4. Het vastleggen van de benodigde en gebruikte arbeidstijd voor produkten. 5. Het berekenen en calculeren van de produktprijs. Bijvoorbeeld: het berekenen van de prijs van gerechten en menu s. In hoofdstuk 9 over bedrijfsvoering hebben we een paar berekeningen gemaakt om je duidelijk te maken uit welke onderdelen de kosten zijn opgebouwd. We zullen je onder andere leren om zelf eenvoudige kostprijsvergelijkingen te berekenen. In leermiddelen voor management opleidingen wordt meer aandacht aan uitgebreide kostenberekeningen/calculatietechnieken besteed. Kostenregistratie betekent het systematisch vastleggen van kosten op papier of in een computerbestand. Je kunt bijvoorbeeld de kosten die je in de keuken maakt voor een diner voor dertig personen, precies vastleggen. Je kunt dan later de inkoop- en arbeidskosten precies berekenen. Kostencalculatie is hetzelfde als kostenberekening. Kostenberekening is een instrument waarmee je de prijs van inkoop, arbeid en produkten kunt berekenen en is daarmee één van de technieken waarmee je kosten in keukens kunt beheersen. Door goed te calculeren, kun je produkten voor een scherpe, concurrerende of kostendekkende prijs op tafel zetten. Zo kun je zien of jullie keuken binnen de geplande kosten werkt. Voor- en nacalculatie In de keukens van veel bedrijven is de berekening van de kostprijs van produkten lange tijd achteraf gebeurd. Eerst werd de vuistregel drie maal over kop gebruikt. Daarmee kon de boekhouder pas achteraf vertellen of de keuken met winst of verlies had gewerkt. Tegenwoordig calculeert men anders. Men gaat vooraf bij de samenstelling van menukaarten of menucycli uitgebreid zitten rekenen. Keukens registreren tegenwoordig zelf hun kostenposten. Ze maken zelf vooraf en achteraf berekeningen; ze maken voor- en nacalculaties. De financiële administratie in keukens wordt steeds belangrijker. Koks zijn dit ook zelf gaan doen, omdat anders anderen over hun financiën zouden beslissen. Als (chef-)kok zul je je vaak bezig moeten houden met het maken van voor- en nacalculaties omdat de kosten van produkten en diensten zowel binnen als buiten de keuken voortdurend veranderen. Enkele voorbeelden: Het wordt steeds moeilijker om vakbekwame en betaalbare arbeidskrachten te krijgen, die op de ongunstige werktijden in keukens willen werken. Vaak is het onmogelijk deze krachten in te zetten op het werk van ongeschoolden. In de keukens wordt vaak acht uur of meer gewerkt terwijl daar niet meer dan vier uur omzet tegenover staat. Veranderingen van produkten, bewerkt en niet voorbewerkt, kunnen de prijs van gerechten beïnvloeden. 2

3 Er komt steeds meer apparatuur op de markt die arbeid vervangt, waardoor het werk efficiënter kan worden gedaan. Als (chef-)kok zul je dus de vinger steeds aan de financiële pols moeten houden om jouw keuken gezond te houden. 1. Voorcalculatie Voorcalculatie wil zeggen dat je vooraf een berekening maakt van de kosten van een grondstof, produkt of bewerking. Hiervoor zul je natuurlijk eerst het ervaringscijfer in de keuken van de inkoop-, de arbeids- en de exploitatiekosten moeten weten. In goed georganiseerde keukens zijn die meestal uit verschillende bronnen te verkrijgen: a. De arbeidskosten uit eigen registratie. b. De inkoopkosten bij de leveranciers. c. De exploitatiekosten bij de boekhouder uit gegevens van een voorafgaande periode. Ervaringscijfers krijg je door bijvoorbeeld de cijfers van een vorige maand of dezelfde maand van het vorige jaar als uitgangspunt te nemen. Een voorcalculatie maak je bijna altijd wanneer je een nieuwe kaart of cyclus van menu s wilt maken of wanneer je bijvoorbeeld een menu of grote buffetten voor moet calculeren. 2. Nacalculatie Bij de nacalculatie zet je de omzet en kostencijfers achteraf op een rijtje. Je vergelijkt dan de daadwerkelijk gemaakte kosten met die van de voorcalculatie om te zien wat de realiteit is geweest. Een weg terug is er dan natuurlijk niet meer. De uitkomsten van de vergelijking tussen na- en voorcalculatie kunnen positief of negatief zijn. Ze zijn positief als je minder of gelijke kosten hebt gemaakt dan je raamde en negatief wanneer de kosten van de nacalculatie hoger blijken te zijn dan die van de voorcalculatie. Je hebt dan in werkelijkheid meer kosten gemaakt en dus minder verdiend of de begroting op de een of andere manier overschreden. Dat verlies moet je dan ergens zien goed te maken. Je moet voor- en nacalculaties regelmatig vergelijken. Op die manier kun je wellicht op tijd nog corrigeren! Calculaties zijn in ieder geval leerzaam, omdat je de gegevens weer kunt gebruiken voor het maken van een betere voorcalculatie voor een volgend produkt. 3. Begrotingen of budgetten Het komt steeds vaker voor dat men het geheel van de kosten van de keukens per week, maand of jaar vooraf gaat plannen. Dat gebeurt dan met behulp van ervaringscijfers uit de voorafgaande jaren. Bijna elk modern bedrijf heeft tegenwoordig de beschikking over cijfers met betrekking tot de gemiddelde omzet en de gemiddelde kosten van de keuken per week, maand of jaar. Op basis van die gegevens kun je dan een kostenplanning maken per week, maand of jaar. De administratie stelt dan een begroting op van de verwachte inkomsten en uitgaven voor de volgende periode. In bedrijven waar de vraag naar produkten ruim vooraf bekend is, zoals instellingen, werkt men veel met voedings- of keukenbudgetten. De keuken krijgt dan vooraf een bedrag of een budget ter beschikking en moet daaruit tijdens de afgesproken periode produkten leveren en daarmee de verwachte kosten betalen. Als kok draag je dan een stuk verantwoordelijkheid. Je weet precies wat je in een bepaalde periode aan inkoop, arbeid en exploitatie mag uitgeven. 6 Een voorbeeld uit de praktijk Uit ervaring weet men dat een keuken met 35 procent foodcost werkt. De administratie verschaft elke maand de omzet- en inkoopcijfers van die keuken. Voor de maand juni geeft de administrateur de cijfers van twee opeenvolgende maanden, zoals je in illustratie 12-2 kunt zien. mei juni Omzet keuken % % Foodcost % % Arbeids- en % % exploitatiekosten Keuken rendement % % Illustratie 12-2 Omzet- en inkoopcijfers Dit voorbeeld maakt duidelijk dat in de maand juni de foodcost 2 procent hoger was terwijl de omzet gelijk bleef. Over de maand juni leidde dit tot een lager rendement in de keuken van 2.000,. Als (chef-)kok moet je dan gaan nadenken en uitzoeken hoe dat gekomen is. Nog belangrijker is hoe je dat een volgende keer kunt voorkomen. Vroeger merkte men pas achteraf of er met verlies of winst gedraaid werd of men merkte in instellingskeukens dat men dat jaar binnen de begroting had gewerkt. Tegenwoordig bekijkt men dit wekelijks of maandelijks. Dat kan omdat er ook vooraf wordt ingeschat wat de keukenkosten bij een omzet van , per maand mogen bedragen. In ons voorbeeld mogen de inkoopkosten bij een budgetpercentage van 35 procent niet hoger zijn dan ,. Als de keuken daar boven komt, gaat ze boven haar budget. Uit het voorbeeld blijkt tevens dat de arbeidskosten, dus de loonkosten van het keukenpersoneel en de kosten van de afwas, een grote kostenpost zijn. Het is voor een chef-kok dus belangrijk om naast de foodcost ook de overige kosten, de arbeids- en exploitatiekosten, nauwlettend in de gaten te houden. Een goede kok werkt zoveel mogelijk binnen de begroting of het budget van zijn keuken. Daarom moet jij bepaalde berekeningen zelf kunnen maken. 3

4 Het is onmogelijk in het kader van dit boek alle voorkomende berekeningen te maken. Wij beperken ons tot een paar belangrijke berekeningstechnieken, die je in veel situaties kunt gebruiken. Een financieel gezonde keuken is een keuken waar de opbrengst van de produkten groter is dan de kosten. Als kok moet je dan wel de kosten van de inkoop, arbeid en overige exploitatie kunnen berekenen. In dit hoofdstuk leer je de volgende zaken: 1. Enkele vuistregels voor kostenbewust werken. 2. Kostenbewust handelen tijdens het bewerkingstraject. 3. Het verschil tussen inkoop, inslag en zakelijk gebruik. 4. Kostenbewust inzetten van arbeid. 5. Kostenbewust voorraadbeheer. 6. Berekenen van verkoopprijzen van produkten. Als je de berekening en de beheersing van overige exploitatiekosten van de keuken onder de knie wilt krijgen, zul je na deze opleiding een cursus keukenmanagement moeten volgen. Zes vuistregels voor kostenbewustwerken Als kok moet je natuurlijk vakkundig en hygiënisch kunnen werken. Een goede kok werkt daarnaast ook kostenbewust. Dat lijkt zo vanzelfsprekend. Maar in de praktijk wordt het vaak vergeten. Vandaar dat wij een aantal vuistregels voor kostenbewust werken nog eens op een rijtje zetten. 1. Maak zo veel mogelijk gebruik van de ingekochte grondstoffen a. Gebruik zoveel mogelijk delen van de ingekochte grondstoffen. b. Beperk de hoeveelheid afval. c. Let goed op de houdbaarheid van grondstoffen en produkten. 2. Maak zo efficiënt mogelijk gebruik van apparatuur en gereedschappen a. Gebruik ze alleen als het nodig is. Let er op dat het instellen en schoonmaken van apparatuur vaak meer tijd kost dan het handmatig bewerken van kleine hoeveelheden. b. Zorg voor tijdig reinigen en onderhoud van apparatuur en gereedschappen. c. Lees de bedieningsvoorschriften vooraf goed door. Ondeskundig gebruik kan onnodige storingen en kosten veroorzaken. 3. Benut je werktijd zo produktief mogelijk a. Wees je bewust wat jouw arbeid de keuken per minuut of per uur kost. De prijs voor arbeid loopt vanaf 0,15 tot 0,80 per minuut. Een kwartiertje napraten met vijf man over de voetbalwedstrijd van gisteren kost een keuken al snel tussen de 30, en 45, aan onbenutte arbeidskosten! b. Wees produktief tijdens je werktijd. Zorg dat je de bewerkingstechnieken goed beheerst, dan kun je een efficiënte snelheid van werken ontwikkelen. c. Zorg voor een goede werkindeling; een goede mise en place voorkomt veel zoekwerk en onnodige zoektijd. d. Benut de daluren zo goed mogelijk. Zorg dat je op rustige momenten tijdens of tussen uitgiftetijden voorbereidende werkzaamheden kunt verrichten. 4. Doe als juiste man/vrouw het juiste werk a. Als dure kracht moet je zo veel mogelijk werk doen dat goedkopere krachten niet kunnen of mogen. Een sous-chef is te duur om af te wassen of groente te wassen. 5. Werk volgens de afgesproken receptuur a. Verwerk de juiste kwaliteit grondstoffen in de juiste produkten. Je werkt kostenbewust wanneer je de duurste kwaliteit tomaten niet voor de soep gebruikt. b. Verwerk de juiste hoeveelheden grondstoffen in de gerechten. 6. Ga heel zorgvuldig met de voorraad om a. Zorg dat je de juiste hoeveelheid op het juiste moment in voorraad hebt. Sla niet te weinig, maar ook niet te veel grondstoffen in. Voorraad kost ook geld. Houd zorgvuldig de voorraad in de magazijnen en in de koeling bij. Soms ligt daar voor een kapitaal aan grondstoffen! b. Let op het verbruik en de omloopsnelheid van gerechten en grondstoffen. Bekijk regelmatig hoeveel je gemiddeld van de belangrijkste grondstoffen verbruikt. c. Bestel op het juiste moment en op de juiste manier. Bestel tijdig. Let ook op gunstige aanbiedingen. Gebruik eigen bestellijsten, dan heb je bewijsmateriaal over hoeveelheden en kwaliteit. Kostenbewust werken tijdens de produktie De belangrijkste kostenposten in een bedrijf zijn de arbeids- en bedrijfskosten. Je kunt deze kosten beheersen door doelmatig en efficiënt te werken. Dus met een minimale arbeidsinspanning en energie zoveel mogelijk produkten produceren. Ook hier staat het rendement weer centraal. Er zijn twee zaken, die hier een belangrijke rol in spelen: 1. Een efficiënte routing. 2. Een efficiënte produktieplanning. Ken je eigen keuken! De routing in de keuken is de weg die de grondstoffen langs de verschillende plaatsen in de keuken afleggen tot ze klaar zijn om als gerecht of maaltijd 4

5 te worden uitgegeven. De inrichting, de ruimte en de apparatuur in de keuken bepalen de routing. Het is geen eenvoudige zaak om een keuken effectief in te richten omdat je aan veel dingen tegelijk moet denken. Het uitgangspunt bij de inrichting van een keuken is altijd de bedrijfsformule. De keuken van een groot ziekenhuis of een groot hotel is natuurlijk heel anders ingericht dan de keuken van een klein specialiteitenrestaurant. De bedrijfsformule bepaalt dus het keukenconcept! In ziekenhuizen en hotels produceert men voor het ontbijt, de lunch, het avondeten, de banketafdeling en het restaurant. Er worden grote hoeveelheden voedsel geproduceerd en naar verschillende punten getransporteerd. Men heeft grote koel- en vriesruimten nodig voor de opslag van grondstoffen en halfprodukten. Vaak is er een grote, centraal gelegen produktiekeuken met apparatuur voor de produktie en de regeneratie van grote hoeveelheden voedsel. De uitgifte kan in grote keukens plaatsvinden in kleinere uitgiftekeukens op andere plaatsen in het bedrijf. In grote ziekenhuizen transporteert men de maaltijden naar afdelingen, een restaurant of satellietkeukens. In een klein restaurant vinden de werkzaamheden in een kleine keuken plaats. Gerechten worden vaak à la minute bereid. Er wordt vooral gekoppeld geproduceerd. Er is bijvoorbeeld net genoeg ruimte voor drie koks en een afwasser. De koel- en vriesruimten zijn beperkt omdat alle grondstoffen dagelijks vers binnenkomen en direct worden verwerkt. Het keukenconcept bepaalt dus de routing, de opslag en planning van de keuken. Als je de inrichting van jouw keuken in kaart wilt brengen, moet je onder andere rekening houden met de volgende zaken: 1. Hoeveel gerechten of maaltijden worden er geproduceerd en doorgegeven? 2. Over hoeveel m2 ruimte kan de keuken beschikken? 3. Op welke plaats in het bedrijf staat de keuken (voor, achter, boven of onder de uitgifteplaatsen in het bedrijf)? 4. Over welke apparatuur beschik je in de keuken? 5. Wat voor gerechten moeten er worden bereid? Zijn het eenvoudige of arbeidsintensieve produkten? 6. Wat voor produktiemethoden worden gebruikt? Maak je alles zelf of werkt men met voorbewerkte produkten? 7. Hoeveel koks werken er in de keuken? Het is van groot belang een keuken goed in te richten. In de meeste gevallen kun je bestaande keukens niet gemakkelijk aanpassen zonder iets aan de inrichting te doen. Elke verandering in een bestaande keuken kost heel veel geld. Een kostenbewuste routing We onderscheiden twee soorten routings in de keuken: 1. Die van de grondstoffen of de goederenstroom. 2. Die van de werkzaamheden of het werkpad. 1. Een kostenbewuste routing van de grondstoffen Het bewerkingstraject van grondstof tot gerecht moet volgens de kortst mogelijke route verlopen. Dat spaart tijd en geld. Enkele richtlijnen hiervoor zijn: Sla grondstoffen op een plek op, die dichtbij het punt van ontvangst ligt. Het kost tijd en geld als koks en leveranciers met de grondstoffen door het bedrijf moeten slepen. Ook kan het voor de gasten storend zijn. Het bewerkingstraject moet dicht bij de opslag beginnen. Je moet rauwe zalm bijvoorbeeld dicht bij dat punt schoonmaken en fileren. Via de verschillende bewerkingen schuift het produkt steeds verder op door de keuken, richting het uitgiftepunt. De gefileerde zalm komt in de koeling van de warme keuken, wordt daar gegrilleerd, afgewerkt en doorgegeven. Halffabrikaten moeten zo dicht mogelijk bij de afwerkkeuken worden bewaard. Dat is logisch omdat zij direct worden verwerkt en dus onder handbereik moeten staan. Het regenereren en portioneren gebeurt zo dicht mogelijk bij het uitgiftepunt. Het Gastronorm-systeem als voorbeeld Een goed hulpmiddel bij een efficiënte keukeninrichting is het gastronorm-systeem. We hebben in de keuken te maken met schalen, sleden, roosters, bakplaten, wagens, ovens en koelrekken van vaak verschillende afmetingen. Het Gastronorm-systeem gaat uit van de basisafmeting van 530 x 325 millimeter. Diverse andere afmetingen zijn daarvan afgeleid. Zo is er een gestandaardiseerd systeem ontstaan. Een consequent doorgevoerd Gastronorm-systeem in de totale grondstoffenrouting begint bij de opslag van de grondstoffen en eindigt bij de afmeting van de vaatwasmachine. Het Gastronorm-systeem heeft onder andere de volgende voordelen: De uniformiteit van de gebruikseenheden waardoor onderlinge uitwisselbaarheid mogelijk is. Een optimale benutting van de opslagruimten. Geen onnodige verlading van grondstoffen van de ene naar de andere gebruikseenheid. Een betere benutting van de menskracht. Meer informatie over het Gastronorm-systeem kun je vinden in het boek Keukenorganisatie en -apparatuur. 5

6 / /3 1/ /4 1/2 1/ /6 1/6 1/9 1/9 1/9 1/9 1/9 1/ = 2 x 325 L B 2/1 530 T E F Illustratie 12-3 Het Gastronorm-system 2. Een kostenbewuste routing van de werkzaamheden Een kostenbewuste routing van het werkpad vereist een goed uitgedachte opstelling van keukenapparatuur. Het werkpad moet zodanig zijn opgebouwd, dat de loopafstanden tot een minimum beperkt blijven. Een kok kan beter een taak uitvoeren binnen twee minuten met maar tien stappen dan binnen tien minuten met wel honderd stappen! Minder lopen betekent minder tijd en minder kosten. Bovendien verbeteren daardoor de arbeidsomstandigheden. De routing van het werkpad wordt ook beïnvloed door de vaak tijdrovende opstelling van de apparatuur. De salamander kan bijvoorbeeld te hoog hangen zodat de kok iedere keer op zijn tenen moet gaan staan om op het gerecht te kunnen kijken. In andere keukens is de oven te laag geplaatst zodat hij steeds moet bukken om gerechten uit de oven te halen. Bij een koeling onder de werkbank is het verstandig om te denken aan koelladen. Dan kan de kok bukken, het deurtje opendoen, het produkt eruithalen, rechtop gaan staan en het deurtje dichtdoen. Een ergonomisch verantwoorde plaatsing van apparatuur bespaart dus arbeidstijd, houdt het personeel gezonder en beperkt het ziekteverzuim. Het is natuurlijk ook verstandig gebruik te maken van energiezuinige keukenapparatuur. Meer technische informatie over energiezuinige keukenapparatuur vind je in het boek Keukenorganisatie en -apparatuur. Een kostenbewuste produktieplanning Ook de planning van de produktie in een keuken is afhankelijk van het bedrijfsconcept. Bij grootkeukens van instellingen, wegrestaurants en grote hotels is er in de keuken een constante activiteit van s ochtends vroeg tot s avonds laat. Toch zijn er grote pieken in de activiteit. Bijvoorbeeld bij de warme lunch in het ziekenhuis of als er een bruiloftsdiner plaatsvindt op de banketafdeling in het hotel. Bij kleine specialiteitenrestaurants kent men slechts twee pieken: tijdens de lunch en het diner. Alle bedrijven kampen met hetzelfde probleem: er zijn momenten waarop het personeel onder grote druk moet werken en momenten waarop de produktiviteit laag is. Dit probleem hoort bij het werk in de keuken. We kunnen gasten nu eenmaal niet dwingen om verspreid over de gehele dag te eten. In veel instellingen weet je vooraf voor hoeveel gasten je moet koken. Daar kun je heel goed plannen en vooruit werken. Daar wordt de produktie vaak van de 6

7 Arbeid uitgifte gescheiden. Dat betekent dat het werk over de dag verspreid kan worden. In de horeca kun je meestal niet van te voren inschatten hoeveel gasten er komen. Het gevolg hiervan is dat er in een horecabedrijf pas gekookt wordt als de gasten iets bestellen. Daardoor kunnen de werkzaamheden minder goed gepland worden en daarom moet je op de uitgiftemomenten meer personeel inzetten. Je kunt dit probleem voor een deel ondervangen door ook in horecabedrijven de produktie- en uitgiftewerkzaamheden zo veel mogelijk van elkaar te scheiden. Daardoor kun je je tijdens de piekuren zoveel mogelijk op de uitgiftewerkzaamheden concentreren. Ten tweede kun je de produktiewerkzaamheden (de drukte) gelijkmatig spreiden over de hele dag of zelfs de hele week. De drukte tijdens de uitgifte, de piekbelasting, zul je nooit kunnen voorkomen want je moet altijd blijven verkopen op bepaalde tijden. Maar je kunt wel de grote hoeveelheid produktietaken (de mise en place) gelijkmatig over de hele dag verspreiden door een planmatige produktie. In illustratie 12-4 ziet dat er als volgt uit. Ontbijt Lunch Diner Piek belasting Gelijkmatige produktie Illustratie 12-4 Planmatige produktie Tijd Een planmatige produktie is een zodanige organisatie van de produktiewerkzaamheden dat piekwerktijden worden voorkomen. De vroeger zo rustige daluren worden nu omgezet in produktieve uren. Daarmee bereik je: 1. Dat het personeel zich tijdens drukke piektijden kan concentreren op de hoofdtaak, de uitgifte. De uitgiftekoks moeten op dat moment niet gestoord worden door produktiewerkzaamheden zoals de ontvangst van goederen of voorbewerkingen. 2. Dat na de drukte de uitgiftekoks ook mee kunnen helpen met produktiewerkzaamheden. Het is aan te raden om bij de planning in de keuken de produktie- en de uitgiftekeuken zoveel mogelijk van elkaar te scheiden. De produktiekeuken verwerkt uitsluitend ruwe grondstoffen tot uitgeefklare produkten. In de uitgiftekeuken worden deze produkten zo snel en efficiënt mogelijk doorgegeven. In principe kunnen beide keukens zelfs op verschillende locaties liggen. 4 Een kostenbewuste werkverdeling Om de juiste man het juiste werk te laten doen, zul je de produktiewerkzaamheden goed moeten analyseren. Je zult moeten uitvinden wie wat en wanneer op de meest efficiënte manier doet. Het antwoord op de vraag wie bepaalde werkzaamheden het best kan doen, heeft te maken met het niveau van de taken en het vaktechnisch niveau van de kok. Simpel gezegd: een leerlingkok kan een boeket snijden of sla plukken, maar een hoger opgeleide kok zal een ossehaas moeten schoonmaken of de sauzen moeten bereiden. Als de chef-kok het boeket gaat snijden, wordt het een dure bouillon! Voor een goede werkverdeling zijn koks op meerdere produktieplaatsen in keukens inzetbaar. Het gebruik van produktieschema s Voor een kostenbewuste verdeling van de werkzaamheden maken we taakverdelingen. In kleine keukens met twee of drie vaste koks zijn de taken snel verdeeld. Iedere kok moet eigenlijk alles kunnen. In grootschalige keukens met vijftien of twintig man personeel van verschillend vaktechnisch niveau ligt dat moeilijker. Daar moeten we de werkzaamheden duidelijk verdelen. Je kunt dat doen door de verschillende werkzaamheden op papier te zetten en produktieschema s te maken. Als je het werk schematisch wilt verdelen, moet je eerst een overzicht maken van de verschillende taken. Dat kun je doen door produktplanningen te maken van componenten of gerechten. Zo n produktieplanning omvat alle taken die een onderdeel zijn van de produktie van bijvoorbeeld een gebonden champignonsoep. Dat zijn achtereenvolgens: 1. De mise en place. 2. Het trekken van de bouillon. 3. De voorbewerking van de champignons. 4. De bereiding van een blonde roux. 5. De assemblage van de componenten. 6. Het op smaak brengen. Om de werkzaamheden zo te verdelen dat iedereen in de keuken de werkzaamheden krijgt toebedeeld die bij zijn/haar functieniveau horen, krijgt ieder functieniveau een cijfer als in het onderstaande voorbeeld: De keukenassistent 1 Primaire leerlingkok 2 Voortgezet leerlingkok 3 Zelfstandig werkend kok 4 Sous-chef 5 Chef-kok 6 Als werkverdeler kun je nu achter elke taak bij het maken van bijvoorbeeld een gebonden champignon- 7

8 soep, het werkniveau van het personeelslid vermelden. Bijvoorbeeld: 1. De mise en place Het trekken van de bouillon De voorbewerking van de champignons De bereiding van een blonde roux De assemblage van de componenten Het op smaak brengen. 4 Als je voor alle componenten of gerechten van de menukaart een produktieplanningsformulier maakt, krijg je een goed beeld van de werkzaamheden die per dag of per week in de keuken moeten worden uitgevoerd. In illustratie 12-5 staat een voorbeeld van zo n produktieplanningsformulier. Produktieplanningsformulier Voorraad Produktie Datum.../... Dag... Week no. Uien schoonmaken 1-2 Prei snijden Boeket maken 1-2 Peterselie plukken 1-2 Tomaten plicheren Tomaten snijden Sla wassen 1-2 Zalm mousse 3-4 Gerookte zalm schoonmaken Garnalen pellen 2-3 Pâté maken Aardappelsalade 2-3 Tomatensalade Sauce mayonnaise 2-3 Sauce béarnaise Kalfsfond Visfond Tomatensoep 3-4 Vlees portioneren Vis portioneren Visfarce Rode-wijnsaus 5-6 Dragonsaus 5-6 Aardappelgratin Snijbonen schoonmaken 1-2 Asperges koken Peulen blancheren Gebak maken 3-4 Parfait maken 3-4 Fruitsalade 2-3 Vruchtencoulis 3-4 Vanillesaus 3-4 Koelkast schoonmaken Debraiseren Magazijn opruimen keukenassistent 2. primaire leerlingkok 3. voortgezet leerlingkok 4. zelfstandig werkend kok 5. sous-chef 6. chef-kok Illustratie 12-5 Voorbeeld van een produktieplanningsformulier 8

9 Op basis van zo n uitsplitsing van de werkzaamheden, kun je een indeling maken van wie welke taken moet verrichten. Maar met een produktieplanningsformulier ben je er nog niet. Het is maar een deel van het planningswerk. Als kostenbewust planner wil je ook weten op welk tijdstip de verschillende handelingen het best kunnen worden verricht. Je moet daarom werkschema s hebben van alle componenten en gerechten. Een werkschema is een opsomming van de handelingen, die verricht moeten worden om componenten of gerechten te maken. In een werkschema wordt ook duidelijk welke basiscomponenten je nodig hebt voor iedere component. Voor een gebonden champignonsoep zal de basiscomponent bouillon al gemaakt moeten zijn. Uit het werkschema van de champignonsoep moet dus duidelijk naar voren komen dat bijvoorbeeld de bouillon gemaakt moet zijn voordat je met de bereiding van de champignonsoep kunt beginnen. In illustratie 12-6 staat een voorbeeld van een werkschema voor de bereiding van gebonden champignonsoep die gemaakt wordt voor de lunch. Afhankelijk van de produktiemethode, die gekoppeld of ontkoppeld kan zijn, kun je met deze gegevens een produktieschema voor één of meerdere dagen maken. Grotere keukens werken vrijwel allemaal met dit soort planningsdocumenten. In kleine keukens zet men vooral bij grotere partijen de planning op papier. Daar wordt vaak gewerkt met sheets. Op deze sheets zijn de werkzaamheden uitgesplitst en in tijd verdeeld. Ze worden tijdens het werkoverleg besproken. In illustratie 12-7 vind je een voorbeeld van een produktieschema. Produktieschema s hebben bij goed gebruik de volgende functies: 1. Een kostenbewuste verdeling van de werkzaamheden. 2. Een kostenbewuste planning van de produktie. 3. Controle van de voorraad voor de uitgiftekeuken. 4. Een hulpmiddel bij de opleiding. Leerlingen leren er gestructureerd nieuwe technieken bij. Gebonden Champignonsoep Taken Tijdstip 1. Mise en place bouillon de dag voor de bereiding 2. Opzetten van bouillon de dag voor de bereiding 3. Trekken van bouillon de dag voor de bereiding 4. Mise en place soep mise en place ochtend 5. Roux maken Champignons schoonmaken, snijden Garnituren maken Soep maken Passeren en op smaak brengen Assembleren van componenten Doorgeven/verdelen... Illustratie 12-6 Voorbeeld van een werkschema 9

10 Produktieschema: warme keuken Dat.:../.. Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Partie: rôttisseur Week:... Uien schoonmaken Wortel schoonmaken Prei schoonmaken Boeket snijden Kalfsfond trekken Gevogeltefond trekken Visfond trekken Runderbouillon trekken Gevogeltebouillon trekken Visbouillon trekken Bouillons passeren 1-2 Ossestaartsoep maken Tomatensoep maken 3-4 Ossehaas schoonmaken en portioneren Entrecôte schoonmaken en portioneren Lamsbouten schoonmaken en portioneren Farce maken Parelhoenders uitsnijden Kalfslever schoonmaken Kalfszwezerik schoonmaken Kippevlees marineren Rode-wijnsaus Cognacsaus 5-6 Dragonsaus 5-6 Tijm/honingsaus 5-6 Lamssaus 5-6 Boter snijden Tomaten concassé Kruiden plukken Citroensap persen Appels snijden Vleesterrines maken 5-6 Gevulde kalfsborst maken 5-6 Koelkasten schoonmaken Kachel schoonmaken Ovens schoonmaken Débarrasseren keukenassistent 2. primaire leerlingkok 3. voortgezet leerlingkok 4. zelfstandig werkend kok 5. sous-chef 6. chef-kok Illustratie 12-7 Voorbeeld van een produktieschema Deze planningsdocumenten zijn in grote keukens goed bruikbaar bij het maken van werkroosters voor het personeel. Kostenbewust werken op de route In hoofdstuk 4 en hoofdstuk 11 hebben we je praktische tips gegeven voor het produktieproces. Die waren vooral gericht op de verbetering van de produktkwaliteit en van de besturing van het proces. In deze paragraaf zullen we ons meer richten op de efficiency, de produktie en op de kostenbeheersing tijdens de volgende bewerkingen: 1. Het opstellen van het menu. 2. De inkoop. 3. De ontvangst van de goederen. 4. De opslag van de goederen. 5. De uitgifte van de goederen. 6. De voorbereiding en de bereiding. 7. De doorgifte en de distributie. 1. Kostenbeheersing bij de samenstelling van het menu In veel horecabedrijven maakt men eenmaal per kwartaal een menukaart. In instellingen werkt men vaak met menucycli van zes weken. In beide gevallen 10

11 moet de keuken niet alleen aandacht besteden aan de kwaliteit van de gerechten, maar ook aan de daarmee verbonden foodkosten en arbeidskosten. Bij een goed opgezette menukaart houd je rekening met het foodbudget. Je moet dus grondstoffen op je menukaart gebruiken die je uit je budget kunt betalen. Daarbij kun je jezelf een aantal vragen stellen: 1. Welke soort en kwaliteit grondstoffen zijn voor deze gerechten nodig? 2. Zijn de grondstoffen dit seizoen verkrijgbaar? 3. Tegen welke prijzen zijn de grondstoffen verkrijgbaar? Zijn ze bijvoorbeeld in deze maand te krijgen voor een goede prijs? 4. Heeft het produceren van dit menu gevolgen voor de arbeids- en bedrijfskosten? a. Zijn het bewerkelijke of eenvoudige gerechten? b. Zijn er veel of extra arbeidskrachten voor nodig? c. Is er speciale keukenapparatuur voor nodig? d. Is er veel of extra werkruimte voor nodig? e. Veroorzaakt het extra kosten voor afwas, bediening of investeringen voor het restaurant (fondue, gourmet)? 2. Kostenbeheersing bij de inkoop In hoofdstuk 11 hebben we de inkoop uitgebreid behandeld. Voor een kostenbewuste inkoop moet je jezelf de volgende vragen stellen. 1. Hoeveel goederen bestel je tegen welke prijs? 2. In welke fysieke toestand kopen we de goederen in? Vers, diepvries of gedroogd, voorbewerkt of panklaar? 3. Wanneer bestel je? 4. Waar bestel je? 5. Wanneer en waar ontvang je de goederen? Voor een goedlopende inkoop moet je met betrekking tot de vragen 1 tot en met 3 goede afspraken maken met je leveranciers. Steeds meer bedrijven en instellingen sluiten contracten met leveranciers af. Ze werken met duidelijke inkoopspecificaties en prijsafspraken voor de produkten die ze nodig hebben. De volgende zaken zijn daarbij van belang: a. Een goede omschrijving van de gewenste kwaliteit van de grondstoffen. b. De juiste prijs. Let op speciale aanbiedingen of probeer eens met de leverancier over de prijs te onderhandelen. c. Koop alleen in wat werkelijk noodzakelijk is en wat werkelijk verbruikt wordt. Als er geen champignons op de kaart staan, heeft het ook geen zin ze mee te nemen. Ook al is de prijs nog zo aantrekkelijk! d. Zorg voor voldoende voorraad, maar laat de voorraad niet te groot worden. Je moet rekening houden met seizoenprodukten en aanbiedingen, mits je ze in de menuplanning kunt verwerken. e. Aflevering van de grondstoffen op de juiste tijd en op de juiste plaats in het bedrijf. We zullen hier nog uitgebreid op terugkomen. 3. Ontvangstcontrole en kostenbewustzijn Om kostenbewust te handelen bij de ontvangst moet je de volgende punten in de gaten houden: 1. Op welk tijdstip ontvang je de produkten? 2. Waar ontvang je de produkten? 3. Vergelijk de bestelbon met de pak- of afleverbon. 4. Controleer de verpakking en emballage. Is de verpakking heel en schoon? 5. Hoeveel is er besteld en hoeveel wordt er afgeleverd? Kijk naar het gewicht en het aantal. 6. Worden de produkten in de juiste fysieke toestand aangeleverd? Zijn ze vers/vuil, schoongemaakt/ gesneden, gekoeld/bevroren? 7. Controleer de temperatuur. 8. Controleer het gewicht. 9. Controleer de kwaliteit. Voldoen de produkten aan de afgesproken kwaliteit? 10. Controleer achteraf op de factuur of de gewichten en de juiste prijs van de produkten worden berekend. 4. Kostenbeheersing bij de opslag Zorg dat je bij de opslag van goederen en produkten zo weinig mogelijk kwaliteits- en dus kapitaalverlies lijdt. Heel wat produkten en dus kapitaal gaan verloren door een onzorgvuldige behandeling bij de opslag in magazijnen, koeling of diepvries. Hier zijn de volgende punten van belang: a. De bewaartemperatuur en vochtigheidsgraad. Uiteraard zijn deze afhankelijk van de grondstoffen. Vlees zul je ogenblikkelijk naar de koeling moeten verhuizen, terwijl aardappelen weer niet in de koeling worden bewaard. b. De gouden regel bij opslag is: First in-first out. Gebruik dus eerst de bestaande voorraad voordat je binnengekomen produkten gebruikt. Zet daarom bij de opslag de nieuwe produkten achter de oude. Als een bedrijf constant oude produkten aan het opmaken is, wordt er te veel ingekocht. 5. Kostenbeheersing bij de uitgifte van goederen Bij de uitgifte van goederen krijg je een goed overzicht van het gebruik. Als je de uitgifte goed bijhoudt, kun je een duidelijk beeld krijgen van het dagelijkse verbruik. Bij grote bedrijven is het van belang naar welke afdeling een produkt wordt uitgegeven. Gaat de fles wijn naar de keuken of naar het restaurant? In het restaurant geldt een hele andere calculatie op cognac! Is het wel noodzakelijk dat de keuken met VSOP cognac kookt? Een goede registratie kan ook diefstal in de keuken voorkomen. Produkten raken niet meer zoek. 6. Kostenbeheersing tijdens de produktie Als zelfstandige kok kun je in je eentje geen invloed uitoefenen op de produktie- en werkmethoden in de 11

12 keuken waar je werkt. Die zaken worden door de chef-kok of het hoofd van de keuken bepaald. Toch moet je wel letten op een aantal zaken: a. Werk volgens afgesproken receptuur en portionering. Bij de produktie zul je moeten werken met standaardrecepten en een voorgeschreven portionering. Immers, aan de hand van deze recepten is de menuplanning en de voorcalculatie gemaakt. De kwaliteit zal aan de normen van het bedrijf moeten voldoen. Als een gast terugkomt voor zijn favoriete gerecht, zal het een teleurstelling zijn als het totaal anders is. Ook de presentatie mag voor gasten niet te sterk verschillen. Als je meer of minder grondstoffen gebruikt, zullen de voorcalculatie en voorraad niet meer kloppen. b. Verwerk de juiste kwaliteit grondstoffen in de juiste produkten. Je werkt kostenbewust wanneer je de duurste kwaliteit tomaten niet voor de soep gebruikt. c. Ga zuinig om met grondstoffen. Gooi niets weg, maar denk aan een verwerking tot bijprodukten. d. Benut de werktijd. Maak zo goed mogelijk gebruik van apparatuur en gereedschappen. e. Wees je bewust wat jouw arbeid de keuken per uur/minuut kost. Zorg dat je de bewerkingstechnieken goed beheerst, dan kun je een kostenbewuste snelheid van werken ontwikkelen. Zorg voor een goede werkindeling; een goede mise en place voorkomt veel zoekwerk en onnodige zoektijd. 7. Kostenregistratie bij de doorgifte en dedistributie Als zelfstandige kok kun je nauwelijks invloed uitoefenen op de manier van transport en de distributie. Ook die zaken worden door de keuken- en bedrijfsleiding bepaald. Gerechten of maaltijden mogen de keuken pas verlaten als ze betaald zijn. Met andere woorden, de produkten moeten geregistreerd staan voordat ze worden uitgegeven. Tegenover een produktiestroom uit de keuken zal een geldstroom naar de keuken moeten staan. De keuken moet haar grondstoffen ook weer kunnen inkopen. Er zijn voor deze controle vele soorten hulpmiddelen: men werkt met uitgiftebonnen, geautomatiseerde computersystemen of geautomatiseerde kassa s. Je zult het werkelijke verbruik regelmatig moeten vergelijken met de verwachtingen en de voorcalculatie. Wanneer gerechten niet voldoen aan de verwachting doordat ze te hoge kosten met zich meebrengen en te weinig worden verkocht, dan moeten ze vervangen worden. Is de foodcost te hoog, dan moet hiervan de oorzaak achterhaald worden. Al deze gegevens kunnen verwerkt worden in de nieuwe menuplanning; zo is de kring weer rond. Produktcontrole werkt kostenbesparend Behalve controle van de inkoop en inslag is het ook belangrijk dat je de eindprodukten controleert. De eindcontrole bestaat uit: 1. Een kwaliteitscontrole/quality control. 2. Een kwantiteitscontrole/portion control. 1. Quality control Bij quality control wordt het uiteindelijke gerecht gecontroleerd op de volgende punten: a. De smaak. b. De serveertemperatuur. c. De portionering van de garnituren. d. De presentatie. De verantwoordelijkheid voor de quality control ligt bij de (chef-)kok. Zijn verantwoordelijkheid houdt niet op bij de doorgifte van de gerechten, maar is een gedeelde verantwoordelijkheid tot bij de gast. Te grote afwijkingen kunnen leiden tot ontevredenheid bij de gasten of een afwijking van de inslag. (Voor de uitleg van het woord inslag, zie ) 2. Portion of quantity control Bij portion control gaat het om: a. Het gewicht van de portie. b. De aantallen. Een gast zal niet mopperen wanneer hij bij een gerecht van zalm met asperges zes asperges op het bord ziet liggen in plaats van vijf. De chef-kok echter wel want de inslag van het gerecht is berekend op vijf asperges. Bij eetcafé Van Bommel heeft de keuken op vrijdagavond zestig porties lamszadel van 150 gram uitgegeven. Bij vergelijking van de uitgiftebonnen aan het einde van de avond met de kasafslag, moeten op beide zestig porties lamszadel voorkomen. Als dat niet zo is, dan is er iets verdwenen. In de keuken zal er 60 x 150 gram = 9 kilo lamsfilet minder in voorraad moeten zijn. Ook dit moet kloppen. Anders is er te veel weggegooid, te ruim geportioneerd of lamsfilet verdwenen. Een te hoge foodcost kan ook ontstaan door: grijze omzet, zoals een (andere) boeking van bijvoorbeeld het ontbijt, een goedkopere aanbieding van partijen en het opzetten van arrangementen. Een kostenbewuste inkoop Het verschil tussen inkoop, inslag en zakelijk gebruik We zijn in dit hoofdstuk de term foodcost al enkele keren tegengekomen. Dat is de Engelse term voor de uitgaven bij de inkoop van grondstoffen. In het Nederlands gebruiken we hier verschillende termen voor. 12

13 Met inkoop bedoelen we alles wat voor de keuken wordt ingekocht. De inkoop omvat dus ook de produkten die in het magazijn worden opgeslagen voor later gebruik. De term inkoop wordt vaak gebruikt als we cijfers over een langere termijn willen weten. Bij inkoop horen ook uitgaven waar geen omzet tegenover staat. Grondstoffen voor maaltijden van het keukenpersoneel zijn bijvoorbeeld wel een onderdeel van de inkoop maar ze leveren geen omzet op. Dat geldt ook voor zaken als keukenpapier, aluminiumfolie en reinigingsmiddelen. Wanneer we bij inkoop spreken over bruto verbruik bedoelen we alles wat bij de gast op tafel komt plus het eigen verbruik. De inslag is het verbruik van produkten in een bepaalde periode. De inslag, het verbruik, wordt vaak uitgedrukt in een percentage als we praten over het rendement van een keuken. De inslag wordt ook gebruikt bij de calculatie van gerechten. Daarbij beperk je je tot de grondstoffen voor gerechten, die je aan de gasten verkoopt. Hiermee reken je als je weten wilt wat een gerecht kost. Dit doe je aan de hand van de receptuur. Zie illustratie Je zegt nu: de inslag van dit gerecht is 3,60. Inslag is dus een ander woord voor netto verbruik of zakelijk verbruik of alles wat bij de gasten op tafel komt. De Engelse term foodcost, betekent hetzelfde als inslag of zakelijk verbruik. Let bij de controle van inslag op twee zaken: 1. Dat de koks zich houden aan de receptuur. 2. Dat er niet te duur wordt ingekocht. Maak van de inslag geen aanslag op de omzet! Een kostenbewuste inkoop vereist veel voorwerk Nu we weten wat inkoop, inslag en zakelijk verbruik betekenen, moeten we ook uitleggen wat we bedoelen met kostenbewust inkopen. Een kostenbewuste inkoop bestaat uit twee hoofdactiviteiten: 1. De vaststelling van wat er ingekocht moet worden. 2. De plaatsing van bestellingen bij leveranciers. Die twee hoofdactiviteiten zullen we in de volgende paragrafen uitwerken. Parma-ham met Galia-meloen Aantal personen: 10 Volume: ± 250 g p.p. Ingrediënten gewicht/maat V.V.P. Ingrediëntenprijs Galia-meloenen 2¹ 2 st 1,95 p.st 4,88 frisé 1/10 krop 1,75 p.st 0,18 lollo rosso 1/10 krop 0,75 p.st 0,08 dunne plakken Parma-ham 500 g 52,95 p.kg 26,48 uien, peterselie, bieslook, kervel, dragon, kappertjes 50 g 11,75 p.kg 0,59 wijnazijn ¹ 2 dl 1,46 p.l 0,07 zonnebloemolie 1¹ 2 dl 2,10 p.l 0,32 zout 3 g 0,50 p.kg 0,00 peper 12 g 10,90 p.kg 0,13 citroensap 1/10 dl 1,60 p.l 0,02 casinobrood à 800 g 1st 2,10 p.st 2,10 boter 200 g 5,75 p.kg 1,15 Illustratie 12-8 Voorbeeld van het berekenen van de inslag van een gerecht Kostprijs 35,97 Kostprijs p.p. per gerecht 3,60 Bij de vaststelling van wat er ingekocht moet worden, zijn de volgende vijf zaken van belang: a. De menukaart. b. De vorm waarin je de grondstoffen inkoopt. Wat maak je zelf en wat koop je in? c. De inkoophoeveelheden. Bepaal hoeveel je van de grondstoffen en ingrediënten nodig hebt. d. De inkoopspecificaties. Omschrijf exact welke grondstoffen er nodig zijn. e. De leverancier bij wie je inkoopt. De menukaart als uitgangspunt Het is van belang vooraf te bepalen welke kwaliteit produkten je bij welke componenten nodig hebt. Daarover moet je goed nadenken. Het is echt niet noodzakelijk eerste klas tomaten te verwerken in een tomatensoep. Maar bij een eventuele garnering van salades of gerechten moet je natuurlijk wel eerste klas tomaten gebruiken! Je kunt op inkoop besparen door de inkoophoeveelheid goed af te stemmen op de porties van de kaart. 13

14 Als je een uitsmijter met drie eieren op de kaart hebt en je verkoopt gemiddeld per dag vier uitsmijters, dan hoef je natuurlijk niet elke dag dertig eieren te kopen. Als je op de kaart een biefstuk van de haas van 180 gram hebt staan, kun je dat gewicht rechtstreeks doorvertalen in je inkooporder naar de leverancier. Toch is het verstandig om regelmatig te controleren of de biefstukken die hij levert ook wel echt 180 gram wegen. Zelf maken of kopen? Wanneer je weet hoe je menukaart eruit ziet, maak je recepturen van de gerechten op de kaart. Dit is een belangrijke activiteit bij de inkoop. Dan is het opnieuw tijd voor een belangrijke beslissing. Doe je veel bewerkingen zelf of koop je voorbewerkte produkten in? Bij de vaststelling van de receptuur spelen ook de kosten een belangrijke rol. Hierna vind je een lijst van zeven zaken, die invloed hebben op het besluit om grondstoffen voorbewerkt te kopen of zelf te maken: 1. De werkdruk op het inkoopmoment. 2. Een groot afbreukrisico. 3. De lange bereidingstijd. 4. De benodigde apparatuur. 5. De arbeidsintensiviteit. 6. Het specialistische werk. 7. Een constante kwaliteit. 1. De werkdruk op het inkoopmoment Het seizoen kan een rol spelen bij de beslissing of je produkten inkoopt of zelf bewerkt. Als het rustig is, heb je meer tijd om zelf produkten te bewerken dan wanneer het erg druk is. Dit geldt niet alleen voor het seizoen. Het kan ook voorkomen dat je in een druk weekend met een paar grote partijen, besluit voorbewerkte produkten in te kopen. Je kunt dus binnen het bedrijf afwisselend kiezen voor een voorbewerkte inkoop van produkten en componenten of het zelf maken. Toch zijn er nog andere argumenten om die beslissing goed te overdenken. 2. Een groot afbreukrisico Men kiest in veel bedrijven voor kopen, terwijl het duurder is dan zelf bereiden. Een voorbeeld hiervan is: Een emmer mayonaise kost 32,. Het zelf maken kost inclusief alle kostencomponten 28,. Bij het zelf maken van de emmer mayonaise speelt het afbreukrisico een rol. De kans dat er iets mislukt of dat je het gewenste kwaliteitsniveau, de smaak, kleur en houdbaarheid niet helemaal bereikt, is zo groot dat men vaak besluit dit soort grondstoffen in te kopen. Het is goed te bedenken dat je één mislukte emmer mayonaise pas terugverdient door dertien gelukte emmers! v W 3. De lange bereidingstijd Pâté vereist een lange bereidingstijd en heeft ook een groot afbreukrisico. Omdat de bereiding vaak mislukt, gaat men vaak over tot het kopen van pâté. Bij aankoop moet je bij je leverancier goed op de smaak, kleur, kwaliteit en houdbaarheid letten. Je zult zijn produkten periodiek moeten controleren of ze nog aan de kwaliteitseisen voldoen. 4. De benodigde apparatuur In de meeste bedrijven koopt men produkten als bijvoorbeeld ijs in. De steeds strengere normen van de Warenwet inzake hygiëne maken forse investeringen noodzakelijk als een bedrijf zelf ijs wil produceren. 5. De arbeidsintensiviteit De grote hoeveelheid werk die het zelf maken in de eigen keuken met zich meebrengt, is vaak een reden om voorbewerkte produkten in te kopen. Daar komt nog bij dat leveranciers vaak een goede kwaliteit kunnen leveren, omdat zij specialisten voor de bewerkingstechnieken zijn. Een paar voorbeelden: a. Kostenbewuste inkoop van schoongemaakte groenten. Een doos bonen van 5,0 kilo kost vuil 17,95. Het arbeidsloon voor het schoonmaken kost 3,50 Voor een doos schoongemaakte bonen betaal je dus in totaal 21,45. Vervolgens vraag je de leverancier wat die doos moet kosten als ze op de manier worden schoongemaakt zoals jouw bedrijf dat wenst. De leverancier rekent 2, per kilo. De 5,0 kilo kost schoongemaakt 27,95,. Per doos bespaar je dus 6,50. Bij dit voorbeeld moet je wel een afweging maken tussen inkoop, kwaliteit en de mogelijkheid om eventuele daluren te benutten. b. Kostenbewust inkopen van schoongemaakte ossehaas zonder kopstukken. Een ossehaas, niet schoongemaakt met kopstukken, weegt ongeveer 2 kilo en kost ongeveer 25, De kopstukken omvatten ongeveer 30 procent van de ossehaas en kunnen worden gebruikt in bouillon. Het snijden van de ossehaas kost tien minuten arbeid. Schoongemaakte ossehaas kost 35, per kilo. De kopstukken kun je kopen voor kiloprijzen van 12,50. Als je de mogelijkheden nauwkeurig onderzoekt, zul je beslissen de ossehaas zonder kopstukken te kopen. Vervolgens kun je ook nog eens overwegen voor de bouillon gewoon bouillonvlees te gebruiken als alternatief voor de kopstukken van de ossehaas die 12,50 per kilo kosten. c. Kostenbewuste inkoop van schoongemaakte vis. Het schoonmaken van tongfilets kost vier minuten arbeidstijd: Eén minuut voor het strippen. Twee minuten voor het fileren. Eén minuut voor het reinigen. Wanneer we 0,30 per minuut rekenen, kost dit 1,20, per tongfilet. Je kunt schoongemaakte tongfilets vaak voor dezelfde prijs als niet schoongemaakte 14

15 kopen. Krijg je ze niet geheel gratis, dan loont het altijd de moeite voor de marge van 1,20 per tong bij andere leveranciers te informeren. Houd dan wel rekening met de tijd die je hiermee (eenmalig) verbruikt. 6. Het specialistische werk Patisserieprodukten zijn voorbeelden van produkten die veel vakbekwaamheid van het personeel vragen. Ze worden steeds minder in de eigen keuken geproduceerd. Enkele uitzonderingen zijn bijvoorbeeld taarten, bavarois, koekjes of wafels. Deze worden nog af en toe in de eigen keuken geproduceerd. 7. Een constante kwaliteit Kant-en-klare bouillon (geconserveerd) wordt onafhankelijk van de kostenoverweging vaak afgewezen op de kwaliteitsfactor, smaak. De aankoop van onafgewerkte componenten wint echter terrein door een steeds beter wordende kwaliteit. Zolang er verschil blijft, zullen de meeste koks ondanks het kostenverschil besluiten dit soort componenten zelf te maken. Dat kunnen ze doen omdat de voorbereiding voor de produktie van dit soort componenten niet gebonden is aan specifieke tijden en ze dus eventuele daluren kunnen gebruiken. Hoe bepaal je de inkoophoeveelheden? Aan de hand van de receptuur bepaal je dus welke hoeveelheden grondstoffen en ingrediënten je nodig hebt. Dat wil niet altijd zeggen dat je ook kunt volstaan met die hoeveelheden. Je moet bij de inkoop en bij de produktie altijd rekening houden met een afvalpercentage van grondstoffen. Sommige grondstoffen hebben zelfs zeer veel afval. Van een zeetong van 500 gram houd je ongeveer 250 gram aan filets over. Dat is dus maar de helft van het totale gewicht. Een percentage om rekening mee te houden! Voor grondstoffen met een dergelijk hoog afvalpercentage moeten we dus aparte berekeningen maken. We kennen daarvoor drie manieren: 1. De slagerstest. 2. De Yield-test. 3. De 5%-regeling. Veel calculaties mislukken omdat men bij de inkoop het netto gewicht berekent zonder rekening te houden met af- en uitval. Met afval bedoelen we die delen van het produkt, die nog verwerkt kunnen worden in bijprodukten. Uitval zijn de delen van produkten die niet verder gebruikt kunnen worden. 1. De slagerstest De slagerstest is een berekening die we gebruiken bij grondstoffen zoals vis en vlees, die vuil worden ingekocht en veel tot zeer veel afval hebben. Een voorbeeld: Je koopt een vuile runderhaas van vier kilo en betaalt daarvoor 160,. Dat is 25, per kilo. Nu ga je van deze runderhaas tournedos snijden Na het schoonmaken en portioneren liggen er drie soorten vlees op de bank: Je kunt de yield ook gebruiken om te berekenen hoeveel je van een vuile grondstof moet inkopen. We zuln. Vet 500 gram geen waarde o. Vleesresten 1000 gram 10, p. Tournedos 2500 gram 90, Totaal 4000 gram 100, a. Het vet heeft geen waarde en wordt dus weggegooid. b. We kunnen de vleesresten van de runderhaas gebruiken als mager runderpoelet. Dit koop je anders voor 10, per kilo. We geven dit vlees dan ook een marktwaarde van 10, per kilo. c. Voor de tournedos heb je de runderhaas gekocht. Hoe bepaal je de waarde van de schone tournedos nu? Dat is de prijs van de runderhaas waarvan je de marktwaarde van de vleesresten mag aftrekken, mits je deze ook werkelijk verwerkt. Totale prijs 100, -/- waarde vleesresten 10, Waarde tournedos 90, Je weet nu dat 2500 gram tournedos 90, kost gram tournedos kost dan 90, : 2,5 = 36,. In deze prijs hebben we nog geen rekening gehouden met de factor arbeid. Zoals je ziet is de prijs van 1 kilo schone tournedos 11, hoger dan de prijs die je betaalde voor de vuile runderhaas. Een gegeven om bij de inkoop en produktie rekening mee te houden. 2. De Yield-test Om inzicht te krijgen in wat er overblijft aan bruikbare bestanddelen van grondstoffen wordt de yield of opbrengst berekend. Dit kun je doen met de gegevens uit de slagerstest. Laten we het voorbeeld van de runderhaas nog eens nemen: Vet 500 gram 12,5 % Vleesresten 1000 gram 25 % Tournedos 2500 gram 62,5 % Totaal 4000 gram 100 % We kunnen nu zeggen: de yield van de runderhaas is 62,5 procent tournedos. Je kunt runderhazen van diverse slagers met elkaar vergelijken. De yield kan invloed hebben op de prijs en de opbrengst van grondstoffen. Uiteraard zegt de yield niets over de kwaliteit van het produkt. 15

16 len dat met een voorbeeld verduidelijken. Een hotel heeft een partij van 120 personen. Op het menu staat een tournedos van 150 gram. Hoeveel runderhaas moet men voor deze partij nu inkopen? Voor 120 personen hebben we 120 maal 150 gram = gram of 18 kilo runderhaas nodig. De yield van een runderhaas is 62,5 procent tournedos. Het hotel zal dus 28,8 kilo runderhaas moeten inkopen om 18 kilo tournedos te kunnen verkopen. Dat is een belangrijk gegeven voor de inkoop. 3. De 5%-regel Op de receptuur vermelden we alle grondstoffen die nodig zijn om een gerecht te bereiden. Je kunt de hoeveelheid grondstoffen nu nauwkeurig berekenen. Door middel van vaste verrekenprijzen hebben we een goed inzicht in de inslag. Toch zijn er nog enkele factoren die de inslag negatief kunnen beïnvloeden: a. Er kunnen schommelingen optreden in het afvalpercentage van de grondstoffen. b. Er kan door onnauwkeurig schoonmaken of snijden snijverlies ontstaan. c. Sommige grondstoffen hebben een zo klein afvalpercentage dat het moeilijk te berekenen is. Toch is het er. d. Bij de bereiding worden ook kruiden, specerijen en andere hulpgrondstoffen gebruikt. Deze vind je niet vaak in de receptuur terug. e. Het takje dille en toefje sla vind je daar al evenmin. We moeten de grondstoffenprijs daarom altijd verhogen met 5 procent. Wij noemen dit de 5%-regel. Werken met inkoopspecificaties Bij de inkoop moet je exact omschrijven welke grondstoffen je nodig hebt. Als er op de menukaart bijvoorbeeld Entrecôte grillé à la bordelaise staat, kan er een misverstand optreden wanneer je gewoon entrecôte bestelt. Daarom moet je goed specificeren welk produkt je bedoelt. Je moet weten of het Hollandse, Schotse of Argentijnse entrecôtes zijn. Je moet verder weten of ze vuil, schoon of geportioneerd zijn. Je moet weten voor welke prijs de slager de entrecôte kan leveren. Natuurlijk rekent de chef-kok met een bepaald soort entrecôte. Hoe kan hij anders de inslag van dit gerecht bepalen? Een exacte specificatie van de inkoop heeft drie belangrijke voordelen: 1. Het voorkomt misverstanden. 2. Het bespaart tijd. 3. Het bespaart geld. 1. Het voorkomt misverstanden De leverancier en de inkoper weten precies wat voor entrecôte er bedoeld wordt. Die kan dus niet anders zijn dan de chef-kok bedoelde. 2. Het bespaart tijd Omdat je precies weet welke entrecôte er besteld is, kan de inkoper sneller inkopen. Er hoeft ook niets meer teruggestuurd te worden. De slager weet meteen waar hij aan toe is en wat hij moet leveren. 3. Het bespaart geld Er kan geen duurder produkt geleverd worden of een produkt met meer afval. Je kunt prijsafspraken maken over de entrecôte. Hierop is immers de inslag van het gerecht gebaseerd. Een model produktspecificatie Je kunt misverstanden en conflicten met leveranciers voorkomen door precies aan te geven welke kwaliteit produkten je wilt inkopen. Dat kun je het best op papier specificeren. In de ene keuken noemt men dat formulier een inkoopspecificatie en in andere bedrijven een produktspecificatie. Je kunt die specificatie voor de inkoop en de ontvangst van de produkten gebruiken. In de illustraties 12-9 en staat vermeld aan welke punten je in zo n specificatie aandacht moet besteden. Dat zijn er heel wat. Je zult er beslist een paar tegenkomen die niet voor jullie keuken gelden. Het kiezen van een leverancier Bij de selectie van leveranciers zul je aan veel zaken moeten denken. De eisen van de keuken en het aanbod van de leverancier zullen bij elkaar moeten passen. Een andere overweging is of de keuken elke dag zelf haar verse produkten kan gaan uitzoeken of dat ze telefonisch besteld en daarna bij de keuken afgeleverd worden. In het laatste geval zal de kok er zeker van moeten zijn dat hij tòch de door hem gewenste produktkwaliteit krijgt. Koopt hij in bij de slagerij in de straat of heeft hij verschillende vleeshandelaren? Het kiezen van een betrouwbare leverancier en het opbouwen van een goede zakelijke relatie met hem is voor elke keuken van levensbelang. Daarbij spelen de volgende vier overwegingen een rol: a. De produktgroepen Allereerst zullen we de produkten, die in keukens gebruikt worden biologisch moeten onderscheiden. Zie daarvoor het boek Warenkennis. b. De fysieke toestand van produkten Daarna moet je je af vragen in welke fysieke toestand je produkten koopt. We onderscheiden daarbij de volgende fysieke toestanden: 1. Vers en rauw. 2. Vers voorbewerkt. 3. Voorbewerkt. 4. Geconserveerd. 5. Diepvries. 16

17 c. De inkoopfrequentie Vervolgens moet je nagaan hoe vaak je deze produkten meestal inkoopt. Dat wordt ook wel de inkoopfrequentie van produktgroepen genoemd. De inkoopfrequentie is afhankelijk van de mate waarin je de produktie kunt voorspellen. In ziekenhuizen bijvoorbeeld, weet de keuken een aantal dagen van te voren redelijk nauwkeurig hoeveel consumenten er per dag en tijdstip komen eten. De maaltijdencycli zijn van te voren gepland. In dergelijke keukens zijn de bestellingen dus voorspelbaar. Op die basis maakt men afspraken met leveranciers over bijvoorbeeld kwaliteit en levertijd, maar ook over de prijsstelling. Leveranciers kunnen op hun beurt goedkopere prijzen bedingen en afspraken maken. Produkt: Biefstuk van de haas. Afkomst: Frankrijk, Limousin. Basisprodukt: Schone ossehaas, zonder staart en kop. Afvulgewicht: Gewicht: 180 g, afwijktolerantie ca. 5%. Uitlekgewicht: 38 g drip per verpakking, tolerantie ca. 5%. Vaste stof perc.: N.v.t. Afmeting: Dikte 2 cm, doorsnede 12 cm, afwijktolerantie ca. 5%. Volume: N.v.t. Vet perc.: Schoon, zonder vet en vlies. Zout perc.: N.v.t. ph waarde: 5. Opbouw produkt: N.v.t. Wijze van conserveren: N.v.t. Conserveermiddelen: N.v.t. Additieven: Geen. Aantallen per verpakking: 6 stuks per verpakking, 6 stuks in overdoos type... Type van verpakking: Gevacumeerd in polyprop. folie, zuurstofarm. Stickering: 36 st. tournedos à 180 gram. Produktiedatum: op doos en verpakking. THT-datum: Bewaartemperatuur: Besteladres: Tel.nr. contactadres: Contactpersoon: Bestelfrequentie: 24 uur voor aflevering. Besteleenheid: Verpakking van 6 tournedos. Afleverfrequentie: Dinsdag, donderdag, zaterdag. Tijdstip aanlevering: Tussen 9 en 10 uur. Transport temp.: 2 tot 4 C. Houdbaarheid: Illustratie 12-9 Model produktspecificatie 6 dagen na produktiedatum. Opslag: Gekoeld max. 4 C. Wijze van verwerking: Bacteriologische gesteldheid: N.v.t. Micro-organismen; entero, colli, gisten/schimmels, geen pathogene bacteriën. 17

18 1. Titel: Andijvie panklaar 2. Produktbeschrijving: Groentecomponent ten behoeve van de warme maaltijd 3. Samenstelling/Ras: Rosabella Kwaliteitskenmerken: Klasse: I Kwaliteitskenmerken: vrij van schade door dierlijke parasieten vrij zijn van vorstschade vrij zijn van stronk en rot blad, zand en ongedierte snijbreedte 1 cm; tolerantie 14 cm breder/smaller snijvlak vochtig en niet verkleurd normaal van kleur (zie kleurstaal nr....) aanhangend water/lekvocht tussen aflevering en aanvang kookproces mag max. 1% zijn. 4. Proceseisen bij de leverancier Algemeen: Leverancier moet bewerkstelligen dat zijn produktieprocessen plaatsvinden onder beheerste omstandigheden en wel volgens de norm NEN-ISO Paragraaf a t/m c. Specifiek: In het wasproces vier opeenvolgende wasbaden gebruiken. Geen tolerantie. Wassen en snijden moet plaatsvinden onder hygiënische omstandigheden, die voldoen aan de eisen van de Warenwet: ruimte + materialen/apparatuur. Het snijden van de groente dient zo laat mogelijk in het proces plaats te vinden. Bij voorkeur als laatste handeling vóór het verpakken. 5. Eisen aan verpakking en transport Andijvie is verpakt in een gesloten, geperforeerde polyetheen/polypropeen zak. Perforaties: 4 à 2 mm 0 per 500 gram. Transport onder gekoelde omstandigheden tussen 2 en 4 C. Gescheiden transport panklare en vuile produkten. 6. Eisen aan de aflevering Afleverdatum: op dag van bereiding en consumptie. Afleverplaats: ontvangst goederen ruimte. Aflevertijdstip: tussen 9.00 en 9.30 uur. Aflevertemperatuur: maximaal 7 C. Illustratie Voorbeeld van een grondstoffen-/inkoopspecificatie In de horeca is de vraag minder voorspelbaar. Het is moeilijk om van te voren vast te stellen hoeveel gasten er op een willekeurige avond komen eten. Nog moeilijker is het om te bepalen wat ze zullen gaan eten. De leverancier van een horecabedrijf moet dus een flexibele instelling hebben. Hij moet de mogelijkheid bieden om desnoods s avonds en in het weekend bij te leveren. De prijzen van deze leveranciers zijn dan natuurlijk ook op basis van deze extra service gebaseerd. De inkoopfrequentie verschilt per produktgroep en bedrijf. Verse produkten worden dagelijks of twee keer per week gekocht, terwijl diepvriesprodukten en magazijnartikelen wekelijks of maandelijks worden gekocht. d. De drie soorten leveranciers Ten slotte kunnen we een onderscheid maken tussen drie soorten leveranciers: 1. Groothandels die verscheidene produktgroepen leveren zoals ISPC, Kok-Ede en Sligro. 2. Specialisten die een bepaalde produktgroep zoals vis of vlees leveren. 3. Detaillisten uit de buurt. Je kunt de leveranciers onderscheiden naar de produkten die ze leveren. We kennen de volgende specialistische detaillisten: Slager. Visboer. Poelier. Groenteboer. Brood- en banketbakker. Zuivel. Droogwaren. Grootkeukens kopen meestal grootschalig in bij groothandels of specialisten. Instellingen laten de leveranciers de bestellingen meestal bezorgen. Wanneer je een vergelijking wilt maken tussen leveranciers, kun je aan zes punten aandacht besteden. Je 18

19 geeft de leveranciers een waarderingscijfer en maakt onderscheid tussen primaire en secundaire selectiecriteria. De drie primaire criteria 1. De kwaliteit van de produkten Op dit onderdeel zullen alle leveranciers hoog moeten scoren. Met een slecht produkt kan immers geen enkele kok een goed gerecht maken. Kan de leverancier de gewenste kwaliteit leveren of heeft hij een goed alternatief? Natuurlijk is een betere kwaliteit gekoppeld aan een hogere prijs. 2. De prijs Het is een goede zaak om regelmatig de prijzen van de verschillende leveranciers met elkaar te vergelijken. De markt verandert namelijk constant. Let wel op dat je prijzen vergelijkt van produkten met dezelfde kwaliteit. Je kunt de prijs van lamsvlees uit Nieuw-Zeeland van leverancier A niet vergelijken met de prijs van Hollands lamsvlees van leverancier B. Het afvalpercentage van produkten kan de prijsverschillen ook sterk beïnvloeden. 3. De levertijd Ook al zijn prijs en kwaliteit nog zo goed, als je de produkten niet op tijd geleverd krijgt, heb je er niets aan. Een efficiënte produktie begint met grondstoffen die op tijd aanwezig zijn in de keuken. Je moet erop kunnen vertrouwen dat je leverancier zich houdt aan de afgesproken leverdata. Wanneer enkele leveranciers even hoog scoren op deze primaire selectiecriteria, dan kan de beslissing gemaakt worden aan de hand van hun score op de drie secundaire criteria. De drie secundaire criteria 4. De flexibiliteit van de leverancier Kan de leverancier sterk wisselende hoeveelheden aan? Is hij in staat van zijn standaardassortiment af te wijken? Wil en kan hij buiten de afgesproken tijden leveren? 5. De bereikbaarheid van de leverancier Wanneer je wat vergeten hebt of als je plotseling ontdekt dat je te weinig hebt, is het handig wanneer de leverancier dichtbij zit. Voor sommige bedrijven kan dit zeer belangrijk zijn. 6. Het assortiment van de leverancier Het is makkelijk wanneer een leverancier een breed assortiment heeft. Je hebt dan minder leveranciers nodig. Dit maakt het bestellen eenvoudiger en zorgt voor minder facturen. De inkoop wordt hierdoor een stuk overzichtelijker. Kortingen en extra aanbiedingen Met korting kopen of gebruik maken van speciale aanbiedingen kan de inkoopkosten behoorlijk verlagen. Kortingen zijn echter niet vanzelfsprekend. Je zult er zelf om moeten vragen. Je zult dan wel moeten voldoen aan bepaalde eisen van de leverancier. Bijvoorbeeld, dat je betaalt binnen een bepaalde ter- mijn. Het blijft altijd een rekensom of een korting daadwerkelijk wat oplevert. Laat je bijvoorbeeld niet door een quantumkorting verleiden tot het doen van extra, maar vaak onnodige aankopen. Er zijn nog maar weinig bedrijven die gebruik maken van inkoopcombinaties. Dat betekent dat een paar bedrijven gezamenlijk bij een leverancier inkopen. Inkoopcombinaties kunnen bijvoorbeeld behoorlijke betalingsvoordelen opleveren. 8 Bestel- en inkoopbevoegdheid In sommige gevallen is het raadzaam om de functies bestellen en inkopen van elkaar te scheiden. Bij grote bedrijven als instellingen en hotels is het vaak noodzakelijk om een aparte inkoopfunctionaris te hebben. Als alle afdelingen op hun eigen houtje gaan inkopen, zou het een chaos worden. In kleinere instellingen of horecabedrijven kan het ook zijn nut hebben. Als de ondernemer zelf inkoopt, heeft hij directe controle over het inkoopbudget. Uiteraard is hij net als de chef-kok geïnteresseerd in de beste kwaliteit en primeurs. Hij zal meer gemotiveerd zijn om binnen het budget in te kopen. In die gevallen doet de keuken een bestelaanvraag, daarna bepaalt de inkoper of de ondernemer, wat er mag worden ingekocht. Daarnaast is het in grootschalige bedrijven raadzaam de inkoop- en ontvangstfunctie van elkaar te scheiden. Kostenbewust voorraadbeheer Inkopen met veiligheidsmarges Nu je weet wát je moet inkopen, blijft de vraag hoeveel je moet inkopen. Je zult er zeker van willen zijn dat de keuken altijd over de juiste hoeveelheid grondstoffen beschikt. Niet te veel maar ook niet te weinig! Het uitgangspunt bij de vaststelling van de inkoophoeveelheid moet het gemiddelde verbruik zijn van de keuken met daarbij een veiligheidsmarge. Die veiligheidsmarge kan per bedrijf verschillen. Daarbij moet je denken aan de volgende zaken: 1. Heeft de keuken een constante of een wisselende verkoop? 2. Heeft de leverancier een lange of korte levertijd? Vis wordt bijvoorbeeld elke dag vers geleverd, maar de keukenwijn maar één keer per week. Hieronder zullen we een voorbeeld geven van een berekening van de veiligheidsmarge van de voorraad. In een specialiteitenrestaurant houden ze voor vis een veiligheidsmarge van 30 procent aan. Er worden per dag gemiddeld tien tongen verkocht en de leverancier komt elke dag. 19

20 De chef-kok bestelt: gem. aantal tongen + marge 30% = voorraad 10 stuks + 3 stuks = 13 stuks Wanneer er op bepaalde dagen tongen overblijven die niet verkocht zijn, dan zullen die van de nieuwe bestelling moeten worden afgetrokken om de juiste hoeveelheid te krijgen. Het is dus belangrijk dat de je bijhoudt hoeveel tongen er verkocht worden. Voor keukenwijn werkt men met een veiligheidsmarge van 75 procent. Het is natuurlijk veel minder riskant om een dubbele voorraad wijn in huis te hebben dan een dubbele voorraad bederfelijke produkten. De leverancier komt maar één keer in de week. De keuken verbruikt zeven flessen rode wijn per week. De chef-kok zal dan één doos met twaalf flessen rode wijn bestellen. In sommige bedrijven kan het noodzakelijk zijn een veiligheidsmarge van 100 of zelfs 200 procent aan te houden. Ook hier wordt de nog aanwezige voorraad wijn van de te bestellen hoeveelheid afgetrokken om de juiste bestelling voor nieuwe wijn te maken. Zo zie je dat het heel belangrijk is om de voorraad produkten en magazijnartikelen zeer goed bij te houden. Berekening van voorraad in geld Om inzicht te krijgen in de voorraadkosten moet je de waarde van de voorraad in geld uitdrukken. De geldswaarde van de voorraad wordt meestal bepaald door de omzet. Hoe hoger de omzet, hoe groter de waarde van de voorraad zal zijn. Voor de berekening van de waarde van de voorraad in geld, heb je vier gegevens nodig: 1. De omzet. 2. Het foodcost-percentage. 3. De gehanteerde veiligheidsmarge. 4. Het aantal weken dat het bedrijf geopend is. Hieronder zullen we je een rekenvoorbeeld geven: 1. Een bedrijf heeft een keukenomzet van , en is 50 weken per jaar open. De keukenomzet bedraagt dan per week: , : 50 = ,. 2. De foodcost van dit bedrijf is 30 procent. We kunnen nu de gemiddelde foodcost berekenen op 30 procent van , = 6.370,. 3. Het bedrijf werkt met een veiligheidsmarge van 50 procent. De voorraadhoogte wordt dan het verbruik per week + veiligheidsmarge van 50 procent of 6.370, , = 9.555,. De keuken mag dus per week inclusief de aanwezige voorraad, maximaal 9.555, aan voorraad hebben. De uitgaven van de keuken zullen over het algemeen hoger liggen, omdat er ook grondstoffen in voorraad zijn waar geen omzet tegenover staat. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de personeelsmaaltijden of schoonmaakartikelen. De berekening van de netto verkoopprijs Er zijn verschillende manieren om de verkoopprijs van produkten van horecabedrijven of de produktiekosten van instellingen te berekenen. Je hebt in de vorige paragrafen een indruk gekregen van de manier waarop we de foodcost berekenen en controleren. Met deze gegevens kun je een voorcalculatie maken van de uiteindelijke prijs die je op de menukaart moet vermelden. Je weet dat de inslag een vast percentage is van de omzet. Maar met hoeveel procent moet je de inslag nu verhogen om tot de verkoopprijs te komen en een goed rendement te behalen? De berekening van het foodcost-percentage Laten we de begroting van een klein specialiteitenrestaurant als voorbeeld nemen (zie illustratie 12-11). Netto omzet , 100% Van de netto omzet gaat af: Arbeidskosten , 35% Overige exploitatiekosten , 24% Geschat ondernemersloon , 12% Rente eigen vermogen 10% , 4% van ,- Totaal , 75% Voor de inslag blijft over: , 25% Illustratie De begroting van een klein specialiteitenrestaurant Dit bedrijf heeft een omzet op jaarbasis van ,. Voor de inkoop van grondstoffen blijft er dan , over of 25 procent van de netto omzet. Wij noemen dit percentage het foodcost-percentage. Om nu de netto verkoopprijs van een gerecht te berekenen hanteren we de formule die je in illustratie ziet. Totale inslag gerecht x 100 Foodcost-percentage = netto verkoopprijs, excl. BTW Een voorbeeld, de totale inslag van een Entrecôte grillé à la bordelaise is 4,65. De netto verkoopprijs, exclusief BTW is dan: 4,65 x = 18,60 Illustratie Formule voor het berekenen van de netto verkoopprijs Zoals je ziet, is het gebruik van de calculatieformule driemaal over de kop, die we aan het begin van dit hoofdstuk tegenkwamen, ten zeerste af te raden! In 20