Kwaliteitsborging Geneesmiddelenonderzoek UMC Utrecht Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek

Transcriptie

1 Kwaliteitsborging Geneesmiddelenonderzoek UMC Utrecht Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek UMC Utrecht Julius Centrum voor Gezondheidswetenschappen en Eerstelijns Geneeskunde Clinical Trial Services Unit Dr. Annette A.A. Bak Drs. Mariska C. Hafkamp Drs. Gerco Haars Peter Holleman Karin Nijssen Eugenie Ram

2 Voorwoord Sinds medio 2006 is het Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek (BKO) operationeel in het UMC Utrecht. Onderzoekers die geneesmiddelenonderzoek uitvoeren, krijgen automatisch met het BKO te maken omdat een kwaliteitsintake een verplichting is vóór indiening bij de METC. In de op dit terrein meest actieve onderzoeksgroepen is de procedure inmiddels vertrouwd en is een duidelijke leercurve te zien: GCP checklists voor protocol & patiënteninformatie worden gebruikt, afspraken en procedures omtrent bijvoorbeeld rapporteren van bijwerkingen en registratie van studiemedicatie zijn beter vastgelegd. Er valt echter nog wel wat te verbeteren; slechts een kleine 40% van de aangeboden onderzoeken wordt direct positief beoordeeld en dit betreft voornamelijk industrie geïnitieerd onderzoek. Voor de onderzoeker geïnitieerde onderzoeken is het blijkbaar lastiger te voldoen aan de richtlijnen voor Good Clinical Practice (GCP), zoals die verankerd zijn in de Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek (WMO) met mensen. Het BKO is niet alleen een toetsend en controlerend orgaan. Advisering op het gebied van kwaliteit & organisatie van onderzoek staat hoog in het vaandel. Uit de vele positieve reacties van onderzoekers merken we dat dit ten zeerste wordt gewaardeerd. Data-monitoring is een voortdurend punt van discussie: welke persoon is hiervoor bevoegd en welke intensiteit van monitoring geeft werkelijke borging van kwaliteit. De WMO/GCP geeft hier helaas onvoldoende houvast. Het BKO participeert in diverse (landelijke) discussies over dit onderwerp en hanteert vooralsnog als uitgangspunt voor monitoring een minimaal eisenpakket waarin de meeste aandacht uitgaat naar checks van informed consent, in- en exclusiecriteria en ernstige bijwerkingen. De zes medewerkers van het BKO werken met toewijding en veel plezier aan de intakes, trainingen, audits en helpdesk. Ik wens u plezier bij het lezen over onze ervaringen in Annette Bak Hoofd BKO Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 2/16

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 2 Inhoudsopgave... 3 Lijst van afkortingen... 4 Contactgegevens Inleiding Werkwijze en samenstelling van het Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek Pijlers van het Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek Kwaliteitsintake Vrijstelling Training Kwaliteitsaudits Helpdesk Resultaten Kwaliteitsintake Monitoring binnen het UMC Utrecht Trainingen Vrijstellingsaudits en Kwaliteitsaudits Vrijstellingsaudits Kwaliteitsaudits Helpdesk Management Informatie Systeem (MIS) Samenvatting en vooruitblik Appendix A Karakteristieken Intake Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 3/16

4 Lijst van afkortingen BKO BROK CCMO CRA CTSU DHS DIGD DP-SEH EudraCT GCP METC MIS NFU QA SAE SOP SUSAR UMC Utrecht WMO Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek Basiscursus Regelgeving & Organisatie voor Klinisch onderzoekers Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek Clinical Research Associate Clinical Trial Services Unit Divisie Heelkundige Specialismen Divisie Interne Geneeskunde en Dermatologie Peri-Operatieve Zorg en Spoed Eisende Hulp European drug regulatory affairs Clinical Trials Good Clinical Practice Medisch Ethische ToetsingsCommissie Management Informatie Systeem Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra Quality Assurance Serious Adverse Event Standaard Operating Procedure Suspected Unexpected Serious Adverse Reaction Universitair Medisch Centrum Utrecht Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek met mensen Contactgegevens Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek Julius Centrum Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek UMC Utrecht Heidelberglaan 100, STR CX Utrecht Tel (ma.-vrij uur) Scoop Via index kwaliteitsborging Website Huispost STR Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 4/16

5 1. Inleiding Sinds 1 maart 2006 verplicht de Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek met mensen (WMO) alle geneesmiddelenonderzoek volgens de richtlijnen van Good Clinical Practice (GCP) uit te voeren. Dit betekent voor het UMC Utrecht een verdere aanscherping van de eisen die aan het onderzoek en de onderzoeker worden gesteld. Met het Besluit Kwaliteitsborging Klinisch Geneesmiddelenonderzoek heeft de Raad van Bestuur van het UMC Utrecht ingestemd met de implementatie van de Notitie Kwaliteitsborging Geneesmiddelenonderzoek met proefpersonen dd 11 oktober Het Julius Centrum is gevraagd verdere inhoud te geven aan deze Kwaliteitsborging en heeft per 1 juli 2006 het Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek (BKO) ingesteld. In dit eerste jaarverslag doet het BKO een verslag van haar activiteiten in Werkwijze en samenstelling van het Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek De aanpak van het BKO is vierledig en wordt verder uitgediept in het volgende hoofdstuk: 1) Kwaliteitsintake 2) Training in wet- en regelgeving 3) Kwaliteitsaudits 4) Helpdesk Het BKO wordt bemand door 6 personen die allen werken voor de afdeling Clinical Trial Services Unit (CTSU) van de divisie het Julius Centrum. Twee Kwaliteitsmanagers, Gerco Haars en Mariska Hafkamp, die verantwoordelijk zijn voor de helpdesk, (vrijstellings-) audits, trainingen en procedures. Vier projectmanagers, Annette Bak, Karin Nijssen, Peter Holleman en Eugenie Ram, die verantwoordelijk zijn voor de Intakes. De secretaresses van de CTSU verlenen secretariële ondersteuning. Annette Bak is hoofd van het BKO. De rol van het BKO maakt het noodzakelijk om een uniforme en transparante werkwijze te hanteren en er is daarom voor het BKO een volledig kwaliteitmanagement systeem opgezet. Dit systeem bestaat uit een centraal kwaliteitshandboek, procedures voor alle werkzaamheden en het afhandelen van bezwaarschriften, standaarden voor vastlegging en rapportage en een voortgangsdatabase. Naast ad hoc intercollegiaal overleg vindt er eén keer per 2 maanden BKO-overleg plaats met het hele team: casusbespreking, afstemming over lopende zaken, vaststellen nieuw beleid. Van dit overleg vindt verslaglegging plaats. Regelmatig is overleg met derden nodig, waaronder de METC UMC Utrecht, om bijvoorbeeld de indieningsprocedure te bespreken. Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 5/16

6 2. Pijlers van het Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 2.1 Kwaliteitsintake Elk WMO-plichtig geneesmiddelenonderzoek dat binnen of onder leiding (sponsorschap) van het UMC Utrecht wordt uitgevoerd moet verplicht een kwaliteitsintake ondergaan. Aanvragers van een onderzoek dienen een positief advies van de kwaliteitsintake te hebben om in aanmerking te komen voor toetsing door de METC van het UMC Utrecht en/of uitgifte van een UMC Utrecht verklaring van lokale uitvoerbaarheid (verklaring van Raad van Bestuur via de METC UMC Utrecht), zoals afgesproken in de Overeenkomst tussen het BKO en de METC UMC Utrecht. De intake bestaat uit een interview van ongeveer een uur en dient plaats te vinden vóór indiening van de Centrale Toetsing, of voorafgaand aan de aanvraag van een lokale uitvoerbaarheidverklaring. Tijdens het gesprek wordt het onderzoek getoetst aan kwaliteitseisen en wordt advies gegeven over mogelijke verbeteringen. Een kwaliteitsintake kan aangevraagd worden middels de kwaliteitsborging helpdesk of via het algemene kwaliteitsborging adres. De kwaliteitsintake zal in de regel plaatsvinden binnen 1 week na aanvraag indien de vereiste documenten minimaal 2 dagen voorafgaand aan het gesprek in bezit zijn van het BKO. Een intakegesprek kan ook later plaatsvinden dan binnen 1 week na aanvraag indien de onderzoeker hierom verzoekt. In de intakedatabase worden essentiële gegevens van het gesprek verzameld. Dit betreft onder andere contactgegevens van de onderzoeker en gegevens van het onderzoek, datum van aanvraag intake, datum van uitvoer intake, resultaat en adviezen t.a.v. de intake, tijdsinvestering intaker Vrijstelling Het is mogelijk voor afdelingen van het UMC Utrecht om vrijstelling aan te vragen van de kwaliteitsintake. Om hiervoor in aanmerking te komen moet de afdeling in een speciale vrijstellingsaudit aantonen dat de kwaliteit van het onderzoek voldoende wordt gewaarborgd. De vrijstelling voor industrie en/of onderzoeker geïnitieerd onderzoek geldt voor één jaar. Alle vrijgestelde afdelingen moeten bij indiening van een nieuw onderzoek een kopie van het vrijstellingscertificaat toevoegen. Voor verlenging van de vrijstelling vindt een her-vrijstellingsaudit plaats. 2.2 Training Het BKO organiseert trainingen waaraan medewerkers van het UMC Utrecht op dit moment vrijwillig deel kunnen nemen. Het cursusaanbod bestaat momenteel uit een basistraining Good Clinical Practice (GCP) en specifieke trainingen op aanvraag. Specifieke training en vervolgcursussen voor alle UMC Utrecht medewerkers worden in 2008 opgezet. Tijdens de basistraining van 1 dag worden relevante wet- en regelgeving en basisprincipes van klinisch geneesmiddelenonderzoek benoemd en uitgelegd. Van juni 2006 tot en met juni 2007 werd een basistraining van 1 dagdeel gegeven. In overleg met de DIGD, die 2-daagse GCP trainingen verzorgde, is besloten een GCP cursus van 1 dag aan te bieden aan UMC Utrecht medewerkers. Deze training wordt in samenwerking met de DIGD gegeven, waarmee in oktober 2007 is gestart. De docenten voor deze training zijn de kwaliteitsmanagers en intakers van het BKO voor onderwerpen m.b.t. algemene wet- en regelgeving, prof. J.J.M. van Delden voor Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 6/16

7 medische ethiek, M.A.C. van Groenestijn voor de medisch ethische onderwerpen en J.G.M. Roord voor praktijk gerelateerde onderwerpen. Alle deelnemers ontvangen na afloop van de trainingen een aanwezigheidscertificaat. Tevens wordt aan alle deelnemers gevraagd een evaluatieformulier in te vullen. Aan de hand van de evaluatieformulieren worden de trainingen aangepast. Adviezen over vervolgtrainingen zullen worden gebruikt om nieuwe trainingen/seminars te geven in Kwaliteitsaudits Elk geneesmiddelenonderzoek dat na 1 juli 2006 van start is gegaan in het UMC Utrecht kan worden geselecteerd voor een kwaliteitsaudit. Dit geldt dus zowel voor onderzoek dat een intake heeft doorlopen als onderzoek dat was vrijgesteld van een intake en voor zowel onderzoeker-geïnitieerd onderzoek als industrie-geïnitieerd onderzoek. Onderzoeken worden steekproefsgewijs geselecteerd voor een kwaliteitsaudit door medewerkers van het BKO. Op grond van een bijzondere indicatie kan onderzoek specifiek worden geselecteerd voor een audit (bijv. bij problemen tijdens de uitvoering of ter validatie van de vrijstelling). Ook kunnen intakers n.a.v. een intakegesprek een onderzoek aanbevelen voor een kwaliteitsaudit tijdens de uitvoeringsfase. 2.4 Helpdesk Het BKO staat ter beschikking voor alle onderzoeksmedewerkers van het UMC Utrecht voor vragen over alle aspecten van klinisch (geneesmiddelen)onderzoek (WMO-plichtig onderzoek). Waar de medewerkers van het BKO niet zelf van dienst kunnen zijn, ondersteunen zij bij het extern verkrijgen van advies of ondersteuning. Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 7/16

8 3. Resultaten 2007 Van het eerste jaar BKO is een evaluatierapport uitgebracht. Hierin staan de resultaten beschreven van juni juni Het evaluatierapport kan men opvragen via het BKO. De resultaten van 2007 van elke pijler van het BKO worden hieronder weergegeven Kwaliteitsintake Gedurende de periode 1 januari 2007 tot 1 januari 2008 zijn 61 onderzoeken aangemeld voor een intake. Van alle ingediende onderzoeken betreft het 77% onderzoeker geïnitieerd onderzoek en 21% industrie geïnitieerd onderzoek. Ten opzichte van de 2 e helft van 2006 zijn er relatief minder intakes verricht in Het aantal intakes in 2006, sinds de start van het BKO in juli 2006, was 38. Het percentage onderzoeker geïnitieerd onderzoek was ongeveer gelijk (circa 75%). Verrichter onderzoek n = 61 Onderzoeker UMCU 32 Onderzoeker elders 15 Industrie 13 Anders 1 Industrie 21% Onderzoeker elders 25% Anders 2% Onderzoeker UMCU 52% Van de 61 onderzoeken kregen er 23 (38%) direct een positief oordeel, waarvan 15 met vrijblijvende adviezen. Van de overige onderzoeken hebben 29 (47%) onderzoeken alsnog een positief oordeel gekregen na een revisie van de opzet of de beoogde werkwijzen, 8 (13%) onderzoeken hadden aan het einde van 2007 nog een negatief oordeel en over 1 (2%) onderzoek was nog geen oordeel gegeven. In 2006 heeft 26% direct een positief oordeel van de intake verkregen, 37% met vrijblijvend advies (totaal 63% direct positief advies), 34% een positief oordeel na revisie en 3% een negatief oordeel. In 2007 waren er relatief minder onderzoeken met een direct positief oordeel (met of zonder advies) van de kwaliteitsintake. De verschillen hebben waarschijnlijk te maken met het feit dat het BKO in 2007 de eisen om een positief oordeel te geven heeft aangescherpt en strenger heeft gehanteerd in vergelijking met Het is niet aannemelijk dat er objectieve verschillen zijn tussen de ingediende onderzoeksdossiers van 2006 en Om te kunnen oordelen of er een trend aanwezig is, zullen de resultaten van 2008 vergeleken moeten worden met die van Een aantal onderzoeken heeft in 2007 een negatief advies ontvangen, waarvan er nog 6 niet definitief zijn afgerond. De belangrijkste redenen om een positief oordeel op te schorten waren het ontbreken van (a) monitoring, (b) een procedure voor het melden van ernstige bijwerkingen, (c) een procedure rondom medicatiebeheer en (d) ontbreken van verplichte onderdelen in het protocol of patiënteninformatie. De vrijblijvende adviezen betroffen voornamelijk de patiënteninformatie, het trainen van medewerkers, datamanagement, monitoring en het METC traject. Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 8/16

9 Uitslag intake n = 61 Positief 8 Positief met advies 15 Positief na revisie 29 Negatief 8 Lopend 1 Negatief 13% Positief na revisie 47% Lopend 2% Positief 13% Positief met advies 25% Bindende adviezen Bindend advies n Monitoring 33 Medicatiebeheer 19 Bijwerkingen 17 Anders Monitoring Medicatiebeheer Bijwerkingen Anders Vrijblijvend advies n Patiënteninformatie 46 Data management 17 Bijwerkingen 11 Monitoring 11 Training onderzoekers 10 Anders 10 METC Patienteninformatie Data management Bijwerkingen Monitoring Training onderzoekers Anders METC Advies (vrijblijvend of bindend) is zo concreet mogelijk en in veel gevallen worden praktische hulpmiddelen ter beschikking gesteld, zoals checklists, flowschema rapportage bijwerkingen, inhoudopgave onderzoeksdossier, etc. Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 9/16

10 Het BKO streeft ernaar alle aanvragen voor een kwaliteitsintake binnen 1 week na aanvraag uit te voeren. Iets meer dan de helft van alle intakes in 2007 zijn binnen één week na aanvraag uitgevoerd. Redenen waarom dit niet gebeurde zijn; (1) documenten konden niet binnen 1 week aangeleverd worden, (2) onderzoeker was nog bezig met het finaliseren van het onderzoeksdossier, (3) er kon geen geschikte intakedatum gevonden worden op korte termijn. Meer details en karakteristieken van de ingediende onderzoeken zijn uitgewerkt in appendix A Monitoring binnen het UMC Utrecht Eén van de speerpunten binnen de kwaliteitsintake is monitoring. Indien dit niet door de verrichter van het onderzoek geregeld is, wordt er geen positief advies afgegeven door het BKO. Het doel van monitoren van klinisch onderzoek is drieledig: 1. Controleren of rechten en welzijn van proefpersonen worden beschermd. 2. Controleren of gegevens uit het onderzoek die gerapporteerd worden juist en volledig verifieerbaar zijn in brondocumenten. 3. Controleren of de uitvoering van het onderzoek in overeenstemming is met het/de op dat moment goedgekeurde protocol/amendement(en), met GCP en met de relevante wettelijke vereisten. De verrichter staat vrij om monitoring zelf te organiseren, al hanteert het BKO een minimale monitoring eis die voor elk geneesmiddelenonderzoek geldt. Met verschillende divisies, cq. afdelingen en Trial Bureau s heeft het BKO een discussie gevoerd over het vereiste monitoringplan.het integreren van monitoring in een geneesmiddelenonderzoek is nog niet vanzelfsprekend bij veel onderzoekers cq. verrichters van geneesmiddelenonderzoek. Hierbij speelt het plannen en reserveren van budget voor dit onderdeel een belangrijke rol. Ook wie de monitoring uitvoert of uit mag voeren is een belangrijk punt van discussie. GCP stelt dat monitors een relevante opleiding moeten hebben en moeten beschikken over wetenschappelijke en/of medische kennis die nodig is onderzoek adequaat te monitoren. De kwalificaties van een monitor moeten worden gedocumenteerd. Daarnaast is het van belang dat monitors goed bekend zijn met het/de onderzoeksproduct(en), het protocol, het informed consent formulier en alle andere schriftelijke informatie die aan proefpersonen wordt verstrekt, de procedures (SOP s) van de verrichter, GCP en andere wettelijke vereisten. Het BKO zal beide discussies, het monitoringplan en de vereisten aan een monitor, met de verschillende partijen in 2008 voortzetten om tot een werkwijze te komen die als richtlijn kan gelden en praktisch financieel haalbaar is. De DIGD heeft inmiddels als beleid dat al het geneesmiddelenonderzoek gemonitord moet worden. Waar nog geen monitoring plaatsvond is de afdeling CTSU van het Julius Centrum ingeschakeld om de monitoring te verrichten. Ook voor andere divisies voert de CTSU monitoring uit: Psychiatrie, Kinderen, RRN, Chirurgie, Heelkundige Specialismen, Intensive Care Centrum, Julius Centrum en het Centraal Militair Hospitaal. 3.2 Trainingen In 2007 heeft er 4 maal een 4 uur durende Basis GCP training plaatsgevonden en eenmaal een 1-daagse Basis GCP training. Totaal hebben er 114 personen deelgenomen aan de cursussen. Cumulatief zijn dit sinds juni personen. Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 10/16

11 Het merendeel van deze groep deelnemers bestond uit onderzoekers en onderzoeksverpleegkundigen. Kwaliteitsmedewerkers van het BKO hebben specifieke trainingen gegeven bij de 2- daagse DIGD GCP training. Daarnaast zijn er trainingen op maat gegeven bij de afdeling endocrinologie van de DIGD, de afdeling orthopedie van DHS en de afdeling CTSU van het Julius Centrum. Onderzoekers 57% Training n Onderzoekers 66 Onderzoeksverpleegkundigen 18 METC 1 Apotheek 2 Overig 27 Overig 24% Apotheek 2% METC 1% Onderzoeksverpleegkundigen 16% Specificatie per categorie: Onderzoekers; Specialisten, PhD studenten, geneeskundestudenten; mogelijk onderzoekers die ook lid zijn van de METC UMC Utrecht Onderzoeksverpleegkundigen; Verpleegkundigen, assistenten, verpleegkundigspecialisten Apotheek: Trialbureau medewerkers Overig; CRA s, analisten, QA-functionaris etc. De Basis GCP training is over het algemeen goed beoordeeld. Een kanttekening is dat sommige onderzoekers graag meer informatie ontvangen over WMO-plichtig onderzoek in het algemeen, dus niet alleen toegespitst op geneesmiddelenonderzoek. De deelnemers kwamen met veel goede suggesties voor vervolgtrainingen, waaronder melden van bijwerkingen, Informed Consent procedure, indieningtraject METC/CCMO (incl. invullen van het EudraCT Application formulier) en CRF ontwerpen. De aangedragen onderwerpen zullen worden gebruikt om specifieke trainingen in 2008 aan te bieden. In 2008 zal er voor jonge/startende onderzoekers in het UMC Utrecht door het Julius centrum tevens een Basiscursus Regelgeving & Organisatie voor Klinisch onderzoekers (BROK-cursus) worden opgezet. Binnen deze cursus zullen ondermeer de onderdelen uit de Basis GCP training worden behandeld. Het opzetten van een BROK cursus binnen alle UMC s is een initiatief van de NFU. In de landelijke werkgroep wordt het UMC Utrecht vertegenwoordigd door Annette Bak en Mariska Hafkamp van het BKO. 3.3 Vrijstellingsaudits en Kwaliteitsaudits Er wordt onderscheid gemaakt tussen vrijstellingsaudits (zie 2.1.1) en kwaliteitsaudits (2.3). De resultaten van beide audits worden hieronder toegelicht. Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 11/16

12 3.3.1 Vrijstellingsaudits Vier afdelingen hebben een vrijstelling van de kwaliteitsintake aangevraagd in 2006 en één afdeling in 2007, waarna het BKO een vrijstellingsaudit heeft uitgevoerd. Deze audit gaf aan dat vier van de vijf afdelingen een eigen kwaliteitssysteem hebben dat wel voldoende borging geeft in de uitvoering van onderzoek dat door de industrie wordt gesponsord, maar niet voor het opzetten en uitvoeren van eigen gesponsord onderzoek (onderzoeker geïnitieerd onderzoek). Deze afdelingen hebben vrijstelling gekregen van de intake voor industrie geïnitieerd onderzoek. De vijfde afdeling heeft wel een kwaliteitssysteem dat ook de kwaliteit van onderzoeker geïnitieerd onderzoek waarborgt en heeft dan ook vrijstelling van de intake gekregen voor onderzoeker én industrie geïnitieerd onderzoek. Karakteristieken Vrijstellingsaudits Divisie Afdeling Vrijstelling voor onderzoeker geïnitieerd onderzoek DIGD Vasculaire Geneeskunde Vrijstelling voor industrie geïnitieerd onderzoek Vrijstelling tot Nee Ja 1 augustus DIGD MDL Nee Ja 1 maart DIGD Infectieziekten Nee Ja 7 december DIGD Medische Ja Ja 25 april Oncologie DP-SEH Pijnpoli Nee Ja 1 maart Aantal ingediende vrijgestelde onderzoeken De vijf afdelingen met een vrijstelling hebben in totaal elf onderzoeken bij het BKO aangemeld en zijn onder bovengenoemde vrijstelling bij de METC ingediend Kwaliteitsaudits De kwaliteitsaudits die tot dusverre zijn uitgevoerd geven aan dat de kwaliteit van het onderzoek over het algemeen acceptabel tot goed is, maar dat dit met name stoelt op de persoonlijke kennis en motivatie van de onderzoeker. De borging en daarmee de zekerheid van een goede kwaliteit is beperkt en kan nog aanzienlijk worden verbeterd. In 2007 zijn er 17 onderzoeken geselecteerd voor een kwaliteitsaudit. Hiervan zijn er 2 in 2007 uitgevoerd, 3 staan er gepland in 2008 en bij de overige onderzoeken was een audit niet mogelijk (12). De redenen waarom de kwaliteitsaudits niet plaats kon vinden waren: het onderzoek is nog niet positief beoordeeld door de METC, er is een (definitief) negatief advies van de METC ontvangen, logistieke redenen of nog geen deelnemers geïncludeerd Helpdesk De helpdesk is bereikbaar via (kwaliteitsborging@umcutrecht.nl) en dagelijks telefonisch tussen 9.30 en uur. Onderwerpen waarvoor de helpdesk benaderd is hebben voornamelijk betrekking tot: Intake procedure en aanmelding Aanmelding trainingen Indienings traject METC/CCMO EudraCT Application Formulier Wel/geen geneesmiddelenonderzoek SAE/SUSAR rapportage Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 12/16

13 Voor het beantwoorden van inhoudelijke vragen is er geregeld contact met de METC, de apotheek en juristen van het UMC Utrecht en de CCMO. De helpdesk heeft een ondersteunend document opgesteld dat verrichters / onderzoekers van het UMC Utrecht helpt en stuurt in de juiste afhandeling, vastlegging en rapportage van bijwerkingen (SAE/SUSAR). Dit flowschema is zowel binnen het UMC Utrecht als daarbuiten erg positief ontvangen. Verder heeft het BKO i.s.m. de apotheek van het UMC Utrecht een start gemaakt met het opstellen van een EudraCT handleiding. Deze handleiding zal in 2008 worden voltooid en heeft als doel de onderzoekers te ondersteunen in het invullen van het EudraCT Application Formulier. Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 13/16

14 4. Management Informatie Systeem (MIS) Voor een efficiënte administratie van de projecten en de kwaliteitsborging is een pakket van eisen opgesteld. Een Management Informatie Systeem kan enerzijds nuttige informatie leveren over de status en voortgang van klinisch onderzoek in het UMC Utrecht. Anderzijds kan het faciliteren en sturen in correcte afhandeling van enkele kritische aspecten van geneesmiddelenonderzoek, zoals bijwerkingenrapportage. Tot slot kan met behulp van stapsgewijze projectsturing binnen het MIS ondersteuning en sturing aan onderzoekers worden geboden. Hierbij is er de mogelijkheid om per projectactiviteit relevante hulpdocumenten toegankelijk te maken. Een tweetal softwarepakketten die een dergelijk MIS ondersteunen zijn beoordeeld. De firma Sopheon heeft met het pakket Accolade for Clinical Trials een uitgebreide assessment uitgevoerd en een business-case uitgewerkt. In samenwerking met de Directie Informatie Technologie (DIT) hebben de DIGD en het Julius Centrum dit pakket geselecteerd als meest geschikte. Na de recente goedkeuring door de Raad van Bestuur, is dit pakket aangeschaft en wordt dit in 2008 geïmplementeerd. Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 14/16

15 5. Samenvatting en vooruitblik Kwaliteitsintake De kwaliteitsintake is vereist vóór indiening bij de METC en geldt voor alle WMOplichtig geneesmiddelonderzoek. In 2007 vonden 61 intakegesprekken plaats, waarvan het merendeel onderzoeker geïnitieerd onderzoek betrof. Iets minder dan de helft (38%) van de intakes leverde meteen bij het eerste gesprek goedkeuring op, al dan niet met vrijblijvend advies. Bindend advies betrof vooral monitoring, melden van bijwerkingen en medicatiebeheer. De intakes worden over het algemeen als positief en ondersteunend ervaren. Het aantal aangemelde geneesmiddelenonderzoeken bij het BKO is in 2007 in vergelijking met 2006 afgenomen. In 2008 zal deze ontwikkeling nauwlettend gevolgd worden. Indien deze trend zich voortzet zal het BKO dit nader onderzoeken. Trainingen In overleg met de DIGD is besloten medio 2007 de GCP training in samenwerking met de DIGD te geven. In totaal hebben in personen deelgenomen aan de basis GCP training (1 of 2 dagdelen). Het merendeel van de deelnemers waren onderzoekers. In 2008 zal de basis GCP training van 1 dag worden vervolgd en uitgebreid worden met vervolgtrainingen. Tevens zal er een Basiscursus Regelgeving & Organisatie voor Klinisch onderzoekers worden opgezet. Vrijstellingsaudit en kwaliteitsaudits In 2007 waren 4 afdelingen vrijgesteld van de kwaliteitsintake voor industrie geïnitieerde onderzoeken en 1 afdeling was daarnaast ook vrijgesteld voor onderzoeker geïnitieerde onderzoeken. In 2007 hebben er 2 kwaliteitsaudits plaatsgevonden. Deze audits geven aan dat de kwaliteit van onderzoek over het algemeen acceptabel tot goed is, maar dat de borging en daarmee de zekerheid van een goede kwaliteit nog aanzienlijk kan worden verbeterd. Het streven is om elke afdeling waarbij een onderzoek is vrijgesteld van de intake of waarvan een intake heeft plaatsgevonden eenmaal per jaar te auditen. In 2007 is gebleken dat om verscheidene redenen een kwaliteitsaudit niet kon plaatsvinden. Helpdesk De helpdesk wordt met name geraadpleegd voor vragen die betrekking hebben op de indiening van klinisch (geneesmiddelen)-onderzoek. Kwaliteitssysteem In 2008 zal het bestaande kwaliteitssysteem opnieuw worden bekeken en waar nodig zullen SOPs en het kwaliteitshandboek aangepast worden. Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 15/16

16 Appendix A Karakteristieken Intakes 2007 Divisie n = 61 DIGD 21 Kinderen 9 Hersenen 7 Julius Centrum 5 Heelkundige Specialismen 8 RRN 3 HLCU 3 SEH 1 Vrouw en Kind 1 IC-Centrum 3 RRN 5% Heelkundige Specialismen 13% Julius Centrum 8% HLCU 5% SEH 2% Vrouw en Baby Hersenen 11% 2% IC-Centrum 5% DIGD 34% Kinderen 15% Financiering onderzoek n 1e Geldstroom 23 2e Geldstroom 5 3e Geldstroom 21 4e Geldstroom 7 3e Geldstroom 38% 4e Geldstroom 13% 2e Geldstroom 9% 1e Geldstroom 40% Onderzoeksfase n I 4 II 17 III 27 IV 10 IV 17% I 7% II 29% III 47% Rol METC UMCU n Centrale toetsing 31 Lokale uitvoerbaarheid 30 Lokale uitvoerbaarheid 49% Centrale toetsing 51% Studie opzet n Monocenter 17 Multicenter 44 Jaarverslag 2007 Bureau Kwaliteitsborging Onderzoek 16/16