Standard Operating Procedure

Transcriptie

1 Standard Operating Procedure STZ SOP: U6 Studie medicatie Distributielijst : STZ Datum : Revisiedatum : Veranderingen ten opzichte van eerdere versies Versiedatum Opmerkingen Versiedatum Opmerkingen Jaarlijkse revisie, administratieve wijzigingen. Versiedatum Pagina 1 van 7

2 1. Doel Het beschrijven van de te volgen procedure voor het maken van financiële en logistieke afspraken met de apotheek, in geval van betrokkenheid bij de opzet en/of logistieke uitvoering van een studie in het ziekenhuis. 2. Afkortingen, definities en termen GMP SOP WMO Good Manufactural Practice Standard Operating Procedure Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek met mensen Medisch Ethische Toetsingscommissie (METC): Een zelfstandig en onafhankelijk bestuursorgaan (instellings-, regionale, nationale of supranationale beoordelingsraad of commissie), bestaande uit medici, wetenschappers en niet-medici/wetenschappers, dat de verantwoordelijkheid heeft er voor te zorgen dat de rechten, veiligheid en het welzijn van de proefpersonen in een onderzoek worden zeker gesteld. Deze bescherming moet openbaar worden gewaarborgd door onder andere het beoordelen van en een positief oordeel geven over het onderzoeksprotocol, de geschiktheid van de onderzoekers, de faciliteiten en de methoden en het materiaal dat zal worden gebruikt om het informed consent van de proefpersonen te verkrijgen en te documenteren. Investigator / onderzoeker: De persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een klinisch onderzoek op één onderzoekslocatie. De onderzoeker die landelijk verantwoordelijk is voor de studie wordt de CCI (country co-ordinating investigator) genoemd. Als een klinisch onderzoek op één onderzoekslocatie door één team van personen wordt uitgevoerd dan is de onderzoeker de verantwoordelijke teamleider en kan deze als hoofdonderzoeker (principal investigator; PI) worden aangeduid. Sponsor/verrichter: Een persoon, bedrijf, instelling of organisatie die de verantwoordelijkheid neemt voor het initiëren, organiseren en/of financieren van een klinisch onderzoek. In de WMO spreekt men van verrichter als zijnde diegene die opdracht heeft gegeven voor de organisatie en/of uitvoering van een klinisch onderzoek. Standard Operating Procedure (SOP): Dit zijn gedetailleerde schriftelijke instructies om uniformiteit te bereiken in de uitvoering van een bepaalde taak. 3. Verantwoordelijkheden Hieronder worden de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen met betrekking tot deze STZ SOP U6 Studie medicatie benoemd. Investigator is eindverantwoordelijk voor: Tijdig inschakelen/informeren van de apotheek m.n. bij studies waar de apotheek betrokken is bij de bereiding van de studiemedicatie; Het aanleveren van de volledige documentatie die nodig is voor de apotheek om logistieke haalbaarheid te kunnen beoordelen en om een kostenberekening te kunnen maken; Onderhouden van contact met de apotheek na positief oordeel van de METC en schriftelijke toestemming van de raad van bestuur om logistieke afspraken te maken; Het verstrekken van de kostengegevens aan de METC / raad van bestuur; Het beheer van de studie medicatie op de onderzoekslocatie. De investigator kan de taken met betrekking tot beheer van de studie medicatie aan een bevoegde apotheker delegeren, de investigator blijft hierbij wel hoofdverantwoordelijk; Het volgens het onderzoeksprotocol geven van de juiste studie medicatie aan de proefpersoon. Hiertoe moet een administratie bijgehouden worden waarin afdoende is vastgelegd dat aan de proefpersonen de doseringen zijn gegeven zoals gespecificeerd Versiedatum Pagina 2 van 7

3 in het protocol en dat die inderdaad overeenstemmen met de studie medicatie zoals van de sponsor ontvangen. Apotheek is eindverantwoordelijk voor: Beoordeling haalbaarheid en wenselijkheid om medewerking te verlenen aan de trial; De juistheid van de kostenberekening (voor zover het kosten van de apotheek betreft); Verstrekken van ondertekende kostenopgave aan investigator ten behoeve van primaire toetsing of toetsing lokale haalbaarheid; Afsluiten financiële overeenkomst met sponsor of onderzoeker (welke ondertekend retour moet naar de apotheek); Indien daartoe gedelegeerd is de apotheker verantwoordelijk voor het bijhouden van een administratie van de aflevering van het product op de onderzoekslocatie, de voorraad ervan op de locatie, het gebruik door elke proefpersoon en de teruggave aan de sponsor. Deze administratie moet data, hoeveelheden, batch- en serienummers en houdbaarheidstermijn (indien van toepassing) bevatten, als ook de unieke codenummers die aan de studie medicatie en proefpersonen zijn toegekend; Opslag van de studie medicatie zoals overeengekomen met de sponsor (indien van toepassing) en in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Sponsor / verrichter is eindverantwoordelijk voor: Aanduiding van de studie medicatie in overeenstemming met het ontwikkelingsstadium van het product, productie van de studie medicatie volgens de relevante GMP-regels en codering en etikettering op zodanige wijze dat de blindering (indien van toepassing) gehandhaafd blijft; Aanleveren van juiste studie medicatie aan apotheek / instelling, pas op moment dat positief oordeel van METC en schriftelijke toestemming voor start van het onderzoek door de raad van bestuur gegeven is. De studie medicatie moet dusdanig verpakt zijn dat besmetting en onaanvaardbaar kwaliteitsverlies tijdens vervoer en opslag wordt voorkomen; Bepalen van de juiste opslagtemperaturen, opslagomstandigheden, opslagtermijnen, oplosvloeistoffen en procedures, en eventuele hulpmiddelen om het product als infuus te kunnen toedienen. De sponsor moet alle betrokken partijen (b.v. monitors, onderzoekers, apothekers, verantwoordelijken voor opslag) van deze bepalingen op de hoogte stellen; Goed coderingssysteem voor de studie medicatie zodat producten snel kunnen worden geïdentificeerd in medische noodgevallen. Het moet niet mogelijk zijn om onzichtbaar de blindering te verbreken (in geval van blindering); Opstellen van juiste schriftelijke instructies die onderzoeker moet volgen bij het hanteren en opslaan van de studie medicatie. De procedures moeten de correcte en veilige ontvangst, hantering, opslag, verstrekking, terugzending van ongebruikte producten aan de sponsor beschrijven. Versiedatum Pagina 3 van 7

4 4. Stroomdiagram 5.1 apotheek betrokken? Ja 5.2 afspraak voorbereiding 5.3 Akkoord apotheek ja 5.5 Apotheek maakt kostenbegrtoting en indien van toepassing bereidingsprotocol en overige van toepassing zijnde documenten, 5.4 Aanvraag kostenbegroting bij apotheek 5.5 Dossier indiening compleet? Ja 5.6 Positief oordeel METC / goedkeuring raad van bestuur? ja 5.7 Start studie 5.8 Contact gedurende studie 5.9 Einde studie Versiedatum Pagina 4 van 7

5 5. Werkwijze 5.1. Ga na in welke mate de apotheek betrokken is bij de studie. In gevallen dat de apotheek bij de bereiding is betrokken zal ook altijd de logistiek door de apotheek verzorgd worden. Wanneer er geen bereiding door de apotheek plaatsvindt kan deze nog steeds betrokken zijn bij de logistiek voor het opslaan en uitgeven van de medicatie. Check goed de vergunning van de apotheek Maak met de apotheek een afspraak om de voorbereiding van de studie verder te bespreken De apotheker/trialassistente (zie 9.1 voor contactgegevens) bekijkt voorafgaand aan de afspraak het studieprotocol en eventuele andere van toepassing zijnde documenten. Na afloop van het voorbereidingsgesprek zal de apotheker zo spoedig mogelijk aangeven of de voorgestelde studie binnen de apotheek uitgevoerd kan worden. Er wordt gelet op: de werkbelasting van het personeel; logistieke haalbaarheid en uitvoerbaarheid; en indien van toepassing de uitvoerbaarheid van de benodigde bereiding. Indien de apotheek niet akkoord kan gaan moet worden gekeken of met aanpassingen een andere oplossing gevonden kan worden zodat doorgang van de studie kan plaatsvinden. N.B.: Een studie betreft voor de apotheek normaal gesproken alleen kantooruren. Als de apotheek wel 24 uur/dag beschikbaar dient te zijn wegens inclusiecriteria, is er sprake van doorlevering. Dit dient voor aanvang van de studie duidelijk aangegeven te worden. Indien de randomisatie codes alleen door de apotheek verbroken kunnen worden, is de apotheek altijd 24 uur/dag bereikbaar voor het verbreken van de randomisatie codes (indien van toepassing) Na het voorbereidende gesprek (5.3) en ontvangst van het volledige onderzoeksdossier en de contactgegevens van de sponsor, maakt de apotheek een kostenplaatje Als de apotheek en de onderzoeker overeenstemming hebben bereikt over het kostenplaatje dan maakt de apotheek indien dat nodig is de bereidingsprotocollen en andere documenten (recepten, drug accountability logs etc.) die nodig zijn voor de logistiek en/of uitvoering van de studie, eventueel in overleg met de sponsor wanneer deze bij de studie is betrokken Nadat financiële en logistieke afspraken met de apotheek (en evt. overige betrokken afdelingen) gemaakt zijn dan kan de onderzoeker het volledige onderzoeksdossier voor een positief oordeel naar de METC sturen en vervolgens voor een schriftelijke toestemming voor start van het onderzoek naar de raad van bestuur Als er een positief oordeel van de METC en een schriftelijke toestemming voor start van het onderzoek door de raad van bestuur is verkregen neemt de onderzoeker contact op met de apotheker/trialassistent die belast is met de verdere organisatie van de studie. De apotheker/ trialassistent zal dan, eventueel in samenspraak met de onderzoeker of vertegenwoordiger van de industrie, de organisatorische verwerking op zich nemen. In geval dat het een gesponsorde studie betreft worden er met de sponsor afspraken gemaakt over de logistieke procedures binnen de apotheek. Indien er geen sponsor betrokken is zal dit met de onderzoeker gebeuren. De studie kan starten Gedurende de studie wordt de voortgang bewaakt middels interne procedures van de apotheek. De apotheker/trialassistent onderhoudt indien nodig contact met de onderzoeker en/of sponsor bij problemen of wijzigingen. Versiedatum Pagina 5 van 7

6 5.9. Na afloop van de studie dient de onderzoeker de METC, raad van bestuur en de apotheek te informeren over de het aflopen van de studie. Tevens zal in geval van een gesponsorde studie ook de sponsor de apotheek informeren. De apotheek zal de eindafrekening sturen aan diegene waarmee het contract is afgesloten, d.w.z. de sponsor dan wel de onderzoeker. 6. Archivering Relevante informatie over de gebruikte medicatie zoals instructies voor het hanteren van het onderzoeksproduct en onderzoeksmaterialen voor zover niet beschreven in het protocol of IB, vrachtbrieven, procedures voor het verbreken van de code bij geblindeerde onderzoeken, analyse certificaten van het onderzoeksproduct dienen gearchiveerd te worden in de Investigator site file (zie STZ SOP VL4 Investigator Site File ). 7. Referenties Richtsnoer voor Good Clinical Practice (CPMP/ICH/135/95), officiële Nederlandse vertaling Wet Medisch-wetenschappelijk Onderzoek met mensen STZ SOP VL1: Beoordeling raad van bestuur (lokaal, inclusief financiële verantwoording) STZ SOP VL4: Investigator Site File 8. Literatuur Richtsnoer voor Good Clinical Practice (CPMP/ICH/135/95), officiële Nederlandse vertaling 9. Bijlage(n) n.v.t. 10. MGG specifiek Het regelen van studiemedicatie is een onderwerp dat vroeg in de voorbereidingsfase van een onderzoek aan de orde moet komen. Als het een open onderzoek betreft met geregistreerde geneesmiddelen, zal het over het algemeen niet veel tijd kosten om dit te regelen. Echter als het een vergelijkend, dubbelblind onderzoek betreft met een niet-geregistreerd geneesmiddel, dan moet men rekening houden met een voorbereidings- en levertijd van minimaal 3 tot 6 maanden. Conform de Wet op de Geneesmiddelenvoorziening is de ziekenhuisapotheker verantwoordelijk voor de medicatie in de instelling. Dit betekent dat de farmaceutische industrie onderzoeksmedicatie altijd naar de ziekenhuisapotheker zal toesturen. In overleg met de onderzoeker en de monitor zullen taken met betrekking tot ontvangst, distributie, uitgifte, retour en vernietiging moeten worden vastgelegd. De ziekenhuisapotheker heeft, na implementatie van de Clinical Trial Directive, een vergunning nodig voor het bereiden en invoeren van geneesmiddelen voor onderzoek. Ook activiteiten als afvullen, uitvullen, verpakken en etiketteren vallen onder de vergunningsplicht. Houders van een dergelijke vergunning mogen tevens hun producten distribueren en afleveren aan bevoegden. Meer informatie over deze vergunning is te vinden op de website van Farmatec [2]. Een vergunning is niet nodig voor 'het voor toediening gereed maken' van onderzoeksmedicatie. In MGG heeft de ziekenhuisapotheek niet zo n dergelijke vergunning en heeft binnen een onderzoek daarom alleen de taak 'het voor toediening gereed maken' van onderzoeksmedicatie. Studiemedicatie kan alleen worden afgeleverd op voorschrift van een arts. Ook als de arts zelf de studiemedicatie beheert zal er een recept moeten worden uitgeschreven. Versiedatum Pagina 6 van 7

7 Opslag van studiemedicatie in de ziekenhuisapotheek voldoet aan de eisen die aan opslag gesteld worden, namelijk bij de juiste condities, beperkte toegang en met temperatuur monitoring. Als de ziekenhuisapotheker er mee instemt en wordt voldaan aan dezelfde eisen dan kan de studiemedicatie ook elders in het ziekenhuis worden opgeslagen. De ziekenhuisapotheker blijft verantwoordelijk voor deze opslag. Voor de start van een onderzoek dient daarom contact gelegd te worden met de ziekenhuisapotheker. Vaak gebeurt dit door de (deelnemende) MGG onderzoeker zelf. Soms neemt de verrichter zelf contact op met de ziekenhuisapotheek. Belangrijk hierbij is dat de mogelijkheden en knelpunten van de studieopzet met betrekking tot de studiemedicatie worden besproken. Contact gegevens MGG: Kitty Molenaar, apothekersassistente en trial coördinator Ziekenhuisapotheek Medisch Centrum Alkmaar Juliana van Stolberglaan HB Alkmaar (Labotheek 1e verdieping) Tel. (072) (dinsdag, woensdag en vrijdag) fax. (072) Trial coördinator: Een onderzoeker kan een deel van deze verantwoordelijkheden delegeren. Bij het delegeren van deeltaken dient rekening gehouden worden met de aard van het onderzoek en de kwalificaties van diegenen aan wie verantwoordelijkheden worden gedelegeerd Ziekenhuis specifieke procedure studie medicatie (indien relevant) Versiedatum Pagina 7 van 7