college van burgemeester en schepenen Zitting van 16 september 2011

Transcriptie

1 beraadslaging/proces verbaal Kopie college van burgemeester en schepenen Zitting van 16 september 2011 Besluit GOEDGEKEURD B-punten marketing & communicatie Samenstelling De heer Patrick Janssens, burgemeester De heer Robert Voorhamme, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; mevrouw Leen Verbist, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Luc Bungeneers, schepen; de heer Guy Lauwers, schepen; mevrouw Monica De Coninck, schepen De heer Roel Verhaert, stadssecretaris Iedereen aanwezig, behalve: De heer Marc Van Peel, schepen _CBS_13560 Organisatie - Veuve Cliquot Urban Golf Trophy - 24 september verschillende stadslocaties - Goedkeuring Motivering Aanleiding en context Het college nam in zitting van 19 augustus 2011 (jaarnummer 12704) kennis van de aanvraag van To Slice, Tervurenlaan 448 te 1150 Brussel, om de Veuve Cliquot Urban Golf Trophy te organiseren op verschillende locaties in de binnenstad, op 24 september In dit collegebesluit werd opdracht gegeven aan marketing & communicatie/evenementen, film en protocol om een gedetailleerd voorstel uit te werken. Met dit evenement wil de organisator aantonen dat de golfsport voor iedereen toegankelijk is en dat het bovendien een leuke sport is om te beoefenen. Hij wil daarmee ook op een originele manier de stad verkennen. Dit evenement is toegankelijk voor een select publiek, maar geïnteresseerden kunnen wel deelnemen mits betaling van een kleine deelnamekost. De golfballen die gebruikt worden zijn katoenen golfballen, deze kunnen volgens de organisator geen schade veroorzaken aan gebouwen, voertuigen, enzovoort. Om uur start de dag met een onthaal van de deelnemers aan de eerste hole. Daarna splitsen zij in kleinere groepjes en iedere groep begint aan een andere hole. Er wordt gewerkt met een doorschuif systeem. In totaal zijn er 18 holes voorzien, waarvan 11 holes worden ingericht op het openbaar domein. hole 1: plein voor het MAS hole 2: dak van het MAS hole 3: Strantwerpen 1 / 6

2 hole 4: Napoleon Pakhuis (achter MAS) hole 5: plein voor Stadsarchief, Oudeleeuwenrui hole 6: Begijnhof, Rodestraat hole 7: Centraal Station hole 8: skatepark in het Stadspark hole 9: House of Porters hole 10: winkel Donum, Hopland hole 11: Komedieplaats hole 12: winkel Lilith, Schrijnwerkersstraat hole 13: Theodoor Van Rijswijckplaats hole 14: Superdry, Nationalestraat hole 15: Zuiderterras hole 16: helling wandelbrug aan Steenplein hole 17: ingang van het Steen hole 18: aan kranen, Rijnkaai De dag wordt om uur afgesloten op de locatie van Strantwerpen met een prijsuitreiking en een walking dinner. De organisatie werkt met sponsors. Reclamestands van de sponsors zijn niet toegelaten, enkel de naam van de sponsor mag discreet vermeld worden aan de holes. Veuve Cliquot mag als hoofdsponsor ook geen drank schenken op het openbaar domein. Juridische grond Op 14 december 2009 (jaarnummer 2125) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed. Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit met jaarnummer wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend. Argumentatie Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol geeft gunstig advies voor de organisatie van het evenement. Het heeft een open karakter en richt zich tot alle Antwerpenaren en bezoekers van Antwerpen. Het evenement heeft een behoorlijke uitstraling die past in het algemeen city marketing beleid van de stad Antwerpen. Financiële gevolgen Ja Algemene financiële opmerkingen Inning van de retributie voor tijdelijke terbeschikkingstellingen van het openbaar domein/openbare weg en van het privaat domein van de stad Antwerpen: 1.550,00 EUR Adviezen 2 / 6

3 lokale politie/openbare orde evenementen Motivering: gunstig advies met standaardvoorwaarden Antwerpen/districts- en loketwerking/manifestaties openbare weg Gunstig stads- en buurtonderhoud/bijzonder interventieteam Motivering: SB/SR/BIT en SB/GB adviseren gunstig met standaardvoorwaarden. AG Vespa Gunstig voor het plaatsen van holes op de locaties aan het Steenplein, het Noorder- en Zuiderwandelterras en de Napoleonskaai op voorwaarde dat: - De terreinen ter beschikking worden gesteld in de staat zoals zij zich bevinden op 24 september 2011, voor het plaatsen van golfholes voor een golfspel op openbaar domein; - De gebruiker niet meer van het terrein inneemt dan strikt nodig is voor het plaatsen van de golfholes; - De gebruiker verantwoordelijk is voor eventuele ongevallen en moet de nodige maatregelen treffen om deze te voorkomen; hij gebruikt de bedoelde terreinen op eigen kosten en risico en moet alle eventuele schade vergoeden; - De noodweg langs de Schelde en de Scheldekaaien vanaf de Scheldestraat, in noordelijke richting, met inbegrip van de inrit, ten allen tijde toegankelijk blijft voor de weggebruikers en een vrije doorgang van ten minste 4 meter breed en hoog gewaarborgd blijft voor de voertuigen van de hulp- en veiligheidsdiensten; - De havenkapitein op de hoogte is van het evenement aan de kade; - De gebruiker rekening houdt met het feit dat de manifestatie wordt georganiseerd in een zone waar overstromingsgevaar bestaat; hij kan geen enkele schadevergoeding eisen bij eventuele overstroming; - Manifestaties die plaatsvinden op eenzelfde datum en locatie niet gehinderd worden; - De gebruiker zich behoorlijk verzekert voor de risico s die het evenement met zich meebrengt; hij zal op het eerste verzoek van de stad of AG Vespa een afschrift van zijn verzekeringspolis overmaken. Specifieke voorwaarde met betrekking tot het Steenplein: - Het advies van Actieve stad/toerisme en congres is vereist. Specifieke voorwaarde met betrekking tot de site van de Rijnkaai: - Het gebruik van de 10-m nautische zone op de Rijnkaai waar de MASkranen staan opgesteld, valt onder de bevoegdheid van de Havenkapiteindienst. De kranen zijn museumstukken en behoren toe aan het MAS; het advies van MAS is bijgevolg vereist. De kranen die momenteel binnen de werfzone staan om gerestaureerd te worden zijn verboden terrein. Specifieke voorwaarden in verband met de algemene aansprakelijkheid tot het gebruik van de geklasseerde hangar op de Napoleonskaai: - de gebruiker is verantwoordelijk voor eventuele ongevallen en moet de nodige maatregelen 3 / 6

4 Motivering: treffen om deze te voorkomen; de gebruiker maakt gebruik van de geklasseerde hangars van de Napoleonskaai op eigen kosten en risico en moet alle eventuele schade vergoeden; - de gebouwen en hangars zijn vanwege de stad Antwerpen, voor hun volle waarde opgenomen in een brandpolis bij Ethias en medeverzekeraars, houdende de verzekering in eerste risico tegen brand en tegen storm-, hagel-, ijs- en sneeuwdruk- en waterschade en glasbreuk, met een vrijstellingsbedrag dat thans ,36 euro bedraagt aan ABEX-index 690 en een afstand van verhaal op de gebruiker; de gebruiker zal zich behoorlijk verzekeren tegen de risico's, niet in voormelde brandpolis voorzien en voor dewelke hij zou kunnen verantwoordelijk gesteld worden, alsmede in eerste risico zoals vermeld in deze paragraaf, ten belope van voormeld vrijstellingsbedrag. De polis moet volgende bepalingen bevatten :"Ingeval van brand verbindt de verzekeringsmaatschappij zich, de op grond der verzekerde waarde vastgestelde schadevergoeding, algeheel aan de stad Antwerpen uit te betalen, als eigenares in wier voordeel het gevaarsartikel gedekt is, zonder dat de stad, handelend als openbaar bestuur, kan verplicht worden het schadebedrag voor het heropbouwen of herstel aan te wenden. - De 4 / 6

5 actieve stad/toerisme en congres Gunstig gebruiker sluit een polis burgerlijke aansprakelijkheid af die de risico s dekt die een dergelijk evenement met zich meebrengen. AG Vespa wijst alle verantwoordelijkheid af. cultuur, sport en jeugd/musea en erfgoed/museum aan de stroom Gunstig om het dak van het MAS ter beschikking te stellen, mits: - het dak toegankelijk kan blijven voor de gewone bezoekers - de maximum capaciteit bezoekers blijft gehandhaafd en gerespecteerd, t.w. 288 personen - geen nadelige wijzigingen of interventies worden doorgevoerd aan de constructie van het dak, de tegels en andere technische voorzieningen - de inrichting volledig en geheel gebeurt door de organisator, volgens richtlijnen van de gebouwverantwoordelijke MAS (Wim Audiens) en evenementencoördinator MAS (Charlotte Schram). - de inrichting dezelfde dag wordt geplaatst en verwijderd - het MAS zich het recht mag behouden om ten allen tijde het Panorama af te sluit indien de weersomstandigheden dit vragen Gunstig voor het gebruik van het MAS plein, mits: - er geen Motivering: nadelige wijzigingen of interventies worden doorgevoerd aan de constructie van het plein, de tegels en andere technische voorzieningen - de inrichting volledig en geheel gebeurt door de organisator, volgens richtlijnen van de gebouwverantwoordelijke MAS (Wim Audiens) en evenementencoördinator MAS (Charlotte Schram). - de inrichting dezelfde dag wordt geplaatst en verwijderd - bij opstelling van kraampjes, tentjes, e.d. het MASplein volledig wordt afgedekt zodat er geen schade wordt aangebracht aan de mozaiëk. Niet enkel op de plaats waar de stands zich bevinden, maar ook waar de genodigden zich zullen begeven. Geen verankeringen op het MASplein. - eventuele schade zal worden hersteld op kosten van de inrichter Besluit Artikel 1 Het college keurt de effectieve organisatie van de Veuve Cliquot Urban Golf Trophy, zoals hierboven beschreven, op 24 september 2011 op de verschillende locaties goed. De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven. Artikel 2 De stadsontvanger regelt de financiële aspecten als volgt: Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon Inning van de retributie voor tijdelijke terbeschikkingstellingen van het 1.550,00 EUR Budgetplaats: n.v.t. Budgetpositie:700 5 / 6

6 openbaar domein/openbare weg en van het privaat domein van de stad Antwerpen Functiegebied:SDMC020503A00000 Subsidie:SUB_NR Fonds:intern Begrotingsprogramma: Budgetperiode: / 6