- Ingenieursdienstencontract A15 PAS. Looptijd 15 november 2016 t/m

Transcriptie

1 Zaaknummer Vraagspecificatie Toetscoördinatie en toetsen diverse projecten De uitvraag bestaat uit twee onderdelen: 1. De diensten volgens de basisscope, zijnde de diensten zoals beschreven in dit document voor de periode vanaf datum van aanvang tot en met 31 mei 2018 op basis van inschrijfstaat bijlage J1; 2. De diensten op basis van een optie, zijnde de diensten zoals beschreven in dit document voor de periode van 1 juni 2018 tot en met 30 november 2019 en gebaseerd op inschrijfstaat bijlage J2 1. Inleiding De voorliggende uitvraag heeft betrekking op de toetscoördinatie en toetsen voor de volgende projectteams en de hieronder vallende contracten: en Contracten WNZ A Tunnels II - Prestatiecontract tunnels TOP perceel WNZ. Opdrachtnemer VITOP. Looptijd 1 maart 2016 t/m 28 februari D&CM contract A4 Delft-Schiedam (Ketheltunnel). Opdrachtnemer combinatie A4All. Looptijd 18 december 2015 t/m 18 december WNZ A Vaarwegen - Prestatiecontract VIVO (beweegbare objecten en oevers). Opdrachtnemer VolkerInfra - Van Oord. Looptijd t/m 31 december Dit is de laatste verlenging. Daarna gaan de nieuwe contracten lopen. De scope wordt daarna opgesplitst, waardoor er daarna 2 prestatiecontracten lopen: oevers (VOV) en beweegbare objecten (VOBO). - Prestatiecontract VOBO (Vast onderhoud beweegbare objecten). Looptijd vanaf 1 januari Prestatiecontract VOV (Vast Onderhoud Vaarwegen). Looptijd vanaf 1 januari Prestatiecontract bodems. Opdrachtnemer De Vries en van der Wiel. Prestatiecontract voor baggerwerkzaamheden. Looptijd 1 januari 2016 t/m 31 december Prestatiecontract Noordwaard. Opdrachtnemer Van Kessel BV. Prestatiecontract onder Best Value Procurement (BVP). Het betreft een onderhoudscontract als opvolging van de aanleg door Ruimte voor de Rivier. Looptijd 1 oktober 2015 t/m 1 oktober WNZ A Wegen - Prestatiecontract WNZ A wegen Perceel 1 WNZ. - Prestatiecontract WNZ A wegen Perceel 2 WNZ. Het meerjarig instandhouden van, monitoren van en informeren over de toestand van het areaal, met upgradewerkzaamheden, in het beheergebied van Rijkswaterstaat West Nederland Zuid, districten Noord en Zuid. Looptijd vanaf oktober WNZ C - Ingenieursdienstencontract A15 PAS. Looptijd 15 november 2016 t/m Aansluitingen 15 november WNZ C KRW - Aanlegcontract KRW-2. Opdrachtnemer Martens en van Oord. Looptijd t/m december Planstudie HDHV. Looptijd januari 2017 t/m augustus WNZ D Rijksrederij - Onderhoudscontract vloot Rijksrederij. Betreft vast en variabel onderhoud. Diverse opdrachtnemers. Looptijd 01 juli 2016 t/m 01 juli Aanlegcontract MPV-30. Bouw van drie multifunctionele zeegaande schepen. Aanbesteding moet nog starten. - Aanlegcontract MPV-Midden. Bouw van verschillende multifunctionele schepen. Aanbesteding moet nog starten. 1

2 en WNN A Tunnels I ZN A Tunnels III WNZ Keringen II Contracten - Aanlegcontract MPV-00. Bouw van verschillende multifunctionele binnenvaartschepen. Aanbesteding moet nog starten. - Onderhoudscontract Griend: onderhoud aan zeegaand schip. Aanbesteding moet nog starten. - Prestatiecontract tunnels TOP perceel WNN. Opdrachtnemer ENGIE. Looptijd 1 maart 2016 t/m 28 februari Naar verwachting wordt per 1 januari 2017 het onderhoud van de A2 Leidsche Rijntunnel toegevoegd. - Prestatiecontract tunnels TOP perceel Z&D. Opdrachtnemer VITOP. Looptijd 1 maart 2016 t/m 28 februari Prestatiecontract KWA tunnel (A2). Opdrachtnemer Avenue 2 Infra. Looptijd (indicatie, afhankelijk van openstelling) december 2016 t/m december Prestatiecontract HVVOS. Meerjarig onderhoud (vast en variabel) aan elektrotechnische en werktuigbouwkundige onderdelen Haringvliet- en VolkerakSluizen complexen. Looptijd t/m Prestatiecontract HIJK. Meerjarig onderhoud (MJO) aan het object Hollandsche IJsselkering (HIJK). Dit betreft de uitvoering van het elektrischen werktuigbouwkundig onderhoud aan de installaties van de Hollandsche IJsselkering inclusief de Algerabrug, de schutsluis en overige aan de HIJK gebonden installaties. Looptijd t/m 01 oktober D&C-contract W-delen. Het uitvoeren van de renovatie van de werktuigbouwkundige installaties van de Haringvlietdam, de Goereese sluis en de Volkeraksluizen. Het contract betreft het variabel onderhoud aan de werktuigbouwkundige delen van de Volkeraksluizen, Haringvlietsluizen en Goereese sluis. Looptijd t/m december Prestatiecontract HIJK MJO Nieuw. Meerjarig onderhoud (MJO) aan het object Hollandsche IJsselkering (HIJK). Dit betreft de uitvoering van het elektrisch- en werktuigbouwkundig onderhoud aan de installaties van de Hollandsche IJsselkering inclusief de Algerabrug, de schutsluis en overige aan de HIJK gebonden installaties. Aanbesteding moet nog starten. D&C-contract 3e Schuif VOS. Het installeren en in bedrijf stellen van een derde schuif in de 10 sluisdeuren (ebdeuren) van de buitenhoofden in de drie beroepsvaartsluizen van de Volkeraksluizen, en de twee reserve sluisdeuren welke in de lokale deurenberging staan opgeslagen. Looptijd september 2016 t/m december Onderhoudscontract puntdeuren GS. Looptijd 01 januari 2017 tot eind Onderhoudscontract HIJK Verbeterplan conserveren. Aanbesteding moet nog starten. Looptijd 01 juni 2017 t/m 01 juni Onderhoudscontract HIJK Verbeterplan - aandrijflijn. Aanbesteding moet nog starten. Looptijd 01 juni 2017 t/m 01 juni Onderhoudscontract HIJK Verbeterplan - damwanden. Aanbesteding moet nog starten. Looptijd 01 juni 2017 t/m 01 juni De contracten worden beheerst met behulp van Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) conform de in bijlage 1, voor zover beschikbaar, opgenomen contractbeheersplannen (CBP). Het CBP is de projectspecifieke uitwerking van het kader Systeemgerichte Contractbeheersing Anno Opdrachtgever beschikt per project over een IPM-team waarin alle disciplines volgens het IPMmodel aanwezig zijn. PM : manager CM : Contractmanager (tevens Gemachtigde OG) MPB : Manager beheersing OM: Omgevingsmanager RAM: Regisseur Assetmanagement Adv : Adviseur contractmanagement 2

3 Ink : Inkoopadviseur KD : Kostendeskundige CJ : Contractjurist De producten in deze Vraagspecificatie vallen onder de verantwoordelijkheid van de contractmanager van het desbetreffende contract / project. Opdrachtnemer dient actief afstemming te zoeken met de contractmanager. 2. Beschrijving gevraagde product De product uitvraag Toetscoördinatie en toetsen betreft een aantal deelproducten uit het SCB proces; het voorbereiden, organiseren, registreren en evalueren van de benodigde stappen met betrekking tot de SCB toetsen inclusief het uitvoeren en vastleggen van de benodigde SCB toetsen. Kennis van en ervaring met de SCB methodiek is derhalve een vereiste. Het SCB proces bestaat per kalenderjaar uit drie of vier toetsperiodes met aansluitend een overdrachtsperiode naar de volgende toetsperiode. Het up to date houden van SCB gerelateerde kennis wordt geacht bij de aanbieding inbegrepen te zijn. De deelproducten zijn gegroepeerd in de volgende clusters: Deelproductencluster Toets coördinatie; Deelproductencluster Toetsen; Deelproductencluster Ondersteuning contractmanagement. Deelproductencluster Toetscoördinatie Uitgangspunten De toetscoördinatie dient uitgevoerd te worden door een gekwalificeerd persoon. Deze persoon wordt geacht gekwalificeerd te zijn en dient in ieder geval aan het onderstaande te voldoen: Kennis en ervaring met Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) conform het kader Systeemgerichte Contractbeheersing Anno 2011 ; Aantoonbare meerjarige ervaring. De toetscoördinatie bestaat uit deelproducten 1,2 en 3 die in de inschrijfstaat zijn samengevoegd onder de post:.._1, 2&3. Deelproduct 1 - Geaccordeerd en actueel toetsplan 1. Doelstelling Een actueel toetsplan. 2. Output Een vastgesteld toetsplan in de SCB tool. 3. Kwaliteitseisen product Het toetsplan (zie Bijlage 2- Format toetsplan) kent een doorkijk van minimaal twee toetsperiodes (8 maanden), met elke toetsperiode (4 maanden) een herijking op de risico s waarin de geplande toetsen op systeem, proces, product of een combinatie zijn opgenomen. Uit dit plan dienen op een eenvoudige manier de benodigde toetsformulieren (zie Bijlagen 3 t/6 - Toetsdocument deel A t/m D) te kunnen worden afgeleid (aansluiting op informatie). Het toetsplan is o.a. gebaseerd op het (contract)risicodossier Opdrachtgever, projectplanning(en), de restpunten uit de vorige toetsperiode en de verplichte toetsen (Toets Betaalcriterium, documenten ter toetsing/acceptatie); Voor elke toets dienen de benodigde referenties (o.a. projectdocumenten en risico s) traceerbaar te zijn voor de toetsers; Het archiveren van de geaccepteerde toetsplannen in de SCB database; Evaluatie van het toets plan en planning; archivering. 4. Kwaliteitseisen proces De volgende informatie t.b.v. het toetsplan dient te worden verzameld en verwerkt: - Het actuele risicodossier (bij het risicomanagement). - De actuele planning bij de civiele opdrachtnemer. 3

4 - De informatie uit het maandelijks contractbeheersteamoverleg (10 x per jaar). De volgende informatie t.b.v. het toetsplan dient te worden gebruikt: - De evaluatie/resultaten van de vorige toetsperiode (bijv. openstaande negatieve bevindingen/tekortkomingen als basis voor hertoetsen). - De aanpassingen/actualisatie projectdocumenten civiele opdrachtnemer (bijv. PMP of deelplannen). Mondelinge (achtergrond)informatie dient te worden vergaard in de ContractBeheersTeamoverleggen die bij Rijkswaterstaat gemiddeld wekelijks door elk projectteam voor haar contracten wordt gehouden; Het toetsplan wordt ter acceptatie bij de contractmanager aangeboden. Verwerking van eventuele opmerkingen van de contractmanager behoort tot de opdracht. 5. Planning/frequentie 4 weken voor afronden toets periode het concept toetsplan voor de volgende periode indienen; Contractmanager beoordeelt het ingediende toetsplan; De volgende frequentie dient te worden gehanteerd: WNZ A Tunnels II - Prestatiecontract tunnels TOP perceel WNZ: 1x per 4 maanden. - D&CM contract A4 Delft-Schiedam (Ketheltunnel): 1x per 4 maanden. WNZ A Vaarwegen - Prestatiecontract VIVO (beweegbare objecten en oevers): 1x per 4 maanden. - Prestatiecontract VOBO (Vast onderhoud beweegbare objecten): 1 x per 4 maanden. - Prestatiecontract VOV (Vast Onderhoud Vaarwegen): 1 x per 4 maanden. - Prestatiecontract Noordwaard: 1 x per 4 maanden. - Prestatiecontract bodems: 1 x per 4 maanden. WNZ A Wegen - Prestatiecontract WNZ A wegen Perceel 1 WNZ: 1x per 6 maanden. - Prestatiecontract WNZ A wegen Perceel 2 WNZ: 1x per 6 maanden. WNZ C Aansluitingen - Ingenieursdienstencontract A15 PAS: 1x per 2 maanden. WNZ C KRW - Aanlegcontract KRW-2: 1x per 3 maanden. - Planstudie HDHV: 1x per 4 maanden. WNZ D Rijksrederij - Onderhoudscontract vloot Rijksrederij: 1x per 4 maanden. - Aanlegcontract MPV-30: 1x per 4 maanden. - Aanlegcontract MPV-Midden: 1x per 4 maanden. - Aanlegcontract MPV-00: 1x per 4 maanden. - Onderhoudscontract Griend: 1x per 2 maanden. WNN A Tunnels I - Prestatiecontract tunnels TOP perceel WNN: 1x per 4 maanden. ZN A Tunnels III - Prestatiecontract tunnels TOP perceel Z&D: 1x per 4 maanden. - Prestatiecontract KWA tunnel (A2): 1x per 4 maanden. WNZ Keringen II - Prestatiecontract HVVOS: 1x per 6 maanden. - Prestatiecontract HIJK: 1x per 8 maanden. - D&C-contract W-delen: 1x per 6 maanden. - Prestatiecontract HIJK MJO Nieuw: 1x per 6 maanden. - D&C-contract 3e Schuif VOS: 1x per 6 maanden. - Onderhoudscontract puntdeuren GS: 1x per 6 maanden. - Onderhoudscontract HIJK Verbeterplan conserveren: 1x per 4 maanden. - Onderhoudscontract HIJK Verbeterplan - aandrijflijn: 1x per 4 maanden. - Onderhoudscontract HIJK Verbeterplan - damwanden: 1x per 4 maanden. Deelproduct 2 - Organisatie en begeleiding van het toetsproces 1. Doelstellingen Tijdig en beheerst verloop van de toetsen in het kader van SCB (systeem, proces, product). Tijdig en beheerst verloop van de documenttoetsen. 4

5 2. Output Toetsen die ingepland zijn conform het toetsplan; Terugkoppeling aan toetser op de toetsverslagen (tekstueel en volledigheid); Registratie van negatieve bevindingen en periodieke trendanalyse o.a. t.b.v. besluiten tekortkomingen ON; deze bij het reguliere contractbeheersteam overleg inbrengen. 3. Kwaliteitseisen product Opstellen capaciteitsprognose m.b.t. de toetsers*; Opstellen intakeformulier van de toets (zie Bijlage 3 -Toetsdocument deel A,); Een voorafgaand aan de toets voorbereid bevindingenformulier (zie bijlage 4 - Toetsdocument deel B); Opstellen toetsverslagformulier van toetsen (zie Bijlage 5- Toetsdocument deel C) van documenten ingediend ter acceptatie of ter toetsing; Reviewen toetsverslagen (ingevuld Toetsdocument deel C). * Systeem- en procestoetsen dienen te worden geleid door een lead auditor en ondersteund door een auditor en eventueel een RWS materiedeskundige. Verslaglegging dient door een andere persoon dan de toetsleider te worden gedaan. Indien mogelijk dienen Lead auditors uit de RWS lead auditor pool afkomstig te zijn en dienen auditors uit de RWS auditors pool afkomstig te zijn. Echter, om daar in de praktijk niet afhankelijk van te zijn, zijn toetsen waarbij de capaciteit door opdrachtnemer geleverd wordt als verrekenbare posten (zie deelproduct 4 en 5) in deze uitvraag opgenomen. Voor de duidelijkheid, indien er RWS er wordt ingezet voor een toets, dan hoeft er dus geen toetser door opdrachtnemer geleverd te worden. 4. Kwaliteitseisen proces Inplannen van toetsers; Verstrekken van de standaard toetsformulieren en bijbehorende documenten t.b.v. de toets; Organiseren van uitvoering plus vastlegging toetsafspraak met civiele opdrachtnemer; Organiseren en voorzitten intake (kick-off) en out take (toets evaluatie, a.d.h.v. formulieren C + D) met toetsers en Contractmanager; Organiseren en voorzitten evaluatie toetsperiode met IPM-rolhouders (aan einde toetsperiode); Doorgeven van benodigde toetscapaciteit aan Manager beheersing; Toetsen van ter acceptatie en ter toetsing ingediende documenten behoort tot het toetsen in het kader van SCB; Toetsen vinden plaats op locatie bij de opdrachtnemer van het betreffende contract: Dit kan door geheel Nederland zijn. 5. Planning/frequentie Elke toetsperiode herijking benodigde toetscapaciteit en evaluatie toetsperiode. Deelproduct 3 - Actueel toetsdossier 1. Doelstelling Een overzichtelijke basis voor relevante projectdocumenten in SCB database en Document Managementsysteem (DMS) Connect. 2. Output Een actueel toetsdossier, oftewel het verwerken van toets gerelateerde informatie (toets verslagen, adviezen Contractmanager, negatieve bevindingen, toets evaluaties, toets planning, etc.) in de SCB database en Document Managementsysteem (DMS) Connect of gelijkwaardige DMS systemen van de betreffende projecten. Dashboard m.b.t ontwikkelingen resultaten uitgevoerde toetsen/risico s. 3. Kwaliteitseisen product De informatie in het toetsdossier moet compleet en juist zijn. 4. Kwaliteitseisen proces De ondersteunende database dient een actuele weergave te zijn van de uitgevoerde en geplande toetsen. 5. Planning Vierwekelijks actualiseren toets dossier. 5

6 Deelproductencluster Toetsen Deelproduct 4 Leiden van toetsen Het leiden van de toetsen dient uitgevoerd te worden door een gekwalificeerd persoon. Deze persoon wordt geacht gekwalificeerd te zijn en dient in ieder geval aan het onderstaande te voldoen: Een IRCA (International Register of Certified Auditor) erkende opleiding tot lead auditor met goed gevolg heeft afgerond; Ervaring heeft met alle elementen van de auditcyclus; Kennis heeft van ISO 9001, en ISO 15504; Kennis en ervaring met Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) conform het kader Systeemgerichte Contractbeheersing Anno 2011 ; Aantoonbare meerjarige ervaring. 1. Doelstelling Leiden en uitvoeren systeem- en procestoetsen; Controle van door aannemer beloofde kwaliteit door middel van SCB methodiek. 2. Output Positieve en negatieve bevindingen; Advies aan Contractmanager (zie Bijlage 6- Toetsdocument deel D). Indien nodig een concept tekortkomingsbrief richting aannemer ter afstemming met de Contractmanager; 3. Kwaliteitseisen product Het uitvoeren van toetsen met een gecertificeerde auditor (ISO 9001 Lead Auditor, gecertificeerd bij een geaccrediteerde instelling), inhoudelijk ondersteund door een auditor en/of materiedeskundige. Eventuele tekortkomingsbrief richting aannemer dient een heldere en volledig traceerbare uiteenzetting te zijn van hoe het niet tijdig oplossen van bevindingen tot de tekortkoming heeft geleid en wat de consequenties daarvan zijn. 4. Kwaliteitseisen proces Voorbereiding van toetsen; voorbespreking met verslaglegger en indien van toepassing de materiedeskundige; Vaststellen van toetsverslagen (zie bijlage 5 - Toetsdocument deel C); Toetsen vinden plaats op locatie bij de opdrachtnemer van de projecten; Eventuele tekortkomingsbrief richting aannemer dient tijdig verzonden te worden; Eventuele tekortkomingsbrief dient afgestemd te zijn met Contractmanager. 5. Planning Onderstaande tabel geeft een indicatie van de benodigde toetsen. Een aantal van deze toetsen kan mogelijk zelf door RWS worden uitgevoerd. WNZ A Tunnels II - Prestatiecontract tunnels TOP perceel WNZ: 1 systeemtoets per jaar, 5 - D&CM contract A4 Delft-Schiedam (Ketheltunnel): 1 systeemtoets per jaar, 7 6

7 WNZ A Vaarwegen - Prestatiecontract VIVO (beweegbare objecten en oevers) (t/m 31/12/2017): 2 Systeemtoetsen per jaar, 4 - Prestatiecontract VOBO (Vast onderhoud beweegbare objecten) (v/a 1/1/2018): 4 Systeemtoetsen eerste jaar, daarna 2 per jaar, 4 - Prestatiecontract VOV (Vast Onderhoud Vaarwegen) (v/a 1/1/2018): 4 systeemtoetsen eerste jaar, daarna 2 per jaar, 4 procestoetsen per jaar. - Prestatiecontract bodems: 2 systeemtoetsen per jaar, 3 - Prestatiecontract Noordwaard: 2 systeemtoetsen per jaar, 3 WNZ A Wegen - Prestatiecontract WNZ A wegen Perceel 1 WNZ: 2 systeemtoetsen per jaar, 4 - Prestatiecontract WNZ A wegen Perceel 2 WNZ: 2 systeemtoetsen per jaar, 4 WNZ C Aansluitingen - Ingenieursdienstencontract A15 PAS: 1 systeemtoets per jaar, 7 WNZ C KRW - Aanlegcontract KRW : 2 procestoetsen per jaar - Aanlegcontract KRW : 2 procestoetsen per jaar - Planstudie HDHV: 1 systeemtoets per jaar, 2 procestoetsen per jaar WNZ D Rijksrederij - Onderhoudscontract vloot Rijksrederij: 12 procestoetsen per jaar - Onderhoudscontract Griend: éénmalig 1 systeemtoets, 2 WNN A Tunnels I - Prestatiecontract tunnels TOP perceel WNN: 2 systeemtoetsen per jaar, 2 ZN A Tunnels III WNZ Keringen II - Prestatiecontract HVVOS: 3 systeemtoetsen per jaar, 6 procestoetsen per jaar. - Prestatiecontract HIJK: 1 systeemtoetsen per jaar, 3 procestoetsen per jaar. - D&C-contract W-delen: 2 systeemtoetsen per jaar, 5 procestoetsen per jaar. - Prestatiecontract HIJK MJO Nieuw: 3 systeemtoetsen per jaar, 6 - D&C-contract 3e Schuif VOS: 1 systeemtoetsen per jaar, 4 - Onderhoudscontract puntdeuren GS: 2 systeemtoetsen per jaar, 5 - Onderhoudscontract HIJK Verbeterplan conserveren: 2 systeemtoetsen per jaar, 5 - Onderhoudscontract HIJK Verbeterplan aandrijflijn: 2 systeemtoetsen per jaar, 5 - Onderhoudscontract HIJK Verbeterplan - damwanden: 2 systeemtoetsen per jaar, 5 Deelproduct 5 Vastlegging van toetsen De vastlegging van de toetsen dient uitgevoerd te worden door een gekwalificeerd persoon. Deze persoon wordt geacht gekwalificeerd te zijn en dient in ieder geval aan het onderstaande te voldoen: Een IRCA (International Register of Certified Auditor) erkende opleiding tot lead auditor met goed gevolg heeft afgerond; Ervaring heeft met alle elementen van de auditcyclus; Kennis heeft van ISO 9001, en ISO 15504; Kennis en ervaring met Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) conform het kader Systeemgerichte Contractbeheersing Anno 2011 ; 7

8 Aantoonbare meerjarige ervaring. 1. Doelstelling Rapportage van systeem- en procestoetsen. 2. Output Ingevuld formulier C (zie bijlage 5 - Toetsdocument deel C). Ingevuld formulier B (zie bijlage 4 - Toetsdocument deel B). 3. Kwaliteitseisen product Toetsverslag (zie bijlage 5 - Toetsdocument deel C) en bevindingenformulier (zie bijlage 4 - Toetsdocument deel B) opgesteld en geheel ingevuld volgens de standaard SCB. Toetsverslag dient het besprokene volledig weer te geven. 4. Kwaliteitseisen proces Toetsverslag na opstellen voorleggen aan de leider van de toets om commentaar. Commentaar vervolgens verwerken en toetsverslag aanbieden ter vaststelling aan (lead) auditor. Verder afhandeling zie deelproduct 3 Actueel toetsdossier. Deelproduct 6 Documentbeoordeling 1. Doelstelling Getoetst/geaccepteerd document; Documenten zoals PMP, termijnstaat, voortgangsrapport, ontwerpnota s etc. Gemiddeld zijn dit veertig pagina s per document, waarbij rekening moet worden gehouden met een grote bandbreedte. 2. Output Getoetst/geaccepteerd document; Advies aan contractmanager; Ingevuld formulier C (zie bijlage 5 - Toetsdocument deel C); Ingevuld formulier B (zie bijlage 4 - Toetsdocument deel B). 3. Kwaliteitseisen product Conform geldende procedures (checken of documenten aan de gestelde eisen voldoen); Toets verslag (zie bijlage 5 - Toetsdocument deel C) en bevindingenformulier (zie bijlage 4 - Toetsdocument deel B) opgesteld en geheel ingevuld volgens de standaard SCB. 4. Kwaliteitseisen proces Conform toets planning; Toets verslag na opstellen voorleggen aan de toetsleider om commentaar. Commentaar vervolgens verwerken en toets verslag aanbieden ter vaststelling aan de toetsleider; Verder afhandeling zie deelproduct 3 Actueel toetsdossier. 5. Planning/frequentie Onderstaande tabel geeft een indicatie van de benodigde documenttoetsen. Een aantal van deze toetsen kan mogelijk zelf door RWS worden uitgevoerd. 8

9 WNZ A Tunnels II - Prestatiecontract tunnels TOP perceel WNZ: 6 documenttoetsen per jaar. - D&CM contract A4 Delft-Schiedam (Ketheltunnel): 16 documenttoetsen per jaar. WNZ A Vaarwegen - Prestatiecontract VIVO (beweegbare objecten en oevers): 18 documenttoetsen per jaar - Prestatiecontract VIVO (beweegbare objecten en oevers): 24 documenttoetsen per jaar - Prestatiecontract VOBO (Vast onderhoud beweegbare objecten): 18 documenttoetsen per jaar - Prestatiecontract VOBO (Vast onderhoud beweegbare objecten): 24 documenttoetsen per jaar - Prestatiecontract VOV (Vast Onderhoud Vaarwegen): 18 documenttoetsen per jaar - Prestatiecontract VOV (Vast Onderhoud Vaarwegen): 24 documenttoetsen per jaar - Prestatiecontract Bodems: 18 documenttoetsen per jaar - Prestatiecontract Bodems: 24 documenttoetsen per jaar - Prestatiecontract Noordwaard: 18 documenttoetsen per jaar - Prestatiecontract Noordwaard: 24 documenttoetsen per jaar WNZ A Wegen - Prestatiecontract WNZ A wegen Perceel 1 WNZ: 20 documenttoetsen per jaar - Prestatiecontract WNZ A wegen Perceel 2 WNZ: 20 documenttoetsen per jaar WNZ C Aansluitingen - Ingenieursdienstencontract A15 PAS: 32 documenttoetsen per jaar WNZ C KRW - Planstudie HDHV: 1 documenttoets per jaar WNZ D Rijksrederij WNN A Tunnels I - Prestatiecontract tunnels TOP perceel WNN: 6 documenttoetsen per jaar. ZN A Tunnels III WNZ Keringen II 9

10 Deelproductencluster Ondersteuning contractmanagement Algemene beschrijving De projectondersteuning neemt de administratieve en secretariële werkzaamheden uit handen van het projectteam. Als onderdeel van het projectteam dient de projectondersteuner inhoudelijk kennis van het project te hebben en een bijdrage te leveren aan de organisatie, communicatie en coördinatie in het project. De deskundigheid dient vooral te zitten in het goed kunnen samenvatten van vergaderingen, het goed kunnen omgaan met mensen en een brede, niet specialistische kijk op het project. Doelstelling: Het doel van projectondersteuning is het bijdragen aan de interne communicatie, coördinatie en het beheer van informatie ter ondersteuning van het projectteam. Naast reguliere secretariële taken kunnen specifieke taken aan de orde komen. Uitgangspunten: De activiteiten van projectondersteuning zijn: (Digitale) postverwerking (Deelproduct 7); Vergaderingen/evenementen (bij 3 of meer personen) (Deelproduct 8). De projectondersteuner contract is consciëntieus en heeft ervaring met kantoorautomatisering (Word, Excel en DMS-systemen). (Digitale) Post dient in het Contractpostregister (zie Bijlage 7 - Format Correspondentielijst) te worden bijgehouden. Deelproduct 7 Postverwerking (contract) Deelproduct Toelichting Eisen Resultaat KPI (digitale) postverwerking Inkomende post Inkomende post wordt opgehaald bij de postkamer en, voor zo ver nog niet gedigitaliseerd, wordt het gescand en opgeslagen in het documentmanagementsysteem van het project. Uitgaande post Zorgen dat het juiste sjabloon (brief) wordt gebruikt, het juiste kenmerk is toegevoegd en de goede ondertekening is opgenomen, zodat de juiste persoon kan tekenen. Opslag van brief in het documentmanagementsysteem van het project. * Digitale post is binnen 2 werkdagen verwerkt; * Uitgaande post is binnen 2 werkdagen juist gearchiveerd en terug vindbaar. Tijdig verstuurde en opgeslagen ondertekende brief. Planning/frequentie Onderstaande tabel geeft een grove indicatie van het aantal poststukken. De post is minimaal 98% tijdig verwerkt, gearchiveerd en terug vindbaar. WNZ A Tunnels II - Prestatiecontract tunnels TOP perceel WNZ: Ongeveer 40 per maand. - D&CM contract A4 Delft-Schiedam (Ketheltunnel): Ongeveer 40 per maand. 10

11 WNZ A Vaarwegen WNZ A Wegen WNZ C Aansluitingen WNZ C KRW WNZ D Rijksrederij WNN A Tunnels I ZN A Tunnels III WNZ Keringen II - Prestatiecontract VIVO (beweegbare objecten en oevers): ongeveer 80 per maand. - Prestatiecontract VOBO (Vast onderhoud beweegbare objecten): ongeveer 60 per maand. - Prestatiecontract VOV (Vast Onderhoud Vaarwegen): ongeveer 60 per maand. - Prestatiecontract Noordwaard: ongeveer 30 per maand. - Prestatiecontract Bodem: ongeveer 40 per maand. - Ingenieursdienstencontract A15 PAS: Ongeveer 20 per maand. 11

12 Deelproduct 8 Voorbereiding en verslaglegging overleggen Deelproduct Toelichting Eisen Resultaat KPI Vergaderingen en evenementen (bij 3 of meer personen) Organiseren (en of ondersteunen) van (kleinere) vergaderingen, projectevenementen zoals, projectstartups, teamuitjes, borrels, lunches, enz., inclusief administratieve ondersteuning. Voorafgaand aan elke vergadering/evenement wordt bepaald of er een agenda en/of verslag benodigd is. Standaard hebben de deelnemers de beschikking over een concept agenda, incl. evt. bijlagen, minimaal 3 werkdagen vóór aanvang van een vergadering; * Fysieke aanwezigheid bij de overleggen/evenement (per overleg wordt dit gespecificeerd); * Standaard is de concept verslaglegging (incl. actielijst en besluitenlijst) gedistribueerd en gearchiveerd binnen 6 werkdagen na vergaderdatum; * Standaard is de definitieve verslaglegging binnen 6 werkdagen na vaststelling beschikbaar; * RWS sjabloon Verslag en/of Agenda is gebruikt. * Tijdig verspreide agenda; * Tijdig, gecorrigeerd en verspreid verslag; * Volledig en juiste weergaven van de vergadering of bijeenkomst; * incl. actielijst en de besluitenlijst. Planning/frequentie Onderstaande tabel geeft een indicatie van de benodigde overleggen en bijbehorende voorbereiding en verslaglegging. De agenda is minimaal 98% van het aantal keren tijdig verspreid. De ON is altijd aanwezig bij te notuleren vergaderingen en/of evenementen. De definitieve verslaglegging is minimaal 98% van het aantal keren tijdig verspreid. WNZ A Tunnels II - Prestatiecontract tunnels TOP perceel WNZ: Voortgangsoverleg OG/ON, duur 2 uur, frequentie 1 keer per 2 maanden (6 per jaar); Technisch overleg OG/ ON, duur 2 uur, frequentie 1 keer per 2 weken (26 per jaar); Contract overleg OG/ON, duur 2 uur, frequentie 1 keer per 2 maanden (6 per jaar); VtW overleg OG/ ON, duur 2 uur, frequentie 1 keer per 2 weken (26 per jaar). Overleggen vinden plaats op locatie opdrachtgever (Boompjes 200, Rotterdam), maar mogelijk ook op locatie opdrachtnemer (Houten, Capelle aan den IJssel of Schiedam). - D&CM contract A4 Delft-Schiedam (Ketheltunnel): Voortgangsoverleg OG/ON, duur 2 uur, frequentie 1 keer per maand (12 per jaar); Technisch overleg OG/ON, duur 2 uur, frequentie 1 keer per maand (12 per jaar); Contract overleg OG/ ON, duur 2 uur, frequentie 1 keer per maand (12 per jaar); VtW overleg OG/ON, duur 2 uur, frequentie 1 keer per maand (12 per jaar). Overleggen vinden plaats op locatie OG (Boompjes 200, Rotterdam), maar mogelijk ook op locatie Civiele ON (Houten, Capelle aan den IJssel of Schiedam). 12

13 WNZ A Vaarwegen WNZ A Wegen WNZ C Aansluitingen WNZ C KRW WNZ D Rijksrederij WNN A Tunnels I ZN A Tunnels III WNZ Keringen II - Prestatiecontract VIVO contract (beweegbare objecten en oevers): Monitoringsoverleg OG/ON, duur 2 uur, frequentie 1x per kwartaal (4x per jaar). Overleggen vinden plaats op locatie opdrachtgever (Boompjes 200, Rotterdam of Van Leeuwenhoekweg 20, Dordrecht). - Prestatiecontract VOBO contract (Vast onderhoud beweegbare objecten): Monitoringsoverleg OG/ON, duur 2 uur, frequentie 1x per kwartaal (4x per jaar). Locatie nog niet bekend. - Prestatiecontract VOV contract (Vast Onderhoud Vaarwegen): Monitoringsoverleg OG/ON, duur 2 uur, frequentie 1x per kwartaal (4x per jaar). Locatie nog niet bekend. - Prestatiecontract bodem: Monitoringsoverleg OG/ON, duur 2 uur, frequentie 1x per kwartaal (4x per jaar). Overleggen vinden plaats op locatie opdrachtgever (Boompjes 200, Rotterdam of Van Leeuwenhoekweg 20, Dordrecht) of locatie ON (Minervum, Breda of Toetsenbordweg, Amsterdam). - Prestatiecontract Noordwaard: Monitoringsoverleg OG/ON, duur 2 uur, frequentie 1x per kwartaal (4x per jaar). Overleggen vinden plaats op locatie OG (Boompjes 200, Rotterdam of Van Leeuwenhoekweg 20, Dordrecht of Buren of Vianen). - Ingenieursdienstencontract A15 PAS: Voortgangsoverleg, duur 2 uur, 1 keer per maand (12 per jaar). Technisch overleg, 2 uur, 1 x per 2 maanden (6 per jaar). Contract beheers overleg, duur 2 uur, 1 keer per maand (12 per jaar). 13

14 Bijlagen bij vraagspecificatie Bijlage 1 Voorbeeld contractbeheersplan (CBP) Bijlage 2 - Format toetsplan Bijlage 3 - Toetsdocument deel A - Intake formulier - leeg Bijlage 4 - Toetsdocument deel B - Bevindingenformulier leeg Bijlage 5 - Toetsdocument deel C - Toetsverslag leeg Bijlage 6 - Toetsdocument deel D - Advies aan CM leeg Bijlage 7 - Format Correspondentielijst 14