Vakdagen Martktbenadering Hoog Water Beschermings Programma

Transcriptie

1 Partners in Business, Technologie en Management Inleiding in SCB Vakdagen Martktbenadering Hoog Water Beschermings Programma dag 2 / ochtendprogramma V1 / BKL / / t.b.v. interne afstemming V2 / BKL / / review HB V3..V4 / BKL / / toevoeging GRIP elementen

2 Inhoud Wie is wie BTMPartners Deelnemers Ervaringen SCB, vragen vanuit de groep? Introductie SCB Kwaliteitsborging - PDCA Risicomanagement Toetsen Andere CM beheersings instrumenten Succesfactoren SCB SCB spel 10 February

3 Introductie BTMpartners Uitgangspunten BTMpartners Business = leidend Informatie Technologie = enabler van (nieuwe) business Onafhankelijk Doel BTMpartners Managen van de verbinding Business Technologie Proposities BTMpartners : Inzet ervaren projectmanagers/adviseurs In IPM rollen en als adviseur 10 February

4 Introductie SCB (1) SCB = Systeemgerichte Contract Beheersing Systeemgericht Focus = (management) SYSTEEM Verschillende management systemen - Kwaliteit (ISO 9001) - Informatiebeveiliging (ISO 27001) - ARBO (VCA) -. Uitgangspunt: Geschikt systeem geschikte processen Geschikte processen juiste producten & diensten 10/2/16 4

5 Introductie SCB (2) Contractbeheersing: - Het beheren van de verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken welke middels een contract zijn vastgelegd met doel risico s te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren en een bijdrage te leveren aan het strategisch beleid betreffende uitbestedingen* - Doelmatig/rechtmatige uitgaven van middelen - Zorgen dat ON de verplichtingen uit het contract nakomt - Zorgen dat ON optimale toegevoegde waarde inbrengt Waar aan de tafel -Bij OG (IPM-team) -Bij ON (vaak projectmanager) * bron: contractmanagement in de praktijk, Ted Knoester Omgeving OM Opdrachtgever PM TM MPB CM Markt 10/2/16 5

6 Introductie SCB (3) 10/2/16 6

7 Kwaliteitsborging - PDCA WAT is kwaliteit? Mate waarin wordt voldaan aan de eisen en verwachtingen Geschikt voor beoogde gebruik Continu meten en verbeteren Producten (tussen- en uitgangscontrole) Systemen en processen (audits) Afwijking t.o.v. een norm Afwijking analyse verbetering evaluatie Correctie van het product Wegnemen oorzaak (stroomopwaarts in de keten) = corrigerende maatregel Meten effectiviteit van de verbetering 10 February

8 Risicomanagement (1) Identificeren Brainstorm Referenties Resultaten kwaliteitsmetingen (toetsen, testen,..) Analyse Oorzaak Ongewenste gebeurtenis (=RISICO) Gevolg Gevolg bv: tijd, geld, kwaliteit, veiligheid, image, kwaliteit Risico eigenaar = lid Project Management Team (IPM) Maatregelen: Preventief en/of correctief Techniek, organisatie Actor, planning Beheersen: Initieel risico, actueel risico, (gepland) restrisico Tip: maatregelen omzetten in acties via actielijst ( maatregelen beheersen via standaard projectmanagement) 10/2/16 8

9 Risicomanagement (2) Risico s delen OG ON Delen door: Contracteis Risicosessie ON OG: via voortgangsrapportages OG ON: via melding aan ON.. 10/2/16 9

10 Risicomanagement (3) Optimaal beleggen van risico s - Verantwoordelijkheid bij : schuldige (oorzaak), benadeelde (gevolg), beheerder v/d maatregelen (maatregelen) - Keuze - TOGIK, onderhandelingspositie, gewenste zekerheid,. - Niet alle risico s zijn projectrisico s!! ( risico s BUCA) -Vingeroefeningen uit Fyra dossier vorige week OG ON a) Slechts 1 partij in onderhandelingsronde b) Rollend materiaal onvoldoende voor eis [Amsterdam-Brussel < 93 min] c) SNCF wil niet meewerken d) Reizigers niet bereid tot 60% toeslag e) 60% toeslag bontjassentrein politiek niet acceptabel f) Slecht weer 10 February 2016

11 Toetsen (1) Doel toetsen = vaststellen werking van het (kwaliteits) management systeem Wel : gevalideerde methode o.b.v. steekproeven Niet : (goed-)keuring, acceptatie, aanvaarding, vrijwaring,.. Bevindingen: Positief PB Negatief NB ( afwijking verbetermaatregel ON) GEEN.attentiepunten/aanbevelingen/advies o.i.d. we kopen producten/diensten met aantoonbare kwaliteit niet aantoonbaar = niet uitgevoerd ( NB) Ernstige negatieve bevinding Tekortkoming door CM (betaalstop, directiegesprek) Toetsen is een vak! 10/2/16 11

12 Toetsen (2) contract KMS systeem PMP + PKP Norm? proces Norm? product Norm? 10 February 2016

13 Toetsen (3) Valkuilen ( maatregelen) Slecht risicodossier geeft slechte toets ( risicoadviseur met SCB ervaring) Verkeerde toetskeuzes ( deskundig toetscoordinator) Instructie van toetsers ( intake/outtake; duidelijke norm) Ongekwalificeerde toetsers ( certificatie+vlieguren) Subjectieve toetsers ( geen auditors vanuit projectteam) Verkeerde medewerkers ON aan tafel ( aankondigingsbrief) Discussie meningen - feiten( alleen feiten; ook geen tips) Discussie rechtmatigheid TKK ( f eiten + kader voor TKK in OVK) En: Niet wachten op toets als het fout gaat ( VGO, boete,..) Ernst TKK duidelijk maken ( directie commitment) 10 February 2016

14 Toetsen (4) Van risico naar toets (voorbeeld casus GRIP) risico IPM-eigenaar kans gevolg risicogetal toetsen? Huiseigenaar niet accoord met onteigeningsbod TM H L 4 nee Geen toestemming voor verkeersstremming CM L L 2 nee ON gaat failliet CM L M 3 nee Struinpad geblokkeerd tijdens Waasland Marathon CM L H 4 nee Eisenafleiding onvoldoende uitgevoerd door ON CM H? #NUM! #NUM! PDCA van ON functioneert niet CM L H 4 nee Broeden wordt verstoord door werkzaamheden CM H M 5 ja W s: Waar toetsen (welk proces) Wat voor toets? (systeemnivo procesnivo productnivo) Door Wie toetsen (expertise, ervaring) Wanneer toetsen (fasering ON) drempel: > 4 Extra invalshoek: procesanalyse (=aanvulling toetsdrempel) 10/2/16 14

15 Toetsen (5) Voorbeeld toetsplanning: Grondoorzaak na risicoanalyse: werkzaamheden lopen uit tot in broedseizoen door slechte planning en onvoldoende inschatting risico s Toets: procestoets op planningsproces, risicomanagement proces Bevindingen toets: PB#1=risicomanagement adequaat uitgevoerd PB#2=planningsmanagement adequaat uitgevoerd PB#3=planningsrisico adequaat overgenomen als reservetijd NB#1 = risico herziening niet iedere week gedaan (=PKP) maar iedere 2 weken Conclusie Contractmanager:risico of???? Actie ON: maakt AWR en verhoogt herzieningsfrequentie als Corrigerende Maatregel 10/2/16 15

16 Andere CM beheersings instrumenten Contractbeheersplan (CBP) Escalatieladder (implementeren! ) Voortgangsrapportage / voortgangsoverleg (VGO/VGR) Poject Start Up / Project Follow Up (PSU, PFU) Rondje werk Periodieke evaluatie van de samenwerking (directiegesprek, prestatiemeting) Gezamenlijke activiteiten (risicosessie, kansen sessie, barbeque bij buitenwerk kickoff, vieren mijlpalen) ALGEMENE TIP: Vemijd juridificeren Houd de lijnen open ook bij zwaar weer (meersporen) Contract = middel doel 10/2/16 16

17 Succesfactoren SCB Vraag: Kan SCB werken? Antwoord: JA mits: SCB geschiktheid (bv. COTS géén SCB) SCB volwasasenheid OG en ON (5 niveaus s) SCB competentie SCB cultuur : SCB serieus nemen bij OG en ON Bij projectteam én bij directie Consequente marktbenadering SCB vertrouwen: Toetsen moeten zodanig zijn dat ze een getrouw beeld geven van het functioneren v/h systeem van de ON Geen NB s kwaliteitsborging is goed Geef ruimte aan productbeoordelingen 10/2/16 17

18 Break en daarna het SCB spel 10 February 2016

19 10 February 2016

20 Enkele breakout en inspiratie slides 10 February 2016

21 10 February 2016

22 Professioneel opdrachtgeverschap Uitgangspunt = volwassen en deskundig Opdrachtnemer High trust <-> high penalty Hands-off <-> eyes-on Professioneel Opdrachtgever Inhoudelijk Procesmatig (kennis+ervaring systeem- en procesgericht werken) Kennis contractbeheersings filosofie bij teamleden Training (RWS: certificatie voor systeem- en procestoetsers) Toetsers vooraf instrueren (intake) + outtake Kwaliteit van het risicodossier Houding en gedrag Transparantie en voorspelbaarheid Toetsen =/= verbeteren VRAAG: zit het slimste jongetje van de klas bij OG of ON? 10/2/16 22

23 kwaliteitsborging - PDCA WAT is kwaliteit? Mate waarin wordt voldaan aan de eisen en verwachtingen Geschikt voor beoogde gebruik Continu meten en verbeteren Producten (tussen- en uitgangscontrole) Systemen en processen (audits) Afwijking t.o.v. een norm Afwijking analyse verbetering evaluatie Correctie van het product Wegnemen oorzaak (stroomopwaarts in de keten) = corrigerende maatregel Meten effectiviteit van de verbetering 10 February 2016

24 Contractbeheersing (1) Beheersen van nakoming van het contract door de OG Contractbeheersplan (CBP) Voortgangsrapportage (VGR) en Voortgangsoverleg (VGO) Toetsen door OG Quality records van ON Betalen (produkt/planning) en tekortkoming (TKK) 10/2/16 24

25 Escalatieladder Contract Beheers Plan (CBP) Opdrachtgever Directeur (OG-IP) projectmanager wijzigingen+ escalaties samenwerking Opdrachtnemer Directeur (ON-IP) bv. BU-manager vastgesteld door OG TM CM werk PM TM 10/2/16 25

26 Attentiepunten Attentiepunten: De opdrachtnemer doet het werk o Ontwerpen o Uitvoeren o Testen, keuren o Opleveren o Omgevingsmanagement (bv. verkeersmaatregelen, communicatie) o Audits (= PDCA op eigen voortbrengingsproces van ON) Contractkennis bij het projectteam Contractreader Werkbestek VRAAG: verschil keuring producttoets????? 10/2/16 26