Beleid en Management. Postbeheer en Dossieropvolging

Transcriptie

1 Beleid en Management Postbeheer en Dossieropvolging

2 EFFICIENTER, SNELLER EN BETER WERKEN Veel organisaties hebben dagelijks te maken met een grote stroom van papieren én elektronische post. Het kost veel tijd om deze post bij de juiste mensen te bezorgen, de post te registreren en te archiveren. Met de postbeheer oplossing van Schaubroeck kunnen organisaties deze papierstroom volledig digitaliseren en krijgen medewerkers sneller en eenvoudiger hun post bezorgd. Schaubroeck is hierbij de aangewezen partner voor het optimaliseren en versnellen van uw documentgerelateerde werkprocessen. Maak daarom een einde aan tijdrovende en omslachtige handelingen en kies voor slimme digitalisering van uw werkprocessen. 2

3 POSTBEHEER ZET UW BEDRIJFSPROCESSEN IN EEN VERSNELLING De nieuwste digitale postverwerking software van Schaubroeck stelt u in staat de gehele inkomende en uitgaande documentenstroom van alle denkbare documenten, op papier of digitaal, te registreren en te distribueren naar andere medewerkers voor verdere verwerking. De software classificeert elk document en weet als het ware welk document welke route moet volgen. Alle documenten worden vervolgens opgeslagen in een centrale database, toegankelijk voor alle gewenste personen. Het proces van routing en opslag van binnenkomende post start direct na scanning van de documenten. U hebt in elke fase van het proces inzicht in de status van de postverwerking. Elk document is altijd snel terug te vinden, waardoor uw organisatie sneller kan werken. VOORDELEN VAN DIGITALE POSTVERWERKING Alle post altijd snel beschikbaar Plaats- en tijdonafhankelijk inzicht in post Status postverwerking direct in beeld Verhoging reactiesnelheid Versnelling van uw bedrijfsprocessen Verhoging klantwaarde Fysieke documenten worden elektronisch beschikbaar Combinatie van fysieke post alsmede registratie De vindbaarheid van documenten wordt verbeterd Blijven werken met bestaande pakketten zoals MS Word, Outlook,... Alle documenten en metagegevens worden centraal opgeslagen en blijven bewaard 3

4 Post wordt ontvangen Post wordt digitaal geklasseerd en gearchiveerd Post wordt gedistribueerd naar medewerkers HET DIGITALE POSTVERWERKINGSPROCES De eerste kwaliteitsnorm voor dienstverlening is de keuzevrijheid van de klant van het contactkanaal met de overheid. De klant kan in zijn speurtocht naar informatie kiezen tussen mondeling, schriftelijk en elektronisch contact. Bij de beantwoording van vragen, hetzij aan de balie, via telefoon of , verwacht de klant snel en goed geholpen te worden. Ontvangen De intake van alle binnenkomende correspondentie worden centraal bijgehouden in de postverwerking software. Zowel ingescande documenten, s als telefoongesprekken kunnen ontvangen worden binnen ebestuur postbeheer. Hiertoe werden koppelingen ontwikkeld met MS Outlook, scansoftware,... die ervoor kunnen zorgen dat alle kanalen kunnen bediend worden. Verwerking De binnenkomende post (papier of elektronisch) staat klaar om verder verwerkt te worden. Vaak gebeurt dit door de medewerkers van het secretariaat, maar het systeem laat toe om de post verder te verwerken op de diensten zelf. Bij het verwerken wordt de post geklasseerd in een bepaald register en worden een aantal kenmerken aan het inkomende stuk toegevoegd. Het is tevens mogelijk om het digitale exemplaar in te kijken. Routeren Gedigitaliseerde post kan nu verder verdeeld worden naar de juiste bestemmeling. Bij de postverdeling kan men een medewerker of een dienst aanduiden. Het postproces genereert notificaties naar medewerkers om hen op de hoogte te brengen dat er post klaar staat voor verdere afhandeling. 4

5 DOSSIER en workflow MAnAGEMENT Om klanten goed te kunnen informeren over de status van hun dossier, is een degelijk dossierbeheer nodig. Elke hoeveelheid werk, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden, wordt vastgelegd als dossier. Binnenkomende post geeft vaak aanleiding tot het starten van een dossier. Per dossier krijgt men een overzicht van alle in- en uitgaande klantencontacten. Bovendien kunnen dossiers een bepaald standaardpatroon volgen: de workflow. Workflows zorgen voor het digitaal afhandelen van stappen. Door uw postverwerking software uit te breiden met een Workflow Management systeem vergroot u de vindbaarheid van uw documenten waardoor u snel en efficiënt documenten kunt zoeken en raadplegen. Zo wordt de juiste informatie, volgens de regels van uw bestuur, inzichtelijke en efficiënt van de ene dienst naar de andere dienst getransporteerd. Door vooraf de workflow in te richten naar de bestaande werkstromen, verloopt het routeren van documenten in de toekomst volledig automatisch. 5

6 Meer? Bent u nieuwsgierig geworden en wilt u graag weten wat wij voor u kunnen betekenen? Contacteer ons vrijblijvend. Wij geven u graag meer uitleg en werken samen met u een toekomstgerichte oplossing uit. Steenweg Deinze Nazareth T I F