Deelproduct A.1.1: Wijzigingenmanagement

Transcriptie

1 Deelproduct A.1.1: Wijzigingenmanagement Opdrachtnemer dient de Werkzaamheden met betrekking tot wijzingenmanagement te verrichten, zodanig dat er voor de gehele looptijd van de 3 percelen een actueel contractueel kader wordt bereikt. - Op de volgende aspecten een volledig en met objectief bewijs onderbouwd advies t.a.v. Voorstel Tot Wijziging (VTW), impact op: o Kosten, tijd, kwaliteit, raakvlakken overige werkzaamheden, risico s, draagvlak, scope en imago RWS. - Kostenramingen voor wijzigingen >50k zijn opgesteld conform de SSK2010, inclusief aanpassingen t.g.v. kostenpooltoets RWS GPO - Contractwijzigingen (CW) worden opgesteld volgens de vigerende RWS modellen en het Groene Kamer proces. Zie bijlage bij contractbeheersplan voor een nadere toelichting van het groene kamer proces. - CW worden opgesteld inclusief verwerking van commentaar in 1 reviewronde door Contractmanager RWS - De coördinatie en behandelingen van VTW s en CW dient conform het vigerende Contractbeheersplan te worden uitgevoerd. Hiertoe dient de OG van sturingsinformatie te worden voorzien over de status van de wijzigingen en het wijzigingen proces. - VTW s en CW dienen in aard en omvang te worden bijgehouden in actueel overzicht over de looptijd van de 3 percelen. De volgende activiteiten verzorgt opdrachtgever - Becommentariëring en akkoord verklaringen VTW en CW - vraag gestuurd informatie aanleveren voor adviesvorming impact VTW,CW m.u.v. kostenramingsinformatie. - Opstellen, toetsing en becommentariëring van SSK raming door kostenpool RWS GPO Drie soorten producten Voorstellen tot Wijziging: W-a: Wijzigingen welke bestaan uit een aantal kleine wijzigingen ongeacht de doorlooptijd. W-b: Wijzigingen met een doorlooptijd minder dan 4 weken tussen verzoek wijziging aan CM en ondertekening/afkeuring wijziging. W-c: Wijzigingen met een doorlooptijd van 4 t/m 8 weken tussen verzoek wijziging aan CM en ondertekening wijziging/afkeuring VTW. N.B. Zie voor betaling van Wijzigingen W-c paragraaf 5 lid 5.11 van de Dienstverleningsovereenkomst. 1 van 9

2 Deelproduct A.1.2: Actueel Inkoopdossier (SAP) Opdrachtnemer dient de Werkzaamheden met betrekking tot een Actueel inkoopdossier(ikd) te verrichten, zodanig dat er voor de gehele looptijd van de 3 percelen in SAP de verplichte documenten aanwezig zijn. 2. onderliggende eisen Documenten in.pdf formaat. Alle documenten in het IKD tevens archiveren in Edocs. IKD dient te zijn gevuld met de documenten volgens Checklist documenten IKD. - Het feitelijk geven van de prestatieverklaring SAP. - Het op aangeven van Opdrachtnemer uploaden van de documenten in SAP op de door ON te benoemen locaties - Opdrachtnemer verkrijgt geen toegang tot SAP 2 van 9

3 Deelproduct A.1.3: Actueel Contractbeheersplan (CBP) Opdrachtnemer dient de Werkzaamheden met betrekking het actualiseren van het contractbeheersplan te verrichten, zodanig dat er voor de gehele looptijd van de 3 percelen 3 actuele contractbeheersplannen operationeel zijn op basis van Plan Do Check Act (PDCA). - Het Contractbeheersplan dient per perceel elk halfjaar te worden geëvalueerd en geactualiseerd gebruikmakende van: o De contractbeheer-, toetsstrategie en het toetsproces worden periodiek (minimaal halfjaarlijks) geëvalueerd. o Uitkomsten van procesgericht risicomanagement o Input uit het contractteamoverleg waaraan door Opdrachtnemer wordt deelgenomen. o Per maatregel wordt nagegaan of de uitgevoerde maatregelen effectief zijn gebleken en wordt de actualiteit van de beheersmaatregelen nagegaan (interactie, toetsing, interventie). o Een advies welke beheersmaatregelen het komend halfjaar ingezet dienen te worden, dan wel welke extra maatregelen bovenop deze basis zullen worden getroffen. o Het resultaat van deze evaluatie wordt vastgelegd in de trendanalyse en contractbeheersplan inclusief bijlagen. o Trendanalyse op basis van toets- en auditresultaten waarbij stil gestaan wordt bij trends in: het resultaat van de uitgevoerde waarnemingen; het resultaat van de uitgevoerde toetsen; de gedane voorstellen voor het risicodossier; de opvolging van voorstellen op bijstelling van het risicodossier; de maatregelen op bevindingen en tekortkomingen; het effect van de maatregelen op bevindingen en tekortkomingen; - Het Contractbeheersplan dient aan te sluiten bij de meest recente vigerende normen, kaders en richtlijnen RWS t.a.v. contractbeheersing. - Vaststelling Contractbeheersplan - 3 van 9

4 Deelproduct A.1.4: Procesgericht Risicomanagement Opdrachtnemer dient de Werkzaamheden met betrekking het procesgericht risicomanagement cyclisch te doorlopen om een actueel beeld te creëren in welke mate alle processen risicovol zijn zodanig dat hierop contractbeheersing kan worden aangepast. - De procesrisicoanalyse dient te voldoen aan de handreiking procesgericht risicomanagent en voorbeeld procesrisicoanalyse - Verslaglegging van de bijeenkomsten dienen naspeurbaar te zijn verwerkt in de procesanalysedocumenten. - Procesrisicoanalyses dienen als een integrale sessie te worden georganiseerd met programmateam RWS - Uitkomsten voortvloeiende de meest recente toetsplanning dienen te worden gedeeld met deelnemers procesrisicoanalyse; - De procesrisicoanalyses dient minimaal 2 weken voor aflopen toetstermijn te zijn afgerond - Voorbereiding in afstemming met het risicomanagement, en in samenwerking met de toetscoördinatie. - Deelname (inbreng) van alle betrokken leden van het programmateam RWS Vasstelling Procesrisicoanalyse 4 van 9

5 Deelproduct A.1.5: Weekly reports Opdrachtnemer dient de Werkzaamheden met betrekking tot beoordeling en afhandeling Weekly reports te verrichten, zodanig dat er een actueel beeld is van opgetreden en dreigend optredende gebeurtenis met waardeoordeel - A.d.h.v. Quick Reference Card, op eigen inzicht formuleren van scores incl. toelichting - Op basis hiervan afstemmen en aanpassing met de contractmanager en risicomanager - Verzending van definitieve WR met beoordeling (score) van alle actuele risico s (ongewenste gebeurtenissen) - Opstellen van de DR-tweet bij gewijzigde risicoscore - Wekelijkse analyse van de KPI-ontwikkelingen in de WR, uitgaande van 3 KPI s - Ondersteuning van contractmanager bij het nemen van evt. maatregelen n.a.v. WR. - Vrijgave WR score en DR-tweet - De WR wordt wekelijks beoordeeld (gescoord): beoordeling vanaf donderdags uur (of zoveel eerder die dag als mogelijk); verzending van definitief gescoorde WR op aansluitende vrijdag altijd vóór uur. 5 van 9

6 Deelproduct A.1.6: Vertegenwoordiging contractmanagement onderbouwingsfase Opdrachtnemer dient de Werkzaamheden met betrekking tot Vertegenwoordiging contractmanagement onderbouwingsfase te verrichten, zodanig dat het volgende wordt bereikt o Onderbouwing/verduidelijking van de inschrijving o Een duidelijk beeld krijgen van de verwachtingen en de wijze waarop de risico s rondom het project worden geminimaliseerd o Prestatie-indicatoren verder verduidelijken en de meting operationaliseren o Komen tot een overeenkomst tussen beoogd opdrachtnemer en opdrachtgever - Het organiseren van toetsingen voor de te verifiëren BVP producten zoals benoemd in ZaakID Inschrijvings- en beoordelingsdocument paragraaf Toetsingen dienen uitgevoerd te worden conform gestelde eisen aan producten en risico s - Het verzamelen redigeren van toetsverslagen en uitkomsten hiervan, indien van toepassing, formuleren naar risico s ter bespreking met opdrachtnemer realisatie - Overdracht van risico s zowel mondeling als schriftelijk naar opdrachtnemer realisatie - Najagen van programmateam voor het nakomen van alle gemaakte afspraken en deadlines - In overleg met Opdrachtnemer realisatie KPI s vaststellen zodat de belangrijkste bedreigingen worden gemonitord - Wekelijkse intervisie met andere 2 contractmanagers inzake de lopende onderbouwingsfase - Samen met opdrachtnemer realisatie worden de trainingen KPI s, WR, risicomanagement en onderbouwingsfase gevolgd (totaal 3 dagen) - Uitvoeren van producttoetsen door programmateamleden - Deelname aan risicosessies en besprekingen - Beoordeling kansen - De vertegenwoordiging en afstemming vindt in beginsel plaats op het RWS kantoor te Arnhem. - Werkzaamheden moeten volgens de BV methodiek ingericht en uitgevoerd en in lijn met de marktvisie - De te verifiëren documenten zullen in ongeveer 3 iteratieslagen worden afgerond 6 van 9

7 Deelproduct A.1.7: Verslaglegging overleggen i.h.k.v. contractbeheersing ON Opdrachtnemer dient de Werkzaamheden met betrekking tot de Verslaglegging overleggen i.h.k.v. contractbeheersing ON zodanig te verrichten dat er een juiste weergave met acties is van de overleggen ihkv contractbeheersing. - Verslagen dienen te worden opgesteld van de overlegvormen zoals genoemd in het contractbeheersplan paragraaf en waarbij is aangegeven dat verslaglegging door OG wordt verzorgd. - Verslagen dienen in Rijkswaterstaat huisstijl en Nederlandse taal te worden opgesteld - Verslagen dienen binnen 3 werkdagen na overleg definitief te zijn vrijgegeven door Contractmanager perceel. - Verslagen dienen tevens te zijn voorzien van een actuele actielijst en tevens in EDocs (digitaal archief) en de GRIP omgeving (Relatics) van RWS te worden vastgelegd 3. Activiteiten opdrachtgever - Vrijgave verslag door contractmanager - Vaststelling verslag door contractmanager 7 van 9

8 Deelproduct A.2.1: Actueel toetsplan en toetsplanning Opdrachtnemer dient de Werkzaamheden met betrekking tot het toetsplan en toetsplanning per contract te verrichten, zodanig dat cyclisch maatregelen zijn bepaald voor het beheersen van de contractrisico s - Het toetsplan wordt opgesteld in het door het projectteam ter beschikking gestelde sjabloon. - Het toetsplan kent een doorkijk van minimaal acht contracttermijnen van vier weken met een bevroren doorkijk van de eerste vier contracttermijnen, waarin de geplande integrale toetsen op een combinatie tussen systeem, proces en product zijn opgenomen. - Het toetsplan is o.a. gebaseerd op: o Het actuele risicodossier o De vastgestelde projectrisicoanalyse o projectplanning(en); o interne auditplanning ON; o de resultaten van eerder uitgevoerde interacties, toetsen en interventies o de restpunten uit de vorige toetsperiode; o de verplichte toetsen; o input uit het contractteamoverleg waaraan door Opdrachtnemer wordt deelgenomen. - het definitieve toetsplan wordt ter acceptatie aangeboden bij de contractmanager, projectmanager en lead-auditor en wordt aangepast op eventuele opmerkingen. - Het toetsplan dient te zijn voorzien van een onderbouwing of en waarom er afgelopen Toetsperiode gesteund kan worden op het Kwaliteitsmanagementsysteem van elk perceel. - De totstandkoming van het toetsplan dient te voldoen aan hetgeen beschreven in het Contractbeheersplan - Toetsing van toetsplan en -planning - Vaststelling toetsplan en -planning 8 van 9

9 Deelproduct A.2.2: Voorbereiden en uitvoeren toetsen en waarnemingen Opdrachtnemer dient de Werkzaamheden met betrekking tot voorbereiden, uitvoeren en afhandelen toetsen en waarnemingen, zodanig dat op een gestructureerde wijze contractrisico s worden beheerst. - De werkzaamheden voorbereiden en uitvoeren toetsen dienen te voldoen aan het proces A2 uit het contractbeheersplan; - Voor het uitvoeren van product-, proces- en systeemtoetsen dienen formulieren A t/m D volledig te worden gehanteerd; - De outtake dient binnen 1 week na uitvoeren toets plaats te vinden; - De werkzaamheden voorbereiden en uitvoeren proces en systeem-toetsen dienen door medewerkers plaats te vinden welke geregistreerd zijn als Leadauditor - Voor de toetsing van inhoudelijke materie, waarnemingen en producttoetsing dient Opdrachtnemer voldoende bekwaam personeel in te zetten om een uitspraak te kunnen doen over de getoetste producten. - Voor het uitvoeren van waarneming dient het contractbeheersplan te worden gevolgd - Resultaten van toetsingen en waarnemingen dienen te worden geregistreerd in Relatics omgeving OG; - Voorbereiding, uitvoering en afhandeling uitvoeren toetsen en waarnemingen dient herleidbaar geadministreerd te worden in Edocs; - De toets op betaalcriterium dient elke 4 weken te worden uitgevoerd conform proces A3 uit het contractbeheersplan alsmede Bijlage D van het contractbeheersplan - Levering RWS Lead-auditor voor systeemtoetsen voor: o Als deelnemer aan intake systeemtoets o Opdrachtnemer ondersteunen bij het vormgeven van de vragenlijst in formulier C o Het interview opdrachtnemer realisatie afneemt; o Opdrachtnemer ondersteunt bij het woordelijke voeren van het outtakegesprek - Contractmanager en projectdeskundige nemen deel aan het intakegesprek - Vaststelling formulier A t/m D - Contractmanager neemt deel aan het outtake gesprek : - Opdrachtnemer verkrijgt alleen toegang tot UR-SCB en Edocs ten kantore Rijkswaterstaat Arnhem - Benodigde overleggen met Opdrachtgever vinden plaats ten kantore Rijkswaterstaat Arnhem - Systeem en procestoetsen worden uitgevoerd op locatie Opdrachtnemer realisatie 9 van 9