Professionalisering lead-auditors

Transcriptie

1 Organisatie Sturing Professionalisering lead-auditors Structuur Systemen Mensen Middelen Waarmee Hoe Strategie SCB Wat Resultaten Processen Producten Pascal Gerits Inkoop Centrum GWW 30 januari 2013 Welke Cultuur BasiswaardenLeiderschap

2 Even voorstellen Regie voeren op het uniform en integraal toepassen van SCB binnen Organisatie, sturing en implementatie professionele pool lead auditoren Beheer van kaders en handreikingen Verzorgen van training Verbeteren van werkwijzen en standaarden Adviseren van projecten Delen van kennis en ervaringen 2

3 Een ervaren lead-auditor wordt je niet zomaar, daar moet je wel wat voor doen! 3 29 oktober 2009

4 Inhoud 4

5 Beleid Ondernemingsplan: Markt, tenzij Inkoopstrategie: Prijs/kwaliteit (EMVI) Uniformering (contracten en contractbeheersing) Contractbeheersing Belang Bij introductie SCB: op D&C en E&C, nu: op alle contractvormen RWS staat meer op afstand en voert toetsen uit als middel voor contractbeheersing Het uitvoeren van toetsen stelt (hoge) eisen aan medewerkers van RWS Ca. 3 mrd euro uitgaven per jaar Ca. 30 fte LA-capaciteit (eigen medewerkers) 5

6 Eisen vóór voltooiing opleiding tot lead-auditor - HBO(+) niveau - Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. - Grondige NEN-ISO 9001:2008 kennis én UAV-GC (!) kennis - Toestemming tot deelnemen van leidinggevende - Voeren van intake-gesprek 6

7 Theorie Praktijk RWS Professionaliteit Rolprofiel lead auditor SCB Inzicht in eigen rol Leerlijn Kennis = wat je moet weten Vaardigheden = wat je moet kunnen Competenties = wat je moet kunnen toepassen Opleidingen Coaching op vaardigheden Inzetbaarheid ( vlieguren ) -> Groei 7

8 Professionaliteit Handreiking rolprofiel (Lead) auditor SCB: Benodigde competenties/vaardigheden Kennis en kunde: opleidingen en aantoonbare praktijkervaring Taken, producten en uniforme werkwijze Inzicht in eigen rol bij toepassing SCB: Je persoonlijke effectiviteit (ik) Je vakkennis in de dynamische context van je werk (wat) Je rol en je verantwoordelijkheid in het werkproces (hoe) 8

9 9 Leerlijn (lead) auditor SCB Strategisch Regisserend Meewerkend Beginnend RWS-dag opleiding Kader SCB, UAV-GC, ISO 9001 Lead-auditor opleiding Houding & gedrag (coaching) -auditvaardigheden (competenties) -takenmanagement (houding) -omgang met ON (gedrag) Kennis & kunde (ervaring) Starter Inzicht en begrip SCB Certificaat Coaching Rapportages (Ik) Ervaring (wat) Kaders Werkwijze (hoe) Kennis ontwikkelen, delen en borgen in: -functioneringsgesprek -toetspool(s) -Vereniging van leadauditors

10 Leerpad - stappen 1. Na opleiding eerst 2-3x mee met ervaren LA van RWS maak ontwikkelafspraken: bijv. samen intakegesprek, meehelpen opstellen vragen, deel vragen stellen, verslaglegging als 2 e auditor etc 2. Minimaal 1 toets geheel zelfstandig als LA uitgevoerd (zelf)evaluatie op basis van criteria Lloyds (wat gaat goed / minder goed?) Leerdoelen: wat wil je dat beter gaat? waarop wil je feedback krijgen? 3. 1 e coaching (door Lloyds) Inbreng leerdoelen -> feedback > herformulering in leerpunten/tips van LLoyds 4. Minimaal 2-3 toetsen zelfstandig (geleerde in praktijk brengen) 5. 2 e coaching (door Lloyds) Zwaardere coaching (beoordeling voldoende kwaliteit) -> evt. restpunten / tips voor doorontwikkeling 6. Terugkomdag/workshop door RWS 10

11 Werkwijze Beoordeling op de vaardigheden Auditing Takenmanagement Praktisch toepassen van het toetskader Omgang met de Opdrachtnemer en teammanagement Per vaardigheid een score 1 onvoldoende 2 matig : verbetering noodzakelijk 3 voldoende : verbetering mogelijk 4 goed Per vaardigheid meerdere aspecten Per vaardigheid is op alle punten minimaal score 3 nodig (Score op vaardigheid wordt bepaald door laagste score bij taken voor deze vaardigheid) 11

12 Kanttekeningen bij coaching Coaching tijdens 2 audits zijn momentopnames. Factoren die van invloed zijn op het resultaat van de audit zijn: Bekendheid met contract/project verschilt sterk (sommige lead auditors hebben al een jarenlange ervaring opgebouwd met het projectteam, andere staan pas aan het begin) Type auditee (ervaren en assertieve auditees zullen minder snel negatieve bevindingen accepteren dan onervaren auditees) Volwassenheid van het QMS van de opdrachtnemer (bij meer volwassen kwaliteitssystemen is het lastiger om zwakke plekken en kritische punten te benoemen) Ondanks deze beperkingen, wordt tijdens de audit een goede indicatie gekregen van het ervaringsniveau van de lead auditors. 12

13 Inzet en groei Contracttype Inzet - toetsplan - uren Vraag KADERS Top HOE WAT Senior IK Medior Praktijkervaring - Aantal toetsen - Processen / producten Junior Capaciteiten - Kwantitatief (uren) - kwalitatief (auditvaardigheden, takenmanagement, omgang met ON) Aanbod 13

14 Primaire producten van een lead auditor Op basis van risicogestuurde toetsplanning: Organiseren en voorbereiden van systeem- en (complexe) procestoetsen (Intakeformulier) Uitvoeren van systeem- en (complexe) procestoetsen (Bevindingenformulier) Vastleggen van positieve- en negatieve toetsbevindingen en de aandachtspunten in het toetsverslag (Toetsverslag) Advies aan de contractmanager (Adviesformulier) RWS Model Toetsformulieren 14

15 Voorbeeld Het Intake gesprek Bepalen van doel, basis en scope. Voorbereiding Voorbereiding Voorbreiding Doel: op welke vraag wil je een antwoord hebben? Scope:wat is de reikwijdte van de audit? Welke systeemonderdelen/processen? Welke onderdelen van de organisatie of disciplines? Welke objecten? Basis:wat is de referentie / criteria? Contract(onderdelen) Onderdelen uit het managementsysteem Risico s zijn hierin leidend. 15

16 Principes van auditing O.a. ISO 19011:2011 geeft richtlijnen voor audits. De volgende gedragkenmerken zijn van belang: Ethisch gedrag (professional) Eerlijke verslaglegging (waarheidsgetrouw en zorgvuldig) Gepast beroepsmatige zorgvuldigheid (toewijding en beoordelingsvermogen) Onafhankelijkheid (objectiviteit) Aanpak op grond van bewijs (feiten koppelen aan eisen) Deze richtlijn kan gebruikt worden door alle organisaties die interne en externe audits uitvoeren 16 SCB

17 Opname in register lead auditors RWS - Verplichting om aantoonbaar minimaal 250 u. per jaar te besteden aan externe toetsen bij opdrachtnemers van RWS, en dit bij te houden in persoonlijk ervaringsregister - Verplichte deelname aan bijeenkomsten van de Vereniging van Lead auditors - Verplicht deelnemen aan (én afronden van) het bijbehorende coachingtraject (meester-gezel opzet die vanaf operationeel is). - Minimaal 6 systeemtoetsen per jaar zelfstandig uitgevoerd 80 lead auditors voldoen aan gestelde kwaliteitseisen 17

18 Leerervaringen Stukje eigenaarschap: betrokken opdrachtgever en centraal aanspreekpunt/begeleider RWS Duidelijke kwaliteitseisen stellen (o.a. intake) Uniforme werkwijze (proces en producten) belangrijk Besef dat de lead auditor een visitekaartje/vertegenwoordiger RWS is naar marktpartijen Coaching individuen: het is geen grijze massa Hoe meer je het doet, hoe sneller je vaardigheden op peil (koudwatervrees overwinnen) Terugkoppeling rode draad uit coachingen belangrijk Kennis delen in Vereniging van Lead auditors en regionale pools Waardering van management 18

19 Kernpunten professionalisering LA pool Landelijke coördinatie Eenduidige sturingsprincipes Ad-hoc planning Geen overall beeld Organisatie Sturing Structuur Verantwoordelijkheid voor aansturing zeer divers belegd Hoe Efficiënt capaciteitsmanagement Uniform rolprofiel/leerlijn Kennisprofiel en meetlat Systemen Mensen Middelen Waarmee Strategie SCB Welke Wat Resultaten Processen Producten Uniforme werkprocessen Analyseren en verbeteren (kwaliteitsborging) Borging kennisdeling voor verbetering vatbaar Basiswaarden Cultuur Leiderschap Onvoldoende waardering 19 Rolvast, Afspraak=afspraak Gestandaardiseerd werken, Aanspreken, Kennis delen, Continu verbeteren (Ver)binding Waardering

20 20