Loslaten is weten wat je vast moet houden. Opgesteld Contractmanager Datum: Paraaf: ÇResponsible) A. H ei mer. q - t

Transcriptie

1 Rijkswaterstaat Ministerie van Infrastructuur en Milieu Contractbeheersplan Prestatiecontract Vast Onderhoud Tunnels (TOP-Contract) Motto t Loslaten is weten wat je vast moet houden Datum:26 april 2016 Opgesteld Contractmanager Datum: Paraaf: ÇResponsible) A. H ei mer q - t Gecontroleerd Datum: Pariaf: Projectmanager (Consulted) G. Holtring af / - / --- //-_ Vastgesteld Opdrachtgever Datum: - Paraal contract (Accountable) R. Peschier,c ô r. Pagina 1 van 44

2 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Configuratiepagina Gebruikte versie model CBP: V2.01, 17 juli 2014 Versie Datum opsteller V Helmer,]. Fung, H. Dreessen V C. van lersel, H. Polet V H. Polet, C. van letsel V H.Polet, C. van letsel V A. Helmer V M. Blom/V. van der Laat V ]ohnny Fung (WNN) V B. Veithuis (Z&D) V A. Helmer (WNZ) Oude Nieuwe Aangepast Reden aanpassing versie versie hoofdstuk V0.8 V0.9 Alle hst Review doot de Contractmanagers op VO.8 V0.9 V0.95 Alle hst Overleg met CMs ovet V0.9 VQ.95 V0.96 Alle hast Overleg met CM s over V0.95 V0.96 V0.97 Alle hst Aanpassing n.a.v. transitieperiode V0.97 V1.0 Alle hst Vetwerking diverse aanpassingen V1.0 V1.1 Alle hst Overleg CM s 3 regio s ovet V0.97/V1.0 Colofon Uitgegeven doot Ministerie van Infrastructuur en Milieu Informatie Telefoon Fax Uitgevoerd door Rijkswaterstaat PPO I&CM Opmaak A.J.A. Helmer Datum 26 april 2016 Status Definitief Vetsienummer V1.1 Pagina 2 van 44

3 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Inhoud 1 Inleiding Inleiding Descope Doel en status Structuur 6 2 Contractbeheersing $ 2.1 Contractvisie- en doelstellingen Visie Doelstellingen Contractbeheersingsstrategie Contractbeheersingsstrategie op hoofdlijnen Organisatorische context Toetsingsstrategie Managementaandacht Betrokkenheid management bij contractbeheersing Escalatiemodel Samenwerking met de Opdrachtnemer Interne kwaliteitsborging Contractbeheersing Contractwijzigingen PDCA-cyclus SCB Uitvoeren risicoanalyse Opstellen toetspian Voorbereiden en uitvoeren toetsen Beoordelen uitgevoerde toetsen Bijstellen risico s Prestatie verklaren Betaaicriterium Prestatiemeten 24 3 Organisatie Beschrijving Organisatie Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden Overlegstructuur Overleg met interne opdrachtgever Intern overleg overleg met opdrachtnemer 27 4 Uniformiteit 30 Bijlage A Processen 31 A.1 Beheersen contract (proces) 32 A.2 Voorbereiden en uitvoeren toetsen (proces) 34 A.3 Prestatie verklaren (proces) 36 A.7 Wijzigen contract (Groene Kamerproces) 38 Bijlage B Groene kamerproces 42 Bijlage C Personele invulling projectteam 44 Pagina 3 van 44

4 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Pagina 4 van 44

5 - Protocol - Betalingen - Handleiding - Handreiking - Vast Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Inleiding 1.1 Inleïding Onder contractbeheersing wordt het volgende verstaan: alle activiteiten die door de opdrachtgever in zowel de fasen van de contractvoorbereiding als de contractrealisatie worden uitgevoerd, die erop gericht zijn om zeker te stellen dat de eisen uit het contract (de overeenkomst) worden nagekomen en dat de risico s voor de opdrachtgever aantoonbaar beheerst worden Bron: Kader Systeemgerichte Contractbeheersing 2011 (blz. 10) Op het moment van opstellen van dit contractbeheersplan zijn de volgende kaders en handreikingen van toepassing: Kaders: - Kader Systeemgerichte contractbeheersing intern Protocol Managementaandacht SCB voor GWW Versterken Managementaandacht SCB (827 Werkwijzer Aanleg) - Protocol indienen klacht bij CI (certificerende instelling) - Visio-Stroomschema klacht bij CI (certificerende instelling) versie 0 4 in geval van zwaarwegende omstandigheden Hand reikingen: - Flexibel deel van het kader SCB; versie 1.0 dd Handreiking Wet arbeid vreemdelingen; Inzetten waarnemers; Procesgericht risicomanagement ten behoeve van SCB; versie 2.0 april Toetsdocumenten deel A t/m D; versie 4.1 (toevoeging vertrouwensclassificatie) EMVI; Wet arbeid vreemdelingen en RWS Inzetten van waarnemers (1138 Werkwijzer Aanleg) - Leidraad Project Startup definitief Procesgericht risicomanagement ten behoeve van SCB versie Bijlage A Procesgericht risicomanagement tbv SCB presentatie versie Bijlage B Procesgericht RM tbv SCB in Riskscope versie voorbeelden bij procesgericht risicomanagement t.b.v. SCB versie Ondersteuning bij procesgericht risicomanagement ten behoeve van SCB - Memo werkwijze negatieve bevindingen en tekortkomingen - Memo Wim Anemaat opschorten betaling prestatiecontract - Opschorten betaling prestatiecontract De contractbeheersing is conform deze kaders en handreikingen ingevuld. 1.2 De scope De basis van dit contractbeheersplan is van toepassing op de volgende prestatiecontracten: Onderhoud Tunnels West Nederland Noord (WNN), zaaknummer Vast Onderhoud Tunnels West Nederland Zuid (WNZ), zaaknummer Vast Onderhoud Tunnels Zee en Delta (Z&D), zaaknummer Vervolgens zijn de afzonderlijke contractbeheersplannen specifiek gemaakt voor ieder contract. Het voorliggende document is specifiek gemaakt voor WNZ ( ). Pagina 5 van 44

6 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: De onderliggende contractstukken voor deze prestatiecontracten zijn, met uitzondering van de areaal specifieke elementen in de Bijlagen bij de overeenkomst, voor deze contracten uniform. Het contract omhelst de volgende werkzaamheden1: Het meearig in stand houden van, monitoren van en informeren over de toestand van de tunnels in het Areaal, met upgradewerkzaamheden, in het beheergebied van R,jkswaterstaat Hierbij wordt onderscheid gemaakt in: 1. Taken die onderhoudswerkzaamheden betreffen, welke min of meer routinematig worden uitgevoerd ten behoeve van het in stand houden van het beschreven kwal iteitsniveau. 2. Services die betrekking hebben op meer procesmatige en ondersteunende diensten door de Opdrachtnemer. Het gaat bij Services met name om gegevens, informatie en risico s met betrekking tot het areaal en het in stand houden van storings- en calamiteitendiensten. 3. Activiteiten die de object- of tracégerichte niet-routinematige onderhoudswerkzaamheden betreffen voor het verhelpen van vooraf gedefinieerde problemen ten aanzien van het gewenste kwaliteitsniveau. Activiteiten worden onderverdeeld in Voorgeschreven Activiteiten, Optionele Activiteiten, Benoemde Activiteiten en investerings- en verbetervoorstellen. Het contractdossier kent de volgende opbouw: 1 Basisovereenkomst 2 Vraagspecificatie Algemeen 3 Vraagspecificatie Eisen 4 Vraagspecificatie Proces 5 Annexen 6 Bijlagen bij de vraagspecificatie 7 Informatie 8 De aanbieding (inclusief de aangeboden meerwaarde op de EMVI-criteria) Deze documenten zijn opgeslagen in Connect, onder: Tunnelteam II- TOP! Markt! Documenten! Contractdocumenten. 1.3 Doel en status Dit contractbeheersplan is geschreven voor de fase na de gunning en heeft tot doel de aanpak, de organisatie en de activiteiten te beschrijven, waarmee de Contractmanager (CM) het contract zal beheersen. Dit plan zal gedurende de uitvoering kunnen worden herzien en is onderhevig aan versiebeheer. 1.4 Structuur Dit contractbeheersplan is geschreven voor de uitvoeringsfase met als onderlegger het contractbeheersplan voor de drie percelen van het TOP contract uit de tra nsitiefase. Het contractbeheersplan vormt een onderdeel van de projectplannen die per regio worden opgesteld. Het contractbeheersplan is tot stand gekomen in een afstemming tussen de Contractmanagers van de drie verschillende regio s die verantwoordelijk zijn voor de contractbeheersing van de TOP-contracten. Bij volgende versies en ontwikkelingen op het gebied van contractbeheersing zal er tevens afstemming 1 Volgt uit Vraagspeciflcatie Algemeen. Pagina 6 van 44

7 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: plaatsvinden tussen de drie regio s. Dit heeft tot doel dat de contractbeheersing van de drie contracten zo veel mogelijk op uniforme wijze zal plaatsvinden. Het vigerende projectplan van tunnelteam II is maatgevend. In het projectplan wordt gerefereerd aan de Werkwijzer Aanleg. Deze is leidend voor ons handelen. In de Werkwijzer Aanleg is vastgelegd dat het contractbeheersplan één van de producten is van de activiteitencluster Contractbeheersing. Deze activiteitencluster valt onder het deelproces Markt. Dit deelproces valt onder de verantwoording van de Contractmanager. De contractbeheersing wordt conform het SCB proces uitgevoerd. Pagina 7 van 44

8 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Contractbeheersing 2.1 Contractvïsie- en doelstellingen Het TOP contract is een prestatiecontract voor het vast onderhoud van tunnels voor de percelen WNN, WNZ en Z&D. Het contract is opgesteld op basis van het model prestatïecontract 3.1 en is uniform voor alle regio s, met uitzondering van areaal specifieke aspecten. Hiermee wordt invulling gegeven aan het beleid van risico gestuurd portfoliomanagement bij Rijkswaterstaat. Juridisch kader voor het contract is de UAV-GC Uitgangspunt van de UAV-GC 2005 is dat de opdrachtnemer zijn prestaties zoveel mogelijk zelfstandig moet kunnen uitvoeren. Bij die zelfstandigheid vormen de vraagspecificaties en de vooraf met de opdrachtgever gemaakte (kwaliteits-)afspraken het kader Visie De scope van het TOP-contract (WNN, WNZ en Z&D) is om het dagelijks functioneren van de tunnels in het beheergebied te borgen. Hiertoe is een meerjarig prestatiecontract (per regio) voor de duur van 3 jaar met een optie tot verlenging van 2 keer 1 jaar, onder UAV-GC 2005 opgesteld. De looptijd is van 1 maart 2016 tot en met 28 februari 2019 (2021). De gecontracteerde werkzaamheden bestaan uit het uitvoeren van: 1 Planbaar, vast onderhoud van de tunnels; 2 Verzamelen van en rapporteren over asset informatie voor wat betreft de scope (services); 3 Eventueel upgrade werkzaamheden (variabel onderhoud). De upgrade werkzaamheden bestaan uit een selectie van de door Opdrachtnemer voorgestelde upgrades in de transitie periode. In die periode voert de ON een inspectie uit op de tunnels en mag hij een voorstel doen voor upgrades op basis van de inspectieresultaten. Als deze worden toegekend, zullen die werkzaamheden worden toegevoegd aan de contractscope. Door bovenstaande werkzaamheden in te kopen onder een kwaliteitssysteem van de Opdrachtnemer leggen we een groot deel van de verantwoordelijkheid bij de markt. Ingrijpen in het proces van de opdrachtnemer door de opdrachtgever, daar waar dit niet strikt noodzakelijk is, leidt tot verstoringen in dat proces en kan leiden tot ongewenste verschuiving van verantwoordelijkheid naar de opdrachtgever. Strikt noodzakelijk beoordeelt Rijkswaterstaat door toepassing van het kader SCB. Deze hands-off-benadering wordt ingevuld met systeemgerichte contractbeheersing (SCB), dus risicogestuurd beheersen op basis van procesgericht risicomanagement en verder de opdrachtnemer met rust laten. De ervaring leert dat anders een geïntegreerd contract onwerkbaar wordt. Alleen in geval de veiligheid in het geding is of bij stoppunten bij Activiteiten mag direct worden ingegrepen. Systeemgerichte contractbeheersing betekent in deze dus: Verifiëren of hetgeen de opdrachtnemer zegt correct is door risicogestuurd, met toetsen gegevens te verzamelen op systeem-, proces- en productniveau op basis van het contra ctbeheersplan. Pagina 8 van 44

9 - hanteren Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Voor de houding van het CBT naar de opdrachtnemer betekent dit samenvattend: Respecteren van de integrale verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer; Het beperken van het ingrijpen in de processen van de opdrachtnemer tot het strikt noodzakelijke; Het beperken van toetsen tot risicovolle processen, onderdelen en momenten Doelstellingen De Opdrachtgever streeft met de TOP contracten specifieke projectdoelstellingen, contractdoelstellingen en regio specifieke doestellingen na. Projectdoelstellingen. Het TOP contract is ontstaan na initiatief van de IPM teams in regio s WNN, WNZ en Z&D. De achterliggende doelen waren als volgt: - hanteren van een uniforme inkoopafweging en -strategie voor tunnels - realiseren eenduidige aanpak in de realisatie en uitvoering van één modelprestatiecontract voor tunnels - inpassing van de operationele tunnelbeheerprocessen en leidraad instandhouding tunnels. De projectdoelstellingen zijn integraal verwerkt in het contract. Contractdoelstellingen Contractueel zijn voor elk TOP-perceel, middels de Vraagspecificatie Algemeen artikel 3.1, expliciet de volgende (brede) doelstellingen overeengekomen. 1 Invulling te geven aan goed huisvaderschap bij de Werkzaamheden; 2 publieksgericht te werken (zo groot mogelijke veiligheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de functies); 3 verbreding van Onderhoudswerkzaamheden met onderhoudsmanagement en risicomanagement ter verhoging duurzaamheid en LCM; 4 Actueel houden gegevens over functioneren en presteren van het areaal; 5 Verstrekken van gegevens over de ontwikkeling van de toestand van het Areaal, Deze doelstellingen zijn geconcretiseerd in de EMVI doelstellingen: 1 Reduceren van de CO2 emissie bij de uitvoering van de werken (3) 2 Betrouwbare beschikbaarheid van het netwerk realiseren (1, 4 en 5) 3 Tevreden stellen en houden van de weggebruiker en omgeving (2) Van de Opdrachtnemer wordt verlangd dat hij te allen tijde kan aantonen dat de Werkzaamheden die hij uitvoert om te voldoen aan de verplichtingen volgens de Overeenkomst bijdragen aan de bovengenoemde doelstellingen en in alle gevallen daarmee niet strijdig zijn. 2.2 Contractbeheersingsstrategie De contractbeheersingsfilosofie voor TOP is in beginsel zoals verwoord in het SCB fundament (zie inleiding 1.1). Deze paragraaf gaat in op de operationalisering van deze filosofie. In de overeenkomst is vastgelegd, dat de Opdrachtnemer verantwoordelijk is voor het aantoonbaar voldoen aan de eisen. De Opdrachtnemer beheerst zijn project en voldoet aantoonbaar aan de eisen van (deel)producten middels een werkend Kwaliteit Managementsysteem (KMS). Het belangrijkste element van het kwaliteitsmanagement van de Opdrachtnemer is dat hij zelf zijn processen beschrijft, risico s beheerst, tijdig afwijkingen signaleert, Pagina 9 van 44

10 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: tijdig passende (correctieve, corrigerende en/of preventieve) maatregelen neemt en dit hele proces regelmatig evalueert. De Opdrachtnemer moet kunnen aantonen dat de cirkel van Deming (plan-do-check-act) werkt op zijn proces Contractbeheersingsstrategie op hoofdlijnen Aan de hand van de procesanalyse, als beschreven in het flexibel deel van Kader SCB en de handreiking Procesgericht risicomanagement ten behoeve van SCE, worden de van toepassing zijnde processen bepaald aan de hand van NEN-EN-ISO 9001 voor kwaliteitsborging en ISO voor projectmanagement. Deze processen zijn in een risicosessie beoordeeld. De Contractmanager2 verifieert of de Opdrachtnemer voldoet aan de contractuele eisen, door te toetsen of de management systemen van de Opdrachtnemer werken zoals geëist in het contract. Om tot dit oordeel te kunnen komen, laat de Contractmanager risicogestuurd toetsen (systeem, proces en product) uitvoeren bij de Opdrachtnemer. Om dit efficiënt en effectief in te vullen, wordt gebruik gemaakt van procesgericht risicomanagement (zie 2.7.1). De TOP-contractbeheersing richt zich ook op de specifieke TOP-doelen uit het vorige hoofdstuk, voor zover contractgerelateerd en op contract specifieke aspecten. In het kader van uniform en efficiënt werken is er intensieve afstemming en samenwerking tussen de TOP-contractteams. PMP Uitvoering werkzaam heden ON conform PMP Uitvoeren van Processen Registratie ON Verificatie en keurings resultaten r Verificatie en keuringsplan ON i Auditpian ON Uitvoeren audits ON Evaluatie toetsen ON en afwijkingen Aanpassen nsicoanalyse en bijstellen toetsplan Figuur: contractbeheersingsstrategie op hoofdlijnen. Bron: Kader SCB 2 De Contractmanager is verantwoordelijk voor het toetsingsproces. Geeft invulling aan Protocol Versterken managementaandacht SCB lid 4 Pagina 10 van 44

11 - Tunnel Contractbeheersplan Zaaknummer: Organisatorische context Inbedding SCB in het IPM team De Contractmanager is verantwoordelijk voor de contractbeheersing. Hij voert dit uit samen met zijn Contractbeheersteam (CBT). De rol van de overige IPM-rolhouders bij de contractbeheersing is beschreven in het Kader SCB en de werkwijzer aanleg. Hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn weergegeven in hoofdstuk 3 en bijlage A. De schakel tussen IPM-rolhouders en SCB wordt voor een belangrijk deel gevormd door het proces Risicomanagement. Contractrisico s, die door IPM-rolhouders worden ingebracht en besproken, moeten zijn gekoppeld met processen uit het Kwaliteit managementsysteem (KMS) van de opdrachtnemer. Dit vergt van het IPM team een meer systeem- en procesgerichte benadering van risicomanagement in plaats van een productgerichte. Con tractbeheersteam Het TOP contract bestaat uit 3 percelen die worden beheerst door 3 CBT5, die onderdeel zijn van afzonderlijke IPM teams, opgedeeld naar de regio (WNN, WNZ en Z&D). Elk regionaal CBT bestaat uit de Contractmanager, met adviseurs contractmanagement (die verschillende rollen kunnen aannemen). Daarnaast wordt het CBT bijgestaan door een adviseur Risicomanagement. De adviseurs contractmanagement verrichten het uitvoerende en ondersteunende werk onder de verantwoordelijkheid van de contractmanager. Voor de betalingen is het van belang dat de rechtmatigheid vanuit de contractadministratie onderbouwd kan worden. De contractmanager blijft verantwoordelijk, met name om een uitspraak te doen over de werking van het kwaliteitsmanagement bij de opdrachtnemer. Afstemming in de lijn Essentieel voor het beleefde succes van het project is de betrokkenheid van de interne Opdrachtgever. Voor wat betreft het contractmanagement wordt de Opdrachtgever (portfoliomanager), bij de beheersing betrokken. Zo snel mogelijk na de start van de overeenkomst worden procesafspraken gemaakt met de Portfoliomanager en de Projectmanager over op welke wijze deze betrokken zal worden bij het contractmanagement. Dit echter met in acht name van de taken en verantwoordelijkheden van de rolhouders en binnen de kaders van SCE Toetsingsstrategie Binnen TOP (alle percelen) zijn de volgende ongewenste topgebeurtenissen vastgesteld - Veiligheid voor de gebruikers van de tunnel is niet gewaarborgd; is ongepland niet beschikbaar; - EMVI beloften worden niet nagekomen door Opdrachtnemer; - Aan het einde van de overeenkomst zijn de areaalgegevens niet op orde; - Restlevensduur van installaties neemt af. Toe tsproces De kern van SCB zoals uitgewerkt in het Kader, is de PDCA-benadering. Dit is ook de kern van de contactbeheersing van het TOP contract. - Plan: Een gedegen risicoanalyse is het uitgangspunt. De resultaten en bijbehorende beheersmaatregelen hiervan worden verwerkt in contract, risicodossier en in dit contractbeheersplan. Hierin wordt expliciet het aspect EMVI eisen meegenomen. Vervolgens wordt een procesanalyse uitgevoerd (kwantificering van alle door opdrachtnemer uit te voeren processen en de Pagina 11 van 44

12 - Do: Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Check: - Act: mate waarin deze kritiek zijn voor de opdrachtgever: hoog, midden of laag) en vastgelegd in een kruisjeslijst. Deze documenten zijn op hun beurt gezamenlijk input voor het toetsplan, c.q. de mix van toetsen; Het uitvoeren van de mix van toetsen overeenkomstig het toetsplan (toetsdocumenten en eventuele tekortkomingen vastieggen in URSCB) en het wel of niet accepteren van in Annex III geëiste zaken; Periodiek (lx per toetsperiode) evalueren van de bevindingen uit de uitgevoerde toetsen en getoetste risico s (op basis waarvan de Contractmanager beoordeelt of het getoetste deel van het kwaliteitsmanagementsysteem van de opdrachtnemer functioneert); Actualiseren van het risicodossier en het dasboard op basis van de evaluatie en de planning van de opdrachtnemer en het zo nodig bijstellen van de toetsstrategie. Deze vormen de basis voor de mix van toetsen voor de volgende toetsperiode. Toe tsplan De toetsstrategie en daaruit volgende invulling van de toetsmix is gefaseerd. In de eerste fase van de overeenkomst wordt gecontroleerd of de ON de vereiste systemen en ondersteunende processen (KMS, PMS) heeft ingericht en geïmplementeerd. Het zwaartepunt van de toetsmix ligt daarmee op systeem- en procestoetsen. In de daarop volgende fase, nadat de systemen zijn geoperationaliseerd, zal de toetsmix een meer gemengd karakter hebben, waarbij het zwaartepunt op de procestoetsen komt te liggen. De toetsstrategie wordt aan het einde van de toetsperiode integraal geëvalueerd en waar nodig wordt deze bijgesteld op basis van het geactualiseerde risicodossier. Specifiek aandachtspunt bij het samenstellen van de toetsmix is de invulling van de EMVI-belofte door de Opdrachtnemer. De Contractmanager ziet er op toe dat de uit te voeren toetsen in voldoende mate informatie opleveren om de door de opdrachtnemer verstrekte EMVI-evaluatie te kunnen beoordelen. Toetsresultaten De (lead)auditor doet een feitelijke beoordeling of een bevinding positief of negatief is. De bevindingen uit de toetsen worden door de Contractmanager beoordeeld op basis van de geldende contractuele en beleidsmatige kaders om eventuele afwijkingen van het contract vast te stellen. De Contractmanager beoordeelt of een negatieve bevinding wel of geen tekortkoming is. De toetsresultaten (positief of negatief) kunnen gevolgen hebben voor het risicodossier, waardoor risicoprofielen naar boven of naar beneden moeten worden bijgesteld. Als het resultaat van een toets positief is wordt de proceskieur teruggebracht van rood naar oranje c.q. oranje naar groen. Bij negatieve bevindingen en tekortkomingen worden processen van oranje of groen naar rood verkleurd of ze blijven rood. Door te starten met een hoge toets intensiteit is direct na aanvang Werk een grote spreiding te bereiken over de volle breedte van het KMS van de Opd rachtnemer. Nadat na aanvang werkzaamheden het hele kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer is getoetst, worden per T-periode, op basis van keuze uit actuele risico s, een aantal rode of oranje processen getoetst middels systeem- en pro cesto etsen. Pagina 12 van 44

13 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Bovenstaande methodiek van bijstellen is een algemene regel, de contractmanager kan vanuit zijn vakmanschap en op advies aan het toetsoverleg (TM, CL, RM en TC) van afwijken. Dit zal op formulier D worden onderbouwd. De Contractmanager zorgt er voor dat de PDCA cirkel zoals beschreven eerder in deze paragraaf na toetsing wordt doorlopen. 2.3 Managementaandacht Betrokkenheid management bij contra ctbeheersing Managementaandacht is in de basis conform het SCB-fundament en daarmee een kritieke succesfactor voor de systeemgerichte contractbeheersing. De belang rijkste referentie voor die aandacht uit dat fundament is het protocol versterken managementaandacht SCB. Gerelateerd aan de kern van SCB richt de managementaandacht van de Opdrachtgever zich primair op de risico s (analyse, dossier, PDCA), de toetsstrategie (als onderdeel van het door de Opdrachtgever vast te stellen contractbeheersplan), deelname aan PSU/PFU s, eventuele tekortkomingen en managementgesprekken (ook als het KMS van opdrachtnemer goed werkt) met de opdrachtnemer en opschorting van betaling. Hiermee geeft de Opdrachtgever invulling aan de punten 1, 2 en 6 uit het protocol. Als voortvloeisel uit deze SCB betrokkenheid kan de Opdrachtgever beoordelen of het contract conform verwachting functioneert, of dat op basis van voortschrijdend inzicht wijzigingen aan de overeenkomst wenselijk zijn. Voor TOP contracten worden er door 3 IPM teams een identiek contract gebruikt voor 3 verschillende percelen, gegund aan 2 verschillende opdrachtnemers. Eén opdrachtnemer heeft dus twee percelen gegund gekregen. Voor de managementaandacht biedt dit kansen voor de kernwaarden uniformeren, verbinden en verbeteren. Waar twee TOP-Opdrachtgevers te maken hebben met dezelfde opdrachtnemer, uit dit zich in afstemming over eventuele tekortkomingen, managementgesprekken en opschorting van betaling, evenals eventuele gemeenschappelijke PFU s Verbinden is ook prominent aan de orde, waar het gaat over de interactie tussen elke Opdrachtgever en zijn of haat IPM-team. Met name de Projectmanager en de Contractmanager (elk in hun rol overeenkomstig het SCB-fundament) van het desbetreffende IPM-team vormen voor de Opdrachtgever de verbinding met het team en daarmee zijn of haat contact met de SCB per TOP-perceel. Het structureel overleg, als uiting hiervan, is beschreven in hoofdstuk 3. Risico s worden vastgesteld in het projectteam. Toprisico s en topgevolgrisico s worden periodiek besproken in het projectteam en met de Opdrachtgever, in ieder geval gerapporteerd aan de Opdrachtgever in de T-rapportage Escalatiemodel Escalatie wordt geregeld in het Kader SCB 2011, wat een uitgangspunt is voor de contractbeheersing van TOP. Voor escalatie geldt dat de Contractmanager bij een tekortkoming de Opdrachtgever informeert. De Opdrachtgever bepaalt vervolgens of een managementgesprek met de Opdrachtnemer gevoerd moet worden en/of er aanvullende maatregelen moeten worden getroffen. De Contractmanager legt het besluit van de Opdrachtgever vast in UR-SCB. Afhankelijk van de uitkomst van het managementgesprek wordt bepaald wat de vervolgstappen zijn. Dit kan variëren van een verbeterplan tot en met een klachtenprocedure bij de certificerende instantie. Pagina 13 van 44

14 niet Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Samenwerking met de opdrachtnemer Na gunning is een PSU gehouden waarin de doelstellingen van beide contractpartijen zijn vastgelegd. Uit deze bijeenkomst komen de volgende doelen en kernwaarden voort: Doel: Volgens een beheerst groei pad naar maximale beschikbaarheid van de tunnel en het aquaduct aantoonbaar gecontroleerde functionele en veilige tunnel en aquaduct door efficiënt en betrouwbaar beheer en onderhoud. Tevreden beheerder, plezierige samenwerking Tevreden gebruikers en stakeholders + + Kernwaarden: We werken vanuit een gemeenschappelijke, uitdagende ambitie o we doen het werk samen, ieder vanuit eigen verantwoordelijkheid; o we passen desgewenst de aanpak aan om beter de oorspronkelijke doelen te kunnen halen; o we hanteren duidelijke ijkpunten; o we escaleren op tijd en doen dit samen. We doen er alles aan om elkaar te begrijpen en te versterken o we luisteren naar en verplaatsen in elkaar; o we organiseren ontmoetingsruimte en momenten (groene kamer); o we werken op basis van feiten (geen meningen); o we doen samen vrijblijvende voorstellen voor verbetering. We streven naar een beheerst proces o we stellen veiligheid boven alles, we brengen gewoontes in beeld en stellen deze aan de kaak; o we kennen de raakvlakken en organiseren hierop; o we houden het hoofd koel, juist als het spannend is; o we streven naar synergie en uniformiteit. We denken en werken pro-actief o we tasten scenario s af, oefenen droog en toetsen bij elkaar; o we maken vraagpunten vroegtijdig bespreekbaar; o we evalueren periodiek; o we vieren onze resultaten en laten deze zien. Daarna zal jaarlijks een Project Follow Up (PFU) worden gehouden. Tijdens deze bijeenkomsten worden tussentijds de balans opgemaakt: worden de doelstellingen gehaald en worden de de wederzijdse verwachtingen naar behoren ingevuld. Speerpunt: Wat kan er anders, wat moet er beter. Gedurende de looptijd wordt het proces van samenwerking bij zowel de Opdrachtgever als Opdrachtnemer door middel van de prestatiemeting in beeld gebracht, deze worden gedaan op basis van de vigerende versie Handreiking Prestatiemeting. De resultaten van deze meting worden primair gebruikt om de dialoog over de samenwerking te sturen en zo tot een kwaliteitsverbetering tijdens de contractuitvoering te komen. 2.5 Interne kwaliteitsborging Contractbeheersing De Projectmanager is eindverantwoordelijk voor de (proces)kwaliteit van het project. De Manager Projectbeheersing (MPB) helpt de Projectmanager hierbij door periodiek analyses te doen op de interne kwaliteit en voorstellen te doen voor interne auditing. Pagina 14 van 44

15 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: De Contractmanager is de IPM rolhouder die de verantwoordelijkheid heeft SCB binnen het projectteam te implementeren conform het kader SCB. 2.6 Contractwijzïgingen Er zijn twee soorten wijzigingen van het contract; wijzigingen op initiatief van Opdrachtgever en op initiatief van Opdrachtnemer. Hoofdstuk 7 UAV-gc 2005 is van toepassing voor de kaders van contractwijzigingen. De bijbehorende processen zijn beschreven in bijlage A. De Contractmanager stelt daarbij zeker dat contractwijzigingen voldoen aan de aanbestedingsrechtelijke kaders. Wijziging op verzoek van Opdrachtgever Door de interne Opdrachtgever kan er een verzoek tot wijziging worden gedaan aan de Projectmanager. Indien het verzoek tussen Projectmanager en Opdrachtgever wordt overeengekomen, zal de Contractmanager de wijziging opdragen aan de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer doet op basis van een vraagspecificatie hiervoor een Voorstel tot Wijziging met een aanbieding. Indien deze wordt geaccepteerd, zal de Contractmanager het proces Wijziging Contract (groene kamerproces) doorlopen [bijlage Al. Wijziging op verzoek van opdrachtnemer De Opdrachtnemer is gerechtigd om investeringsvoorstellen te doen in de vorm van Voorstel tot Wijziging. Hiervoor dient de Opdrachtnemer een plan in, dat wel of niet kan worden geaccepteerd, conform het proces Wijziging Contract (groene kamerproces) [bijlage Al. Indien het voorstel wordt geaccepteerd, wordt de procedure Wijziging contract [referentie] verder doorlopen, indien dit niet het geval is, wordt het voorstel administratief verwerkt en wordt de Opdrachtnemer hiervan op de hoogte gesteld. Opvolgen contractwijzigingen voor wat betreft Risicomanagement Iedere contractwijziging kan gevolgen hebben voor het risicodossier: als een procesrisico, of als (in) direct onderliggend risico. Dit wordt meegewogen bij de contractwijziging. Als het contract wordt gewijzigd, zal ook het risicodossier worden aangevuld en word de PDCA cirkel doorlopen zoals beschreven in De Contractmanager is verantwoordelijk voor het doorlopen van dit proces. Omdat er drie IPM teams werken met hetzelfde contract, zullen eventuele wijzigingen en voorstellen tot wijziging die voor de andere contracten van belang (kunnen) zijn, door de betreffende contractmanagers worden besproken. Pagina 15 van 44

16 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: PDCA-cyclus SCB Binnen SCB wordt de PDCA-cyclus volgens onderstaande figuur doorlopen. Dit gebeurt iedere toetsperiode, totdat het contract van rechtswege wordt beëindigd. Figuur: Risicomanagement en toetsen in de Deming cirkel In de volgende sub-paragrafen wordt een uitwerking van deze PDCA-cyclus gegeven. De hierbij behorende processen zijn in de vorm van processchema s opgenomen in de bijlage A bij dit CBP Uitvoeren risicoanalyse Risicomanagement wordt zowel aan de Opdrachtgevers-, als aan de opdrachtnemerszijde uitgevoerd. In de onderstaande figuur is schematisch weergegeven hoe de allocatie van alle risico s over een project wordt gedaan en welke risico s input zijn voor de contractbeheersing. Opdrachtnem er Risico allocatie Opdrachtgever Geen mogelijke (rest) gevolgen voorog Mogelijke (rest) gevolgen OG ON invloed ON geen op invloed op beheersing beheersing Input contractbeheersing Figuur: verdeling relevante risico s voor contractbeheersing Pagina 16 van 44

17 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Risicomanagement bij de Opdrachtgever Het risicomanagement ten behoeve van de contractbeheersing wordt uitgevoerd op basis van hetgeen beschreven is in de huidige versie van handreiking Prncesgericht risicomanagement ten behoeve van SCB. Het kader is integraal van toepassing op het CBP, dit is uitgewerkt in de volgende stappen, waarbij stap 1 t/m 4 eenmalig is en stap 5 t/m 13 elke T-periode wordt doorlopen. Stap 1: opstellen procesanalyse en processen koppelen aan PMP Aan de hand van een procesanalyse wordt de processtructuur in beeld gebracht. In een schema zijn de processen van de opdrachtnemer, relevante contractartikelen en waar mogelijk EMVI-criteria aan elkaar gekoppeld. Stap 2: Benoemen risico volle processen, mcl. argumentatie. In een risicosessie worden de processen gekwantificeerd in: kritisch (rood), minder kritisch (oranje) en niet-kritisch (groen). De argumentatie wordt vastgelegd. Stap 3: Risico volle processen vertalen naar procesrisico s Door oorzaak en gevolg te benoemen worden processen vertaald naar procesrisico s. Hiervoor vormen de bij stap 2 vastgelegde argumenten input. Stap 4: Procesrisico s opnemen in RiskScope De procesrisico s worden opgenomen in Riskscope. Stap 5: Evalueren onderliggende risico S Beoordeel of het risicodossier up-to-date is: 1. bespreking van de contractrisico s met de opdrachtnemer, in welke mate beheerst hij de risico s? 2. overleggen met de opdrachtnemer, wat voor signalen komen daar uit? 3. resultaten van toetsen 4. klachten van derden 5. meldingen van (weg)inspecteurs 6. onderkennen nieuwe risico s a. vanwege punt 1 t/m 4 b. vanwege aanvullende activiteiten (stelposten, aanvullende opdrachten, e.d.) 7. resultaten van waarnemingen. Voor het scherper krijgen van risico s rondom productkwaliteit en veiligheid, waarbij het menselijk handelen een belangrijke rol speelt, kan het nodig zijn om waarnemingen te doen. Dit zullen risico s zijn rondom inspecteren, schouwen, testen, meten, onderhouden en veilig werken. Inventariseer de risico s die scherper gemaakt moeten worden middels waarnemingen. De contractmanager beslist over het doen van waarnemingen. Waarnemingen worden schriftelijk vastgelegd en aan het contractdossier toegevoegd. Zie voorts het memo: Inzetten van waarnemers tijdens contractuitvoering ingevolge memo Eldert vd Lee dd 6 november Bij de evaluatie worden de volgende aandachtspunten meegenomen: 1. is er onderscheid tussen project- en contractrisico s 2. sluit het risicodossier aan op de ongewenste topgebeurtenissen van het project. Stap 6: Koppelen van risico s aan processen De onderliggende risico s worden in een risicomatrix gekoppeld aan de procesrisico s. De focus wordt behouden door de risico s aan maximaal 2 procesrisico s te koppelen. De EMVI beloften zullen op dezelfde wijze als de onderliggende risico s worden gekoppeld aan de procesrisico s. Pagina 17 van 44

18 5 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Stap 7: Toepassen toetsdrempel Zie par Toetsdrempel Stap 8: Risico s overnemen naar UR-SCB Risico s die boven de drempel scoren worden overgenomen in UR-SCB. Stap 9: Opstellen van toetspianning, mci onderbouwing De contractmanager bepaalt aan de hand van de risicoscore en toetsstrategie de toetsmix. De mix van toetsen wordt beoordeeld op basis van het vier-ogen principe (bijvoorbeeld door een Lead-auditor of contractmanager). De toetsmix bestaat uit systeem-, proces- en producttoetsen. Hij hanteert daarbij de volgende aandachtspunten: 1. gekoppelde risico s worden gebruikt om diepgang in systeem- of procestoetsen aan te brengen 2. EMVI aspecten worden tevens gebruikt om diepgang in systeem- of procestoetsen aan te brengen 3. risico s ten aanzien van Activiteiten worden gebruikt om diepgang in systeem- of procestoetsen aan te brengen 4. gekoppelde risico s worden gebruikt voor het bepalen van producttoetsen 5. veelal zullen systeem- en procestoetsen ingezet worden. Een producttoets zal ingezet worden waar bevestiging van de betrouwbaarheid van de registraties nodig is. Stap 10: Uitvoeren van toetsen Zie par toetsen en accepteren Stap 11: Evalueren risico s per individuele toets Na de uitvoering van de toets worden de risico s die ten grondslag aan de toets hebben gelegen geëvalueerd: kunnen deze worden bijgesteld of blijven ze gelijk? Dit geldt zowel voor de procesrisico s als voor de gekoppelde risico s. Stap 12: Evalueren functioneren van het KMS van Opdrachtnemer Zie par evaluatie van het KMS van de opdrachtnemer. Stap 13: Periodiek evalueren van procesrisico s Per T-periode worden ook de procesrisico s in zijn geheel geëvalueerd. Dit komt neer op een herhaling van de eerder beschreven stap 2. De resultaten worden gebruikt voor het opstellen en onderbouwen van de toetsplanning voor de volgende periode. Gedurende de transitieperiode en de start van de werkzaamheden worden twee afwijkende toetsperiodes gehanteerd. Te weten: o le toetsperiode (transitiefase) o 2e toetsperiode o maanden 5 maanden Vervolgens toetsperiodes van 4 maanden die gelijk lopen met de T rappoftages Afgezien van de kritische processen als benoemd binnen het procesgericht risicomanagement worden tenminste de meest essentiële onderdelen van het KMS van de Opdrachtnemer opgenomen als toetswaardige processen. Dit betreffen de onderstaande processen: 1. Risicomanagement; 2. Verificatie / keuringen; 3. Integrale veiligheid 4. Afwijkingen. Pagina 18 van 44

19 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer worden periodiek de risico s met elkaar gedeeld in afstemoverleggen. Hierbij deelt de Opdrachtgever dat deel van zijn risico s die door de Opdrachtnemer kunnen worden beheerst en deelt de Opdrachtnemer dat deel van zijn risico s die gevolgen kunnen hebben voor de Opdrachtgever. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de Opdrachtgever en Opdrachtnemer gebruik maken van een gezamenlijk risicodossier. Het risicodossier wordt direct nadat het risicoprofiel wijzigt en/of een nieuw risico is geïdentificeerd en/of afstemoverleg heeft plaatsgevonden met Opdrachtnemer, geactualiseerd vastgelegd in RiskScope. Toetsdrempel Risico s die relevant zijn voor de contractbeheersing zijn toetswaardig zodra deze de toetsdrempel overschrijden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen procesrisico s en onderliggende risico s. Toepassing van procesgestuurd risicomanagement, resulteert in een kwantificering van de procesrisico s in 3 categorieën: hoog, midden en laag. Processen met hoog risico worden in het kader van de TOP-contractbeheersing in ieder geval als toetswaardig beschouwd. Is het procesrisico midden, dan wordt deze toetswaardig geacht indien onderliggend risico, die gekoppeld is aan het proces, boven de toetsdrempel uitkomt. Is het procesrisico laag, dan wordt het in beginsel niet getoetst. Echter in het kader van een overall oordeel van het KMS van een opdrachtnemer, kan een proces met risico midden of laag, dat een raakvlak heeft met een hoog-risico-proces, altijd worden meegenomen in een toets. Onderliggende risico s worden op basis van risicogevolgkiassen gekwantificeerd. De risico s worden, gezien het integrale karakter van het contract naast individueel ook in samenhang beoordeeld. Hier geldt eveneens: als een contractrisico hoger scoort dan de toetsdrempel zal die op de daarvoor geëigende manier worden getoetst. Indien er raakvlak risico s (van toetsbare risico s) zijn geïdentificeerd, kunnen deze worden meegenomen in de toetsing. Afhankelijk van de resultaten uit de evaluatie van het KMS van de Opdrachtnemer aan het eind van elke toetsperiode kan de toetsdrempel worden bijgesteld. Een toets wordt uitgevoerd indien het risico als 27 (kans x gevolgen) of hoger wordt gekwantificeerd door gebruikmaking van onderstaande tabel. Indien een risico gevolgklasse 4 of S (alleen in initiële fase) scoort dient deze eveneens als toetswaardig aangemerkt te worden. Pagina 19 van 44

20 17, Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Klasse Kans Gevolg Tijd Geld Kwaliteit Omgeving Veiligheid Imago 0 h Komt niet Geen Conform Veilig Geen voor overlast 0-2% Komt zelden 0-2 dag 0 voor Niet conform Nauwelijks Lichte CC Zeer klein norm / richtlijn overlast blessure 2-5% Niet conform Medische Enige 2 Onwaar- 2-7 dagen 17,5 kc eis, wel assistentie overlast schijnlijk functioneel noodzakelijk Klein, lokale schaal Functioneel 52O% verlies van Kans minder Matige Zwaar Middel weken 70 kc bestaat, belangrijk overlast gewond niet groot onderdeel Herstelbaar 20-50% Groot. essentieel Blijvend 4 Er is een 3-5 weken 175 kc Grote hinder regionale functioneel letsel rede kans schaal verlies Onherstelbaar 5OlOO% essentieel Zeer groot, Zeer grote Dodelijke 5 Vrijwel >5 weken >350 k functioneel landelijke hinder afloop zeker verlies schaal Risicomanagement bij de opdrachtnemer Ook de opdrachtnemer is verplicht risicomanagement toe te passen (zie Vraagspecificatie Proces artikel 3.4). De opdrachtnemer dient de risico s voor het niet behalen van het projectresultaat te identificeren. Voor de geïdentificeerde risico s moet de opdrachtnemer beheersmaatregelen treffen. Deze beheersmaatregelen worden o.a. verwerkt in het projectmanagementplan (PMP) en de onderliggende plannen van de opdrachtnemer. Vanaf toetsperiode 1 vindt er periodieke afstemming plaats tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer over de risico s, tenminste eenmaal per toetsperiode van 4 maanden Opstellen toetspian Toetsperiode en planning Afgezien van de eerste toetsperiode, die een duur heeft van 5 maanden (gelijk aan de transitieperiode) en de tweede toetsperiode (5 maanden), hebben de TOPpercelen standaard een toetsperiode van 4 maanden waarin de hele PDCA cirkel doorlopen wordt. Aan het begin van de periode wordt het toetspian opgesteld op basis van het vigerende risicodossier (Plan), dat wordt uitgevoerd gedurende de toetsperiode Pagina 20 van 44

21 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: (DO) en de resultaten worden geëvalueerd en vastgelegd in UR-SCB (Check). Vervolgens wordt het risicodossier op basis van de evaluatie aangepast (Act) en is de PDCA cirkel rond. De specifieke aandachtspunten van het toetsplan volgen uit de speerpunten voor de betreffende fase van het project. Aan het eind van de T periode worden de resultaten uit het SCB proces geëvalueerd en de resultaten opgenomen in de betreffende T rapportage. Zekerstellen functioneren SCB Alle betrokken Contractmanagers bij de TOP contracten hebben meerdere jaren ervaring met het toepassen van SCB. Zij hebben het vakmanschap om hun teams adequaat aan te sturen en waar nodig bij te sturen op de uitvoering van SCB. Er zijn voor de contractbeheersing geen aanvullende beheersmaatregelen op voorhand voorzien. Dit neemt niet weg dat iedere Contractmanager deze afweging gedurende uitvoering monitoren, op basis van de risico s die hij of zij bij de beheersing ziet. Bepalend daarbij is zijn/haar inschatting van de mate waarin: - Het - De - Voldoende risicodossier op orde is; interactie tussen Contractmanager en Projectmanager leidt tot een adequate toetsmix en toetscapaciteit (kwalitatief en kwantitatief) beschikbaar is. Indien blijkt dat bijsturing nodig is, zal de Contractmanager, in samenspraak met de Projectmanager, beheersmaatregelen treffen om de adequate uitvoering van SCB duurzaam zeker te stellen. Het TOP contract is het eerste prestatie contract voor vast onderhoud tunnels in de betreffende regio s. Daarom zal extra aandacht zijn voor het functioneren van het SCB in relatie met de betreffende Opdrachtgevers en is dit een van de projectdoelen (zie 2.1) Voorbereiden en uitvoeren toetsen Toe tsteam Toetsen worden bij voorkeur/in principe uitgevoerd door minimaal twee personen. De samenstelling van dit team is afhankelijk van het soort toets. Complexe toetsen (systeemtoets of complexe procestoetsen) worden uitgevoerd door een lead auditor aangevuld met een auditor of een materiedeskundige. Procestoetsen worden uitgevoerd door een auditor en materiedeskundige en producttoetsen, afhankelijk van de behoefte, door twee auditors of een auditor en een materiedeskundige. Voorbereiden toetsen Toetsing wordt planmatig uitgevoerd: ze worden ingepland, voorbereid en tijdig gemeld aan de Opdrachtnemer en ook conform planning uitgevoerd. Op deze wijze wordt onder meer invulling gegeven aan professioneel Opdrachtgever zijn: afspraak is afspraak. De toets wordt door de Contractmanager, contractadviseur en de toetsers in een intake-overleg voorbereid. Hierin worden de Contractrisico s, doel, basis en scope van de toets besproken. De risico-eigenaar (IPM rolhouder) draagt inhoudelijk aan dit proces bij. De intake wordt gedaan aan de hand van het formulier Toetsdocument deel A. Uitvoering toets Uitgangspunt bij de uitvoering van de toets is dat het toetsteam vanuit een grondhouding van vertrouwen naar bevestiging zoekt dat de opdrachtnemer zijn Pagina 21 van 44

22 - De Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: processen beheerst. Dat betekent dat er te allen tijde constructief en met respect met de vertegenwoordigers van de opdrachtnemer om wordt gegaan. De toets richt zich op fact finding (bevindingen); waarnemingen op basis van feiten en is daarmee expliciet geen oordeel. De bevindingen, moeten direct na de toets worden vastgelegd en voldoende worden onderbouwd. Negatieve bevindingen worden ter plaatse door het toetsteam vastgelegd in het standaard format ( Toetsdocument deel B ) en ondertekend door zowel Opdrachtnemer en Opdrachtgever. Deze feitelijke vastiegging wordt tijdens de toets vastgelegd en tweezijdig ondertekend door de auditor en auditee. Daarmee is feitelijkheid en consistentie van deze directe terugkoppeling met het uiteindelijke toetsverslag gebo rgd. Als primaire referentie voor de toetsen gelden de contractdocumenten, het PMP en de onderliggende documenten van de Opdrachtnemer. Daarnaast kan de bedoelde werking van de norm NEN-EN-ISO 9001 in voorkomende gevallen ondersteunend zijn aan een toets. De toetsresultaten worden vastgelegd in het standaard format ( Toetsdocument deel C ) en zijn kernachtig en eenduidig. De Contractmanager stelt het toetsverslag vast. Uitkomst toets Op basis van de gedane bevindingen adviseert het toetsteam de Contractmanager over de gedane bevindingen. Dit gaat middels het standaard format Toetsdocument deel D. In het geval van een negatieve bevinding, besluit de Contractmanager of de negatieve bevinding al dan niet wordt aangemerkt als een tekortkoming op het contract. In geval van een tekortkoming informeert de Contractmanager de Opdrachtgever. Een tekortkoming leidt in principe tot gedeeltelijke of volledige opschorting van de betaling. De Opdrachtgever heeft echter de mogelijkheid om, in afwijking op de norm, bij een geconstateerde tekortkoming de betaling niet op te schorten. Dit dient echter wel gemotiveerd te worden vastgelegd. De Contractmanager stelt de Opdrachtgever in de gelegenheid een dergelijk besluit te nemen, door hem/haar tijdig te informeren. In ieder geval voordat de tekortkoming wordt gecommuniceerd aan de Opdrachtnemer. Ongeacht de uitkomst van de toets, communiceert alleen de Contractmanager in formele zin over de resultaten van een toets Beoordelen uitgevoerde toetsen Overeenkomstig het kader SCB is alleen de Contractmanager bevoegd om vast te stellen of een negatieve bevinding als tekortkoming moet worden aangemerkt. De volgende overwegingen spelen een rol bij de afweging om al dan niet een tekortkoming op te leggen: - Het onderliggende risico zit in de top- of topgevolg-risico s; - De negatieve bevinding ligt op systeemniveau; negatieve bevinding herhaalt zich (trend). De Contractmanager weegt dit af op basis van zijn/haar vakmanschap. Evalueren van de individuele toetsen Alle TOP contracten hebben dezelfde voorwaarden en twee percelen zijn gegund aan dezelfde opdrachtnemer. Daarom is het van belang dat waar mogelijk de (zwaarwegende) individuele toetsen, zeker bij negatieve bevindingen of Pagina 22 van 44

23 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: geconstateerde afwijkingen, door de Contractmanagers gezamenlijk worden geëvalueerd. Bijzondere aandacht is er voor het eenduidig zijn richting de markt betreffende de wijze waarop met bevindingen wordt omgegaan door de TOP Cc ntractm a nagers. Evaluatie van het KMS van de Opdrachtnemer Op basis van de resultaten van alle uitgevoerde toetsen in elke toetsperiode analyseert en beoordeelt de Contractmanager expliciet of kan worden gesteund op het in die periode getoetste deel van het kwaliteitsmanagementsysteem van de opdrachtnemer. Naar aanleiding van deze expliciete evaluatie van de werking van het KMS, wordt de risicoanalyse geactualiseerd, wat weer gevolgen kan hebben voor het risicodossier en het contractbeheersplan (inclusief toetsstrategie). Dit is ook mogelijk nieuwe input voor het toetsplan voor de navolgende toetsperiode, met een mogelijk gewijzigde toetsintensiteit. Daarnaast vindt jaarlijks een expliciete evaluatie plaats, gericht op de integrale werking van het gehele kwaliteitsmanagementsysteem van de opdrachtnemer. Dat gebeurt per perceel, maar voor de percelen waar dezelfde opdrachtnemer voor is gecontracteerd (WNZ en Z&D) doen de Contractmanagers dit in samenspraak. Oftewel: de opdrachtnemer, waar twee percelen aan zijn opgedragen, wordt jaarlijks geëvalueerd door beide IPM-teams gezamenlijk, met betrokkenheid van beide Opdrachtgevers Bijstellen risico s De naar aanleiding van de uitgevoerde toetsen of verrichte waarnemingen bijgestelde risico s kunnen, in overleg met Contractmanager en Projectmanager, leiden tot een aanpassing van de toetsmix (N.B: Contractmanager en Projectmanager stellen toetsmix samen vast, dus ook elke gewijzigde toetsmix). De toetsers adviseren de Contractmanager over mogelijke bijstelling van risico s met Toetsdocument deel D. Het actualiseren van het risicodossier vindt minimaal aan het eind van elke toetsperiode plaats (d.w.z. minimaal 1 keer per 4 maanden), na kwantificering van risico s en direct nadat het risicoprofiel wijzigt en/of een nieuw risico is geïdentificeerd (overeenkomstig het gestelde in 2.7.1). Daarnaast kan de jaarlijkse evaluatie van het KMS van de opdrachtnemer leiden tot een bijstelling van het risicodossier. In de Vraagspecificatie Algemeen staat over de risicoverdeling: Voor een gelijkwaardige relatie tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer is een evenwichtige risicoverdeling van groot belang. Daarom heeft de aanbesteder al in een vroeg stadium duidelijk gemaakt aan de gegadigden waar naar zijn mening de grootste risico s liggen. Tijdens de uitvoering wordt continu gesproken over een juiste verdeling van de risico s. In de TOP-praktijk gebeurt dit in het zogenaamde afstemoverleg, waarin de contractrisico s met de opdrachtnemer worden afgestemd, in de breedste zin van het woord. Pagina 23 van 44

24 - Er - IHP Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Prestatie verklaren Aan het eind van een termijn, conform termijnstaat, vraagt de Opdrachtnemer een prestatieverklaring aan. Afhankelijk van de onderstaande punten, geeft de Contractmanager deze wel, deels of niet af: - Alle - De zijn geen openstaande tekortkomingen (op basis van toetsverslagen en het overzicht bevindingen/tekortkomingen in UR SCB); voortgangsrappoftages zijn ingeleverd; is op orde; aangevraagde PV is conform 3.3.2, , 3.3.4, en van de Vraagspecificatie Proces. Staan er nog tekortkomingen open is dat een reden om de betaling van de termijn volledig of gedeeltelijk op te schorten in overeenstemming met van vraagspecificatie proces. Indien door de Opdrachtgever is besloten tot opschorten van de betaling, op basis van één of meer tekortkomingen, mag de betreffende termijn betaald worden zodra blijkt dat de maatregel van de Opdrachtnemer effectief is en de tekortkoming is weggewerkt. Dat kan worden ingevuld door het uitvoeren van een hertoets, waarbij de verificatie van de Opdrachtnemer op de werking van zijn getroffen maatregel ter verbetering wordt onderzocht. Het resultaat van dit onderzoek wordt door de Gemachtigde van de Opdrachtgever vastgelegd in de prestatieverklaring. Per betalingstermijn wordt eveneens het kwaliteitsmanagementsysteem geëvalueerd en vastgelegd in de memo onderbouwing prestatieverklaring van de betreffende betalingstermijn. In de opstartfase (eerste betalingstermijnen) van het Werk zal het kwaliteits systeem van de Opdrachtnemer nog niet zodanig zijn getoetst op basis van SCB om een goed gefundeerde uitspraak te kunnen doen over de toepassing van zijn beschreven systeem Betaaicriterium De betalingsregeling voor het prestatiecontract kent vier elementen met bijbehorende betalingsregelingen: 1. Betaling meerjarig onderhoud (abonnementsbetaling): (Werkzaamheden als genoemd in de Basisovereenkomst artikel 2, lid 5) De betaling geschiedt in termijnbedragen. Betaling vindt plaats op basis van de geleverde prestaties over de afgelopen termijn, waarbij de Opdrachtnemer zelf aantoont dat hij aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Dit zal middels voorliggende contractbeheersplan worden getoetst bij de Opdrachtnemer. Daarnaast wordt de voortgangsrapportage getoetst conform een nader vast te stellen format toetsrapport. Tevens wordt verwezen naar Vraagspecificatie Proces paragraaf 3.3.3, specifiek inzake de eerste, en laatste termijnbetaling. 2. Betaling upgradewerkzaamheden / activiteiten niet zijnde raamactiviteiten: (Werkzaamheden als genoemd in de Basisovereenkomst artikel 2, lid 3 sub a en, indien daarvoor nader opdracht is gegeven, sub b en c geschiedt per Activiteit of voorstel in één termijnbedrag. Verrekening zal plaatsvinden nadat de betreffende werkzaamheden zijn Pagina 24 van 44

25 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: voltooid en het afleverdossier en werkzaamheden zijn geaccepteerd. Tevens wordt verwezen naar Vraagspecificatie Proces paragraaf Betaling upgraocwcrkzaamnedcn / activiteiten zijnde raamactivitcitcn (betaling op product): Niet van toepassing (Werkzaamhcdcn als gcnocmd in de Basisovereenkomst art:ikel 2, lid 3 sub * Vastgesteld zal worden of de raamactivitcitcn visueel (fysiek) gereed zijn. Hieraan zal 90% van dc betaling van dc betaalpost gekoppeld zijn. De resterende 10% wordt bctaald na acceptatie van het afleverdossier, waarmee de Opdrachtnemcr aantoont dat dc betreffende raamactiviteit de gestelde eisen. Tevens wordt yrrinrcificntir Proces nririr,.,f Betaling verrekenbare werkzaamheden: (Werkzaamheden als genoemd in de Basisovereenkomst artikel 2, lid 8). Verrekening van deze werkzaamheden zal plaatsvinden op basis van eenheidsprijzen voor calamiteiten en incidenten (Bijlage R vraagspecificatie). De bijbehorende door de Opdrachtgever geaccepteerde rapportage of het afleverdossier zal de basis zijn voor de betaling. Tevens wordt verwezen naar Vraagspecificatie Proces paragraaf Prestatiemeten De resultaten van deze meting worden primair gebruikt om de dialoog over de samenwerking te sturen en zo tot een kwaliteitsverbetering tijdens de contractuitvoering te komen. Voor Prestatiemeting conform Annex XVI wordt de volgende procedure gehanteerd: De prestatiemeting vindt plaats door het invullen van de vragenlijst zoals opgenomen in bijlage B van de Handreiking prestatiemeten d.d. 1juli Het uitvoeren van een contractmeting bestaat uit het invullen van een vragenliist in een online omgeving. Opdrachtgever en de opdrachtnemer vullen de vragenlijst ieder afzonderlijk in. Een voltooide en opgeslagen contractmeting is onveranderlijk. De prestatiemeting vindt vier keer per jaar plaats. De datum en plaats voor het voortgangsgesprek wordt door de contractmanager in overleg met de opdrachtgever en Opdrachtnemer vastgesteld. De vragenlijst wordt ingevuld door de contractmanager, in overleg met de leden van het IPM team. Binnen 5 werkdagen verstrekt het Steunpunt prestatiemeten per de resultaten van de contractmeting ter bespreking tussen Rijkswaterstaat als opdrachtgever en de opdrachtnemer. Opdrachtgever en de opdrachtnemer bespreken de resultaten van de door hen uitgevoerde prestatiemeting in een voortgangsgesprek. Het voortgangsgesprek wordt benut om een toelichting te geven op de beantwoording van de vragenlijst en afspraken met oog op kwaliteitsverbetering te maken. De volgende zaken worden vastgelegd: Scoreformulier; Motivering beantwoording vragenlijst; Afspraken voor kwaliteitsverbetering. Ingeval van een geschil tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarbij geen overeenstemming in het geschil wordt bereikt met opdrachtnemer, wordt het geschil voorgelegd aan het Steunpunt prestatiemeten. Standaard zal de Contractmanager, Contractbegeleider en Projectmanager aanwezig zijn vanuit Opdrachtgever. Met de Portfoliomanager is afgesproken dat hij twee keer per jaar bij de prestatiemeting aanwezig is. Pagina 25 van 44

26 Contractbeheersplan Zaaknummer: Organisatie 3.1 Beschrijving Organisatie Het IPM-team, onder leiding van de Projectmanager, bestaat uit de Contractmanager aangevuld met de Manager Techniek, Manager projectbeheersing en Omgevingsmanager. Het CBT bestaat uit de Contractmanager aangevuld met contract adviseurs, waarbij o.a. de rol van toetscoördinator wordt vervuld. De medewerkers uit de pijlers Techniek en Omgeving treden op als adviseurs materiedeskundige van de toetsers en kunnen deel uit maken van het CBT. Tevens zijn de IPM rolhouders (risico-eigenaren) en de adviseur Risicomanagement betrokken bij de voorbereiding en de evaluatie/opvolging van de individuele toetsen. Vanuit de beheerder worden medewerkers ingeschakeld. Deze medewerkers beoordelen ontwerpen, verbetervoorstellen e.d. in het kader van assetmanagement. De Contractmanager is aangewezen als Gemachtigde van de Opdrachtgever, zoals bedoeld in de UAV-GC 2 (2-1). De leden van het CBT ondersteunen de Gemachtigde van de Opdrachtgever waar dat noodzakelijk is bij de uitvoering van deze taak. Aan het Contract gerelateerde besluiten worden, voor zover passend binnen zijn bevoegdheden, uitsluitend door de Gemachtigde van de Opdrachtgever, onder verantwoording van de Contractmanager, genomen en ondertekend. Overige door de projectmedewerkers niet zijnde Gemachtigde van de Opdrachtgever met de Opdrachtnemer uit te wisselen informatie, dient ter bevordering van de voortgang van het proces, maar heeft geen contractuele werking. 3.2 Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn per rol weergegeven in de procesbeschrijvingen in bijlage A. Hierbij is gebruik gemaakt van het RASCI-model. De letters R, A, S, C en 1 staan voor de volgende termen: R (Responsible): Degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering en/of archivering. Verantwoording wordt afgelegd aan de persoon die Accountable is. A (Accountable): Degene die (eind)verantwoordelijk is en goedkeuring geeft aan het resultaat. Als het erom gaat, moet hij/zij het eindoordeel kunnen vellen en vetorecht hebben. Er is slechts 1 persoon Accountable. S (Supportive): Degene die ondersteuning verleent. Wanneer voor deze variant gekozen wordt, mag maat één R (Responsible) gebruikt worden. C (Consufted): Degene die (mede) richting geeft aan het resultaat. Hij/zij wordt voorafgaand aan beslissingen of acties (verplicht) geraadpleegd. Dit is tweerichtingscommunicatie. 1 (Informed): Degene die geïnformeerd wordt over de beslissingen, over de voortgang, bereikte resultaten enz. Dit is eenrichtingscommunicatie. Voor alle processen geldt dat opstellen (Responsible), controleren (Consulted) en vaststellen (Accountable) herkenbaar en aantoonbaar moeten plaatsvinden. Dat kan door een document te tekenen of door opname in een vast te stellen besprekingsverslag. Pagina 26 van 44

27 - kenmerkende - overige - Voortgangsgesprek - Informele Project Voortgang Status Nieuwe Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: In sommige gevallen kan het zijn dat het opstellen (Responsible) of controleren (Consulted) door dezelfde persoon die ook vaststelt (Accountable) wordt gedaan. Dit is in de tabellen weergegeven met A+R resp. A+C. Opstellen (Responsible) en controleren (Consulted) kan nooit door dezelfde persoon worden gedaan. De personele invulling van het regionale projectteam is weergegeven in Bijlage B bij dit contractbeheersplan. 3.3 Overlegstructuur Overleg met interne Opdrachtgever De overleggen met de interne Opdrachtgever kent twee cycli: Projectmanager met de Opdrachtgever (periode lx per T); ad-hoc overleggen Projectmanager en/of Contractmanager met de Opdrachtgever. De interne overlegstructuur bestaat uit: Wat Freg aanwezigen Onderwerp Verslag Voortgangsgesprek lx per PM, MPB, OG, hfd Voortgang project Ja, T- (T-gesprek) trimester SLU, Adv.OG-ON rapportage Zonebordoverleg lx per 2 IPM-team issues Ja weken ContractBeheersTeam- lx per 2 CM, TA, OM, CA & project Nee overleg (CBT) weken adv. RM toetsen Status docu m entbeoo rdel i ngen risico s Groene kamer Bij TM, TA, CM, OM, Impact bespreken van Ja voorstel Coördinerend WVL, voorgestelde wijzigingen, tot assetmanagement aanpassingen en wensen wijziging (regisseur en adviseur) Op afroep ON Intern overleg De Contractmanagers van de respectievelijke contracten per perceel overleggen eens per 4 maanden over toetsresultaten die over en weer voor de contractbeheersing van belang zijn. Bespreekpunten zijn: - het risicodossier; toetsbevindingen; zaken die van belang zijn om eenduidige signalen te geven aan de markt overleg met opdrachtnemer De overlegstructuur met de Opdrachtnemer is vastgelegd in het contract, vraagspecificatie Proces. Dit is het minimale aantal overleggen. In de praktijk kan dit aantal worden aangepast als hier door beide partijen aanleiding voor wordt gezien. Pagina 27 van 44

28 - Interpretatie Wederzijdse Inrichting Opvolging Raakvlak Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Samenwerkingsafspraken - - Wat Freg Aanwezigen Onderwerp Verslag Voortgangs-overleg lx per 2 CM OG/ contract Ja, OG mnd Gemachtigde ON - verwachtingen CA - mgt systeem ON Naar behoefte TM, - Risico s en TA, OM, MPB beheersmaatregelen - Voortgangsrapportage van de ON (voortgang, wijzigingen, projectbeheersing etc) PSU eenmalig Interne OG - Projectdoelstellingen statement - Wederzijdse belangen en Sleutelfunctio- verwachtingen narissen OG Afstemming van kansen, risico s en Sleutelfunctio- beheersmaatregelen narissen ON PFU lx per jaar Interne OG en updaten Ja, OG onderwerpen PSU Sleutelfunctio- Evaluaties narissen OG S leutelfu nctio narissen ON Overleg overdracht eenmalig PM OG veiligheids- TM OG documentatie PM ON Overleg lx per Vast: PM, CM, AC Prestatiemeting kwartaal OG Periodiek: PFM 2x per jaar Veiligheidsdocumentatie Prestatiemeting Ja, OG ON en OG Ja, OG Vast: PM, CM, AC ON Periodiek: Directeur ON 2x per jaar Overleg raakvlak lx in de Sleutelfunc. OG TOP met wegen Ja, OG TOP-IVOW transitie- en IVOW prestatiecontract IVOW periode Sleutelfunct. ON TOP en IVOW Vervolgens ieder jaar evalueren Overleg raakvlak lx per 4 Sleutelfunc. OG TOP Raakviak met en Ja, OG VIT weken en VIT overdracht resultaten van gepland project VIT aan TOP overleg Sleutelfunct. ON TOP en VIT 1 week voorafgaand aan overdracht VIT naar TOP Overleg binnen 28 PMB OG Project risicoregister OG Ja, OG Risicoregister dgn na start CM OG Project risicoregister ON RM OG min lx/t PM OG (min) Pagina 28 van 44

29 Contractbeheersplan Zaaknummer: Wat Freq Aanwezigen OnderwerD Verslaa Overleg inhoud 1 malig PM OG Verbetervoorstellen ON na Ja, OG verbetervoorstel tra nsitieperiode PM ON (plus naar behoefte) Overleg budget lx per jaar PM OG Ja, OG investerings- in Q1 voorstel PM ON (plus naar behoefte) Naast deelname aan de formele overlegstructuren met Opdrachtnemer in het kader van de samenwerking en het uitvoeren van toetsen kan ook informeel overleg plaatsvinden. Dit informeel overleg kan nodig zijn om voeling te houden met het Werk en om samenwerking met ON vorm te geven. Afspraken uit informeel overleg dienen altijd op hoger niveau, Voortgangsoverleg of Contractoverleg bekrachtigd te worden. Pagina 29 van 44

30 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Uniformiteit Dit contractbeheersplan wijkt op de volgende punten af van het kader SCB: Niet van toepassing. Dit contractbeheersplan wijkt op de volgende punten af van het model contractbeheersplan: - Toevoeging - Verder prestatiemeten niet inhoudelijk, echter: 1. op de onderwerpen a. Risicomanagement b. Toetsingsstrategie en toetsmix is tekst die in het model verspreid was over verschillende paragrafen samengevoegd. 2. Beschrijving van standaard processen toegevoegd die veel voorkomen bij de uitvoering van het plan (updaten risicodossier, VTW op het contract, acceptatie van documenten). Daarmee is bijlage A uitgebreider dan standaard. Deze processen zijn overgenomen uit het VOC contractbeheersplan. Pagina 30 van 44

31 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Bijlage A Processen De contractbeheersing bevat de volgende processen: Nr Omschrijving A.1 Beheersen contract A.2 Voorbereiden en uitvoeren toetsen A. 3 Prestatieverklaren (proces) A.4 Wijzigen contract (Groene Kamerproces) Pagina 31 van 44

32 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: A.1 Beheersen contract (proces) Actviteit/ processtap // Geg evensd rager Keuze Dïgitale opslag Ander proces toetoplanning / Evaluatie functioneren KMS / Actuele toets strategie / / wijziging of / wijzigings / overeenkomst codossier Pagina 32 van 44

33 - 0) 0) Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: t,, Al Beheersen contract (RASCfl R = Responsible A = Accountable E. S = Supportive cl) 5 cl) C = Consulted ( 1 1 = Informed. ctj - u cl) D (0. U U j cli Processtap S C c 0 t r 0) 0) > 10 D 11 C D 10 Ii) 0 5 D -- t- D C 1] 0.t- > 0 5 u C (0 10 o 94 -c E 2 o E u o Stap 1 Risicoanalyse (mci. procesanalyse) en evt. actualiseren contractbeheersplan A+ C. Analyseer welke processen R door de opdrachtnemer worden toegepast. Zie ook de handreiking Procesgericht risicomanagement ten behoeve van SCB. Analyseer risico s op basis van aanbieding (mcl. EMVI). S S A R S S. Pas, indien nodig, contractbeheersplan aan R C A n.a.v. gunning. Stap 2 afstemmen risico s met de Opdrachtnemer. Stem risico s periodiek af R A+ met de opdrachtnemer. C Stap 3 Opstellen toetsplanning. Bepaal de mix van toetsen op basis van de risico s.. Plan deze voor de in het CBP S A R C opgenomen periode in afstemming met de planning van de opdrachtnemer.. Leg de geplande toetsen vast in URSCB. Stap 4 voorbereiden en uitvoeren toetsen. Zie proces A.5 Stap 5 Evaluatie uitvoeren. Voer de expliciete evaluatie op het functioneren van het managementsysteem van de S A+ S C S S S T opdrachtnemer uit. R.Analyseer risico s. S S A R S S. Evalueer het eigen toetsproces en de S A+ S C S S S S toetsplanning/-strategie. R Stap 6 Vaststellen (rest)risicodossier. Stel een profiel op van de A R S S S S restrisico s voor de beheersfase Pagina 33 van 44

34 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: A.2 Voorbereiden en uitvoeren toetsen (proces) Activiteit! processta p Digitale opslag //Gegevensdrager Ander proces Keuze / / Toetsdocument deela Aankondigingsbrie/ 1 / Vragenlijst / / Toetsdocument / deelb / bevindingen formulier / Toetsdocument deel D / Advies aan CM / Toetsdocument deel D / Advies aan CM / / deeld / Advies aan CM /komin9 tabase (Niet-) acceptatiebrief Pagina 34 van 44

35 9 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: A.2 Voorbereiden en uitvoeren toetsen (RASCI) R = Responsible G) aj a) C A = Accountable. 9. >QJ D >.9 w S = Supportive -, C = Consulted - 1 = Informed. Processtap., Stap 1 Intake toets (Bepalen doel, basis en scope). : rj c L 8 (D u > 0 1 QJ cu o 0 4- L G) 0 u U 4- l) U - u U 0) > a) 0-2 o 9 fl) Q) 0 0 H (9 0. Houd een intake met het A+R toetsteam S C1 C2. Meld de toets aan de R A+C o pd rachtnemer Stap 2 Voorbereiden toets Bereid de toets voor vanuit de R R2 intake Stap 3 Uitvoeren toets. Voer de toets uit R1 R2 Stap 4 Opstellen en tekenen negatieve bevindingen. Leg de negatieve bevindingen bij A+R C de afronding van de toets vast en laat deze door een medewerker van de opdrachtnemer ondertekenen (niet van toepassing bij toetsing of acceptatie in kader van annex III of_iv) Stap 5 Opstellen en vaststellen toetsverslag A+C R1 R2 Stel het toetsverslag op en stel het_vast Stap 6 Opstellen advies aan!9er. Adviseer de CM over de opvolging/consequenties van de R C toets (weging van de negatieve bevindingen en actualisatie van dedsico s). Adviseer de CM over wel/niet acceptatie indien het een toets in R het_kader_van_annex_iii_betreft Stap 7 Besluitvorming contractmanager. Besluit of een negatieve bevinding leidt tot een tekortkoming S A+R S Besluit over de actualisatie van de risico s. Besluit over wel/niet acceptatie Stap 8 Opdrachtnemer informeren over besluit. Stel een verzend brief aan de ON op. Neem in het geval van een tekortkoming een onderbouwing R A+C op.. Stel in geval van acceptatie volgens annex III een (niet) acceptatiebrief op. 1 Wanneer het geen toets op basis van Annex III of IV betreft 2 In geval van toets op basis van Annex III of IV Afhankelijk van onderwerp Pagina 35 van 44

36 A.3 Prestatie verklaren (proces) Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Pagina 36 van 44

37 Contractbeheersplan Zaaknummer: A.3 Prestatie verklaren (RASCI R = Responsible Gi (1) D C (1) - - (fl G) cl) A = Accountable E cli D E 0 > cli S = Suppoftive - C = Consulted c -D ( 0 1 = Informed E 0 - cli 0 U t D j 0 c -= u 0 L cl) cc, L. D 0 c D 0 L 0 t c_ c o cl) U cci D r 0) r D 2 E u, - Dc co E E c t u t 0) C 0 0) Processtap 0 E Stap 1 Opstellen (verantwoording) PV --. Stel bij het vervallen van R A de termijn de interne verantwoording prestatieverklaring op volgens modellen uit het contractenbuffet. Stel in geval van een UAV GC contract de externe PV op volgens model UAV-GC Stap 2 Verzoek tot PV van ON compleet? (Alleen bij UAV-GC contracten) R A. Controleer het verzoek tot prestatieverklaring op compleetheid. Stel indien niet akkoord een afwijzingsbrief inclusief motivatie op. - E - Stap 3 Verzenden PV aan ON R A (Alleen bij UAV-GC contracten). Verzend PV aan Opdrachtnemer Stap 4 Verklaar prestatie insap. Verklaar prestatie in SAP A+R Pagina 37 van 44

38 Contractbeheersplan Zaaknummer: A.4 Wijzigen contract (groenekamers) Beschrijving VTW-proces projecten rea lisatiefase. Het VrW-proces bestaat uit vier fases: A. Ingangstoets: VTW go/no go, S. VTW-uitvraag, C. Offerte, D. Toetsen en opdrachtverstrekking. Doel van het proces is het verkorten van de doorlooptijd van de afhandeling van VflN s. In de 7 pilotprojecten is dit gemeten en bevestigd. In dit document wordt het proces zoals weergegeven in de swimming lanes plaat verder toegelicht. Algemeen: Groene Kamers Wat is het? Een overleg waarin keyplayers aanwezig zijn en een gezamenlijke beslissing nemen. Zie de swimming lanes plaat om te weten welke keyplayers aan welke groene kamer deelnemen. Wat levert het op? De projectteamleden die met het nieuwe proces hebben gewerkt hebben het volgende ervaren: Groene Kamers helpen het projectteam om het issue of de VTW integraal te bekijken, om de standpunten vanuit de verschillende disciplines beter te begrijpen, om inhoudelijk te weten wat er speelt, en om beter onderbouwde beslissingen te nemen. De samenwerking binnen het projectteam verbetert en het helpt om meer één gezicht richting de aannemer te vormen. Het (twee-)wekelijks terugkeren van Groene Kamers zorgt bovendien voor ritme in het proces: er worden besluiten genomen en de VTW wordt weer een stap verder gebracht in het proces. De doorlooptijd van de afhandeling is daardoor korter. Het VTW-proces wordt meer tea mwork r [ Pagina 38 van 44

39 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Fase A. Ingangstoets: VTW go/no go Wat is het? De toets en het besluit of een issue dat wordt gesignaleerd een legitieme aanleiding is voor het wijzigen van het contract of de projectscope. Wat levert het on? De projectteamleden die met het nieuwe proces hebben gewerkt hebben het volgende ervaren: De ingangstoets in Groene Kamer 1 zorgt dat het VTW-proces alleen wordt gestart voor issues die een legitieme reden voor een wijziging zijn. Zo wordt voorkomen dat aan het eind van het proces blijkt dat er helemaal geen sprake van een VTW is en er dus allemaal werk voor niks is gedaan. Bovendien helpt het om snel te kunnen reageren richting aannemer, beheerder, portfoliomanager en andere betrokkenen over hoe verder. In Groene Kamer 1 beoordeel je met hele IPM-team de binnengekomen issues. Zo kan er vanuit elke discipline worden aangegeven in hoeverre het impact heeft op de zaken die spelen binnen die discipline. De portfoliomanager wordt vroeg in het proces betrokken zodat hij/zij de kans krijgt er nog iets van te vinden en niet aan het eind van het proces voor verrassingen komt te staan. Ditzelfde geldt voor de RWS regio, die interne Opdrachtgever van het project is. Wisselwerking met baselinebeheer, risicomanagement, planning, financiën is beter. Vastieggen van besluiten over ingediende issues voorkomt dat als de opdrachtnemer twee maanden later hetzelfde issue opnieuw poneert, je er weer opnieuw discussie over gaat voeren. Pagina 39 van 44

40 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Fase B. VTW-uitvraag Wat is het? Het zelf als RWS opstellen van de uitvraag aan de opdrachtnemer: de (functionele) eisen en randvoorwaarden voor de op te stellen VTW. Wat levert het op? De projectteamleden die met het nieuwe proces hebben gewerkt hebben het volgende ervaren: Het zelf opstellen van de uitvraag en het contact daarover met de aannemer helpt om te voorkomen dat de aannemer een offerte (lees: VTW) gaat opstellen die niet aansluit op de wensen van RWS. Dat scheelt een hoop herwerk en heen-en-weer sturen van mails/papier. Bovenstaande stap blijkt alleen zinvol te zijn wanneer er verwacht wordt dat er licht zit tussen wat RWS verwacht en wat de aannemer gaat bieden. Bijv. als de regio (van RWS) de initiator van de VTW was, als er sprake is van functionele eisen of bij de grotere VTW s. Fase C. Offerte Wat is het? De opdrachtnemer stelt de VTW op na afstemming met RWS in Groene Kamer 2. In dat overleg wordt gesproken over klanteisen van de VTW en details. Van een grofmazige uitvraag naar het fine-tunen. Wat levert het op? De projectteamleden die met het nieuwe proces hebben gewerkt hebben het volgende ervaren: Groene Kamer 2 helpt om te voorkomen dat de aannemer een offerte (lees: VTW) indient die niet aansluit op de wensen van RWS. Het mondeling afstemmen scheelt een hoop herwerk en heen-en-weer sturen van mails/papier. Door face-to-face met de aannemer de inhoud te bespreken zorg je dat de scope van de VTW in ieder geval is afgestemd. Als de VTW wordt ingediend kan er dan in principe alleen nog discussie zijn over de Pagina 40 van 44

41 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Fase D. Toetsen en opdrachtverstrekking Wat is het? Het beoordelen van de VTW op inhoud en prijs en de volledige afwikkeling ervan t/m de tweezijdig ondertekende overeenkomst. Wat levert het op? Kwalitatief goede beoordeling doordat alle disciplines in Groene Kamer 3 worden vertegenwoordigd. Efficiënte afwikkeling doordat het grootste gedeelte hiervan direct in Groene Kamer 3 wordt gedaan. Door het VTW-format direct als wijzigingsovereenkomst te laten dienen is er slechts 1 keet een handtekening van de mandaathoudet nodig. Het updaten van het contract zorgt ervoor dat het contract altijd actueel is. Dit maakt het beoordelen van binnenkomende issues makkelijker: om te weten of iets een contractverplichting is hoef je slechts 1 document te raadplegen in plaats van dat je alle losse VTW s moet doorakkeren. Het gehele proces schema van het contractwijziging proces is weergegeven in bijlage B. Pagina 41 van 44

42 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Bijlage B Groene Kamerproces Pagina 42 van 44

43 Rijkswaterstaat Ministerie van Infrastructuur en Milieu VTW-proces 1 projecten in realisatiefase, versie 2.1, dd. 28 september Projectteam signaleert issue Voorbereiden Groene kamer - Individueel (vanuit elke Agenderen discipline) issue in standpunt + Groene -* bepalen Kameroverleg 1 Onder andere - Check met risicodossier, Y scope, budget - Check met contract - Inwinnen contract- en inkoopadvies 1Uitzoeken achtergrondinfo Groene kamer lrtfaflgstqets lteft,atei Geeft het l1svii.iitcaree reden rotsen w8ging Bespreken ssue in relatie tot project- en contractacope - Uastleggen besluit en verwerken In issue en wtzigingenhiist * ind:an 5dIzn informeren PFM en prnjectsrope* vaorkggen aan StU Indien baiton rnandeat PM * Akkooed nragen aan PFM td500pe 1, indien binuzia.5,.e rnendeanpm dsseda.ninghll L9. Einde proces. Informeren indiener k lssue over besluit 1 L -J z 00 t 0 w 0 t G 0 a a 8-1 ah interne cpd,achtgecrrah SPQ/P9O ah intelne opd,achtcen,e, SOn,s is dl biokja destanvan het proces. Start V1W. W proces L j Registreren in VTW-tool + regelen ATBnr Versturen Uitvraag of --- *- verzoek tot opstellen VTW aanon Opstellen ulwraag in afstemming meton c Groene kr 1 :Gt0e1 kamer 1 idienen VTW nclusief prijs én hand teke ATS vrijgeven - Bestelnummer op VTW zetten Indiener isste wordt geinformeerd over gesloten 1 )ndertekenenvfln...j wijzigingsovereeokamst Ter tekening voorleggen aan PFM Updaten - Einde proces contract - --

44

45 Contractbeheersplan 1 Zaaknummer: Bijlage C Personele invulling projectteam 1 Rol Naam Telefoon Opdrachtgever contract Rob Peschfer Projectmanager Guus Holtring Gemachtigde Opdrachtgever! Guus Helmer Contractmanager Adviseur Contractmanagement Corné van lersel Martijn van Gils Lead-auditor(s) Wisselende inzet n.v.t. Auditor(s) / Toetser(s) Wisselende inzet n.v.t. Inkoopadviseur Erik Zwetsloot Manager Projectbeheersing Jonas Baart Marco Dreschier Adviseur Risicomanagement Raymond de Haan Projectondersteuner Renata Ararat Omgevingsmanager Alex Hijgenaar Technisch manager Peter ]ansen Prestatieverklaarder Guus Helmer Pagina 44 van 44