Beheersen door los te laten

Transcriptie

1 Externe Kwaliteitsborging en Systeemgerichte Contractbeheersing Nu ook voor de ICT sector Beheersen door los te laten Qolor Consultant bv Programma-en voor projectmanagement Data-ICT-Dienst

2 Opening en welkom Robert Bierwolf Joost Jansen Beheersen door los te laten

3 Agenda : Inloop : Opening en welkom Robert Bierwolf, Joost Jansen : Introductie Externe Kwaliteitsborging en SCB Luuk Bosch : Casus : Externe Kwaliteitsborging en SCB voor de ICT sector Axel Zandbergen : Plenaire afronding Joost Jansen 3 NGI bijeenkomst SCB

4 Introductie Externe Kwaliteitsborging en SCB Luuk Bosch Beheersen door los te laten

5 Aanleiding veranderingen RWS In 2003 ontstaat verhoogde politiek-maatschappelijke druk op : is te groot, te duur en doet te veel zelf Burger wil meer waar voor zijn belastinggeld Bouwmarkt wil duidelijker rol van Algemene Rekenkamer eist betere en efficiëntere bedrijfsvoering In 2006 wordt RWS agentschap met ambitie in Agenda 2012: Publieksgerichte netwerkmanager Betrouwbare Efficiënte Partner Toonaangevend Opdrachtgever 5 NGI bijeenkomst SCB 116 oktober maart 2011

6 Wat is de feitelijke verandering Als organisatie kijken naar de functionaliteit/prestaties op regie basis ipv voorschrijven wat het moet worden Vanuit integrale (netwerk)benadering in de keten de Markt/leveranciers inschakelen Gebruik maken van de werking van Kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer 6 NGI bijeenkomst SCB

7 Waar hebben we al ervaring opgedaan Ervaringen op gebied van SCB GWW aanleg GWW onderhoud IR diensten CD-huisvesting Olievlek werking Eenduidige aansturing en beheersing 7 NGI bijeenkomst SCB

8 SCB formele werkwijze UPP Werkwijzer Aanleg, Standaard contracten (UAV-gc) Handreiking SCB Kader SCB Opdrachtnemer Opdrachtgever 8 NGI bijeenkomst SCB

9 Externe Kwaliteitsborging: beheersing op afstand Mooi dat werken op afstand, maar ik wil toch wel zeker weten dat we goeie producten krijgen Kunnen we in ons vakgebied loslaten? 9 NGI bijeenkomst SCB

10 Externe Kwaliteitsborging: Systeem, Proces, Product Plan Contract Act Proces Do Product Aantonen Check Basis: ISO 9001: NGI bijeenkomst SCB

11 Toetsen op een rij Systeemtoets Toets op functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de aannemer (nadruk op naleving van het systeem en de kwaliteitsborging) Procestoets Toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces (kan een toets op papier zijn) Producttoets Toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van test-/keurings- /verificatieresultaten van de aannemer 11 NGI bijeenkomst SCB

12 Visie, beleid Veranderen gaat niet vanzelf Instrum., systemen, procedures Nieuwe werkwijze Mensen, cultuur, gedrag Daarom veel aandacht voor de HRM aspecten rondom de organisatieverandering Kennisborging in de organisatie en kennisoverdracht aan Markt/Leveranciers Bestaande kennis op een andere wijze toepassen en nieuwe kennis opdoen 12 NGI bijeenkomst SCB

13 Leerervaringen Proces met groeistappen zowel voor als de markt/leveranciers Managementaandacht en sturing op het veranderproces noodzakelijk Loslaten gewenste kwaliteitsniveau, sturen op geëiste kwaliteitsniveau Begeleiding en coaching van projectteams Kwaliteitscertificaat is niet meer betekenisloos Risicomanagement door opdrachtnemer in belang van en meedenken met opdrachtgever Dilemma voor opdrachtnemer hoe te investeren in eigen personeel 13 NGI bijeenkomst SCB

14 Casus Beheersen door los te laten

15 Case: ICT Systeemontwikkeling Gebruikers hebben Systeemontwikkeling, nieuwe toepassingen verzonnen bouw van binnen een een nieuwe bestaand versie werkveld. van uitgebreid. De leverancier die het systeem heeft gebouwd en het onderhoudt, krijgt de Het een opdracht systeem bestaande de dat uitbreiding dit ondersteunt applicatie. bouwen. moet worden werk De ARBIT opdrachtgever van contractvorm de opdrachtnemer. en en opdrachtnemer de offerte van sluiten de leverancier. een overeenkomst De opdrachtgever basis heeft van de er functionele bewust voor specificatie gekozen zich van niet de gewenste willen mengen wijzigingen,de inhet kwaliteitsplan Aanvullend basis. Er wordt Er afgesproken wordt maken op afgesproken te opdrachtgever stellen. dat de Er dat opdrachtgever wordt de en opdrachtgever afgesproken opdrachtnemer het recht dat het er afspraken heeft recht risicosessies bij heeftte tekortkomingen over toetsten, werken zullen worden onder bevindingen betalingen SCB. gehouden De stop vast opdrachtnemer te met te zetten. leggen de risicodossiers en tekortkomingen wordt gevraagd van beide te een signaleren. partijen als 15 NGI bijeenkomst SCB

16 Stap 1- Risicomanagement Beschrijving situatie De leverancier gaat enthousiast en voortvarend aan de slag. Gaandeweg echter constateert de opdrachtgever dat de inhoudelijke voortgang achterblijft bij de verwachtingen. Vraag: Wat doet het Projectteam? De opdrachtgever brengt zijn zorg in in het risicomanagement proces. De opdrachtgever benoemt het risico dat het systeem op het afgesproken oplevermoment niet gereed is en de opdrachtnemer wordt gevraagd de onderliggende oorzaken te analyseren. Door de opdrachtgever wordt het vermoeden uitgesproken dat er teveel nieuwe technieken worden gebruikt en dat de opdrachtnemer het werk heeft onderschat. Wat verwacht je van de ON? De opdrachtnemer moet open en constructief en vooral niet defensief deelnemen in de risicoanalyse. De opdrachtnemer constateert in principe deze risico s ook zelf en treft zelf maatregelen om deze risico s te beheersen. Toelichting Het is voor een opdrachtgever soms moeilijk de risico s scherp te zien. Vaak zal de opdrachtnemer naar alle partijen willen uitstralen alles onder controle te hebben en zal vaak met de beste intenties beloven dat alles goed zal komen. De kunst is om de belangen van de opdrachtgever aan de voorkant goed in kaart te hebben zodat de inschrijvende partij het borgen van deze belangen in zijn systeem kan verankeren. 16 NGI bijeenkomst SCB

17 Stap 2 - Toetsen Beschrijving situatie Vraag: Wat doet het Projectteam? De opdrachtgever besluit op basis van de risicoanalyse procestoetsen uit te voeren op het planningproces, het competentiemanagement en op het ontwerpproces van de opdrachtnemer. De opdrachtgever stemt met de opdrachtnemer af dat er procestoetsen gehouden zullen worden. De opdrachtgever werkt de procestoetsen uit door middel van vragenlijsten. De procestoetsen ankeren op het kwaliteitsplan van de opdrachtnemer waarin deze processen zijn. In ISO zouden dit de processen Quality Objectives (5.4), Competence, Training and Awareness (6.2), en Design and Development Verification (7.3.5) zijn. De opdrachtnemer wordt bevraagd op de aantoonbaarheid van de beheersing van de risico s in deze processen. Wat verwacht je van de ON? De opdrachtnemer moet voor deze processen de reeds geconstateerde afwijkingen, inclusief verbetermaatregelen, overleggen. Het kan zo zijn dat er al verbetermaatregelen in gang zijn gezet. Het is van belang dat de opdrachtnemer coöperatief meewerkt en de toetsen niet als bedreigend ervaart. Dit heeft een wisselwerking met de wijze van bevragen door de (lead)auditor. De opdrachtnemer moet het gevoel hebben dat de toetsen hem helpen zijn kwaliteit te verhogen. Toelichting Opdrachtnemers moeten soms nog wennen aan het feit dat opdrachtgevers bij hen in de keuken kijken. Toetsen moeten daarom zeer nadrukkelijk open, professioneel en objectief worden uitgevoerd. Toetsen gaat om het constateren van feiten, niet om meningen. 17 NGI bijeenkomst SCB

18 Stap 3 - Bevindingen Beschrijving situatie De Procestoetsen leiden tot de bevindingen dat de opdrachtnemer: het planningsproces wel correct heeft beschreven en ook heeft geïmplementeerd maar niet naleeft, wel beleid heeft met betrekking tot competentiemanagement maar het proces niet heeft geïmplementeerd en daarom feitelijk niet weet welke kennis en kunde hij in huis heeft en het ontwerpproces heeft beschreven, daadwerkelijk heeft geïmplementeerd en ook volgt maar hierin de behoefte aan specifieke skills onvoldoende heeft opgenomen. Vraag: Wat doet het Projectteam? De opdrachtgever meldt (conform de afspraken in het contract) de bevindingen formeel aan de opdrachtnemer en verheft tegelijk de bevinding tot een tekortkoming. De opdrachtgever verzoekt de opdrachtnemer corrigerende maatregelen te nemen. De opdrachtgever zal een hertoets inplannen op de effectiviteit van de verbetermaatregelen. Bij weer niet voldoen aan de eisen zal de opdrachtgever de betaling stopzetten. Wat verwacht je van de ON? De opdrachtnemer houdt in het afwijkingenregister zijn bevindingen (inclusief de bevindingen die bij interne audits zijn geconstateerd) bij. De opdrachtnemer zal moeten aangeven wat de consequenties zijn en hoe hij de situatie zal herstellen en zal zonodig processen aanpassen om herhaling te voorkomen. Toelichting Beide partijen moeten blijven inzien dat beiden een belang hebben bij het herstellen van de situatie, een gemeenschappelijk belang en doel. Beide partijen moeten zich realiseren dat vroeg ingrijpen in ieders belang is. Doorgaan zou voor beide partijen leiden tot vertraging, kwalitatief, slechte resultaten, disputen/boetes en imagoschade. 18 NGI bijeenkomst SCB

19 Externe Kwaliteitsborging en SCB voor de ICT-sector Axel Zandbergen Beheersen door los te laten

20 Nieuwe werkwijze Systems Engineering J-STD-016 Specificeren SCB SCB..! Contractbeheersing Risman EMVI EMVI Offerte beoordeling Nieuwe werkwijze BiSL ASL Projectmanagement IPM rollenmodel ITIL Prince2 Risicomanagement Contractvormen ARBIT UAV-gc D&C ARVODI 20 NGI bijeenkomst SCB

21 Proces Voorbereiden Marktbenaderen en Gunnen Uitvoeren Afronden Specificeren en Ramen 1e Risicoanalyse Aanbestedingsdocumenten!1 Uitvragen Inlichtingen Contracteren Offereren Inrichten Gunning Leveren 2e Risicoanalyse Kwaliteitssysteem!3 Risicobeheersing!2 Toetsen Factureren en Betalen Bijsturen Betalen Bevindingen Evalueren Accepteren Afsluiten? = Inkoop proces SCB 21 NGI bijeenkomst SCB

22 Aanbesteden Contractvormen ARBIT, ARVODI In bestek eisen stellen aan: Kwaliteitsmanagement(systeem) Risicomanagement Toetsen Testen Accepteren. Functioneel specificeren Opdrachtgever gaat over eisen, opdrachtnemer over oplossingen 22 NGI bijeenkomst SCB

23 Risicomanagement Eerste risicoanalyse Tweede risicoanalyse Risicobeheersing 1e Risicoanalyse!1!2 2e Risicoanalyse!3 Risicobeheersing!! 23 NGI bijeenkomst SCB

24 Toetsen, Bevindingen, Bijsturen, Betalen Risicogestuurd: geen risico, geen toets Toetsmix: Systeemtoets Procestoets Producttoets Bevindingen: Tekortkomingen Betalen Op planning Op poortgang Op product 24 NGI bijeenkomst SCB

25 Beoordelen, Accepteren, Aanvaarden Verantwoordelijkheid blijft zoveel mogelijk bij de opdrachtnemer ( eyes on, hands off ) De opdrachtgever accepteert/aanvaart pas aan het eind 25 NGI bijeenkomst SCB

26 Meer regie, minder uitvoering Van.. Naar.. Controle Mate van controle Vertrouwen Mate van vertrouwen Mate van afstand 26 NGI bijeenkomst SCB

27 Overeenkomsten maar ook verschillen GWW-sector Contractvormen UAV-gc, D&C, Duidelijk rollenmodel Eyes-on, hand-off afgebakend functionele specs scheiding eisen-oplossingen RWS dominante opdrachtgever Marktpartijen gewend ICT-sector Contractvormen ARBIT, ARVODI Project/proces focus (Prince2, ITIL, ASL,...) Co-development omgeving bepalend input gebruikers iteratief RWS één van velen Nieuw voor marktpartijen Bewezen Risicogestuurd Standaard werkwijze Scepsis: leerervaring nodig Cultuur van accepteren en testen Vertaling en tuning nodig Leren loslaten 27 NGI bijeenkomst SCB

28 Van huidig naar doel RWS brede projecten Eigen projecten Houding en gedrag Opdrachtgeverschap Werk proces Mensen en Organisatie Tools 5 Volwassenheidsniveaus Uiteindelijk doel Eerste ambitieniveau Huidige situatie 1 28 NGI bijeenkomst SCB

29 Einde NGI bijeenkomst SCB